コミュニケーションプランテンプレート Permalink
このテンプレートを使って、プロジェクトに関して誰が何をどのチャネルでどのくらいの頻度で聞くべきかを決めましょう。プロジェクトはテーブル表示で開き、各行に1つのコミュニケーションのオーディエンス・チャネル・サイクル・担当者が横並びで表示されます。
コミュニケーションプランのプロジェクトにアクセスして、ワークスペースに複製すれば、一から構築する必要はありません。
他にもすぐに使えるテンプレートを探して、ワークフローを加速させましょう。
コミュニケーションプランを理解する
ほとんどのプロジェクトは作業そのものが原因で失敗しません。誰かが情報を知るのが遅すぎたために失敗します。コミュニケーションプランとは、誰が何をどのチャネルでどのくらいの頻度で聞くべきかを事前に決めるドキュメントです。
プランが答える問い
6つあり、最後の1つがプランの薄くなりがちな部分です。
- 目標：測定できる形で記述します。「全員に情報を届ける」は感情的な表現であり、目標ではありません。
- オーディエンス：作業の影響を受ける人と、影響を与えたり承認する立場の人に分けます。
- キーメッセージ：コアメッセージを1つ定め、同じ真実を異なる強調で伝えるオーディエンス別バージョンを加えます。
- チャネル：自分の習慣ではなく、オーディエンスに合わせて選びます。
- 頻度：実際のサイクルとして記述します。「隔週木曜日」はサイクルです。「定期的に」はサイクルではありません。
- 担当者：すべてのコミュニケーションに担当者を置きます。
エスカレーションパスもここに含めましょう。深刻度のレベル、報告先、対応期限を明記します。
プラン・戦略・チャーター
3つのドキュメントが近い位置にありますが、予定を立てるのはそのうちの1つだけです。
| ドキュメント | 設定内容 | 長さ |
|---|---|---|
| コミュニケーション戦略 | このオーディエンスが重要な理由と、伝えたい内容 | 長め |
| コミュニケーションプラン | どのチャネルで、何日に、誰が送信するか | マトリクス |
| コミュニケーションチャーター | プランの決定事項を1ページにまとめ、承認を得たもの | 1ページ |
小規模なプロジェクトは戦略が1文に収まるため、プランだけで十分です。3つのうち1つしか書けないなら、プランを書いてください。日付と名前が入っているのはプランだけです。
プランが崩壊する場所
5つの失敗があり、それらは重なり合って悪化します。
- 全員がすべての更新を受け取る。 届く内容の半分が関係ないと感じると、人は読むのをストップします。オーディエンスリストを削減し、メッセージは削減しないでください
- プランに担当者がいない。 チーム全体が所有者のプランは誰も所有していません
- ミーティングが文章の代わりになる。 同じ状態が3つの別々の通話で繰り返されるなら、1回書いて2回キャンセルしましょう
- 悪いニュースが次の予定の更新まで保留される。 その頃には誰かがすでに悪い噂を聞いています
- 効果を誰も確認しない。 開封率15%はほとんどの場合、無関心ではありません。チャネルが間違っているのです
6つのフェーズでプランを構築する
このテンプレートは6つのセクションを使い、各フェーズに1つずつ割り当て、合計41個のタスクを管理します。各フェーズが前のフェーズに依存するため、順序が重要です。
| フェーズ | 決定する内容 |
|---|---|
| 1 · プランの設定 | 目標・スコープ・担当者とバックアップ・エスカレーションパス |
| 2 · オーディエンスとステークホルダーのマッピング | 影響を受ける人・影響力を持つ人・各グループが知りたい内容 |
| 3 · キーメッセージの作成 | コアメッセージ1つと、オーディエンス別の調整バージョン |
| 4 · チャネルの選定とサイクルの設定 | オーディエンス別チャネル・ミーティングのリズム・マトリクス本体 |
| 5 · コミュニケーションの実行 | 進行中の繰り返し作業 |
| 6 · 測定と改善 | 誰が読んでいるか・何を削除すべきか |
フェーズ5が最も注意すべきフェーズです。プランの設定は達成感があり有限ですが、実行はどちらでもありません。ほとんどのプランが文章を書く段階ではなく、ここで終わる理由です。
6つのタグがフェーズをまたいで機能します。InternalとExternalはレビューの厳密さを分け、Recurringは予定に沿った繰り返しタスクをマークし、Exec Visibilityはリーダーシップが目にするものを示し、Needs Sign-offは承認が必要になる予定のタスクをマークし、Crisis Readyは必要になる前に準備しておくメッセージをマークします。
コミュニケーションマトリクス
テーブル表示は Professional、Premium、Enterprise プランのみご利用いただけます。詳細は料金ページをご覧ください。
4つのカスタムフィールドでテーブル表示を「誰が・何を・いつ・どこで」のグリッドに変え、1行が1つのコミュニケーションになります。
- Audience は複数の値を同時に選択できます。1つのアナウンスが複数のグループを対象とすることが多いためです。対象はExecutive Sponsors・Core Project Team・Cross-functional Partners・All Employees・Customers・External Partnersです
- Channel はメッセージが届く8つの場所を持ちます。メール・チャット・ライブミーティングから、タウンホール・ニュースレター・プロジェクトボード・共有ドキュメント・1対1まで対応します
- Frequency は1回限りから四半期ごと、さらにイベント駆動の場合は As needed まで対応します
- Message Type は計画・状態更新・アナウンス・意思決定リクエスト・エスカレーション・ご意見リクエスト・レポートを区別します
テーブルのグループ化がマトリクスを記録から確認ツールに変えます。Audience でグループ化すると特定グループへのメッセージ過多を確認でき、Channel でグループ化すると負荷の偏ったチャネルが見え、Assignee でグループ化するとすべての更新を送り続けている人物が見つかります。
行を開くと同じフィールドがタスクパネルに表示されるため、送信担当者はテーブルを開かずにオーディエンスとサイクルを確認できます。
Tip: Channel より先に Audience を入力してください。チャネルを先に選ぶと、送信者にとって最も使いやすいチャネル（たいていメール）にすべてが集中してしまいます。オーディエンスが実際に読むチャネルを選ぶためにも、オーディエンスを先に決めましょう。
承認ワークフローでサインオフを管理する
承認機能は Premium および Enterprise プランのみご利用いただけます。詳細は料金ページをご覧ください。
顧客向けのコンテンツを1人の判断で公開すべきではありません。サインオフはチェックボックスではなく、Quireの組み込み承認ワークフローで行います。誰がリクエストし、誰が判断し、何が変わったかの記録がすべて残ります。3つのカテゴリーがあらかじめ設定されています。
| カテゴリー | 用途 |
|---|---|
| Sponsor Sign-off | 目標・コアメッセージ・マトリクス・ステアリングパック |
| Editorial Review | リリースノート・キックオフアナウンス・マイルストーン投稿など顧客向けコンテンツすべて |
| Legal and Compliance | エスカレーションルール・一時的な声明・規制上のリスクがある内容 |
タスクを開き、承認をリクエストを選択してカテゴリーを選びます。承認者は承認・却下・変更依頼のいずれかを選択でき、その状態がタスクの上部に表示されます。
フェーズ1の3つのタスクにはすでにリクエストが設定されており、1つは承認済み、1つは承認待ち、1つは変更依頼済みの状態です。実際に運用する前にすべての状態を確認できます。
Note: 承認ロスターはデフォルトで開放されており、プロジェクトの誰でもリクエストや承認が行えます。小規模チームでは問題ありませんが、規制のある環境では適切ではありません。まずプロジェクト設定でカテゴリーごとに実際の承認者を設定してください。
Needs Sign-off タグは別の役割を担います。リクエストが存在しない段階で「後で承認が必要になる」タスクをマークするもので、このタグでフィルタリングすると、すでに進行中の承認ではなく、これから来る承認の負荷を把握できます。
下書き・レビュー・送信を追跡する
コミュニケーションの状態
Free サブスクリプションプランでは各プロジェクトに最大5つの状態を設定できますが、このテンプレートは7つを使用します。複製後に Drafting を In progress に、Approved を In Review に統合するか、サブスクリプションプランをアップグレードして7つすべてを保持してください。詳細は料金ページをご覧ください。
下書き中のメッセージと送信済みのメッセージは異なるため、7つの状態を使います。To-do・In progress・Drafting・In Review・Approved・Blocked・Completed です。
プロジェクトをボード表示で開き、状態でカラムを並べ替えると、何が執筆中で、何がレビュー待ちで、何が送信承認済みかを一目で確認できます。
Drafting → In Review → Approved の流れを維持することが重要です。この3つを1つの進行中カラムにまとめると、送信前に最も重要な問い「他の誰かがこれを読んだか」が見えなくなってしまいます。
コミュニケーションのサブリスト
Free サブスクリプションプランでは各プロジェクトに2つのサブリストを作成できますが、このテンプレートではすでに両方を使用しています。さらにサブリストを追加するにはサブスクリプションプランをアップグレードしてください。詳細は料金ページをご覧ください。
2つのサブリストが6つのフェーズをまたいで機能します。
- Recurring Rhythm は繰り返しすべてのコミュニケーションをまとめます。週単位で開いて確認してください。同じ項目が何度もずれ込む場合、問題は担当者ではなくサイクルの設定が過剰なことです
- Customer and External Facing は社外に出るすべてのコンテンツをまとめます。Editorial Reviewが必要なセットです
どちらもフィルターベースのため、新しいタスクに Recurring または External タグを付けるだけで自動的に振り分けられます。
コミュニケーション健全性ダッシュボード
ダッシュボード表示は Professional、Premium、Enterprise プランのみご利用いただけます。詳細は料金ページをご覧ください。
Comms Health ダッシュボードは、プランが「書かれたか」ではなく「実行されているか」を確認するためのものです。3つのウィジェットで構成されています。
最も注意すべきはメンバーの作業量です。1人の名前がすべての送信を担うコミュニケーションプランは、単一障害点を抱えたプランです。作業量テーブルはマトリクスよりも素早くそれを示してくれます。
1ページのチャーターを書く
Communication Charter ドキュメントは、スポンサーが実際に読める形にプランを凝縮したもので、記入用の括弧付き空欄が設けられています。プランの目的・測定可能な目標・オーディエンス表・コアメッセージ・エスカレーション・ミーティングサイクル・効果の確認方法の7つの短いセクションで構成されています。
上のエスカレーションテーブルは、後になってチームが最も感謝するセクションです。誰もプレッシャーを受けていない段階で、深刻度レベル・報告先・対応期限を決めておきます。また、まだ答えがわからない状況で何かを伝えなければならない場合の一時的な声明も含まれています。沈黙より優れています。沈黙は噂で埋め尽くされるからです。
チャーターが1ページを超えた場合、戦略ドキュメントを書き始めています。削減してください。
ブログでステータスミーティングなしにステークホルダー更新を行う方法についてもご覧ください。
プランを開始する
このページのすべては手動で構築できます。テンプレートはすでに組み立て済みです。6つのフェーズ、41個のタスク、7つの状態、4つのフィールド、3つの承認カテゴリー、6つのタグ、両方のサブリストと両方のドキュメントが、2027年7月から12月のサンプル日付とともに揃っています。
コミュニケーションプランのプロジェクトを複製してワークスペースに追加したら、5つのことを変更してください。
- サンプルの担当者をクリアして、自分のチームに再割り当てします。
- すべてのタスクを選択して、タイムライン表示で実際の予定にブロックをドラッグします。
- サインオフが省略されないよう、プロジェクト設定でカテゴリーごとに実際の承認者を設定します。
- フェーズ1のサンプル承認リクエスト3つをクリアして、自分のプランの進行に合わせて再リクエストします。
- 何かを送信する前にフェーズ1をきちんと完了させてください。フェーズ2から6は、目標と担当者が決まって初めて機能します。
カスタマイズ方法
- 5人未満のチームの場合： フェーズ2と4を削除し、週単位の更新を1つ維持してそのまま進めてください
- 規制業界の場合： 外部向けのすべてのコンテンツをLegal and Complianceでルーティングし、明示的な承認者ロスターを設定してください
- タイムゾーンをまたぐチームの場合： ボードへの文章による更新を主体にして、ライブミーティングを削減してください。非同期優先です
- インシデント対応中の場合： Crisis Ready でフィルタリングしてください。それらのタスクが出発点のパックです
プランがより広いアジャイルサイクルの中に位置する場合、アジャイルスクラムテンプレートがバックログとスプリントのリズムをカバーしており、状態更新がそれを参照して機能します。
よくある質問
コミュニケーションプランとは何ですか？
コミュニケーションプランとは、プロジェクトに関して「誰が」「何を」「どのチャネルで」「どのくらいの頻度で」聞くべきかを事前に決めるドキュメントです。ほとんどのプロジェクトは作業そのものではなく、誰かが情報を知るのが遅すぎたために失敗します。
コミュニケーションプランに含めるべき内容は何ですか？
測定可能な目標、オーディエンス、キーメッセージ、各オーディエンスへのチャネルとサイクル、すべてのコミュニケーションに名前のついた担当者。エスカレーションパスも含めましょう。深刻度のレベル、報告先、対応期限を明記します。
コミュニケーションプランとコミュニケーション戦略の違いは何ですか？
戦略は高レベルな目標・オーディエンス・メッセージを設定します。プランは戦術的な実行計画です。どのチャネルで、何日に、誰が送信するかを決めます。どちらか1つしか書けないなら、プランを書いてください。日付と名前が入っているのはプランだけです。
コミュニケーションプランはどのように作成しますか？
測定可能な目標を設定して担当者を決め、オーディエンスをマッピングし、コアメッセージを1つ書いて調整バージョンを加え、チャネルを対応付けてサイクルを固め、実行し、誰かが読んでいるかを確認します。各ステップが前のステップに依存するため、順番が重要です。
コミュニケーションプランはどのくらいの頻度で更新すべきですか？
フェーズゲートのたびに、またスコープが大きく変わるたびに見直します。四半期を超えて続く場合は1か月ごとにマトリクスを確認します。四半期に1回はきちんとレビューを行い、エンゲージメントを追跡してパルスサーベイを実施し、誰も読んでいないものを削除します。
Quireでコミュニケーションマトリクスを作成するにはどうすればよいですか？
コミュニケーションをタスクにして、Audience・Channel・Frequency・Message Type のセレクトフィールドを追加します。テーブル表示に切り替えると1行が1つのコミュニケーションになり、AudienceやChannelでグループ化すると誰にメッセージが集中しているか、どのチャネルが過負荷かを確認できます。
コミュニケーションの頻度はどのように決めればよいですか？
カレンダーではなく、オーディエンスに決めてもらいましょう。エグゼクティブは一般的に情報量より質を重視し、コアプロジェクトチームは週単位または日単位の詳細情報を必要とします。その他の人は1か月ごととマイルストーン時の間に位置します。悪いニュース専用のルールも設けましょう。予定に関わらず24時間以内に発信します。
コミュニケーションプランでよくある失敗は何ですか？
全員をすべての更新に含めること、担当者を決めずにプランを放置すること、ミーティングが文章の代わりになること、悪いニュースを次の予定の更新まで保留すること、効果を誰も確認しないこと。
Quireにはコミュニケーションプランのテンプレートが用意されていますか？
はい。コミュニケーションプランのプロジェクトにアクセスしてワークスペースに複製すると、自分で構築しなくても6つのフェーズ・41個のタスク・7つの状態・4つのフィールド・3つの承認カテゴリー・両方のサブリストが揃った状態で使い始めることができます。