資本プロジェクト管理テンプレート Permalink

このテンプレートを使って、Quireで資本プロジェクトのポートフォリオを運用しましょう。会社が購入または建設するあらゆる建物、機械、システム、土地について、承認済み予算・コミット済み・実支出を並べて管理できます。プロジェクトはテーブル表示で開き、1行が1つの資本プロジェクトを表し、カスタムフィールドでの数式の種類によってすでにコミット超過となっている行にフラグが立てられます。

資本プロジェクト管理プロジェクトにアクセスして、自分のワークスペースに複製できるので、すべてをゼロから構築する必要はありません。

作業をスピードアップするために、他のすぐに使えるテンプレートもぜひ確認してみてください。

資本プロジェクトを理解する

資本プロジェクトとは、倉庫の増築、加工ライン、ERPシステム、土地の区画など、何年も貸借対照表に残り続ける資産を購入または建設するプロジェクトです。ここから3つのことが導かれます。資金は上級責任者によって一括で一度だけ承認されます。支出はベンダーや請負業者を通じて1年から3年にわたって発生します。そして重要な問いは、いくら支払ったかではなく、いくら約束したかであることがほとんどです。

承認済み・コミット済み・支出済み

資本プロジェクトの財務状態は3つの数字で表され、それぞれ異なる速度で動きます。

コミット済みこそが注視すべき番号です。予算を超える金額の契約をすでに締結しているプロジェクトは、たとえ請求書がまだ届いていなくても、すでに予算超過です。現在までの支出は実態から数週間から数か月遅れるため、支出だけをもとに運用しているポートフォリオは、もはや何も手が打てない段階になって初めて超過に気づくことになります。

プロジェクトではなくポートフォリオ

1つの資本プロジェクトはプロジェクト計画にすぎません。それが10個集まればポートフォリオとなり、問われる内容も変わります。今年度の承認額のうちすでにいくらが確保されているか、どのプロジェクトが問題を抱えているか、そして来年度のリクエストのうちどれがまだボードの承認待ちかといった点です。これらはテーブルで答える類の問いであるため、このテンプレートは1つのテーブルとして構築されています。

ポートフォリオを構成する

各ルートタスクが1つの資本プロジェクトです。その子タスクはビジネスケースから完了処理までのライフサイクルの各段階です。3つのセクションがポートフォリオを時間軸で分割します。

このサンプルは中規模の製造業者を想定しています。倉庫拡張、HVACの入れ替え、CNC加工ライン、ERP移行、消火設備のアップグレードが進行中です。太陽光発電アレイ、車両群の電動化、土地の購入がパイプラインで待機しています。駐車場の舗装工事は完了済みです。

子タスクとしての各段階

すべてのプロジェクトは、ビジネスケース、資金承認、設計、調達、実行、試運転、完了処理という同じ一連の段階を子タスクとして持ちます。名称は資産の種類に応じて柔軟に変わります。ERP移行の実行段階は構築・設定・データ移行であり、消火設備プロジェクトは保険会社による検査を経て試運転を行い、太陽光発電アレイは何かを購入する前に助成金申請が必要です。

完了処理はチームが省略しがちな段階でありながら、財務部門が最も気にかける段階です。ここで資産は建設仮勘定から減価償却資産へと移行して資産計上され、次のビジネスケースを改善するための教訓が記録されます。

プロジェクトの説明

各プロジェクトの説明には、1行でスコープを記載した後、ビジネスケースとスポンサーを記します。倉庫拡張の説明にはこうあります。過剰在庫の保管費用は月18,000ドルで、投資回収は4年未満、スポンサーは業務担当副社長。同じプロジェクトが1年後に変更リクエストの対象になったとき、再読されるのはこの段落です。

ヒント: HVACプロジェクトのように、変更指示も説明欄に記載しましょう。何がどれだけ変更されたか、財務の承認が済んでいるかを1行で記しておけば、次に読む人がコメントから経緯を再構築する手間が省けます。

テーブル表示で資金を管理する

テーブル表示はProfessional、Premium、Enterpriseプランでのみご利用いただけます。詳細は料金ページをご覧ください。

9個のカスタムフィールドがポートフォリオを支え、テーブル表示はそれらをすべてのプロジェクトの隣に並べます。

3つの金額の数字は自分で入力します。残りの3つはカスタムフィールドでの数式の種類であり、自動的に再計算されます。発注書に署名したらテーブル内で値を直接編集すれば、セルを離れる前にその行が更新されます。

予算の健全性のカスタムフィールドでの数式の種類

予算の健全性は並び替えの基準となる列で、1行のカスタムフィールドでの数式の種類でできています。

{Committed} > {Approved Budget} ? "🔴 コミット超過" : ({Committed} > {Approved Budget} * 0.9 ? "🟡 注意" : "🟢 順調")

コミット済みが90パーセント未満なら緑です。90から100の間は注意であり、次の変更指示がプロジェクトを超過させかねない領域です。100を超えるとコミット超過です。

HVACの入れ替えは、このカスタムフィールドでの数式の種類がなぜ支出済みではなくコミット済みを基準にするのかをよく示しています。680,000ドルで承認され、410,000ドルを支出済みなので、60パーセント進捗していて余裕があるように見えます。しかし署名済みの契約は合計705,000ドルに達しているため、請求書の大半が届く前にすでに25,000ドル超過しており、行は赤色になっています。

注記: 90パーセントという閾値は規則ではなく慣習にすぎません。小規模で予測しやすいプロジェクトのポートフォリオでは0.95に厳しくしても構いません。変更指示が日常的に発生する建設案件では緩めても構いません。カスタムフィールドでの数式の種類内の0.9を編集すれば、すべての行が再スコアリングされます。

列の合計とグループ化

このテンプレートには金額列の下に合計があらかじめ有効になっており、テーブル下部の行がポートフォリオ全体の状況を示します。承認済み予算は承認済みCapExの総額です。コミット済みはすでにいくらが確保されているかを示します。両者の差が、まだ契約可能な余地です。支出(%)はパーセンテージを合計しても意味がないため平均を取ります。予算の健全性はテキストであるため計算は行われません。テーブル下部の行にカーソルを合わせれば、列ごとに計算方法を変更できます。

テーブルをグループ化して、ポートフォリオに関する疑問に答えましょう。

• 資金源でグループ化すると、今年度の予算のうちどれだけが未成立の助成金や社債に依存しているかが分かります。各グループには独自の合計が表示されます
• 資産の種類でグループ化すると、建物・設備・システムの内訳が分かります
• パイプラインのプロジェクトはゲートを通過するまで承認済み予算を持たないため、合計には常に承認済みの金額のみがカウントされます

ライフサイクルを状態として運用する

Free Subscriptionプランでは、各プロジェクトに設定できる状態は最大5個までですが、このテンプレートは10個使用しています。すべての10個を維持するにはサブスクリプションプランをアップグレードするか、複製後にゲートをビジネスケース、承認済み、実行、完了済み、取り消しましたにまとめてください。詳細は料金ページをご覧ください。

10個の状態がポートフォリオを運用し、そのうち8個は順序どおりのゲートです。

2つの側道出口はこの順序の外にあります。保留中は、サンプルの土地購入が成長予測を待っているように、プロジェクトの外にある何かを待っている状態です。取り消しましたは、進行しないことになったプロジェクト向けです。

プロジェクトをボード表示で開き、状態別に列を並べ替えましょう。ポートフォリオは左から右へパイプラインのように読み取れ、空にならずにたまり続ける列は、プロジェクトが滞留しているゲートを示します。

段階の子タスクも同じ状態体系を使い、1つのルールに従います。完了した段階は完了済み、現在進行中の段階は親タスクと同じ状態を持ち、未来の段階は未着手のままです。こうすることで、プロジェクトの状態と現在開いている段階は常に一致し、日付は段階側が管理します。

注記: 完了済みと取り消しましたはどちらも進捗100パーセントに位置するため、アクティブなタスクフィルターではそれらが非表示になります。完了済みセクションは、フィルターをすべてのタスクに切り替えるまで空に見えます。

理由をタグ付けする

すべての資本リクエストには理由があり、その理由がタグです。成長、更新、安全・コンプライアンス、コスト削減の4種類があります。1つのプロジェクトに2つのタグを付けることもできます。CNCラインは成長とコスト削減です。HVACの入れ替えは更新と安全・コンプライアンスです。

資産の種類は何を購入しているかを示します。タグはその理由を示します。資本予算が圧迫されたとき、安全・コンプライアンスと更新は成長とは異なる扱いで守られるため、タグで絞り込むことで、削減が何に影響を及ぼすかが分かります。

5つ目のタグボード承認が必要は、ボードの承認閾値を超えるものすべてに付けられ、マネージャーの署名だけで通過してしまうことを防ぎます。ボード会議の前にこのタグで絞り込めば、そのまま資料が完成します。

タイムライン表示でスケジュールを確認する

タイムライン表示はProfessional、Premium、Enterpriseプランでのみご利用いただけます。詳細は料金ページをご覧ください。

すべてのプロジェクトには開始日と期限の日があり、サンプルのポートフォリオは2025年後半から2027年にかけて進行します。タイムライン表示に切り替え、スケールを年に設定すると、ポートフォリオ全体をプロジェクトごとのバーとして一望できます。

段階を折りたたむと、各バーは1つのプロジェクトになります。展開すると段階がその下に積み重なって表示されるため、試運転の日付が親の期限の日を過ぎている場合、バーがはみ出して表示されます。状態別にバーを色分けすれば、ゲートの状況がチャートから直接読み取れます。パイプラインのプロジェクトには期限の日はあっても開始日はまだないため、タイムラインは実線のバーの代わりに、締め切りまでの準備期間をハッチングで表示します。

数字を正直に保つ

ポートフォリオのテーブルは、最後に誰かが数字を入力した時点までしか正確ではありません。3つの習慣がそれを正しく保ちます。

そのうえで、予算の健全性で並び替えた月単位のポートフォリオレビューを行いましょう。まず赤色の行から始め、変更リクエストが進行中かどうか、その担当者は誰かを確認します。次に黄色の行を確認し、次に来る変更指示は何か、それがプロジェクトを超過させるかどうかを検討します。そしてパイプラインを確認し、どのリクエストがまだ決定を待っているか、それがいつ決まる予定かを確認します。

予算変更

承認済み予算は正式な予算変更リクエストを通じてのみ変更され、赤色の行を緑色にするために大きな数字を入力することは決してありません。HVACプロジェクトはその典型例です。屋根の縁材補強のための変更指示によってコミット済みが25,000ドル超過したため、緊急の子タスク予算変更リクエストの提出(+2万5千ドル)がプロジェクト内に作成され、担当者と期限の日が設定され、説明欄には変更内容と財務がまだ承認していないことが記録されます。承認されるまで、その行は赤色のままです。それが重要な点です。赤色こそが正直な状態であり、それが会話の出発点になります。

リクエストが承認されたら、承認済み予算を承認された金額分だけ引き上げ、予算の健全性が再計算されます。完了処理後も予算変更リクエストの子タスクは残しておきましょう。それは最終コストがビジネスケースと異なる理由の記録であり、次のビジネスケースがまさに学ぶべき内容です。

テンプレートの調整

• 会計年度で計画したいですか? 3つのセクションをFY2026、FY2027、FY2028に名称変更してください。フィールドと状態はそのままで問題ありません
• 拠点や事業部門で計画したいですか? 代わりにその名称に変更してください
• 財務部門が完了時見込み額を追跡していますか? 見込み額という金額フィールドを追加し、予算の健全性のカスタムフィールドでの数式の種類の参照先をコミット済みではなくそちらに変更してください
• ボードに報告する必要がありますか? ボード承認が必要で絞り込み、承認済み予算で並び替えてください。それがそのまま資料になります

一連のプロジェクトがいつポートフォリオになるのか、そしてそうなったときに何が変わるのかについては、ブログのこちらの記事で詳しく解説しています。

ポートフォリオを始める

このページで紹介した内容はすべて自分の手で構築できます。テンプレートは、それをすでに組み立て済みにしたものです。3つのセクション、59個の段階子タスクを持つ9個のサンプルプロジェクト、3つのカスタムフィールドでの数式の種類を含む9個のカスタムフィールド、10個の状態、5個のタグ、そして使い方ドキュメントが揃っています。

資本プロジェクト管理プロジェクトを複製して自分のワークスペースに取り込んだら、次の5つを変更してください。

1. 9個のサンプルプロジェクトを削除し、自分のプロジェクトを資本プロジェクトごとに1つのルートタスクとして追加します。まずサンプルを1つ複製し、その段階の子タスクを自分のプロジェクトの骨格として活用してください。
2. 各プロジェクトに、自社の財務システムで使用しているコードを付与し、テーブルが台帳と一致するようにします。
3. 承認済み予算は、プロジェクトに資金がついた時点で初めて入力し、同時に状態を承認済みに設定します。
4. サンプルのメンバーから、自分たちのプロジェクトマネージャーへ、プロジェクトごとに1人ずつ再割り当てします。
5. 予算の健全性の閾値を自社のポートフォリオの許容範囲に合わせて設定したら、色の意味が月ごとに変わらないよう、そのまま変更せずにおきます。

チームにはこのテンプレートの使い方ドキュメントを案内してください。フィールドの定義と状態のルールがプロジェクト内に保管されるため、このガイドを読んでいない人でも参照できます。

プロジェクトのビジネスケースを先に書き上げる必要がある場合は、プロジェクト憲章テンプレートが対応します。大規模な建設案件のリスクについては、リスク登録簿テンプレートをポートフォリオと組み合わせて使用してください。

よくある質問

資本プロジェクト管理とは何ですか?

資本プロジェクト管理とは、建物や生産ライン、ITシステムなど、長期にわたって使用される資産を新たに生み出す、または改善するプロジェクトの計画、資金調達、実行、完了処理を指します。資金は一度だけ承認され、ベンダーを通じて数年にわたって支出され、最終的に資産が資産計上されます。だからこそ、コミット済み支出と完了処理が通常のプロジェクトよりも重要になります。

コミット済みと支出済みの違いは何ですか?

コミット済みとは、支払い済みかどうかにかかわらず、署名済みの発注書と契約の金額を指します。支出済みとは、決済が完了した請求書のことです。コミット済みは予算の実態を正しく伝えます。承認された金額を超える契約をすでに締結しているプロジェクトは、たとえ支出がまだ余裕があるように見えても、すでに予算超過だからです。

資本プロジェクトの各段階には何がありますか?

ビジネスケース、資金承認、設計、調達、実行、試運転、完了処理の順に進みます。Quireのテンプレートはこれらのゲートを状態として使用し、保留中と取り消しましたを側道出口として用意しているため、ポートフォリオはボード表示でパイプラインのように読み取れます。

資本プロジェクトのポートフォリオはどのように管理すればよいですか?

すべてのプロジェクトを1つのテーブルにまとめ、すべての行に同じフィールド、すなわちプロジェクトコード、資産の種類、資金源、承認済み・コミット済み・支出済みの数字を持たせます。稼働中・パイプライン・完了済みのセクションに分割し、月単位で予算の健全性で並び替えてレビューします。

Quireで資本予算を管理するにはどうすればよいですか?

承認済み予算、コミット済み、現在までの支出の金額フィールドを追加し、次に残予算・支出(%)・予算の健全性のカスタムフィールドでの数式の種類フィールドを追加します。テーブル表示ではこれら6つがすべて各プロジェクトの隣に並び、コミット済みと支出済みの数字を入力するたびにカスタムフィールドでの数式の種類が再計算されます。

資本プロジェクトにおける「コミット超過」とはどういう意味ですか?

署名済みの契約や発注書の金額が承認済み予算を超えていることを意味します。これは支出における予算超過よりも重い意味を持ちます。なぜなら契約は支払うか再交渉するしかないからです。このテンプレートの予算の健全性のカスタムフィールドでの数式の種類は、コミット済みが承認済み予算を超えた瞬間に赤色に変わります。

資本プロジェクトの予算変更にはどう対応すればよいですか?

担当者と期限の日を設定した緊急の子タスクとして正式な予算変更リクエストを起票し、プロジェクトの説明に変更内容を記録し、スポンサーが承認するまでその行を赤色のままにしておきます。承認された後に初めて承認済み予算を引き上げます。完了処理後もその子タスクは残し、最終コストがビジネスケースと異なる理由の記録としましょう。

資本プロジェクトのポートフォリオはどのくらいの頻度でレビューすべきですか?

契約に署名した当日にコミット済みを更新し、月末締めのタイミングで現在までの支出を更新したうえで、ポートフォリオ全体を月単位でレビューし、予算の健全性で並び替えて赤色の行から確認します。四半期ごとにパイプラインを財政計画と照らし合わせて見直します。

Quireにはすぐに使える資本プロジェクト管理テンプレートがありますか?

はい。資本プロジェクト管理プロジェクトにアクセスして自分のワークスペースに複製すれば、3つのセクション、段階の子タスクを持つ9個のサンプルプロジェクト、3つのカスタムフィールドでの数式の種類を含む9個のカスタムフィールド、10個の状態、5個のタグを、自分で構築することなくそのまま利用できます。