資本項目管理模板 Permalink

使用此模板在 Quire 中管理多個資本項目組合：公司正在購買或建造的每一棟大廈、機器、系統或土地，將核准預算、已承諾金額及已用金額並列呈現。項目會在表格檢視模式中開啟，每一列代表一個資本項目，並由公式標示出已超額承諾的項目。

你可以瀏覽資本項目管理項目，並將其複製到你的工作空間，這樣就不需要從零開始建立一切。

你亦可以瀏覽更多即用型模板，加快你的工作流程。

認識資本項目

資本項目是購買或建造一項會在資產負債表上留存多年的資產：一次倉庫擴建、一條加工生產線、一套 ERP 系統、一塊土地。由此衍生出三個重點。資金是由高層人員一次性整筆授權的。支出會在一至三年間透過供應商及承辦商發生。而真正重要的問題，往往不是你已經付了多少錢，而是你已經承諾了多少。

核准、已承諾與已用

有三個數字描述資本項目的財務狀況，而它們的變動速度各不相同。

已承諾是需要密切留意的數字。一個簽訂合約金額已超過其預算的項目，即使發票尚未送達，也已經超支。已用金額往往落後現實數週甚至數月，因此僅依靠支出來管理組合，往往到了無法補救的時候才發現超支。

是組合，而非單一項目

一個資本項目是一份項目計劃。十個這樣的項目就構成一個組合，而問題也隨之改變：今年授權的資金已有多少被用掉、哪些項目正出現問題，以及明年的哪些請求仍在等待董事會審批。這些都是表格式的問題，所以此模板正是以一個表格構建而成。

規劃組合結構

每個主任務代表一個資本項目，其子任務則是各個生命週期階段，由立項理由至結案。三個區段按時間將組合分開。

範例情境是一間中型製造商。正在進行的有倉庫擴建、HVAC 更換、CNC 加工生產線、ERP 遷移及消防系統升級。太陽能陣列、車隊電動化及土地購置則在儲備中等待。停車場重鋪工程已結案。

以子任務呈現各階段

每個項目都帶有相同的一連串階段作為子任務：立項理由、撥款核准、設計、採購、執行、試運行及結案。名稱會依資產類型有所調整。ERP 遷移的執行階段稱為建置、設定及資料遷移，消防系統項目的試運行階段包含保險公司的檢查，而太陽能陣列則需要在採購任何物資前先提交撥款申請。

結案是各團隊最容易略過、卻是財務部門最重視的階段。資產在此階段被資本化，由「在建工程」轉為需要折舊的資產，而能改善下一次立項理由的經驗教訓也是在此時記錄下來。

項目說明

每個項目的說明欄位以一行寫明範圍，接著是立項理由及贊助人。倉庫擴建項目的說明寫道：多餘存貨每月耗費 18,000 美元的倉儲費用，回本期不足四年，贊助人為營運副總裁。一年後當同一個項目需要提出變更請求時，正是這段文字會被重新閱讀。

提示： 也可以像 HVAC 項目那樣，把變更單一併記錄在說明欄中。一句簡短的說明，寫清楚改變了甚麼、金額多少，以及財務部門是否已簽署核准，能讓下一位閱讀的人不用從留言中重新拼湊事情經過。

在表格檢視模式中追蹤資金

表格檢視模式只在 Professional、Premium、Enterprise 方案中提供。詳情請參閱我們的定價頁面。

九個自訂欄位撐起整個組合，而表格檢視模式則將它們並列顯示在每個項目旁。

其中三個金額數字需要手動輸入，另外三個則是公式，會自動重新計算。當採購單簽訂時，你可以直接在表格中編輯欄位值，該列會在你離開儲存格前即時更新。

預算健康度公式

預算健康度是排序時最常用的欄位，其邏輯只有一行。

{Committed} > {Approved Budget} ? "🔴 Over-committed" : ({Committed} > {Approved Budget} * 0.9 ? "🟡 Watch" : "🟢 On track")

已承諾比例低於 90% 為綠色。介乎 90% 至 100% 為注意，這是下一張變更單就足以令項目超額的區間。超過 100% 則為超額承諾。

HVAC 更換項目正好說明為何此公式要以已承諾金額而非已用金額作依據。核准預算為 68 萬美元，已用金額為 41 萬美元，看似完成了 60%，情況相當寬鬆。但已簽訂合約總值高達 70.5 萬美元，即在大部分發票尚未送達前，已超支 2.5 萬美元，該列因而顯示為紅色。

注意： 90% 這個門檻只是一個慣例，並非硬性規則。若組合中的項目規模較小且較易預測，可將其收緊至 0.95；若是建築工程，變更單屬常態，則可將其放寬。只需修改公式中的 0.9，每一列便會重新評分。

欄位總和與分組

此模板已在金額欄位下方開啟總和功能，因此表格最底部那一列即為整個組合的財務狀況。核准預算是你的總授權資本支出。已承諾顯示當中已有多少被用掉。兩者之間的差距，即為仍可用作簽約的餘額。已用（百分比）則改用平均值，因為將百分比相加毫無意義，而預算健康度因屬文字類型，故不會顯示任何計算結果。你可以將滑鼠移到底部那一列上，按欄位更改計算方式。

將表格分組，以回答組合層面的問題。

• 按資金來源分組，可以查看今年有多少資金依賴尚未落實的撥款或債券。每個分組都有自己的總和
• 按資產類型分組，可以查看建築、設備與系統之間的比重
• 儲備項目在通過該關卡前不會有核准預算，因此總和只會計算已授權的資金

以狀態運行生命週期

在 Free Subscription 方案中，每個項目最多只能設有 5 個狀態，而此模板使用了 10 個。請升級你的訂閱方案以保留全部十個狀態，或在複製後將各關卡合併為立項理由、已核准、執行、已結案及已取消。詳情請參閱我們的定價頁面。

十個狀態驅動整個組合的運作，其中八個依序構成關卡。

另有兩個側面出口，位於流程之外。暫緩適用於等待外部因素的項目，例如範例中等待增長預測的土地購置項目。已取消則適用於不會繼續進行的項目。

在看板檢視中開啟項目，並依狀態欄重新排列各欄。整個組合會由左至右呈現為一條管道，若某一欄只有項目進入卻沒有項目移出，即代表項目卡在該關卡。

各階段子任務使用相同的狀態，並遵循一項規則：已完成的階段為已結案，目前進行中的階段與其主任務狀態一致，未來的階段則維持未開始。這樣一來，項目的狀態與其正在進行的階段便會始終一致，而日期則由該階段負責記錄。

注意： 已結案及已取消兩者的進度都是 100%，因此進行中任務篩選會將它們隱藏。已結案區段看起來會是空的，直到你將篩選切換至所有任務為止。

為理由加上標籤

每一項資本請求都有其理由，而理由就是標籤：增長、汰換、安全與合規或節省成本。一個項目可以同時擁有兩個標籤。CNC 生產線標記為增長及節省成本。HVAC 更換則標記為汰換及安全與合規。

資產類型說明你在購買甚麼，標籤則說明原因。當資金收緊時，安全與合規及汰換類別的辯護方式與增長類別不同，而按標籤篩選正是了解削減預算會影響哪些項目的方法。

第五個標籤需董事會核准，用來標示超過董事會核准門檻的項目，避免其僅憑經理簽署便悄悄通過。在董事會開會前按此標籤篩選，即可整理出所需的資料。

在時間軸檢視中查看時程

時間軸檢視只在 Professional、Premium、Enterprise 方案中提供。詳情請參閱我們的定價頁面。

每個項目都設有開始日期及到期日期，範例組合的時程由 2025 年末延伸至 2027 年。切換至時間軸檢視，並將刻度設為年，即可以長條圖顯示整個組合，每個項目一條。

收合各階段後，每條長條即代表一個項目。展開某一項目，其各階段便會堆疊於下方，若試運行日期已超出主任務的到期日期，便會顯示為超出範圍的長條。按狀態為長條上色，即可直接從圖表上看出各關卡的進度。儲備項目雖有到期日期，但尚未設有開始日期，因此時間軸會以斜線標示其截止日前的時段，而非畫出實心長條。

保持數字準確

一個組合表格的準確程度，取決於最後一次有人輸入數字的時間。三個習慣能確保它保持真實。

然後按預算健康度排序，召開每月組合檢視會議。先看紅色的列：是否已有變更請求在處理中，由誰負責。再看黃色的列：下一張變更單會是甚麼，會否令項目超額。最後看儲備項目：哪些請求仍在等待決定，何時到期。

預算變更

核准預算只能透過正式的預算變更請求更改，絕不能直接輸入較大的數字以把紅色的列變回綠色。HVAC 項目正是一個例子。一張為加固屋頂圍板而提出的變更單，令已承諾金額超支 2.5 萬美元，因此一個緊急子任務——提交預算變更請求（+2.5 萬美元）——被加入該項目中，並設有負責人及到期日期，說明欄則記錄了這項變更及財務部門尚未簽署核准的事實。在簽署核准之前，該列會一直維持紅色。這正是重點所在——紅色是誠實的狀態，也是促成討論的起點。

一旦請求獲得核准，便按核准金額調高核准預算，預算健康度便會重新計算。結案後仍應保留該預算變更請求子任務，因為它記錄了最終成本與立項理由不同的原因，而這正是下一次立項理由需要參考學習的地方。

調整此模板

• 按財政年度規劃？ 將三個區段重新命名為 FY2026、FY2027 及 FY2028。欄位及狀態不受影響
• 按地點或業務單位規劃？ 改為以此重新命名即可
• 財務部門追蹤完工預估？ 新增一個預估金額欄位，並將預算健康度公式改為指向該欄位，而非已承諾金額
• 需要向董事會匯報？ 按需董事會核准篩選，並依核准預算排序，即為所需資料

歡迎閱讀我們部落格中關於一組項目何時會變成一個組合，以及隨之而來的變化的文章。

開始建立你的組合

本頁介紹的一切都可以自行手動建立。此模板則是同樣的內容已預先組裝好：三個區段、九個範例項目及其 59 個階段子任務、九個自訂欄位（包括三個公式）、十個狀態、五個標籤，以及一份使用說明文件。

將資本項目管理項目複製到你的工作空間，然後調整以下五項：

1. 刪除九個範例項目並新增你自己的項目，每個資本項目對應一個主任務。可以先複製一個範例項目，並保留其階段子任務作為你自己項目的骨架。
2. 為每個項目填上財務系統所使用的代碼，讓表格能與帳本核對一致。
3. 只在項目確定獲得撥款時才填入核准預算，並同時將其狀態設為已核准。
4. 將範例中的成員重新指派為你自己的項目經理，每個項目一位。
5. 將預算健康度的門檻設為符合你組合容忍程度的數值，然後保持不變，讓顏色的意義每月保持一致。

讓你的團隊參閱如何使用此模板文件。它將欄位定義及狀態規則都保存在項目內，方便沒有閱讀過本指南的人參考。

如果某個項目的立項理由還需要撰寫，可參考項目章程模板。至於大型建案的風險管理，則可將此組合模板與風險登記表模板配合使用。

常見問題

甚麼是資本項目管理？

資本項目管理是指規劃、撥款、執行及結案一個能建立或改善長期資產的專案，例如一棟大廈、一條生產線或一套 IT 系統。資金是一次性授權的，透過供應商在多年間逐步支出，資產最終會被資本化，這正是已承諾支出與結案階段在資本項目中比一般項目更受重視的原因。

「已承諾」與「已用」有何分別？

「已承諾」是已簽訂的採購單及合約的總值，不論是否已付款。「已用」則是已完成付款的發票金額。「已承諾」能反映預算的真相，因為一個簽訂合約金額已超出核准預算的項目，即使支出看起來仍算充裕，其實已經超支。

資本項目有哪些階段？

依序為：立項理由、撥款核准、設計、採購、執行、試運行及結案。Quire 模板將這些關卡設為狀態，並以暫緩及已取消作為側面出口，讓整個組合在看板檢視中呈現為一條管道。

如何管理多個資本項目組成的組合？

將每個項目放在同一個表格中，每一列使用相同的欄位：項目代碼、資產類型、資金來源，以及核准、已承諾與已用的數字。將其分為進行中、儲備及已結案三個區段，然後每月按預算健康度排序檢視。

如何在 Quire 中追蹤資本預算？

新增核准預算、已承諾及已用金額的「金額」欄位，再新增剩餘預算、已用（百分比）及預算健康度的公式欄位。表格檢視模式會將全部六項並列顯示於每個項目旁，當你輸入已承諾及已用金額時，公式會自動重新計算。

資本項目中「超額承諾」是甚麼意思？

指已簽訂的合約及採購單金額超過核准預算。這比「支出超支」更嚴重，因為合約必須支付或重新協商。此模板的預算健康度公式會在已承諾金額超過核准預算的瞬間變成紅色。

資本項目的預算變更應如何處理？

以一個緊急子任務提出正式的預算變更請求，設定負責人及到期日期，在項目說明欄中記錄這項變更，並在贊助人簽署核准前讓該列維持紅色。只有在此之後才調高核准預算。結案後仍應保留該子任務，作為最終成本與立項理由不同的原因記錄。

資本項目組合應多久檢視一次？

在合約簽訂當天更新已承諾金額，並於月結時更新已用金額，然後每月檢視整個組合，按預算健康度排序，先看紅色的列。每季則應對照財政計劃重新檢視儲備項目。

Quire 有沒有現成的資本項目管理模板？

有的。瀏覽資本項目管理項目並複製到你的工作空間，即可獲得三個區段、九個附有階段子任務的範例項目、九個自訂欄位（包括三個公式）、十個狀態及五個標籤，無需自行建立。