Modello di Gestione dei Progetti di Capitale Permalink

Usa questo modello per gestire un portafoglio di progetti di capitale in Quire: ogni edificio, macchinario, sistema o terreno che l’azienda sta acquistando o costruendo, con budget approvato, impegnato e speso affiancati. Il progetto si apre nella Vista tabella, dove una riga è un progetto di capitale e una formula segnala quelli già oltre budget.

Puoi visitare il progetto Gestione dei Progetti di Capitale e duplicarlo nel tuo spazio di lavoro, così non dovrai costruire tutto da zero.

Puoi anche esplorare altri modelli pronti all’uso per velocizzare il tuo flusso di lavoro.

Capire i Progetti di Capitale

Un progetto di capitale acquista o costruisce un bene che resterà in bilancio per anni: l’ampliamento di un magazzino, una linea di lavorazione, un sistema ERP, un terreno. Da questo derivano tre conseguenze. Il denaro viene autorizzato una sola volta, in blocco, da qualcuno di alto livello. Viene speso nell’arco di uno-tre anni attraverso fornitori e appaltatori. E la domanda che conta raramente è quanto è stato pagato, ma quanto è stato promesso.

Approvato, Impegnato e Speso

Tre numeri descrivono lo stato finanziario di un progetto di capitale, e si muovono a velocità diverse.

Impegnato è il numero da tenere sotto controllo. Un progetto che ha firmato contratti per un importo superiore al suo budget è già oltre, anche se le fatture non sono ancora arrivate. Speso a Oggi è in ritardo rispetto alla realtà di settimane o mesi, motivo per cui un portafoglio gestito basandosi solo sulla spesa scopre uno sforamento nel momento in cui non si può più fare nulla al riguardo.

Portafoglio, Non Progetto

Un progetto di capitale è un piano di progetto. Dieci di essi sono un portafoglio, e le domande cambiano: quanto dell’autorizzazione di quest’anno è già impegnato, quali progetti sono in difficoltà, e quali richieste dell’anno prossimo sono ancora in attesa del consiglio. Sono domande da tabella, quindi il modello è costruito come un’unica tabella.

Strutturare il Portafoglio

Ogni attività radice è un progetto di capitale. Le sue subattività sono le fasi del ciclo di vita, dal business case alla chiusura. Tre sezioni suddividono il portafoglio per periodo temporale.

L’esempio è un’azienda manifatturiera di medie dimensioni. Un ampliamento del magazzino, una sostituzione dell’HVAC, una linea di lavorazione CNC, una migrazione ERP e un aggiornamento del sistema antincendio sono in corso. Un impianto solare, l’elettrificazione della flotta e l’acquisto di un terreno attendono in pipeline. Il rifacimento di un parcheggio è chiuso.

Fasi come Subattività

Ogni progetto porta la stessa struttura di fasi come subattività: business case, approvazione del finanziamento, progettazione, approvvigionamento, esecuzione, collaudo e chiusura. I nomi si adattano al tipo di bene. La fase di esecuzione della migrazione ERP è Sviluppo, configurazione e migrazione dati, il progetto antincendio viene collaudato con un’ispezione dell’assicuratore, e l’impianto solare richiede la presentazione di una domanda di sovvenzione prima di qualsiasi acquisto.

La chiusura è la fase che i team tendono a saltare ed è quella a cui la finanza tiene di più. È il momento in cui il bene viene capitalizzato, passando da costruzione in corso a bene ammortizzabile, ed è dove vengono messe per iscritto le lezioni che miglioreranno il prossimo business case.

La Descrizione del Progetto

La descrizione di ogni progetto contiene l’ambito in una riga, poi il business case e lo sponsor. L’ampliamento del magazzino recita: lo stoccaggio in eccesso costa 18.000 dollari al mese, ritorno dell’investimento in meno di quattro anni, sponsor VP Operations. Quando lo stesso progetto torna in discussione per una richiesta di modifica un anno dopo, è quel paragrafo a essere riletto.

Suggerimento: Inserisci anche gli ordini di modifica nella descrizione, come fa il progetto HVAC. Una nota di una riga che indica cosa è cambiato, di quanto, e se la finanza ha dato l’approvazione risparmia al prossimo lettore di doverlo ricostruire dai commenti.

Tenere Traccia del Denaro nella Vista Tabella

La vista tabella è disponibile solo nei piani Professional, Premium, Enterprise. Maggiori informazioni sono disponibili nella nostra pagina dei prezzi.

Nove campi personalizzati portano il portafoglio, e la Vista tabella li mette accanto a ogni progetto.

Digiti tre delle cifre economiche. Le altre tre sono formule e si ricalcolano da sole. Modifica un valore direttamente nella tabella quando viene firmato un ordine, e la riga si aggiorna prima ancora che tu abbia lasciato la cella.

La Formula Salute del Budget

Salute del Budget è la colonna in base alla quale ordinare, ed è una sola riga.

{Committed} > {Approved Budget} ? "🔴 Oltre budget" : ({Committed} > {Approved Budget} * 0.9 ? "🟡 Da controllare" : "🟢 In linea")

Sotto il 90 percento impegnato è verde. Tra 90 e 100 è Da controllare, la fascia in cui il prossimo ordine di modifica fa sforare il progetto. Oltre 100 è Oltre budget.

La sostituzione dell’HVAC mostra perché la formula si basa sull’Impegnato piuttosto che sullo Speso. Approvato per 680.000 dollari, ha speso 410.000 dollari, il che si legge come 60 percento completato e sotto controllo. Ma i contratti firmati totalizzano 705.000 dollari, quindi è già 25.000 dollari oltre prima che la maggior parte delle fatture sia arrivata, e la riga è rossa.

Nota: La soglia del 90 percento è una convenzione, non una regola. Restringila a 0,95 per un portafoglio di progetti piccoli e prevedibili. Allargala per l’edilizia, dove gli ordini di modifica sono normali. Modifica lo 0.9 nella formula e ogni riga viene rivalutata.

Totali di Colonna e Raggruppamento

Il modello viene fornito con Somma attivata sotto le colonne economiche, quindi la riga in fondo alla tabella è la posizione del portafoglio. Budget Approvato è il tuo CapEx totale autorizzato. Impegnato è quanto di esso è già stato promesso. Il divario tra i due è ciò che è ancora libero per essere impegnato in contratti. Speso (%) fa la media invece della somma, perché sommare percentuali non ha senso, e Salute del Budget non porta alcun calcolo perché è testo. Puoi cambiare il calcolo per colonna passando il mouse sopra quella riga in fondo.

Raggruppa la tabella per rispondere alle domande sul portafoglio.

• Raggruppa per Fonte di Finanziamento per vedere quanto dell’anno dipende da una sovvenzione o un’obbligazione non ancora chiusa. Ogni gruppo ha i propri totali
• Raggruppa per Tipo di Bene per la composizione tra edifici, attrezzature e sistemi
• I progetti in pipeline non hanno Budget Approvato finché non superano la tappa, quindi i totali contano solo il denaro autorizzato

Gestire il Ciclo di Vita come Stati

Nel piano Free Subscription, puoi avere fino a 5 stati in ogni progetto, e questo modello ne usa 10. Aggiorna il tuo piano di abbonamento per mantenerli tutti e dieci, oppure unisci le tappe in Business Case, Approvato, Esecuzione, Chiuso e Annullato dopo la duplicazione. Maggiori informazioni sono disponibili nella nostra pagina dei prezzi.

Dieci stati gestiscono il portafoglio, e otto di essi sono tappe in sequenza.

Due uscite laterali si trovano fuori dalla sequenza. In Attesa è per un progetto che aspetta qualcosa al di fuori di esso, come l’acquisto di terreno di esempio in attesa di una previsione di crescita. Annullato è per uno che non procederà.

Apri il progetto nella Vista bacheca e riordina le colonne per Stato. Il portafoglio si legge come una pipeline da sinistra a destra, e una colonna che si riempie senza svuotarsi è la tappa dove i progetti si bloccano.

Le subattività di fase usano gli stessi stati, seguendo una regola. Una fase completata è Chiuso, la fase corrente porta lo stesso stato del suo progetto padre, e le fasi future restano Non iniziato. Lo stato di un progetto e la sua fase aperta risultano quindi sempre coerenti, e la fase porta le date.

Nota: Chiuso e Annullato si trovano entrambi al 100 percento di avanzamento, quindi il filtro Attività attive li nasconde. La sezione Chiusi sembra vuota finché non passi al filtro Tutte le attività.

Etichettare la Giustificazione

Ogni richiesta di capitale ha un motivo, e il motivo è l’etichetta: Crescita, Sostituzione, Sicurezza e Conformità o Risparmio sui Costi. Un progetto può portarne due. La linea CNC è Crescita e Risparmio sui Costi. La sostituzione dell’HVAC è Sostituzione e Sicurezza e Conformità.

Tipo di Bene indica cosa si sta acquistando. L’etichetta indica il perché. Quando il capitale si riduce, Sicurezza e Conformità e Sostituzione vengono difesi in modo diverso rispetto a Crescita, e filtrare per etichetta è il modo per vedere cosa colpirebbe un taglio.

Una quinta etichetta, Richiede Approvazione del Consiglio, contrassegna tutto ciò che supera la soglia di approvazione del consiglio, così che non possa passare inosservato con la firma di un manager. Filtra per essa prima della riunione del consiglio e avrai la documentazione pronta.

Vedere il Calendario nella Vista Sequenza Temporale

La vista sequenza temporale è disponibile solo nei piani Professional, Premium, Enterprise. Maggiori informazioni sono disponibili nella nostra pagina dei prezzi.

Ogni progetto porta una data di inizio e una data di scadenza, e il portafoglio di esempio va da fine 2025 fino al 2027. Passa alla Vista sequenza temporale e imposta la scala su Anno per vedere l’intero portafoglio come barre, una per progetto.

Comprimi le fasi e ogni barra è un progetto. Espandine una e le fasi si accumulano sotto di essa, così una data di collaudo slittata oltre la data di scadenza del progetto padre appare come una barra che sporge. Colora le barre per stato e le tappe si leggono direttamente dal grafico. I progetti in pipeline hanno una data di scadenza ma non ancora una data di inizio, quindi la sequenza temporale tratteggia il periodo che precede la scadenza invece di disegnare una barra piena.

Mantenere i Numeri Onesti

Una tabella di portafoglio è affidabile esattamente quanto l’ultima volta che qualcuno vi ha digitato un numero. Tre abitudini la mantengono veritiera.

Poi tieni una revisione mensile del portafoglio ordinata per Salute del Budget. Prima le righe rosse: una richiesta di modifica è in corso, e chi ne è responsabile. Poi le righe gialle: qual è il prossimo ordine di modifica, e se farà sforare il progetto. Poi la pipeline: quali richieste sono ancora in attesa di una decisione, e quando è prevista.

Modifiche di Budget

Budget Approvato cambia solo tramite una richiesta formale di modifica del budget, mai digitando un numero più alto per far diventare verde una riga rossa. Il progetto HVAC mostra come funziona. Un ordine di modifica per rinforzare il cordolo del tetto ha spinto l’Impegnato 25.000 dollari oltre, così una subattività Urgente, Invia richiesta di modifica del budget (+25.000$), si trova nel progetto con un responsabile e una data di scadenza, e la descrizione registra la modifica e il fatto che la finanza non ha ancora dato l’approvazione. Finché non lo fa, la riga resta rossa. È proprio questo il punto. Il rosso è lo stato onesto, ed è ciò che avvia la conversazione.

Una volta approvata la richiesta, aumenta il Budget Approvato dell’importo sanzionato e la Salute del Budget si ricalcola. Mantieni la subattività della richiesta di modifica dopo la chiusura. È la testimonianza del perché il costo finale differisce dal business case, esattamente ciò da cui il prossimo business case deve imparare.

Adattarlo

• Pianifichi per anno fiscale? Rinomina le tre sezioni FY2026, FY2027 e FY2028. I campi e gli stati non se ne curano
• Pianifichi per sede o unità aziendale? Rinominale in base a quello invece
• La finanza traccia la previsione a completamento? Aggiungi un campo Denaro Previsione e punta la formula Salute del Budget su di esso invece che sull’Impegnato
• Riferisci a un consiglio? Filtra per Richiede Approvazione del Consiglio e ordina per Budget Approvato. Ecco la documentazione pronta

Leggi di più sul nostro blog su quando un insieme di progetti diventa un portafoglio, e cosa cambia quando ciò accade.

Avviare il Tuo Portafoglio

Tutto quello che vedi in questa pagina può essere costruito manualmente. Il modello è la stessa cosa già assemblata: tre sezioni, nove progetti di esempio con 59 subattività di fase, nove campi personalizzati incluse le tre formule, dieci stati, cinque etichette e il documento come-fare.

Duplica il progetto Gestione dei Progetti di Capitale nel tuo spazio di lavoro, poi modifica cinque cose:

1. Elimina i nove progetti di esempio e aggiungi i tuoi, un’attività radice per ogni progetto di capitale. Duplica prima un esempio e mantieni le sue subattività di fase come struttura per i tuoi.
2. Assegna a ogni progetto il codice usato dal tuo sistema di finanza, così la tabella si riconcilia con il registro contabile.
3. Compila Budget Approvato solo quando un progetto è finanziato, e imposta il suo stato su Approvato nello stesso momento.
4. Riassegna dai membri di esempio ai tuoi project manager, uno per progetto.
5. Imposta la soglia della Salute del Budget in base alla tolleranza del tuo portafoglio, poi lasciala invariata così i colori mantengono lo stesso significato mese dopo mese.

Indica al tuo team il documento Come usare questo modello. Mantiene le definizioni dei campi e la regola degli stati dentro il progetto, per chiunque non legga questa guida.

Se il business case di un progetto deve ancora essere scritto, il modello Project Charter se ne occupa. Per i rischi di una grande costruzione, abbina il portafoglio al modello Risk Register.

Domande Frequenti

Cos’è la gestione dei progetti di capitale?

La gestione dei progetti di capitale è la pianificazione, il finanziamento, l’esecuzione e la chiusura di progetti che creano o migliorano un bene durevole, come un edificio, una linea di produzione o un sistema IT. Il denaro viene autorizzato una sola volta, speso attraverso fornitori nell’arco di anni, e il bene viene capitalizzato alla fine, motivo per cui la spesa impegnata e la chiusura contano più che nei progetti ordinari.

Qual è la differenza tra impegnato e speso?

Impegnato è il valore degli ordini di acquisto e dei contratti firmati, pagati o meno. Speso sono le fatture liquidate. Impegnato dice la verità sul budget, perché un progetto che ha firmato contratti per un importo superiore a quello approvato è già oltre, anche se la spesa sembra ancora sotto controllo.

Quali sono le fasi di un progetto di capitale?

Business case, approvazione del finanziamento, progettazione, approvvigionamento, esecuzione, collaudo e chiusura, in quest’ordine. Il modello Quire usa queste tappe come stati, con In Attesa e Annullato come uscite laterali, così il portafoglio si legge come una pipeline nella Vista bacheca.

Come gestisco un portafoglio di progetti di capitale?

Metti ogni progetto in un’unica tabella con gli stessi campi su ogni riga: un codice progetto, il tipo di bene, la fonte di finanziamento, e le cifre di approvato, impegnato e speso. Suddividilo in sezioni attivi, pipeline e chiusi, poi rivedilo mensilmente ordinando per salute del budget.

Come tengo traccia di un budget di capitale in Quire?

Aggiungi campi Denaro per Budget Approvato, Impegnato e Speso a Oggi, poi campi Formula per Budget Residuo, Speso (%) e Salute del Budget. La Vista tabella mette tutti e sei accanto a ogni progetto, e le formule si ricalcolano man mano che digiti le cifre impegnate e spese.

Cosa significa oltre impegnato in un progetto di capitale?

Contratti e ordini di acquisto firmati superano il budget approvato. È un’affermazione più forte rispetto a superare il budget in termini di spesa, perché un contratto deve essere pagato o rinegoziato. La formula Salute del Budget del modello diventa rossa nel momento in cui l’Impegnato supera il Budget Approvato.

Come gestisco una modifica di budget in un progetto di capitale?

Solleva una richiesta formale di modifica del budget come subattività urgente con un responsabile e una data di scadenza, annota la modifica nella descrizione del progetto, e lascia la riga rossa finché lo sponsor non dà l’approvazione. Solo allora aumenta il Budget Approvato. Mantieni la subattività in seguito come testimonianza del perché il costo finale differisce dal business case.

Con quale frequenza va rivisto un portafoglio di progetti di capitale?

Aggiorna l’Impegnato il giorno stesso in cui viene firmato un contratto e lo Speso a Oggi alla chiusura di fine mese, poi rivedi l’intero portafoglio mensilmente, ordinato per Salute del Budget con le righe rosse per prime. Rivedi la pipeline rispetto al piano fiscale ogni trimestre.

Esiste un modello già pronto per la gestione dei progetti di capitale in Quire?

Sì. Visita il progetto Gestione dei Progetti di Capitale e duplicalo nel tuo spazio di lavoro per ottenere le tre sezioni, nove progetti di esempio con subattività di fase, nove campi personalizzati incluse tre formule, dieci stati e cinque etichette senza doverli costruire da solo.