Modèle de gestion de projets d’investissement Permalink

Utilisez ce modèle pour gérer un portefeuille de projets d’investissement dans Quire : chaque bâtiment, machine, système ou terrain que l’entreprise achète ou construit, avec le budget approuvé, l’engagé et le dépensé côte à côte. Le projet s’ouvre en affichage Tableau, où chaque ligne est un projet d’investissement et où une formule signale ceux déjà en dépassement.

Vous pouvez consulter le projet Capital Project Management et le dupliquer dans votre espace de travail, afin de ne pas avoir à tout construire à partir de zéro.

Vous pouvez également explorer d’autres modèles prêts à l’emploi pour accélérer votre flux de travail.

Comprendre les projets d’investissement

Un projet d’investissement achète ou construit un actif qui restera au bilan pendant des années : une extension d’entrepôt, une ligne d’usinage, un système ERP, une parcelle de terrain. Trois conséquences en découlent. L’argent est autorisé en une seule fois, globalement, par une personne haut placée. Il est dépensé sur une à trois années via des fournisseurs et des prestataires. Et la question qui compte est rarement combien vous avez payé, mais combien vous avez promis.

Approuvé, engagé et dépensé

Trois montants décrivent l’état financier d’un projet d’investissement, et ils évoluent à des vitesses différentes.

Engagé est le nombre à surveiller. Un projet ayant signé des contrats pour un montant supérieur à son budget est déjà en dépassement, même si les factures ne sont pas encore arrivées. Dépensé à ce jour accuse un retard de plusieurs semaines ou mois sur la réalité, ce qui explique pourquoi un portefeuille géré uniquement sur le dépensé ne découvre un dépassement qu’au moment où plus rien ne peut y être fait.

Portefeuille, pas projet

Un projet d’investissement est un plan de projet. Dix d’entre eux forment un portefeuille, et les questions changent : quelle part de l’autorisation de cette année est déjà réservée, quels projets sont en difficulté, et lesquelles des demandes de l’année prochaine attendent encore le conseil. Ce sont des questions de tableau, c’est pourquoi le modèle est construit comme un seul tableau.

Organiser le portefeuille

Chaque tâche racine est un projet d’investissement. Ses sous-tâches sont les phases du cycle de vie, du dossier d’opportunité à la clôture. Trois sections répartissent le portefeuille par période.

L’exemple représente un fabricant de taille moyenne. Une extension d’entrepôt, un remplacement de CVC, une ligne d’usinage CNC, une migration ERP et une mise à niveau de protection incendie sont en cours. Un parc solaire, une électrification de flotte et un achat de terrain attendent dans le pipeline. Une réfection de parking est clôturée.

Les phases en sous-tâches

Chaque projet reprend la même trame de phases en sous-tâches : dossier d’opportunité, approbation du financement, conception, achats, exécution, mise en service et clôture. Les intitulés s’adaptent à l’actif. La phase d’exécution de la migration ERP est Développement, configuration et migration des données, le projet de protection incendie effectue sa mise en service avec une inspection de l’assureur, et le parc solaire nécessite le dépôt d’une demande de subvention avant tout achat.

La clôture est la phase que les équipes négligent et celle à laquelle la Finance tient le plus. C’est le moment où l’actif est capitalisé, passant d’une construction en cours à un actif amortissable, et où sont consignés les enseignements qui amélioreraient le prochain dossier d’opportunité.

La description du projet

La description de chaque projet contient le périmètre en une ligne, puis le dossier d’opportunité et le sponsor. L’extension d’entrepôt indique : le stockage de débordement coûte 18 000 $ par mois, retour sur investissement en moins de quatre ans, sponsor VP Opérations. Lorsque ce même projet fait l’objet d’une demande de modification un an plus tard, c’est ce paragraphe qui est relu.

Astuce : placez également les avenants dans la description, comme le fait le projet CVC. Une note d’une ligne indiquant ce qui a changé, de combien, et si la Finance a donné son accord évite au prochain lecteur de devoir tout reconstituer à partir des commentaires.

Suivre l’argent en affichage Tableau

L’affichage Tableau n’est disponible que dans les formules Professional, Premium, Enterprise. Plus d’informations sur notre page tarifs.

Neuf champs personnalisés portent le portefeuille, et l’affichage Tableau les place à côté de chaque projet.

Vous saisissez trois des montants. Les trois autres sont des formules et se recalculent automatiquement. Modifiez une valeur directement dans le tableau dès qu’un bon de commande est signé, et la ligne se met à jour avant même que vous n’ayez quitté la cellule.

La formule de santé du budget

Santé du budget est la colonne selon laquelle vous triez, et elle tient en une ligne.

{Committed} > {Approved Budget} ? "🔴 Over-committed" : ({Committed} > {Approved Budget} * 0.9 ? "🟡 Watch" : "🟢 On track")

En dessous de 90 % engagé, c’est vert. Entre 90 et 100, c’est À surveiller, la tranche où le prochain avenant fait basculer le projet. Au-delà de 100, c’est En dépassement.

Le remplacement CVC illustre pourquoi la formule s’appuie sur l’engagé plutôt que sur le dépensé. Approuvé à 680 000 $, il a dépensé 410 000 $, ce qui se lit comme 60 % d’avancement et confortable. Mais les contrats signés totalisent 705 000 $, soit un dépassement de 25 000 $ avant même l’arrivée de la plupart des factures, et la ligne est rouge.

Remarque : le seuil de 90 % est une convention, pas une règle. Resserrez-le à 0,95 pour un portefeuille de petits projets prévisibles. Assouplissez-le pour la construction, où les avenants sont courants. Modifiez le 0.9 dans la formule et chaque ligne est renotée.

Totaux de colonnes et regroupement

Le modèle est livré avec Somme activée sous les colonnes monétaires, de sorte que la ligne du bas du tableau reflète la position du portefeuille. Budget approuvé est votre CapEx total autorisé. Engagé indique quelle part en est déjà réservée. L’écart entre les deux est ce qui reste libre à contracter. Dépensé (%) effectue une moyenne à la place, car additionner des pourcentages n’a pas de sens, et Santé du budget ne porte aucun calcul car c’est du texte. Vous pouvez modifier le calcul par colonne en survolant cette ligne du bas.

Regroupez le tableau pour poser les questions de portefeuille.

• Regroupez par Source de financement pour voir quelle part de l’année repose sur une subvention ou une obligation qui n’a pas encore été clôturée. Chaque groupe obtient ses propres totaux
• Regroupez par Type d’actif pour la répartition entre bâtiments, équipements et systèmes
• Les projets du pipeline ne portent aucun budget approuvé tant qu’ils n’ont pas franchi ce jalon, si bien que les totaux ne comptabilisent jamais que l’argent autorisé

Piloter le cycle de vie en statuts

Dans la formule Free, vous pouvez avoir jusqu’à 5 statuts par projet, et ce modèle en utilise 10. Mettez à niveau votre formule d’abonnement pour conserver les dix, ou fusionnez les jalons en Dossier d’opportunité, Approuvé, Exécution, Clôturé et Annulé après duplication. Plus d’informations sur notre page tarifs.

Dix statuts pilotent le portefeuille, dont huit sont des jalons ordonnés.

Deux sorties latérales se situent en dehors de la séquence. En attente concerne un projet qui attend quelque chose d’extérieur, comme l’achat de terrain de l’exemple qui attend une prévision de croissance. Annulé concerne un projet qui ne se poursuivra pas.

Ouvrez le projet en affichage Tableau Kanban et réorganisez les colonnes par Statut. Le portefeuille se lit comme un pipeline de gauche à droite, et une colonne qui se remplit sans se vider est le jalon où les projets stagnent.

Les sous-tâches de phase utilisent les mêmes statuts, selon une seule règle. Une phase terminée est Clôturé, la phase en cours porte le même statut que son parent, et les phases futures restent Non démarré. Le statut d’un projet et sa phase en cours concordent alors toujours, et la phase porte les dates.

Remarque : Clôturé et Annulé sont tous deux à 100 % d’avancement, si bien que le filtre Tâches actives les masque. La section Clôturé paraît vide tant que vous ne basculez pas le filtre sur Toutes les tâches.

Étiqueter la justification

Chaque demande d’investissement a une raison, et la raison est l’étiquette : Croissance, Remplacement, Sécurité & Conformité ou Réduction des coûts. Un projet peut en porter deux. La ligne CNC est Croissance et Réduction des coûts. Le remplacement CVC est Remplacement et Sécurité & Conformité.

Type d’actif indique ce que vous achetez. L’étiquette indique pourquoi. Lorsque le capital se resserre, Sécurité & Conformité et Remplacement se défendent différemment de Croissance, et filtrer par étiquette permet de voir ce qu’une coupe affecterait.

Une cinquième étiquette, Nécessite l’approbation du conseil, signale tout ce qui dépasse le seuil d’approbation du conseil afin que rien ne puisse passer sous la seule signature d’un manager. Filtrez par cette étiquette avant la réunion du conseil et vous avez le dossier prêt.

Voir le calendrier en affichage Chronologie

L’affichage Chronologie n’est disponible que dans les formules Professional, Premium, Enterprise. Plus d’informations sur notre page tarifs.

Chaque projet porte une date de début et une date d’échéance, et le portefeuille d’exemple s’étend de fin 2025 à 2027. Passez en affichage Chronologie et réglez l’échelle sur Année pour voir tout le portefeuille sous forme de barres, une par projet.

Réduisez les phases et chaque barre devient un projet. Développez-en une et les phases s’empilent en dessous, de sorte qu’une date de mise en service décalée au-delà de la date d’échéance du parent apparaît comme une barre qui dépasse. Colorez les barres par statut et les jalons se lisent directement sur le graphique. Les projets du pipeline ont une date d’échéance mais pas encore de date de début, si bien que la chronologie hachure la période menant à leur échéance au lieu de tracer une barre pleine.

Garder les chiffres exacts

Un tableau de portefeuille vaut exactement ce que valait la dernière fois où quelqu’un y a saisi un chiffre. Trois habitudes le maintiennent exact.

Tenez ensuite une revue de portefeuille mensuelle triée par santé du budget. Les lignes rouges d’abord : une demande de modification est-elle en cours, et qui en est responsable. Les lignes jaunes ensuite : quel est le prochain avenant, et fera-t-il basculer le projet. Puis le pipeline : quelles demandes attendent encore une décision, et pour quand.

Modifications budgétaires

Budget approuvé ne change que via une demande formelle de modification budgétaire, jamais en saisissant un chiffre plus élevé pour faire passer une ligne rouge au vert. Le projet CVC en illustre le principe. Un avenant pour renforcer l’acrotère de toiture a fait dépasser l’engagé de 25 000 $, si bien qu’une sous-tâche Urgent, Soumettre une demande de modification budgétaire (+25 k$), figure dans le projet avec un propriétaire et une date d’échéance, et la description consigne la modification et le fait que la Finance n’a pas encore donné son accord. Tant que ce n’est pas fait, la ligne reste rouge. C’est là tout l’intérêt. Le rouge est l’état honnête, et c’est ce qui déclenche la conversation.

Une fois la demande approuvée, relevez le budget approuvé du montant sanctionné et Santé du budget se recalcule. Conservez la sous-tâche de demande de modification après la clôture. C’est la trace qui explique pourquoi le coût final diffère du dossier d’opportunité, ce dont le prochain dossier a besoin pour en tirer les leçons.

L’adapter

• Planifier par année fiscale ? Renommez les trois sections FY2026, FY2027 et FY2028. Les champs et les statuts n’en tiennent pas compte
• Planifier par site ou par unité d’affaires ? Renommez-les en conséquence
• La Finance suit une prévision à l’achèvement ? Ajoutez un champ monétaire Prévision et faites pointer la formule de santé du budget dessus plutôt que sur l’engagé
• Reporting à un conseil ? Filtrez par Nécessite l’approbation du conseil et triez par budget approuvé. Voilà le dossier

Lisez-en davantage sur notre blog sur le moment où un ensemble de projets devient un portefeuille, et ce qui change alors.

Démarrer votre portefeuille

Tout ce qui figure sur cette page peut être construit à la main. Le modèle est la même chose déjà assemblée : trois sections, neuf projets d’exemple avec 59 sous-tâches de phases, neuf champs personnalisés incluant les trois formules, dix statuts, cinq étiquettes et le document explicatif.

Dupliquez le projet Capital Project Management dans votre espace de travail, puis modifiez cinq éléments :

1. Supprimez les neuf projets d’exemple et ajoutez les vôtres, une tâche racine par projet d’investissement. Dupliquez d’abord un exemple et conservez ses sous-tâches de phases comme trame pour les vôtres.
2. Attribuez à chaque projet le code utilisé par votre système financier, afin que le tableau se réconcilie avec le grand livre.
3. Ne renseignez Budget approuvé que lorsqu’un projet est financé, et fixez son statut sur Approuvé au même moment.
4. Réattribuez les membres de l’exemple à vos propres chefs de projet, un par projet.
5. Réglez le seuil de santé du budget sur la tolérance de votre portefeuille, puis n’y touchez plus afin que les couleurs conservent le même sens d’un mois sur l’autre.

Orientez votre équipe vers le document Comment utiliser ce modèle. Il conserve les définitions des champs et la règle de statut à l’intérieur du projet, pour quiconque ne lit pas ce guide.

Si le dossier d’opportunité d’un projet doit encore être rédigé, le modèle de charte de projet s’en charge. Pour les risques d’une construction de grande ampleur, associez le portefeuille au modèle de registre des risques.

Questions fréquentes

Qu’est-ce que la gestion de projets d’investissement ?

La gestion de projets d’investissement recouvre la planification, le financement, l’exécution et la clôture de projets qui créent ou améliorent un actif durable, comme un bâtiment, une chaîne de production ou un système informatique. L’argent est autorisé en une seule fois, dépensé via des fournisseurs sur plusieurs années, et l’actif est capitalisé à la fin, ce qui explique pourquoi le dépensé engagé et la clôture comptent davantage que dans des projets ordinaires.

Quelle est la différence entre engagé et dépensé ?

L’engagé est la valeur des bons de commande et des contrats signés, payés ou non. Le dépensé correspond aux factures réglées. L’engagé dit la vérité sur le budget, car un projet ayant signé des contrats pour un montant supérieur à celui approuvé est déjà en dépassement, même si le dépensé semble encore confortable.

Quelles sont les étapes d’un projet d’investissement ?

Dossier d’opportunité, approbation du financement, conception, achats, exécution, mise en service et clôture, dans cet ordre. Le modèle Quire utilise ces jalons comme statuts, avec En attente et Annulé comme sorties latérales, de sorte que le portefeuille se lit comme un pipeline en affichage Tableau Kanban.

Comment gérer un portefeuille de projets d’investissement ?

Placez chaque projet dans un seul tableau avec les mêmes champs sur chaque ligne : un code projet, un type d’actif, une source de financement, ainsi que les montants approuvé, engagé et dépensé. Répartissez-le en sections actif, pipeline et clôturé, puis révisez-le chaque mois en triant par santé du budget.

Comment suivre un budget d’investissement dans Quire ?

Ajoutez des champs Monnaie pour Budget approuvé, Engagé et Dépensé à ce jour, puis des champs Formule pour le budget restant, Dépensé (%) et la santé du budget. L’affichage Tableau place les six côte à côte pour chaque projet, et les formules se recalculent à mesure que vous saisissez les montants engagés et dépensés.

Que signifie être en dépassement sur un projet d’investissement ?

Les contrats et bons de commande signés dépassent le budget approuvé. C’est une situation plus grave qu’un dépassement sur le dépensé, car un contrat doit être payé ou renégocié. La formule de santé du budget du modèle passe au rouge dès que l’engagé dépasse le budget approuvé.

Comment gérer une modification budgétaire sur un projet d’investissement ?

Soumettez une demande formelle de modification budgétaire sous forme de sous-tâche urgente avec un propriétaire et une date d’échéance, notez la modification dans la description du projet, et laissez la ligne en rouge jusqu’à l’accord du sponsor. Ce n’est qu’alors qu’il faut relever le budget approuvé. Conservez ensuite la sous-tâche comme trace expliquant pourquoi le coût final diffère du dossier d’opportunité.

À quelle fréquence un portefeuille de projets d’investissement doit-il être révisé ?

Mettez à jour l’engagé le jour de la signature d’un contrat et le dépensé à ce jour à la clôture de fin de mois, puis révisez l’ensemble du portefeuille chaque mois, trié par santé du budget avec les lignes rouges en premier. Réexaminez le pipeline par rapport au plan fiscal chaque trimestre.

Existe-t-il un modèle prêt à l’emploi de gestion de projets d’investissement dans Quire ?

Oui. Consultez le projet Capital Project Management et dupliquez-le dans votre espace de travail pour obtenir les trois sections, neuf projets d’exemple avec sous-tâches de phases, neuf champs personnalisés incluant trois formules, dix statuts et cinq étiquettes sans avoir à les construire vous-même.