资本项目管理模板 Permalink

使用这个模板在 Quire 中管理一组资本项目：公司正在购买或建造的每一栋建筑、每一台机器、每一套系统或每一块土地，将核准预算、已承诺与已支出金额并列呈现。项目会以表格查看模式开启，其中一行代表一个资本项目，公式会自动标示出已经超额承诺的项目。

你可以浏览资本项目管理项目，并将它拷贝到你的工作空间，这样就不必从零开始建立。

你也可以浏览更多现成可用的模板，加快你的工作流程。

了解资本项目

资本项目是在购买或建造一项会在资产负债表上留存多年的资产：一栋仓库扩建工程、一条加工生产线、一套 ERP 系统、一块土地。由此延伸出三个重点。资金通常是由高层一次性整笔核准。支出会在一到三年间透过供应商与承包商陆续发生。而真正重要的问题往往不是你已经支付了多少，而是你已经承诺了多少。

核准、已承诺与已支出

三个数字描述了资本项目的财务状态，而且它们变化的速度各不相同。

已承诺是需要密切关注的数字。一个签约金额已超过预算的项目其实已经超支，即使发票尚未寄达也是如此。已支出金额往往落后实际状况数周甚至数月，这也是为什么只依据支出来运营的组合，往往要到已经无力挽回时才察觉超支。

组合，而非单一项目

单一资本项目是一份项目计划。十个资本项目合起来就是一个组合，而这时要问的问题也随之改变：今年核准的额度已经被分配出去多少、哪些项目出现问题，以及明年的哪些请求仍在等待董事会决议。这些都是表格式的问题，因此这个模板以单一表格的形式来建构。

规划项目组合的架构

每个主任务代表一个资本项目，其子任务则是从立项论证到结案的生命周期各阶段。三个区段依时间将整个组合拆分开来。

范例情境是一家中型制造商。目前进行中的有仓库扩建、HVAC 更换、CNC 加工生产线、ERP 迁移与消防灭火系统升级。太阳能阵列、车队电动化与购地案正在储备阶段等候。停车场重新铺面工程已经结案。

以子任务呈现各阶段

每个项目都带有相同的阶段主轴作为子任务：立项论证、筹资核准、设计、采购、执行、试运行与结案。名称会依资产类型调整。ERP 迁移的执行阶段是建置、配置与数据迁移，消防灭火系统项目的试运行阶段包含保险公司检查，而太阳能阵列则需要先提交补助申请才能进行采购。

结案是团队最容易跳过、却是财务部门最在意的阶段。这个阶段会将资产资本化，从「在建工程」转为逐渐折旧的资产，也是能改善下一份立项论证的经验教训被记录下来的阶段。

项目描述

每个项目的描述一开始用一行说明范围，接着记录立项论证与赞助者。仓库扩建项目的描述是这样写的：外部仓储每月花费 18,000 美元，不到四年即可回本，赞助者为营运副总裁。当同一个项目一年后需要提出预算变更请求时，这段描述正是会被重新翻阅的内容。

提示： 也把变更单记录在描述中，就像 HVAC 项目那样。一句简短说明改变了什么、金额多少，以及财务是否已经签核，能让日后阅读的人不必从评论中重新拼凑来龙去脉。

在表格查看模式中追踪资金

表格查看模式仅限 Professional、Premium、Enterprise 订阅计划使用。详细信息请参见我们的价格页面。

九个自订字段承载了整个组合的数据，而表格查看模式会将它们并列显示在每个项目旁边。

你需要手动输入三个金额数字，其余三个则是公式字段，会自动重新计算。当采购单签署时，直接在表格中编辑数值，该行会在你离开该单元格之前就完成更新。

预算健康度公式

预算健康度是你会用来排序的栏位，它只有一行公式。

{Committed} > {Approved Budget} ? "🔴 Over-committed" : ({Committed} > {Approved Budget} * 0.9 ? "🟡 Watch" : "🟢 On track")

已承诺比例低于 90% 显示为绿色。介于 90% 到 100% 之间为注意，这正是下一张变更单可能让项目超支的区间。超过 100% 则为超额承诺。

HVAC 更换项目正好说明了为什么这个公式要依据「已承诺」而非「已支出」来判断。该项目核准预算为 680,000 美元，已支出 410,000 美元，看起来完成了 60%、进度相当宽松。但已签署的合约总额为 705,000 美元，因此在大多数发票尚未寄达之前，它就已经超支 25,000 美元，该行因此显示为红色。

注意： 90% 这个阈值只是惯例，并非硬性规定。对于规模较小、可预测性高的项目组合，可以把它调紧到 0.95。对于变更单属于常态的建筑工程项目，则可以放宽。只要修改公式中的 0.9，每一行就会重新计算评分。

栏位加总与分组

这个模板预设在金额栏位下方开启了总和功能，因此表格最底部那一行就是整个组合的财务状况。核准预算是你的总核准 CapEx 金额。已承诺代表其中已经被分配出去的金额。两者之间的差距就是仍可用于签约的余额。已支出（百分比）则改用平均值，因为把百分比加总没有意义，而预算健康度因为是文字内容，不会进行任何计算。你可以将鼠标悬停在最底部那一行，针对每一栏更改计算方式。

将表格分组可以用来回答组合层面的问题。

• 依资金来源分组，可以看出今年有多少额度依赖尚未到位的补助或债券。每个分组都会有各自的加总
• 依资产类型分组，可以看出建筑、设备与系统之间的比例
• 储备项目在通过该关卡之前不会有核准预算，因此加总数字只会计入已核准的金额

以状态运营生命周期

在 Free 订阅计划中，每个项目最多只能有 5 个状态，而这个模板使用了 10 个。拷贝后可升级订阅计划以保留全部十个状态，或将各关卡合并为立项论证、已核准、执行、已结案与已取消。详细信息请参见我们的价格页面。

十种状态运营着整个项目组合，其中八种是依序排列的关卡。

有两个侧出口位于这个流程之外。暂停中适用于正在等待外部因素的项目，例如范例中的购地案正在等待成长预测结果。已取消适用于不会继续进行的项目。

在看板检视中打开该项目，并依状态排列栏位。整个组合会从左到右呈现出如同管线般的流程，而一个只进不出、持续累积的栏位，正是项目卡关的关卡所在。

阶段子任务遵循同一套状态规则，只有一条原则：已完成的阶段为已结案，当前进行中的阶段与其主任务使用相同状态，而未来的阶段则维持未开始。这样一来，项目的状态与其正在进行的阶段永远一致，日期也由该阶段承载。

注意： 已结案与已取消这两种状态的进度都是 100%，因此进行中任务筛选器会将它们隐藏。已结案区段看起来会是空的，直到你将筛选器切换为所有任务为止。

为理由加上标签

每一笔资本请求都有其理由，而这个理由就是标签：成长、汰换、安全与法规合规或成本节省。一个项目可以同时挂两个标签。CNC 生产线属于成长与成本节省。HVAC 更换属于汰换与安全与法规合规。

资产类型说明你正在购买什么。标签则说明理由。当资本预算被压缩时，安全与法规合规、汰换类项目所受到的保护，与成长类项目并不相同，透过标签筛选就能看出削减预算会影响到哪些项目。

第五个标签需董事会核准，用来标示超过董事会核准门槛的任何项目，避免它透过经理签核就悄悄通过。在董事会开会前依此筛选，就能整理出会议所需的资料。

在时间线检视中查看排程

时间线检视仅限 Professional、Premium、Enterprise 订阅计划使用。详细信息请参见我们的价格页面。

每个项目都有开始日期与到期日期，范例组合的时间跨度从 2025 年末延续到 2027 年。切换到时间线检视，并将刻度设为年，即可以柱状图的形式查看整个组合，每个项目一条柱状图。

收合各阶段时，每条柱状图代表一个项目。展开后，各阶段会堆叠显示在下方，因此一个试运行日期若超出主任务的到期日期，就会以突出的柱状图呈现出来。依状态为柱状图上色，各关卡就能直接从图表上一目了然。储备项目虽有到期日期但尚无开始日期，因此时间线会以斜线图案呈现通往截止日期的准备期，而非绘制实心柱状图。

让数字保持真实

一张组合表格的准确度，取决于上一次有人在其中输入数字的时间。三个习惯能确保数据真实可靠。

接着进行每月一次、依预算健康度排序的组合检视。先看红色项目行：是否有预算变更请求正在处理中，由谁负责。再看黄色项目行：下一张变更单可能是什么，是否会让项目超支。最后看储备项目：哪些请求仍在等待决议，截止日期是什么时候。

预算变更

核准预算只能透过正式的预算变更请求变动，绝不能为了把红色项目行变成绿色而直接输入一个更大的数字。HVAC 项目正好呈现出这个流程。一张为补强屋顶女儿墙的变更单让已承诺金额超支 25,000 美元，因此一个紧急子任务「提交预算变更请求（+2.5 万美元）」被建立在该项目下，指定了负责人与到期日期，描述中也记录了这项变更以及财务尚未签核的事实。在财务签核之前，该行会持续显示为红色。这正是重点所在：红色才是诚实的状态，也是促成讨论的开端。

一旦请求获得核准，就依核准金额调高核准预算，预算健康度会自动重新计算。结案后仍保留这个预算变更请求子任务，它记录了最终成本为何与立项论证不同，而这正是下一份立项论证需要参考学习的地方。

调整应用方式

• 想依财年规划？ 把三个区段重新命名为 FY2026、FY2027 与 FY2028。字段与状态不受影响
• 想依据点或事业单位规划？ 改成对应的名称即可
• 财务部门追踪的是完工预估金额？ 新增一个预估金额字段，并让预算健康度公式改为参照这个字段，而非已承诺
• 需要向董事会报告？ 依需董事会核准筛选，再依核准预算排序，这就是会议所需的资料

想了解更多，欢迎阅读我们博客上关于一组项目何时会演变成一个组合，以及这带来了哪些改变的文章。

开始你的项目组合

这个页面上的所有内容都可以手动建立。而这个模板正是把这一切都已经组建好：三个区段、九个附有 59 个阶段子任务的范例项目、九个自订字段（包含三个公式）、十种状态、五个标签，以及使用说明文档。

将资本项目管理项目拷贝到你的工作空间，然后进行以下五项调整：

1. 删除九个范例项目，改为新增你自己的项目，每个资本项目对应一个主任务。可以先拷贝一个范例项目，并保留其阶段子任务作为你自己项目的主轴。
2. 为每个项目填入你财务系统使用的代码，让表格能与账簿对帐。
3. 只有在项目获得资金时才填入核准预算，并同时将其状态设为已核准。
4. 将成员从范例中重新指派为你自己的项目负责人，每个项目一位。
5. 将预算健康度的阈值设为符合你组合容忍度的数值，之后就保持不变，让颜色代表的意义每个月都一致。

让你的团队参考如何使用本模板文档。它把字段定义与状态规则保留在项目内，方便任何没有读过这份指南的人查阅。

如果某个项目的立项论证还需要先撰写，项目章程模板可以派上用场。若要处理大型建造工程的风险，可以搭配风险登记表模板一起使用。

常见问题

什么是资本项目管理？

资本项目管理是指规划、筹资、执行并结案能创造或改善长期资产的项目，例如一栋建筑、一条生产线或一套 IT 系统。资金是一次性核准，透过供应商在数年间陆续支出，资产最终会资本化作结，这也是为什么已承诺支出与结案阶段比一般项目更为重要。

「已承诺」与「已支出」有什么差别？

已承诺是已签署的采购单与合约的价值，无论是否已支付。已支出则是已经结清的发票金额。已承诺才能反映预算的真实状况，因为一个签约金额已超过核准预算的项目，即使支出看起来还很宽裕，实际上已经超支。

资本项目有哪些阶段？

依序为：立项论证、筹资核准、设计、采购、执行、试运行与结案。Quire 模板将这些关卡作为状态使用，并以暂停中与已取消作为侧出口，让整个组合在看板检视中呈现出如同管线般的流程。

如何管理一组资本项目组合？

把每个项目都放进同一张表格，让每一行使用相同的字段：项目代码、资产类型、资金来源，以及核准、已承诺与已支出的数字。将其拆分为进行中、储备与已结案区段，并依预算健康度每月检视一次。

如何在 Quire 中追踪资本预算？

新增核准预算、已承诺与已支出金额的金额字段，再新增剩余预算、已支出（百分比）与预算健康度的公式字段。表格查看模式会将这六项数字并列显示在每个项目旁，当你输入已承诺与已支出金额时，公式会自动重新计算。

在资本项目中，「超额承诺」是什么意思？

已签署的合约与采购单金额超过了核准预算。这比支出超支的说法更严重，因为合约必须付款或重新协商。模板的预算健康度公式会在已承诺金额超过核准预算的那一刻立即变红。

资本项目的预算变更该如何处理？

以紧急子任务的形式提出正式的预算变更请求，指定负责人与到期日期，在项目描述中记录这项变更，并让该行持续显示红色，直到赞助者签核为止。唯有此时才能调高核准预算。之后仍保留该子任务，作为最终成本为何与立项论证不同的纪录。

资本项目组合应该多久检视一次？

在合约签署当天更新已承诺金额，在月结时更新已支出金额，接着每月依预算健康度检视整个组合，红色项目行优先查看。每季对照财务计划重新检视储备项目。

Quire 中有现成的资本项目管理模板吗？

有的。浏览资本项目管理项目并将它拷贝到你的工作空间，即可直接获得三个区段、九个附有阶段子任务的范例项目、九个自订字段（包含三个公式）、十种状态与五个标签，无需自行从零建立。