Vorlage für das Kapitalprojektmanagement Permalink

Verwenden Sie diese Vorlage, um ein Portfolio von Kapitalprojekten in Quire zu steuern: jedes Gebäude, jede Maschine, jedes System oder Grundstück, das das Unternehmen kauft oder baut, mit genehmigtem Budget, gebundenem und ausgegebenem Betrag nebeneinander. Das Projekt öffnet sich in der Tabellenansicht, wobei eine Zeile einem Kapitalprojekt entspricht und eine Formel bereits übergebundene Zeilen markiert.

Sie können das Projekt Kapitalprojektmanagement besuchen und es in Ihren Arbeitsbereich duplizieren, sodass Sie nicht alles von Grund auf neu aufbauen müssen.

Sie können auch weitere einsatzbereite Vorlagen entdecken, um Ihren Arbeitsablauf zu beschleunigen.

Kapitalprojekte verstehen

Ein Kapitalprojekt kauft oder baut einen Vermögenswert, der jahrelang in der Bilanz stehen wird: eine Lagererweiterung, eine Bearbeitungslinie, ein ERP-System, ein Grundstück. Daraus folgen drei Dinge. Das Geld wird einmalig, als Gesamtbetrag, von jemandem in gehobener Position bewilligt. Es wird über ein bis drei Jahre über Lieferanten und Auftragnehmer ausgegeben. Und die entscheidende Frage ist selten, wie viel bereits bezahlt wurde, sondern wie viel zugesagt wurde.

Genehmigt, gebunden und ausgegeben

Drei Zahlen beschreiben den finanziellen Status eines Kapitalprojekts, und sie bewegen sich unterschiedlich schnell.

Gebunden ist die Zahl, die man beobachten sollte. Ein Projekt mit unterzeichneten Verträgen über mehr als sein Budget ist bereits über dem Limit, selbst wenn die Rechnungen noch nicht eingetroffen sind. Ausgegeben bis heute hinkt der Realität um Wochen oder Monate hinterher, weshalb ein Portfolio, das sich allein auf Ausgaben stützt, erst dann von einer Überschreitung erfährt, wenn nichts mehr dagegen unternommen werden kann.

Portfolio, nicht Projekt

Ein Kapitalprojekt ist ein Projektplan. Zehn davon sind ein Portfolio, und die Fragen ändern sich: Wie viel von der diesjährigen Bewilligung ist bereits verplant, welche Projekte stecken in Schwierigkeiten, und welche Anträge für nächstes Jahr warten noch auf das Board? Das sind Tabellenfragen, deshalb ist die Vorlage als eine einzige Tabelle aufgebaut.

Das Portfolio aufbauen

Jede Root-Aufgabe ist ein Kapitalprojekt. Ihre Unteraufgaben sind die Lebenszyklusphasen, vom Business Case bis zum Abschluss. Drei Abschnitte teilen das Portfolio zeitlich auf.

Das Beispiel ist ein mittelgroßer Hersteller. Eine Lagererweiterung, ein Austausch der Klimaanlage, eine CNC-Bearbeitungslinie, eine ERP-Migration und ein Upgrade der Brandbekämpfung sind in Arbeit. Eine Solaranlage, eine Flottenelektrifizierung und ein Grundstückskauf warten in der Pipeline. Eine Parkplatzsanierung ist abgeschlossen.

Phasen als Unteraufgaben

Jedes Projekt trägt dasselbe Grundgerüst an Phasen als Unteraufgaben: Business Case, Finanzierungsfreigabe, Design, Beschaffung, Durchführung, Inbetriebnahme und Abschluss. Die Namen passen sich dem Vermögenswert an. Die Durchführungsphase der ERP-Migration heißt Build, Konfiguration & Datenmigration, das Brandbekämpfungsprojekt wird mit einer Versicherungsinspektion in Betrieb genommen, und die Solaranlage braucht einen Zuschussantrag, bevor überhaupt etwas gekauft wird.

Der Abschluss ist die Phase, die Teams gerne überspringen, und diejenige, die dem Finanzwesen am wichtigsten ist. Hier wird der Vermögenswert aktiviert – vom laufenden Bau zu einem abschreibungsfähigen Vermögenswert –, und hier werden die Erkenntnisse festgehalten, die den nächsten Business Case verbessern würden.

Die Projektbeschreibung

Die Beschreibung jedes Projekts enthält den Umfang in einer Zeile, dann den Business Case und den Sponsor. Bei der Lagererweiterung steht dort: Überkapazitätslagerung kostet 18.000 $ pro Monat, Amortisation in unter vier Jahren, Sponsor VP Operations. Wenn dasselbe Projekt ein Jahr später wegen eines Änderungsantrags wieder aufkommt, ist das der Absatz, der erneut gelesen wird.

Tipp: Notieren Sie Nachtragsaufträge ebenfalls in der Beschreibung, wie es beim Klimaanlagenprojekt geschieht. Eine einzeilige Notiz darüber, was sich geändert hat, um wie viel und ob das Finanzwesen zugestimmt hat, erspart der nächsten Person, alles aus Kommentaren zu rekonstruieren.

Das Geld in der Tabellenansicht verfolgen

Die Tabellenansicht ist nur in den Plänen Professional, Premium und Enterprise verfügbar. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Preisseite.

Neun benutzerdefinierte Felder tragen das Portfolio, und die Tabellenansicht stellt sie neben jedes Projekt.

Drei der Geldbeträge tragen Sie selbst ein. Die anderen drei sind Formeln und berechnen sich von selbst neu. Bearbeiten Sie einen Wert direkt in der Tabelle, sobald eine Bestellung unterzeichnet wird, und die Zeile aktualisiert sich, noch bevor Sie die Zelle verlassen haben.

Die Budget-Status-Formel

Budget-Status ist die Spalte, nach der Sie sortieren, und sie besteht aus einer Zeile.

{Committed} > {Approved Budget} ? "🔴 Over-committed" : ({Committed} > {Approved Budget} * 0.9 ? "🟡 Watch" : "🟢 On track")

Unter 90 Prozent gebunden ist grün. Zwischen 90 und 100 ist Beobachten – die Zone, in der der nächste Nachtragsauftrag das Projekt kippen kann. Über 100 ist Übergebunden.

Der Austausch der Klimaanlage zeigt, warum die Formel auf Gebunden statt auf Ausgegeben abstellt. Mit genehmigten 680.000 $ wurden 410.000 $ ausgegeben, was nach 60 Prozent Fortschritt und komfortabel aussieht. Doch die unterzeichneten Verträge summieren sich auf 705.000 $, sodass das Projekt bereits 25.000 $ über dem Budget liegt, bevor die meisten Rechnungen überhaupt eingetroffen sind – die Zeile ist rot.

Hinweis: Der Schwellenwert von 90 Prozent ist eine Konvention, keine feste Regel. Verschärfen Sie ihn auf 0,95 für ein Portfolio kleiner, gut vorhersehbarer Projekte. Lockern Sie ihn für Bauprojekte, bei denen Nachtragsaufträge üblich sind. Bearbeiten Sie die 0.9 in der Formel, und jede Zeile wird neu bewertet.

Spaltensummen und Gruppierung

Die Vorlage wird mit aktivierter Summe unter den Geld-Spalten geliefert, sodass die unterste Zeile der Tabelle die Portfolio-Position zeigt. Genehmigtes Budget ist Ihr insgesamt bewilligtes CapEx. Gebunden zeigt, wie viel davon bereits verplant ist. Die Lücke zwischen beiden ist das, was noch frei für Verträge ist. Ausgegeben (%) wird gemittelt statt summiert, weil das Summieren von Prozentsätzen keinen Sinn ergibt, und Budget-Status trägt keine Berechnung, da es sich um Text handelt. Sie können die Berechnung ändern, indem Sie pro Spalte über diese untere Zeile fahren.

Gruppieren Sie die Tabelle, um die Portfolio-Fragen zu beantworten.

• Gruppieren Sie nach Finanzierungsquelle, um zu sehen, wie viel des Jahresbudgets von einem noch nicht abgeschlossenen Zuschuss oder einer Anleihe abhängt. Jede Gruppe erhält eigene Summen
• Gruppieren Sie nach Vermögensart für den Mix aus Gebäuden, Ausrüstung und Systemen
• Pipeline-Projekte tragen kein genehmigtes Budget, bis sie das Gate passieren, sodass die Summen stets nur bewilligtes Geld zählen

Den Lebenszyklus als Status abbilden

Im Free Subscription-Plan können Sie bis zu 5 Status pro Projekt anlegen, und diese Vorlage verwendet 10. Aktualisieren Sie Ihren Subscription-Plan, um alle zehn zu behalten, oder fassen Sie die Gates nach dem Duplizieren zu Business Case, Genehmigt, Durchführung, Abgeschlossen und Storniert zusammen. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Preisseite.

Zehn Status steuern das Portfolio, und acht davon sind Gates in fester Reihenfolge.

Zwei seitliche Ausgänge liegen außerhalb der Sequenz. Pausiert gilt für ein Projekt, das auf etwas außerhalb von ihm wartet, wie der Beispiel-Grundstückskauf, der auf eine Wachstumsprognose wartet. Storniert gilt für eines, das nicht fortgesetzt wird.

Öffnen Sie das Projekt in der Board-Ansicht und ordnen Sie die Spalten nach Status. Das Portfolio liest sich von links nach rechts wie eine Pipeline, und eine Spalte, die sich füllt, ohne sich zu leeren, ist das Gate, an dem Projekte stecken bleiben.

Phasen-Unteraufgaben verwenden dieselben Status nach einer Regel. Eine abgeschlossene Phase ist Abgeschlossen, die aktuelle Phase trägt denselben Status wie ihr übergeordnetes Projekt, und künftige Phasen bleiben Nicht begonnen. So stimmen der Status eines Projekts und seine offene Phase stets überein, und die Phase trägt die Termine.

Hinweis: Abgeschlossen und Storniert liegen beide bei 100 Prozent Fortschritt, sodass der Filter Aktive Aufgaben sie ausblendet. Der Abschnitt „Abgeschlossen” wirkt leer, bis Sie den Filter auf Alle Aufgaben umstellen.

Die Begründung taggen

Jeder Kapitalantrag hat einen Grund, und der Grund ist der Tag: Wachstum, Ersatz, Sicherheit & Compliance oder Kosteneinsparung. Ein Projekt kann zwei tragen. Die CNC-Linie ist Wachstum und Kosteneinsparung. Der Austausch der Klimaanlage ist Ersatz und Sicherheit & Compliance.

Vermögensart sagt, was Sie kaufen. Der Tag sagt, warum. Wenn Kapital knapp wird, werden Sicherheit & Compliance und Ersatz anders verteidigt als Wachstum, und das Filtern nach Tag zeigt, was eine Kürzung treffen würde.

Ein fünfter Tag, Board-Freigabe erforderlich, markiert alles oberhalb des Genehmigungsschwellenwerts des Boards, damit es nicht durch die Unterschrift eines Managers durchrutschen kann. Filtern Sie danach, bevor das Board tagt, und Sie haben die Unterlagen beisammen.

Den Zeitplan in der Timeline-Ansicht sehen

Die Timeline-Ansicht ist nur in den Plänen Professional, Premium und Enterprise verfügbar. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Preisseite.

Jedes Projekt trägt ein Start- und ein Fälligkeitsdatum, und das Beispiel-Portfolio läuft von Ende 2025 bis 2027. Wechseln Sie zur Timeline-Ansicht und stellen Sie die Skala auf Jahr, um das gesamte Portfolio als Balken zu sehen, einen pro Projekt.

Klappen Sie die Phasen ein, und jeder Balken ist ein Projekt. Klappen Sie einen aus, stapeln sich die Phasen darunter, sodass ein Inbetriebnahmetermin, der über das Fälligkeitsdatum des übergeordneten Projekts hinausgerutscht ist, als überstehender Balken auffällt. Färben Sie die Balken nach Status, und die Gates lassen sich direkt aus dem Diagramm ablesen. Pipeline-Projekte haben ein Fälligkeitsdatum, aber noch kein Startdatum, daher schraffiert die Timeline den Vorlauf bis zur Frist, statt einen durchgehenden Balken zu zeichnen.

Die Zahlen ehrlich halten

Eine Portfolio-Tabelle ist genau so gut wie das letzte Mal, als jemand eine Zahl eingetragen hat. Drei Gewohnheiten halten sie wahrheitsgetreu.

Führen Sie dann eine monatliche Portfolio-Überprüfung durch, sortiert nach Budget-Status. Rote Zeilen zuerst: Ist ein Änderungsantrag unterwegs, und wer ist dafür verantwortlich? Gelbe Zeilen als Nächstes: Was ist der nächste Nachtragsauftrag, und kippt er das Projekt? Dann die Pipeline: Welche Anträge warten noch auf eine Entscheidung, und wann ist sie fällig?

Budgetänderungen

Genehmigtes Budget ändert sich nur durch einen formalen Budgetänderungsantrag, nie durch das Eintragen einer größeren Zahl, um eine rote Zeile grün zu machen. Das Klimaanlagenprojekt zeigt das Muster. Ein Nachtragsauftrag zur Verstärkung der Dachkante trieb Gebunden um 25.000 $ über das Budget, sodass eine dringende Unteraufgabe, Budgetänderungsantrag einreichen (+25.000 $), mit Verantwortlichem und Fälligkeitsdatum im Projekt liegt, und die Beschreibung hält die Änderung fest sowie den Umstand, dass das Finanzwesen noch nicht zugestimmt hat. Bis dahin bleibt die Zeile rot. Das ist der Punkt. Rot ist der ehrliche Zustand, und er ist es, der das Gespräch anstößt.

Sobald der Antrag genehmigt ist, erhöhen Sie das genehmigte Budget um den bewilligten Betrag, und der Budget-Status berechnet sich neu. Behalten Sie die Unteraufgabe des Änderungsantrags auch nach dem Abschluss. Sie ist die Dokumentation dafür, warum die Endkosten vom Business Case abweichen – genau das, was der nächste Business Case daraus lernen muss.

Anpassen

• Nach Geschäftsjahr planen? Benennen Sie die drei Abschnitte in GJ2026, GJ2027 und GJ2028 um. Die Felder und Status stört das nicht
• Nach Standort oder Geschäftsbereich planen? Benennen Sie sie stattdessen entsprechend um
• Finanzwesen verfolgt die Prognose bei Fertigstellung? Fügen Sie ein Geld-Feld Prognose hinzu und lassen Sie die Budget-Status-Formel darauf statt auf Gebunden verweisen
• Berichterstattung an ein Board? Filtern Sie nach Board-Freigabe erforderlich und sortieren Sie nach genehmigtem Budget. Das sind die Unterlagen

Lesen Sie mehr in unserem Blog darüber, wann eine Reihe von Projekten zu einem Portfolio wird und was sich dabei ändert.

Starten Sie Ihr Portfolio

Alles auf dieser Seite lässt sich von Hand aufbauen. Die Vorlage ist dasselbe, bereits fertig zusammengestellt: drei Abschnitte, neun Beispielprojekte mit 59 Phasen-Unteraufgaben, neun benutzerdefinierte Felder einschließlich der drei Formeln, zehn Status, fünf Tags und das How-to-Dokument.

Duplizieren Sie das Projekt Kapitalprojektmanagement in Ihren Arbeitsbereich und ändern Sie dann fünf Dinge:

1. Löschen Sie die neun Beispielprojekte und fügen Sie Ihre eigenen hinzu, eine Root-Aufgabe pro Kapitalprojekt. Duplizieren Sie zuerst ein Beispiel und behalten Sie dessen Phasen-Unteraufgaben als Grundgerüst für Ihres.
2. Geben Sie jedem Projekt den Code, den Ihr Finanzsystem verwendet, damit die Tabelle mit dem Hauptbuch übereinstimmt.
3. Tragen Sie Genehmigtes Budget erst ein, wenn ein Projekt finanziert ist, und setzen Sie gleichzeitig seinen Status auf Genehmigt.
4. Weisen Sie die Beispiel-Mitglieder Ihren eigenen Projektleitern zu, eine Person pro Projekt.
5. Setzen Sie den Budget-Status-Schwellenwert auf die Toleranz Ihres Portfolios und lassen Sie ihn dann unangetastet, damit die Farben von Monat zu Monat dasselbe bedeuten.

Verweisen Sie Ihr Team auf das Dokument So verwenden Sie diese Vorlage. Es hält die Felddefinitionen und die Statusregel innerhalb des Projekts fest, für alle, die diesen Guide nicht lesen.

Muss der Business Case für ein Projekt erst noch geschrieben werden, deckt das die Vorlage Projektcharter ab. Für die Risiken bei einem großen Bauvorhaben kombinieren Sie das Portfolio mit der Vorlage Risikoregister.

Häufig gestellte Fragen

Was ist Kapitalprojektmanagement?

Kapitalprojektmanagement umfasst die Planung, Finanzierung, Durchführung und den Abschluss von Projekten, die einen langlebigen Vermögenswert schaffen oder verbessern, etwa ein Gebäude, eine Produktionslinie oder ein IT-System. Das Geld wird einmalig bewilligt, über Jahre über Lieferanten ausgegeben, und der Vermögenswert wird am Ende aktiviert – deshalb spielen gebundene Ausgaben und der Abschluss eine größere Rolle als bei gewöhnlichen Projekten.

Was ist der Unterschied zwischen gebunden und ausgegeben?

Gebunden ist der Wert unterzeichneter Bestellungen und Verträge, bezahlt oder nicht. Ausgegeben sind die bereits beglichenen Rechnungen. Gebunden verrät die Wahrheit über das Budget, denn ein Projekt mit unterzeichneten Verträgen über mehr als das Genehmigte ist bereits über dem Budget, selbst wenn die Ausgaben noch komfortabel aussehen.

Welche Phasen durchläuft ein Kapitalprojekt?

Business Case, Finanzierungsfreigabe, Design, Beschaffung, Durchführung, Inbetriebnahme und Abschluss, in dieser Reihenfolge. Die Quire-Vorlage nutzt diese Gates als Status, mit Pausiert und Storniert als seitlichen Ausgängen, sodass das Portfolio in der Board-Ansicht wie eine Pipeline wirkt.

Wie verwalte ich ein Portfolio von Kapitalprojekten?

Erfassen Sie jedes Projekt in einer Tabelle mit denselben Feldern in jeder Zeile: ein Projektcode, Vermögensart, Finanzierungsquelle sowie genehmigte, gebundene und ausgegebene Beträge. Teilen Sie es in aktive, Pipeline- und abgeschlossene Abschnitte auf und überprüfen Sie es dann monatlich, sortiert nach Budget-Status.

Wie verfolge ich ein Kapitalbudget in Quire?

Fügen Sie Geld-Felder für Genehmigtes Budget, Gebunden und Ausgegeben bis heute hinzu, dann Formel-Felder für verbleibendes Budget, Ausgegeben (%) und Budget-Status. Die Tabellenansicht stellt alle sechs neben jedes Projekt, und die Formeln berechnen sich neu, sobald Sie die gebundenen und ausgegebenen Beträge eintragen.

Was bedeutet übergebunden bei einem Kapitalprojekt?

Unterzeichnete Verträge und Bestellungen übersteigen das genehmigte Budget. Das ist eine schwerwiegendere Aussage als eine Budgetüberschreitung bei den Ausgaben, denn ein Vertrag muss bezahlt oder neu verhandelt werden. Die Budget-Status-Formel der Vorlage schlägt in dem Moment auf Rot um, in dem Gebunden das genehmigte Budget übersteigt.

Wie gehe ich mit einer Budgetänderung bei einem Kapitalprojekt um?

Stellen Sie einen formalen Budgetänderungsantrag als dringende Unteraufgabe mit Verantwortlichem und Fälligkeitsdatum, vermerken Sie die Änderung in der Projektbeschreibung und lassen Sie die Zeile rot, bis der Sponsor zustimmt. Erst dann erhöhen Sie das genehmigte Budget. Behalten Sie die Unteraufgabe danach als Dokumentation, warum die Endkosten vom Business Case abweichen.

Wie oft sollte ein Portfolio von Kapitalprojekten überprüft werden?

Aktualisieren Sie Gebunden an dem Tag, an dem ein Vertrag unterzeichnet wird, und Ausgegeben bis heute beim Monatsabschluss, überprüfen Sie dann das gesamte Portfolio monatlich, sortiert nach Budget-Status mit den roten Zeilen zuerst. Überprüfen Sie die Pipeline vierteljährlich gegen den Finanzplan.

Gibt es in Quire eine fertige Vorlage für Kapitalprojektmanagement?

Ja. Besuchen Sie das Projekt Kapitalprojektmanagement und duplizieren Sie es in Ihren Arbeitsbereich, um die drei Abschnitte, neun Beispielprojekte mit Phasen-Unteraufgaben, neun benutzerdefinierte Felder einschließlich drei Formeln, zehn Status und fünf Tags zu erhalten, ohne sie selbst aufbauen zu müssen.