Sermaye Projesi Yönetimi Şablonu Permalink

Şirketin satın aldığı veya inşa ettiği her bina, makine, sistem veya arsa için onaylanan bütçeyi, taahhüt edileni ve harcananı yan yana göstererek bir sermaye proje portföyü yürütmek üzere bu şablonu kullanın. Proje Tablo görünümünde açılır; burada bir satır bir sermaye projesidir ve bir formül zaten aşırı taahhüt edilmiş olanları işaretler.

Sermaye Projesi Yönetimi projesini ziyaret edebilir ve çalışma alanınıza çoğaltabilirsiniz, böylece her şeyi sıfırdan oluşturmanıza gerek kalmaz.

İş akışınızı hızlandırmak için daha fazla kullanıma hazır şablonu da inceleyebilirsiniz.

Sermaye Projelerini Anlamak

Bir sermaye projesi, yıllarca bilançoda kalacak bir varlığı satın alır veya inşa eder: bir depo genişletmesi, bir işleme hattı, bir ERP sistemi, bir arsa. Bundan üç şey çıkar. Para, kıdemli biri tarafından tek seferde, toplu olarak yetkilendirilir. Bir ila üç yıl boyunca tedarikçiler ve yükleniciler üzerinden harcanır. Ve önemli olan soru nadiren ne kadar ödediğiniz, çoğunlukla ne kadar söz verdiğinizdir.

Onaylanan, Taahhüt Edilen ve Harcanan

Bir sermaye projesinin mali durumunu üç sayı tanımlar ve bunlar farklı hızlarda hareket eder.

Taahhüt Edilen, izlenmesi gereken sayıdır. Bütçesinden fazlasına sözleşme imzalamış bir proje, faturalar henüz gelmemiş olsa bile zaten bütçeyi aşmıştır. Bugüne Kadar Harcanan, gerçeği haftalar veya aylar gerisinden takip eder; bu yüzden yalnızca harcamaya dayalı yürütülen bir portföy, bir bütçe aşımını artık hiçbir şey yapılamayacak noktada öğrenir.

Proje Değil, Portföy

Tek bir sermaye projesi bir proje planıdır. On tanesi ise bir portföydür ve sorular değişir: bu yılki yetkilendirmenin ne kadarı zaten söz verilmiş, hangi projeler sorunlu ve gelecek yılın isteklerinden hangileri hâlâ kurulu bekliyor. Bunlar tablo sorularıdır, bu yüzden şablon tek bir tablo olarak kurulmuştur.

Portföyü Düzenlemek

Her kök görev bir sermaye projesidir. Alt görevleri, iş gerekçesinden kapatmaya kadar yaşam döngüsü aşamalarıdır. Üç bölüm portföyü zamana göre böler.

Örnek, orta ölçekli bir üreticidir. Devam eden projeler arasında bir depo genişletmesi, bir HVAC yenilemesi, bir CNC işleme hattı, bir ERP geçişi ve bir yangın söndürme yükseltmesi bulunur. Hatta bir güneş enerjisi dizisi, bir filo elektrifikasyonu ve bir arsa alımı beklemektedir. Bir otopark yeniden asfaltlama işi kapatılmıştır.

Alt Görev Olarak Aşamalar

Her proje, alt görev olarak aynı aşama omurgasını taşır: iş gerekçesi, finansman onayı, tasarım, tedarik, yürütme, devreye alma ve kapatma. İsimler varlığa göre esner. ERP geçişinin yürütme aşaması Oluşturma, yapılandırma ve veri geçişidir, yangın söndürme projesi bir sigortacı denetimiyle devreye alınır ve güneş enerjisi dizisi herhangi bir şey satın alınmadan önce bir hibe başvurusu gerektirir.

Kapatma, ekiplerin atladığı ve finansın en çok önemsediği aşamadır. Varlığın devam eden inşaattan amortismana tabi bir varlığa dönüştüğü, aktifleştirildiği ve bir sonraki iş gerekçesini iyileştirecek derslerin yazıldığı yerdir.

Proje Açıklaması

Her projenin açıklaması önce kapsamı tek bir satırda, ardından iş gerekçesini ve sponsoru tutar. Depo genişletme açıklaması şöyle okunur: fazla depolama ayda 18.000 dolara mal oluyor, dört yıldan kısa sürede geri ödeme, sponsor Operasyon Başkan Yardımcısı. Aynı proje bir yıl sonra bir değişiklik isteği için gündeme geldiğinde, yeniden okunan paragraf budur.

İpucu: HVAC projesinde olduğu gibi değişiklik emirlerini de açıklamaya yazın. Neyin, ne kadar değiştiğini ve finansın onaylayıp onaylamadığını belirten tek satırlık bir not, bir sonraki okuyucuyu bunu yorumlardan yeniden oluşturmaktan kurtarır.

Parayı Tablo Görünümünde Takip Etmek

Tablo görünümü yalnızca Professional, Premium, Enterprise planlarında kullanılabilir. Daha fazla bilgiye fiyatlandırma sayfamızdan ulaşabilirsiniz.

Dokuz özel alan portföyü taşır ve Tablo görünümü bunları her projenin yanına yerleştirir.

Para rakamlarından üçünü siz yazarsınız. Diğer üçü formüldür ve kendiliğinden yeniden hesaplanır. Bir satın alma siparişi imzalandığında tabloda bir değeri doğrudan düzenleyin; hücreden çıkmadan satır güncellenir.

Bütçe Sağlık Durumu Formülü

Bütçe Sağlık Durumu, sıraladığınız sütundur ve tek bir satırdır.

{Committed} > {Approved Budget} ? "🔴 Over-committed" : ({Committed} > {Approved Budget} * 0.9 ? "🟡 Watch" : "🟢 On track")

Alan adları ve çıktı etiketleri, formül düzenleyicideki İngilizce sistem adlarıdır; Quire arayüzü bu alanları yukarıdaki tabloda görülen Türkçe adlarla gösterir, ancak formül içindeki {Alan Adı} referansları ve döndürülen metin dizeleri her zaman İngilizce kalır.

Yüzde 90’ın altında taahhüt edilmiş olmak yeşildir. 90 ile 100 arasında İzlenmelidir; bu, bir sonraki değişiklik emrinin projeyi eşiğin ötesine ittiği banttır. 100’ün üzerinde Aşırı taahhüt edilmiştir.

HVAC yenilemesi, formülün neden Harcanan yerine Taahhüt Edilen’e göre belirlendiğini gösterir. 680.000 dolar onaylanmış, 410.000 dolar harcanmış olan bu proje, yüzde 60 tamamlanmış ve rahat görünür. Ancak imzalanan sözleşmelerin toplamı 705.000 dolardır, yani faturaların çoğu gelmeden 25.000 dolar aşılmıştır ve satır kırmızıdır.

Not: Yüzde 90 eşiği bir kural değil, bir gelenektir. Küçük, öngörülebilir projelerden oluşan bir portföy için bunu 0.95’e sıkılaştırın. Değişiklik emirlerinin normal olduğu inşaat için gevşetin. Formüldeki 0.9 değerini düzenleyin, her satır yeniden puanlanır.

Sütun Toplamları ve Gruplama

Şablon, para sütunlarının altında TOPLA açık şekilde gelir, böylece tablonun alt satırı portföyün genel durumunu gösterir. Onaylanan Bütçe, toplam yetkilendirilmiş CapEx’inizdir. Taahhüt Edilen, bunun ne kadarının zaten söz verildiğini gösterir. İkisi arasındaki fark, hâlâ sözleşmeye bağlanabilecek serbest tutardır. Harcanan (%) ortalama alır, çünkü yüzdeleri toplamak anlamsızdır; Bütçe Sağlık Durumu ise metin olduğu için hiçbir hesaplama taşımaz. O alt satırın üzerine gelerek sütun başına hesaplamayı değiştirebilirsiniz.

Portföy sorularını sormak için tabloyu gruplandırın.

• Yılın ne kadarının henüz kapanmamış bir hibeye veya tahvile bağlı olduğunu görmek için Finansman Kaynağı‘na göre gruplandırın. Her grup kendi toplamlarını alır
• Bina, ekipman ve sistemler arasındaki karışım için Varlık Türü‘ne göre gruplandırın
• Hat projeleri, aşamayı geçene kadar hiçbir Onaylanan Bütçe taşımaz, bu yüzden toplamlar yalnızca yetkilendirilmiş parayı sayar

Yaşam Döngüsünü Durum Olarak Yürütmek

Free Subscription planında her projede en fazla 5 durum bulunabilir; bu şablon ise 10 kullanır. Tümünü tutmak için abonelik planınızı yükseltin veya çoğalttıktan sonra aşamaları İş Gerekçesi, Onaylandı, Yürütme, Kapatıldı ve İptal Edildi olarak birleştirin. Daha fazla bilgiye fiyatlandırma sayfamızdan ulaşabilirsiniz.

On durum portföyü yürütür ve bunlardan sekizi sırayla ilerleyen aşamalardır.

Sıranın dışında iki yan çıkış vardır. Beklemede, kendi dışındaki bir şeyi bekleyen bir proje içindir; örnek arsa alımının bir büyüme tahminini beklemesi gibi. İptal Edildi, devam etmeyecek bir proje içindir.

Projeyi Pano görünümünde açın ve sütunları Duruma göre karıştırın. Portföy soldan sağa bir hat gibi okunur ve boşalmadan dolan bir sütun, projelerin takıldığı aşamadır.

Aşama alt görevleri, tek bir kurala göre aynı durumları kullanır. Tamamlanmış bir aşama Kapatıldıdır, geçerli aşama üst projesiyle aynı durumu taşır ve gelecek aşamalar Başlamadı olarak kalır. Böylece bir projenin durumu ile açık aşaması her zaman uyum içinde olur ve tarihleri aşama taşır.

Not: Kapatıldı ve İptal Edildi, ikisi de yüzde 100 ilerlemede yer alır, bu yüzden Aktif görevler filtresi bunları gizler. Kapatılmış bölümü, filtreyi Tüm görevlere çevirene kadar boş görünür.

Gerekçeyi Etiketlemek

Her sermaye isteğinin bir nedeni vardır ve neden etikettir: Büyüme, Yenileme, Güvenlik ve Uyumluluk veya Maliyet Tasarrufu. Bir proje ikisini birden taşıyabilir. CNC hattı Büyüme ve Maliyet Tasarrufu’dur. HVAC yenilemesi Yenileme ve Güvenlik ve Uyumluluk’tur.

Varlık Türü, ne satın aldığınızı söyler. Etiket ise nedenini söyler. Sermaye sıkıştığında, Güvenlik ve Uyumluluk ile Yenileme, Büyüme’den farklı şekilde savunulur; etikete göre filtrelemek, bir kesintinin neyi etkileyeceğini görmenin yoludur.

Beşinci bir etiket, Kurul Onayı Gerekli, kurulun onay eşiğinin üzerindeki her şeyi işaretler, böylece bir yöneticinin imzasıyla sessizce geçemez. Kurul toplanmadan önce buna göre filtreleyin, paket elinizde olsun.

Zaman Çizelgesi Görünümünde Programı Görmek

Zaman Çizelgesi görünümü yalnızca Professional, Premium, Enterprise planlarında kullanılabilir. Daha fazla bilgiye fiyatlandırma sayfamızdan ulaşabilirsiniz.

Her proje bir başlangıç ve bir bitiş tarihi taşır ve örnek portföy 2025 sonundan 2027’ye kadar uzanır. Zaman Çizelgesi görünümüne geçin ve tüm portföyü proje başına bir çubuk olarak görmek için ölçeği Yıla ayarlayın.

Aşamaları daraltın, her çubuk bir proje olsun. Birini genişletin, aşamalar altına yığılır; böylece üst görevin bitiş tarihini geçmiş bir devreye alma tarihi, dışarı taşan bir çubuk olarak görünür. Çubukları duruma göre renklendirin, aşamalar grafikten doğrudan okunur. Hat projelerinin henüz bir bitiş tarihi vardır ama başlangıç tarihi yoktur, bu yüzden zaman çizelgesi katı bir çubuk çizmek yerine son tarihe kadar olan süreyi taralı gösterir.

Rakamları Dürüst Tutmak

Bir portföy tablosu, en son birinin içine bir sayı yazdığı zamanki kadar iyidir. Üç alışkanlık onu doğru tutar.

Ardından Bütçe Sağlık Durumu’na göre sıralanmış aylık bir portföy incelemesi yapın. Önce kırmızı satırlar: bir değişiklik isteği devam ediyor mu ve kim sahibi. Sonra sarı satırlar: bir sonraki değişiklik emri ne ve projeyi eşiğin ötesine itiyor mu. Sonra hat: hangi istekler hâlâ bir karar bekliyor ve ne zaman gerekiyor.

Bütçe Değişiklikleri

Onaylanan Bütçe, kırmızı bir satırı yeşile çevirmek için asla daha büyük bir sayı yazarak değil, yalnızca resmi bir bütçe değişikliği isteğiyle değişir. HVAC projesi bunun şeklini gösterir. Çatı korkuluğunu güçlendirme değişiklik emri Taahhüt Edilen’i 25.000 dolar aştırdı, bu yüzden Acil bir alt görev, Bütçe değişikliği isteği gönder (+25 bin dolar), sahibi ve bitiş tarihiyle projede yer alır; açıklama ise değişikliği ve finansın henüz imzalamadığını kaydeder. Onaylayana kadar satır kırmızı kalır. Amaç budur. Kırmızı dürüst durumdur ve konuşmayı başlatan da odur.

İstek onaylandığında, Onaylanan Bütçe’yi onaylanan tutar kadar yükseltin; Bütçe Sağlık Durumu yeniden hesaplanır. Bütçe değişikliği isteği alt görevini kapatmadan sonra da saklayın. Bu, nihai maliyetin iş gerekçesinden neden farklı olduğunun kaydıdır ve bir sonraki iş gerekçesinin ihtiyaç duyduğu şey budur.

Uyarlamak

• Mali yıla göre mi planlıyorsunuz? Üç bölümü FY2026, FY2027 ve FY2028 olarak yeniden adlandırın. Alanlar ve durumlar bunu umursamaz
• Siteye veya iş birimine göre mi planlıyorsunuz? Onları bunun yerine öyle yeniden adlandırın
• Finans, tamamlanmadaki tahmini mi izliyor? Bir Tahmin para alanı ekleyin ve Bütçe Sağlık Durumu formülünü Taahhüt Edilen yerine buna yönlendirin
• Bir kurula mı raporluyorsunuz? Kurul Onayı Gerekliye göre filtreleyin ve Onaylanan Bütçe’ye göre sıralayın. Paket budur

Blogumuzda bir proje kümesinin ne zaman bir portföy hâline geldiği ve bu olduğunda nelerin değiştiği hakkında daha fazla bilgi edinin.

Portföyünüzü Başlatın

Bu sayfadaki her şey elle oluşturulabilir. Şablon, zaten bir araya getirilmiş aynı şeydir: üç bölüm, 59 aşama alt göreviyle dokuz örnek proje, üç formül dahil dokuz özel alan, on durum, beş etiket ve nasıl-yapılır belgesi.

Sermaye Projesi Yönetimi projesini çalışma alanınıza çoğaltın, ardından beş şeyi değiştirin:

1. Dokuz örnek projeyi silin ve kendi projelerinizi ekleyin, sermaye projesi başına bir kök görev. Önce bir örneği çoğaltın ve aşama alt görevlerini kendi projeniz için omurga olarak tutun.
2. Her projeye finans sisteminizin kullandığı kodu verin, böylece tablo defterle uyuşsun.
3. Onaylanan Bütçeyi yalnızca bir proje finanse edildiğinde doldurun ve aynı anda durumunu Onaylandı olarak ayarlayın.
4. Örnek üyelerden kendi proje yöneticilerinize, proje başına bir kişi olacak şekilde yeniden atayın.
5. Bütçe Sağlık Durumu eşiğini portföyünüzün toleransına ayarlayın, ardından renklerin ay be ay aynı anlama gelmesi için ona dokunmayın.

Ekibinizi Bu Şablon Nasıl Kullanılır belgesine yönlendirin. Bu kılavuzu okumayan herkes için alan tanımlarını ve durum kuralını proje içinde tutar.

Bir projenin iş gerekçesi önce yazılması gerekiyorsa, Proje Tüzüğü şablonu bunu kapsar. Büyük bir inşaattaki riskler için portföyü Risk Kaydı şablonuyla eşleştirin.

Sıkça Sorulan Sorular

Sermaye projesi yönetimi nedir?

Sermaye projesi yönetimi, bir bina, bir üretim hattı veya bir BT sistemi gibi uzun ömürlü bir varlık yaratan veya iyileştiren projelerin planlanması, finanse edilmesi, yürütülmesi ve kapatılmasıdır. Para tek seferde yetkilendirilir, yıllar boyunca tedarikçiler üzerinden harcanır ve varlık sonunda aktifleştirilir; bu yüzden taahhüt edilen harcama ve kapatma, sıradan projelerden daha çok önem taşır.

Taahhüt edilen ile harcanan arasındaki fark nedir?

Taahhüt edilen, ödenmiş olsun ya da olmasın, imzalanmış satın alma siparişlerinin ve sözleşmelerin değeridir. Harcanan, ödemesi tamamlanmış faturalardır. Taahhüt edilen, bütçe hakkında gerçeği söyler, çünkü onaylanandan fazlasına sözleşme imzalamış bir proje, harcama hâlâ rahat görünse bile zaten bütçeyi aşmıştır.

Bir sermaye projesinin aşamaları nelerdir?

İş gerekçesi, finansman onayı, tasarım, tedarik, yürütme, devreye alma ve kapatma, bu sırayla. Quire şablonu bu aşamaları durum olarak kullanır; Beklemede ve İptal Edildi yan çıkışlarla birlikte, böylece portföy Pano görünümünde bir hat gibi okunur.

Bir sermaye proje portföyünü nasıl yönetirim?

Her projeyi her satırda aynı alanlarla tek bir tabloya koyun: bir proje kodu, varlık türü, finansman kaynağı ve onaylanan, taahhüt edilen ile harcanan rakamlar. Aktif, hat ve kapatılmış bölümlerine ayırın, ardından bütçe sağlık durumuna göre sıralanmış olarak aylık gözden geçirin.

Quire’da bir sermaye bütçesini nasıl takip ederim?

Onaylanan Bütçe, Taahhüt Edilen ve Bugüne Kadar Harcanan için Para alanları ekleyin, ardından Kalan Bütçe, Harcanan (%) ve Bütçe Sağlık Durumu için Formül alanları ekleyin. Tablo görünümü altısını da her projenin yanına koyar ve taahhüt edilen ile harcanan rakamları yazdıkça formüller yeniden hesaplanır.

Bir sermaye projesinde aşırı taahhüt edilmiş ne anlama gelir?

İmzalanan sözleşmeler ve satın alma siparişleri onaylanan bütçeyi aşar. Bu, harcamada bütçe aşımından daha güçlü bir ifadedir, çünkü bir sözleşme ya ödenmeli ya da yeniden müzakere edilmelidir. Şablonun Bütçe Sağlık Durumu formülü, Taahhüt Edilen Onaylanan Bütçe’yi geçtiği anda kırmızıya döner.

Bir sermaye projesinde bütçe değişikliğini nasıl yönetirim?

Sahibi ve bitiş tarihi olan acil bir alt görev olarak resmi bir bütçe değişikliği isteği açın, değişikliği proje açıklamasında not edin ve sponsor onaylayana kadar satırı kırmızı bırakın. Ancak o zaman Onaylanan Bütçe’yi yükseltin. Alt görevi sonrasında da, nihai maliyetin iş gerekçesinden neden farklı olduğunun kaydı olarak saklayın.

Bir sermaye proje portföyü ne sıklıkla gözden geçirilmelidir?

Bir sözleşme imzalandığı gün Taahhüt Edilen’i, ay sonu kapanışında Bugüne Kadar Harcanan’ı güncelleyin, ardından tüm portföyü aylık olarak, önce kırmızı satırlarla, Bütçe Sağlık Durumu’na göre sıralayarak gözden geçirin. Her çeyrekte hattı mali plana karşı yeniden gözden geçirin.

Quire’da hazır bir sermaye projesi yönetimi şablonu var mı?

Evet. Sermaye Projesi Yönetimi projesini ziyaret edin ve çalışma alanınıza çoğaltarak üç bölümü, aşama alt görevleriyle dokuz örnek projeyi, üç formül dahil dokuz özel alanı, on durumu ve beş etiketi kendiniz oluşturmadan elde edin.