GTD Şablonu Permalink
Görevlerinizi yakalamak, düzenlemek ve eyleme geçirmek için Quire’da Getting Things Done (GTD) sistemini kurmak üzere bu şablonu kullanın.
GTD projesini ziyaret edebilir ve çalışma alanınıza çoğaltabilirsiniz; böylece her şeyi sıfırdan oluşturmanıza gerek kalmaz.
Ayrıca iş akışınızı hızlandırmak için daha fazla kullanıma hazır şablon keşfedebilirsiniz.
GTD’yi Anlayın
GTD (Getting Things Done — İşleri Bitirme), David Allen tarafından geliştirilen bir verimlilik yöntemidir. Temel fikir şudur: beyin fikirleri tutmak için değil, üretmek için vardır. Aklınızda her şeyi tutmaya çalıştığınızda zihinsel yük birikir ve odaklanmak güçleşir. GTD, hiçbir şeyin kafanızda kalmasına gerek kalmayacak şekilde her şeyi bir sisteme yerleştirmenizi sağlar.
Yöntem beş adım üzerine kuruludur:
- Yakalama: dikkatinizi çeken her şeyi tek bir yerde toplayın
- Netleştirme: her öğenin ne olduğuna ve ne yapılacağına karar verin
- Düzenleme: her şeyi doğru yere koyun
- Gözden Geçirme: sisteminizi güncel ve düzenli tutun
-
Eyleme Geçme: ne üzerinde çalışacağınızı seçin ve yapın
Quire’da GTD yönteminin nasıl kurulacağı hakkında blogumuzda daha fazla bilgi edinin.
Quire’da GTD Sisteminizi Kurun
Yakalama
Gelen kutusu olarak Görevlerim‘i kullanın. Görevlerim’deki Liste sekmesi, herhangi bir projeye bağlı olmayan kişisel bir alandır. Genel gelen kutusu işlevi görür.
- Görevleri geldikçe ekleyin, filtreleme veya düzenleme yapmadan
- Girişi kısa tutun. Daha sonra işleyeceksiniz
-
Amaç, her şeyi kafanızdan çıkarıp tek bir yere aktarmaktır
Netleştirme ve İşleme
Gelen kutunuzdaki her öğe için şu adımları sırayla izleyin.
1. Bu nedir?
Ne yapacağınıza karar vermeden önce öğenin gerçekte ne olduğunu anlayın.
2. Eyleme geçilebilir mi?
Eyleme geçilemiyorsa şunlardan birini seçin:
- Görevlerim‘den silin
- Referans olarak saklayın ve ayrıntıları görev açıklamasında depolayın
- Belki/Bir Gün‘e ekleyin: gizlemek ve yeniden görünmesi için bir tarih belirlemek üzere Mahzen‘i kullanın
Eyleme geçilebiliyorsa 3. adıma geçin.
3. Somut sonraki eylem nedir?
Sonraki eylemi gerçekten yapabileceğiniz somut ve fiziksel bir adım olarak tanımlayın. “Vergi dosyalamasını halledin” yeterince somut değildir. “Gerekli belgeler listesini sormak için muhasebecini ara” ifadesi ise somuttur.
Devam etmeden önce Görevlerim‘deki görevi bu somut eylemi yansıtacak şekilde yeniden adlandırın.
4. 2 dakika veya daha kısa sürede yapılabilir mi?
Evet ise hemen yapın ve Quire’da görevi tamamlayın. Bu kadar küçük bir iş için görev oluşturmak ve takip etmek, işi bitirmekten daha uzun sürer.
5. Bunu siz mi yapmalısınız yoksa başkasına mı devretmelisiniz?
- Devredin: görevi doğru projeye taşıyın, doğru kişiye atayın ve takip hatırlatıcısı olarak bir bitiş tarihi belirleyin. Bu sizin Bekleyenler listenizdir.
- Kendiniz yapın, belirli bir tarihte: göreve bitiş tarihi belirleyin.
- Kendiniz yapın, belirli bir tarih yok: bu bir Sonraki Eylemdir. Doğru projeye taşıyın.
6. Bu tek bir eylem mi yoksa bir proje mi?
Tamamlanması birden fazla eylem gerektiriyorsa bu bir projedir. Quire’da yeni bir proje oluşturun ve ilk sonraki eylemi içine görev olarak ekleyin.
Düzenleme
Her öğeyi netleştirdikten sonra doğru listeye yerleştirin.
Projeler Listesi
GTD’de proje, tamamlanması birden fazla eylem gerektiren herhangi bir sonuçtur. Büyük olmak zorunda değildir. “İşletme lisansını yenile” bir GTD projesidir. “Yeni tasarımcıyı işe alıştır” da öyle.
Her GTD projesi bir Quire projesi olur. Haftalık gözden geçirmenizde, her projenin ilerlemesini sağlayacak bir sonraki eylemi olduğunu doğrulamak için kenar çubuğunuzdaki projeleri tarayın.
Sonraki Eylemler
Yapılmaya hazır görevler, bağlama göre sıralanmış. Nerede ya da nasıl yapılabileceğini belirtmek için her göreve bir bağlam etiketi ekleyin.
Yaygın bağlamlar:
- @work: işte olmayı gerektiren görevler
- @home: yalnızca evde yapılabilen görevler
- @errands: dışarı çıkmayı gerektiren görevler
- @calls: telefon görüşmesi gerektiren görevler
- @computer: konumdan bağımsız olarak bilgisayar gerektiren görevler
- @deep-focus: kesintisiz konsantrasyon gerektiren görevler
- @quick-wins: yalnızca birkaç dakikanız olduğunda halledebileceğiniz küçük görevler
- @admin: dosyalama, yanıtlama veya evrak işleri gibi rutin bakım görevleri
Her bağlam için bir görünüm oluşturmak üzere ön filtreler içeren alt listeler kullanın. @work ile filtrelenmiş bir alt liste otomatik olarak yalnızca ofiste üzerinde çalışabileceğiniz görevleri gösterir.
Bekleyenler
Devrettiğiniz veya başka birinin tamamlamasını beklediğiniz görevler. Görevi doğru projeye taşıyın, ilgili kişiye atayın ve takip hatırlatıcısı olarak bitiş tarihi belirleyin.
Takvim
Sabit tarihli görevler: toplantılar, son tarihler ve zamana duyarlı etkinlikler. Göreve bitiş tarihi belirleyin.
Zaman Çizelgesi görünümü ve Takvim görünümü yalnızca Professional, Premium, Enterprise planlarında kullanılabilir. Daha fazla bilgi için fiyatlandırma sayfamıza bakın.
Planlanmış görevleri tarihe göre görmek için Zaman Çizelgesi görünümüne geçin; ya da gün, hafta veya aya göre taramak için Takvim görünümünü kullanın.
Belki/Bir Gün
Daha sonra yapmak isteyebileceğiniz ama şu an için harekete geçmeye hazır olmadığınız şeyler.
Mahzen yalnızca Professional, Premium ve Enterprise planlarında kullanılabilir. Daha fazla bilgi için fiyatlandırma sayfamıza bakın.
Görevi gizlemek ve yeniden gözden geçirmeye hazır olduğunuzda yeniden görünmesi için bir tarih belirlemek üzere Mahzen‘i kullanın.
Mahzen’in GTD yöntemini nasıl desteklediği hakkında blogumuzda daha fazla bilgi edinin.
Referans
Daha sonra ihtiyaç duyabileceğiniz ama herhangi bir eylem gerektirmeyen bilgiler. Görevi Görevlerim’de tutun ve ayrıntıları görev açıklamasında depolayın. Bu öğeleri kolayca bulabilmek için bir “Referans” etiketi ekleyin.
Gözden Geçirme ve Eyleme Geçme
Gözden Geçirme
Düzenli gözden geçirmeler GTD sisteminizi güncel tutar. Bunlar olmadan listelerinizde eski öğeler birikir ve içlerindekine güvenemez hale gelirsiniz.
Günlük gözden geçirme
Her günün başında veya sonunda:
- Görevlerim’de işlenmemiş gelen kutusu öğeleri olup olmadığını kontrol edin.
- Bugünün görevlerini ve gecikmiş öğeleri görmek için filtreleri kullanın. Kaçırdığınız kesin taahhütler olmadığını doğrulayın.
- Sonraki Eylemler alt listenizi bulunduğunuz bağlama göre tarayın ve bugün ne yapacağınıza karar verin.
Haftalık gözden geçirme
Haftalık gözden geçirme, sistemin çökmemesini sağlayan adımdır. Haftada bir kez 30-60 dakika ayırın.
- Görevlerim: gelen kutunuzu sıfıra indirin.
- Organizasyon → Liste sekmesi → Pano Görünümü: her projenin Yapılacak veya Devam Ediyor sütununda en az bir görevi olduğunu kontrol edin. Yoksa projeyi açın ve bir sonraki eylemi ekleyin.
- Organizasyon → Liste sekmesi → Filtreler: Tarih filtresini bugüne kadar olarak ayarlayın ve gecikmiş öğeleri yakalayın. Başkalarına atanmış görevler için takip edin veya kapatın (Bekleyenler). Kendinize atanmış görevler için yeniden zamanlayın ya da artık geçerli değilse silin.
- Organizasyon → Liste sekmesi → Filtreler: Tarih filtresini Gelecek Hafta olarak ayarlayın. Yaklaşan taahhütlerin görevlerinin kurulu olduğunu doğrulayın.
- Görevlerim → Mahzen: Belki/Bir Gün öğelerinizi kontrol edin. Etkinleştirilmeye hazır olanlar var mı karar verin.
Eyleme Geçme
Çalışmaya hazır olduğunuzda GTD, dört ölçütü bu sırayla kullanarak ne yapacağınızı daraltır.
- Bağlam: bulunduğunuz bağlamdaki alt listeyi açın (örneğin @work veya @computer). Bu, listeyi şu an nerede olduğunuza göre yapılabilir olanlarla sınırlar.
- Zaman: bitiş tarihine göre sıralamak için filtreleri kullanın. Bugün bitenler veya gecikmiş olanlar önce gelir. Elinizden fazla zaman gerektirenleri atlayın.
- Enerji: kalan görevleri tarayın. Bazıları odaklanmış düşünme gerektirir; diğerleri hızlı ve rutindir. İşi mevcut zihinsel durumunuzla eşleştirin.
- Öncelik: ilk üç ölçüte uyan görevler arasından en önemlisini seçin ve başlayın. İlerleme kaydettikçe görev durumunu güncelleyin.
Sık Sorulan Sorular
GTD nedir?
GTD (Getting Things Done — İşleri Bitirme), David Allen tarafından geliştirilen bir verimlilik yöntemidir. Temel fikir şudur: beyin fikirleri tutmak için değil, üretmek için vardır. Her şeyi güvenilir bir sisteme yakalayıp her öğeyle ne yapacağınıza karar vermek için net bir süreç izleyerek zihninizi önünüzdeki işe odaklanmaya serbest bırakırsınız.
Quire’da GTD’yi nasıl kurarım?
Her şeyi yakalamak için Görevlerim’i gelen kutusu olarak kullanın. Her öğeyi eyleme geçilebilir olup olmadığına karar vererek işleyin. Ardından doğru projeye taşıyarak, bitiş tarihi belirleyerek, sorumlu atayarak ve bir bağlam etiketiyle etiketleyerek düzenleyin. Sistemi güncel tutmak için listelerinizi günlük ve haftalık olarak gözden geçirin.
GTD için görevleri Quire’da nasıl yakalarım?
Görevlerim’i gelen kutusu olarak kullanın. Aklınıza gelen her görev, fikir veya yapılacak işi hemen Görevlerim’deki Liste sekmesine ekleyin. Bu aşamada filtreleme veya düzenleme yapmayın. Netleştirme adımında görevleri işleyin ve doğru projelere taşıyın.
GTD’deki Belki/Bir Gün listesi nedir ve Quire’da nasıl kullanılır?
Belki/Bir Gün listesi, eninde sonunda yapmak istediğiniz ama şu an için değil dediğiniz şeyler içindir. Bu görevleri gizlemek ve yeniden görünmeleri için tarih belirlemek üzere Mahzen‘i kullanın. Böylece aktif listeleriniz temiz kalır, fikir ise kaybolmaz.
GTD’deki Bekleyenler listesi nedir ve Quire’da nasıl kullanılır?
Bekleyenler listesi, devrettiğiniz veya başka birinin tamamlamasını beklediğiniz görevleri takip eder. Görevi doğru projeye taşıyın, ilgili kişiyi sorumlu olarak atayın ve takip hatırlatıcısı olarak bitiş tarihi belirleyin. O tarihe kadar kontrol etmediyseniz görev gecikmiş olarak görünür.
GTD için Quire’da bağlamları nasıl kullanırım?
Her bağlam için (@home, @work, @errands, @calls, @computer gibi) etiket oluşturun ve Düzenleme adımında görevlere ekleyin. Çalışmaya hazır olduğunuzda yalnızca şu an gerçekten üzerinde çalışabileceğiniz görevleri görmek için ilgili bağlam etiketine göre filtreleyin.
Quire’da haftalık gözden geçirme nasıl yapılır?
Görevlerim’den başlayın ve gelen kutunuzu sıfıra indirin. Organizasyonunuza geçin, Liste sekmesini açın ve her projenin en az bir aktif sonraki eylemi olduğunu kontrol etmek için Pano Görünümüne geçin. Tarih filtresini bugüne kadar olarak ayarlayın ve takip gerektiren gecikmiş Bekleyenler öğelerini yakalayın. Tarih filtresini Gelecek Hafta olarak ayarlayın ve yaklaşan taahhütleri gözden geçirin. Mahzen öğelerinizi kontrol ederek Belki/Bir Gün görevlerinden herhangi birinin etkinleştirilmeye hazır olup olmadığına karar verin ve Görevlerim’de bitirin.
Quire’da hazır bir GTD şablonu var mı?
Evet. GTD projesini ziyaret edin ve yapıyı sıfırdan oluşturmak zorunda kalmadan başlamak için çalışma alanınıza çoğaltın.