Risk Kaydı Şablonu Permalink
Bir proje risk kaydını Quire’da yönetmek için bu Şablonu kullanın: her riski 5x5 matriste puanlayın, tek bir sorumlu atayın, azaltma eylemlerini alt görevler olarak tutun ve her şeyi sabit bir ritimde gözden geçirin.
Risk Kaydı projesini ziyaret edebilir ve çalışma alanınıza kopyalayabilirsiniz; böylece her şeyi sıfırdan oluşturmanıza gerek kalmaz.
Ayrıca iş akışınızı hızlandırmak için daha fazla kullanıma hazır şablona göz atabilirsiniz.
Risk Kayıtlarını Anlamak
Risk kaydı, projenizde yanlış gidebilecek şeylerin ve her biri için ne yaptığınızın canlı bir listesidir. Burada en çok işi yapan sözcük canlıdır. Kasım ayında Ağustos’takiyle aynı görünen bir kayıt, kimsenin kullanmadığı bir kayıttır; üstelik bu, hiç olmamaktan daha kötüdür; çünkü risk yönetiliyormuş izlenimi verir.
Riskler, kümelenmeyi görünür kılmak için kategoriye göre bölümler halinde gruplandırılır. Tek bir kategoride beş risk bulunması genellikle beş ayrı sorundan değil, tek bir yapısal sorundan kaynaklanır.
Altı bölüm risklerin kendisini barındırır: bütçe ve maliyet, takvim ve teslimat, kaynak ve insan, teknik ve kalite, satıcı ve üçüncü taraf, dış etkenler, pazar ve uyumluluk. Alt kısımdaki yedinci bölüm ise gözden geçirme döngüsünü tutar. Kategori alanı yedi seçenek sunar; dış etkenleri ve pazarı uyumluluk ve yasal konulardan ayırır; böylece filtrelerken bu ikisini birbirinden ayırt edebilirsiniz.
Şablon, yirmi örnek riskle birlikte gelir; hepsi eksiksiz yazılmıştır; kendi risklerinizle değiştirmeden önce iyi bir Girişin nasıl göründüğünü görebilirsiniz.
5x5 Matrisle Riskleri Puanlama
Olasılığı 1’den 5’e kadar puanlayın, Etkiyi 1’den 5’e kadar puanlayın, ikisini çarpın ve sonucu Risk Puanı‘na yazın. Bu Sayı, sıralama ölçütünüzdür; buna göre sıralamak, kayıtla yapabileceğiniz en kullanışlı tek şeydir.
| ↓ Olasılık / Etki → | 1 İhmal Edilebilir | 2 Küçük | 3 Orta | 4 Büyük | 5 Ciddi |
|---|---|---|---|---|---|
| 5 Neredeyse Kesin | 5 | 10 | 15 | 20 | 25 |
| 4 Olası | 4 | 8 | 12 | 16 | 20 |
| 3 Mümkün | 3 | 6 | 9 | 12 | 15 |
| 2 Düşük Olasılıklı | 2 | 4 | 6 | 8 | 10 |
| 1 Nadir | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Not: Risk Puanı, formülle değil elle girdiğiniz bir Sayıdır. Quire formülleri iki Seçim alanını çarpamaz; bu nedenle Olasılık ve Etki etiketlerini yalın sayılar olarak saklamak yerine okunabilir biçimde tutmak için manuel çarpma yoluna gidilmiştir.
Risk Düzeyleri
Puan dört banttan birine denk gelir ve her bant farklı bir eylem gerektirir. Puanlamanın akademik bir alıştırmaya dönüşmesini önleyen de budur.
| Bant | Puan | Gerektirdiği |
|---|---|---|
| Düşük | 1-4 | Kabul et ve not al. Üç ayda bir gözden geçir. Eylem planı gerekmez. |
| Orta | 5-9 | Adı olan sorumlu ve belgelenmiş yanıt. aylık gözden geçir. |
| Yüksek | 10-14 | Adı olan sorumlu ve tarihli finansmanlı azaltma planı. haftalık gözden geçir. |
| Kritik | 15-25 | Sponsora ilet, karşılık rezerve et, yönlendirme grubuna raporla. |
İki Yaygın Puanlama Hatası
Her şey 4 alıyor. Kaydın büyük bölümü Yüksek bandında oturuyorsa ölçek ayırt etmeyi bırakmış demektir ve artık bir Öncelik Listesi değildir. Yayılımı zorla kabul edin. Bir şeyin 1 olması gerekir.
Yanlış etkiyi puanlamak. Etkiyi proje hedefi üzerinden puanlayın, olayın genel çarpıcılığından değil. Bir tedarikçinin iflas etmesi ağır görünür; ancak iki farklı tedarikçiniz daha varsa proje etkisi Küçük’tür.
Kaydı Tablo Görünümünde Okumak
Tablo görünümü yalnızca Professional, Premium, Enterprise planlarında kullanılabilir. Daha fazla bilgi için fiyatlandırma sayfamıza bakabilirsiniz.
Tablo görünümü, bu Şablonun yaşadığı yerdir. Her puanlama alanını bir sütuna yerleştirerek Girişleri tek bakışta karşılaştırmanıza olanak tanır; Liste görünümü bunu yapamaz.
Risk Puanına göre azalan sırada sıralayın; kayıt sıralı bir çalışma listesine dönüşür. Alan değerlerini doğrudan tabloda düzenleyebilirsiniz; bu, aylık yeniden puanlama turunu insanların gerçekten yapabileceği kadar hızlı kılar.
Özel Alanlar
Değerlendirmeyi taşıyan sekiz özel alan vardır:
| Alan | Tür | Ne için |
|---|---|---|
| Risk Kimliği | Metin | R-01 gibi sabit bir başvuru; notlarda tam başlık yapıştırılmadan riski alıntılamayı sağlar |
| Kategori | Seçim | Projenin hangi bölümünün risk altında olduğu |
| Olasılık | Seçim | 1 Nadir’den 5 Neredeyse Kesin’e |
| Etki | Seçim | 1 İhmal Edilebilir’den 5 Ciddi’ye |
| Risk Puanı | Sayı | Olasılık çarpı Etki, 1-25 arası |
| Risk Düzeyi | Seçim | Puan Düşük, Orta, Yüksek, Kritik bantlarına ayrılmış hali |
| Yanıt Stratejisi | Seçim | Kaçın, Azalt, Aktar, Kabul Et, İlerlet |
| Tanımlanma Tarihi | Tarih | Uzun süredir ziyaret edilmeyen Girişleri bulmak için kullanışlı |
Risk Girişi Yazmak
Şablondaki her örnek risk, açıklamasında aynı dört parçalı biçimi izler. Bunu kopyalayın.
- Risk ifadesi: ne olabileceği, mümkün olduğunda sayısal bir değerle birlikte
- Tetikleyici veya erken uyarı: bunun gerçekleşmekte olduğuna işaret eden gözlemlenebilir sinyal
- Gerçekleşirse sonucu: projeye etkisi; bu, Etki puanını meşrulaştıran şeydir
- Mevcut yanıt: strateji ve spesifik eylemler
“Bulut harcamaları aylık 42.000$’dan 58.000$’a çıkabilir” kullanılabilir bir ifadedir; çünkü ne zaman gerçekleştiğini anlayabilirsiniz. “Maliyetler artabilir” ise kullanılabilir değildir. Tetikleyici en az ifade kadar önemlidir: gözlemlenebilir bir sinyal olmadan birinin fark etmesine güvenirsiniz, oysa fark etmek bir kontrol değildir.
Her Birine Bir Sorumlu
Her riske tam olarak bir kişiyi atayın. Bir ekip değil, bir rol değil. Riskin ortak sahipliği sahipsizlik üretir; sahipsiz bir risk ise kaydın eskimesinin en güvenilir göstergesidir.
Sorumlu, azaltma çalışmasını yapacak kişi olmak zorunda değildir. Yanıtın var olmasından, güncel kalmasından ve artık işe yaramadığında üst kademeye iletilmesinden hesap verecek kişidir.
Azaltma Eylemlerini Alt Görevler Olarak Tutmak
Somut adımlar, kendi sorumluları ve bitiş tarihleriyle her riskin altında alt görevler olarak yer alır. Bu, durumu değiştiren bir kayıt ile yalnızca tanımlayan bir kayıt arasındaki farktır.
Bir yanıtın gerçek olup olmadığını test etmenin bir yolu vardır: sahibi ve bitiş tarihi olan bir Görev olarak yazılamıyorsa bu bir azaltma değil, bir dilektir. “Durumu izle” ve “satıcıyla yakın iletişim kur” bu testi geçemez.
Yanıt Stratejileri
Her riskin tam olarak bir Yanıt Stratejisi olması gerekir:
- Kaçın: Planı değiştirerek riskin gerçekleşememesini sağlayın. Mevcut olduğunda en ucuz seçenektir, ancak genellikle kapsam kaybına yol açar.
- Azalt: olasılığı, etkiyi ya da her ikisini birden azaltın. Çoğu Yüksek risk için varsayılan yaklaşım.
- Aktar: sigorta, sabit fiyatlı sözleşmeler veya ceza maddeleri aracılığıyla mali sonucu başkasına taşıyın. Maliyeti taşır, aksaklığı değil; dolayısıyla Zamanı yine de kaybedersiniz.
- Kabul Et: riski tanıyın, bütçesini ayırın, başka bir şey yapmayın. Düşük riskler için geçerlidir, ancak belgelenmiş bir karar gerektirir. Kabul Et bir seçimdir, seçimsizliğin yokluğu değil.
- İlerlet: yetkisi dışında kalan riski sponsora iletin. Bir öneri eklerseniz topu başkasına atmak değildir.
Yanıt İş Akışını Takip Etmek
Free abonelik planında her projede en fazla 5 durum kullanabilirsiniz; bu Şablon ise 6 durum kullanır. Kopyaladıktan sonra Analiz Ediliyor‘u Yanıt Planlanıyor ile birleştirin ya da tüm altı durumu korumak için abonelik planınızı yükseltin. Daha fazla bilgi için fiyatlandırma sayfamıza bakabilirsiniz.
Bir riskin kendisi hiçbir zaman tamamlanmaz. Onunla başa çıkma süreciniz tamamlanır; altı durum bunu izler: Tanımlandı, Analiz Ediliyor, Yanıt Planlanıyor, Azaltılıyor, İzleniyor ve Kapatıldı.
Pano görünümü her şeyi duruma göre gruplar ve her kartta puanlama alanlarını gösterir. Azaltma alt görevleri risklerle birlikte görünür; yalnızca riskleri görmek istediğinizde üst düzeye filtreleyin.
Kapatıldı, maruziyetin kalıcı olarak ortadan kalktığı anlamına gelir; endişelenmeyi bıraktığınız anlamına değil. Hâlâ gerçekleşme ihtimali varsa İzleniyor‘da kalmalıdır.
Etiketler
Beş etiket, kategorilerin kesişiminde yer alır ve puanlama alanlarının yanıt veremeyeceği sorulara cevap verir:
- Tetikleyici Devreye Girdi: erken uyarı zaten etkinleşti; önce bunlara bakın
- Yayınlamayı Engelliyor: çözülmezse sürümü durdurur
- Sponsora İletildi: ekibin yetkisi dışında
- Karşılık Rezerve Edildi: bu risk için bütçe ayrıldı
- Yeniden Puanlanmalı: son değerlendirmeden bu yana durum değişti
Belirli Bir Döngüde Gözden Geçirmek
Kaydın alt kısmındaki yönetim bölümü, gözden geçirmeleri Yinelenen görevler olarak tutar; böylece kimse hatırlamasa da Ajanda’da kendiliğinden görünürler.
Her biri farklı bir işleve sahip dört ritim:
| Ritim | Ne yapılır |
|---|---|
| haftalık | Yalnızca Yüksek ve Kritik, puana göre sıralı. Yaklaşık 30 dakika. |
| İki haftada bir | Sprint planlamasının sonunda yirmi dakika; eksik riskleri ekleyin. |
| aylık | Kaydın tamamını yeniden puanlayın ve artık geçerli olmayanları kapatın. |
| Üç ayda bir | Yönlendirme grubuna tek sayfalık rapor. |
haftalık gözden geçirmede her risk için üç soru sorun:
- Puan değişti mi ve Risk Düzeyinin güncellenmesi gerekiyor mu?
- Azaltma gerçekten Taşınıyor mu, yoksa üç haftadır aynı yerde mi duruyor?
- Tetikleyici devreye girdi mi?
Kaydın hiçbir alanında değişiklik olmadan biten bir gözden geçirme, gerçekleşmemiş bir gözden geçirmedir.
İpucu: Bir riski kapattığınızda şunları not edin: gerçekleşti mi, gerçek etki tahmin edilen etkiyle ne kadar örtüştü ve aynı şekilde puanlar mıydınız. Son soru, bir sonraki projeyi kolaylaştıran şeydir; bu adımı atlamak, pek çok ekibin beşinci yılında birinci yılından daha iyi risk puanlaması yapamamasının nedenidir.
Blogumuzda riskin nasıl puanlanacağı ve kaydın nasıl canlı tutulacağı hakkında daha fazla bilgi edinebilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
Risk kaydı nedir?
Risk kaydı, bir projede yanlış gidebilecek şeylerin ve her biri için ne yapıldığının canlı bir listesidir; her Giriş için olasılık, etki, sorumlu ve yanıt bulunur. Son gözden geçirmede hiçbir şey değişmediyse gözden geçirme gerçekleşmemiş demektir.
Bir risk kaydında neler bulunmalıdır?
Risk ifadesi, olasılık puanı, etki puanı, birleşik puan, adı belirli bir sorumlu ve yanıt stratejisi. Sabit bir risk kimliği, Kategori ve tanımlanma tarihi kaydı önemli ölçüde daha kullanışlı kılar.
Risk olasılığı ve etkisi nasıl puanlanır?
Her birini 1’den 5’e kadar puanlayın ve çarpın. Olasılık Nadir’den Neredeyse Kesin’e, etki İhmal Edilebilir’den Ciddi’ye uzanır. Etkiyi olayın genel çarpıcılığına değil, proje hedefi üzerindeki etkisine göre puanlayın.
5x5 risk matrisi nedir?
Olasılık ve etki her biri 1’den 5’e kadar puanlanan, 1’den 25’e kadar puan veren bir ızgaradır. Puan Sonra bantlara ayrılır ve her bant farklı bir yükümlülük taşır; bu, bir Sayıyı gerekli bir eyleme dönüştüren şeydir.
Beş risk yanıt stratejisi nelerdir?
Kaçın, Azalt, Aktar, Kabul Et ve İlerlet. Aktar mali sonucu taşır, aksaklığı değil; Kabul Et ise yokluğun değil belgelenmiş bir kararın ifadesidir.
Risk kaydında bir riski kim sahiplenmeli?
Adı belirli bir kişi; asla bir ekip veya rol. Sorumlu, azaltma çalışmasından değil, yanıtın var olmasından ve güncel kalmasından hesap verir; azaltma çalışması alt görevlerde ayrıca atanır.
Risk kaydı ne sıklıkta gözden geçirilmeli?
Yüksek ve Kritik Girişler için haftalık, eksiklikleri tamamlamak için iki haftada bir, tüm kaydı yeniden puanlamak için aylık, yönlendirme grubuna rapor sunmak için üç ayda bir. Şablon bu gözden geçirmeleri Yinelenen görevler olarak tutar; böylece kendiliğinden Ajanda’da görünürler.
Quire’da risk kaydını nasıl oluştururum?
Risk Kaydı Şablonunu Çoğalt, Tablo görünümüne geç ve Risk Puanına göre azalan sırada sırala. Dört parçalı Giriş biçimini öğrenmek için birkaç örnek riski okuyun, Sonra örnekleri silin, alanları ve Bölümleri koruyun ve yaklaşık beş riskinizi ekleyin.
Quire’da kullanıma hazır bir risk kaydı şablonu var mı?
Evet. Risk Kaydı projesini ziyaret edin ve çalışma alanınıza kopyalayın; sekiz özel alan, altı aşamalı iş akışı, Kategori bölümleri, beş Etiket ve yinelenen gözden geçirme Görevleri hazır şekilde gelir.