Modelo de Registo de Riscos Permalink

Use este Modelo para gerir um registo de riscos de projeto no Quire: avalie cada risco numa matriz 5x5, atribua um responsável, organize as ações de mitigação como Sub-tarefas e reveja tudo com uma cadência regular.

Pode visitar o projeto de Registo de Riscos e Duplicar para o seu espaço de trabalho, sem precisar de construir tudo de raiz.

Pode também explorar mais Modelos prontos a usar para acelerar o seu fluxo de trabalho.

Compreender os Registos de Riscos

Um registo de riscos é uma lista viva do que pode correr mal no seu projeto e do que está a ser feito em relação a cada situação. A palavra que faz todo o trabalho é viva. Um registo que tem o mesmo aspeto em novembro que tinha em agosto é um registo que ninguém está a usar, e é pior do que não ter nenhum, porque parece que os riscos estão a ser geridos.

Os riscos são agrupados em Secções por categoria, o que torna os agrupamentos visíveis. Cinco riscos numa mesma categoria geralmente indicam um problema estrutural e não cinco problemas separados.

Seis secções contêm os riscos propriamente ditos, abrangendo orçamento e custos, cronograma e entrega, recursos e pessoas, técnica e qualidade, fornecedores e terceiros, e externo, mercado e conformidade. Uma sétima secção no fundo contém a cadência de revisão. O campo Categoria oferece sete opções, distinguindo o externo e mercado da conformidade e jurídico, para que possa diferenciá-los ao filtrar.

O modelo inclui vinte riscos de amostra escritos por completo, para que possa ver a forma de uma boa entrada antes de os substituir pelos seus próprios.

Avaliar Riscos com a Matriz 5x5

Avalie a Probabilidade de 1 a 5, avalie o Impacto de 1 a 5, multiplique-os e coloque o resultado na Pontuação de Risco. Esse Número é pelo qual ordena, e ordenar por ele é a coisa mais útil que fará com o registo.

Nota: A Pontuação de Risco é um Número que introduz manualmente, não uma fórmula. As fórmulas do Quire não conseguem multiplicar dois campos de seleção, pelo que a contrapartida é uma multiplicação manual em troca de manter as etiquetas de Probabilidade e Impacto legíveis em vez de as armazenar como números simples.

Níveis de Risco

A pontuação enquadra-se numa de quatro bandas, e cada banda obriga a fazer algo diferente. É isto que impede que a avaliação seja um exercício académico.

Dois Erros de Avaliação

Tudo avaliado com 4. Se a maior parte do registo se situa em Alto, a escala deixou de discriminar e já não tem uma lista de Prioridade. Force uma distribuição. Algo tem de ser um 1.

Avaliar o impacto errado. Avalie o impacto no objetivo do projeto, não o drama geral do evento. Um fornecedor a ir à falência parece severo, mas se dois outros fornecedores conseguem cobrir a situação, o impacto no projeto é Menor.

Consultar o Registo na Vista de Tabela

A Vista de tabela está disponível apenas nos planos Professional, Premium e Enterprise. Mais informações na nossa página de preços.

A Vista de tabela é onde este modelo vive. Coloca cada campo de avaliação numa coluna para que possa comparar entradas de relance, o que a vista de lista não permite fazer.

Ordene por Pontuação de Risco de forma decrescente e o registo transforma-se numa lista de trabalho ordenada. Pode editar os valores dos campos diretamente na tabela, o que torna uma reavaliação mensal suficientemente rápida para que as pessoas realmente a façam.

Campos Personalizados

Oito Campos personalizados suportam a avaliação:

Escrever uma Entrada de Risco

Cada risco de amostra no modelo segue a mesma forma de quatro partes na sua descrição. Copie-a.

1. Descrição do risco: o que pode acontecer, com um número associado sempre que possível
2. Gatilho ou sinal de alerta precoce: o sinal observável de que o risco está a tornar-se real
3. Consequência se realizado: o que faz ao projeto, que é o que justifica a pontuação de Impacto
4. Resposta atual: a estratégia mais as ações concretas

“Os custos de cloud podem subir de 42 mil para 58 mil dólares mensalmente” é funcional, porque se consegue perceber quando está a acontecer. “Os custos podem aumentar” não é. O gatilho é igualmente importante: sem um sinal observável está a depender de alguém notar, e notar não é um controlo.

Um Responsável por Risco

Atribua exatamente uma pessoa a cada risco. Não uma equipa, não um papel. A responsabilidade partilhada de um risco produz nenhuma responsabilidade, e um risco sem dono é o preditor mais fiável de um registo que fica desatualizado.

O responsável não é necessariamente a pessoa que faz o trabalho de mitigação. É a pessoa responsável pela resposta existir, manter-se atual e ser escalada quando parar de funcionar.

Mitigação como Sub-tarefas

Os passos concretos vivem como Sub-tarefas em cada risco, com os seus próprios responsáveis e Datas limite. Esta é a linha entre um registo que muda as coisas e um que apenas as descreve.

Há um teste para saber se uma resposta é real: se não pode ser escrita como uma Tarefa com um responsável e uma Data limite, não é uma mitigação, é um desejo. “Monitorizar a situação” e “comunicar de perto com o fornecedor” falham ambas.

Estratégias de Resposta

Cada risco precisa de exatamente uma Estratégia de Resposta:

• Evitar: alterar o plano para que o risco não possa ocorrer. A opção mais económica quando disponível, mas normalmente tem um custo em âmbito.
• Mitigar: reduzir a probabilidade, o impacto, ou ambos. O caminho habitual para a maioria dos riscos Altos.
• Transferir: mover a consequência financeira para outra entidade através de seguros, contratos de preço fixo ou cláusulas de penalização. Move o custo, não a perturbação, pelo que o tempo continua a perder-se.
• Aceitar: reconhecê-lo, orçamentá-lo, não fazer mais nada. Válido para riscos Baixos, mas requer uma decisão documentada. Aceitar é uma escolha, não a ausência de uma.
• Escalar: passá-lo ao patrocinador quando está fora da sua autoridade. Inclua uma recomendação e não é transferir responsabilidade.

Acompanhar o Fluxo de Trabalho de Resposta

No plano de subscrição Free, pode ter até 5 estados em cada projeto, e este modelo usa 6. Após duplicar, una Em Análise com A Planear Resposta, ou atualize o seu plano de subscrição para manter todos os seis. Mais informações na nossa página de preços.

Um risco em si nunca se conclui. A forma como o gere é que conclui, e os seis estados acompanham isso: Identificado, Em Análise, A Planear Resposta, A Mitigar, A Monitorizar e Fechado.

A vista de quadro agrupa tudo por estado e mostra os campos de avaliação em cada cartão. As Sub-tarefas de mitigação aparecem junto aos riscos, por isso filtre para o nível superior quando quiser ver apenas os riscos.

Fechado significa que a exposição desapareceu permanentemente, não que deixou de se preocupar. Se ainda pode ocorrer, pertence a A Monitorizar.

Tags

Cinco Tags cruzam as categorias e respondem a perguntas que os campos de avaliação não conseguem:

• Gatilho Acionado: o sinal de alerta precoce já foi ativado, por isso analise estes primeiro
• Bloqueador de Lançamento: irá impedir o lançamento se não for resolvido
• Escalado ao Patrocinador: fora da autoridade da equipa
• Contingência Reservada: orçamento reservado para este risco
• Necessita de Reavaliação: a situação mudou desde a última avaliação

Rever com uma Cadência

A Secção de governação no fundo do registo contém as revisões como Tarefas recorrentes, para que apareçam no Cronograma independentemente de alguém se lembrar delas.

Quatro ritmos, cada um com uma função diferente:

Na revisão semanal, coloque três questões a cada risco:

1. A pontuação mudou e o Nível de Risco precisa de ser atualizado?
2. A mitigação está efetivamente a avançar, ou está em curso há três semanas?
3. O gatilho foi acionado?

Uma revisão que termina sem nenhum campo alterado em qualquer parte do registo é uma revisão que não aconteceu.

Dica: Quando fechar um risco, registe se ocorreu, como o impacto real se comparou com o previsto e se o avaliaria da mesma forma novamente. Esta última questão é a parte que torna o próximo projeto mais fácil, e ignorá-la é a razão pela qual muitas equipas avaliam os riscos tão mal no ano cinco como no ano um.

Leia mais no nosso blogue sobre como avaliar um risco e manter o registo vivo.

Perguntas Frequentes

O que é um registo de riscos?

Um registo de riscos é uma lista viva do que pode correr mal num projeto e do que está a ser feito em relação a cada situação, com uma probabilidade, um impacto, um responsável e uma resposta para cada entrada. Se nada mudou na última revisão, a revisão não aconteceu.

O que deve incluir um registo de riscos?

Uma descrição do risco, uma avaliação de probabilidade, uma avaliação de impacto, uma pontuação combinada, um responsável nomeado e uma estratégia de resposta. Um ID de risco estável, uma categoria e uma data de identificação tornam-no substancialmente mais útil.

Como se avalia a probabilidade e o impacto de um risco?

Avalie cada um de 1 a 5 e multiplique. A probabilidade vai de Raro a Quase Certo, o impacto de Negligenciável a Severo. Avalie o impacto no objetivo do projeto, não o drama geral do evento.

O que é uma matriz de risco 5x5?

Uma grelha com probabilidade e impacto avaliados de 1 a 5, dando pontuações de 1 a 25. A pontuação é então agrupada em bandas, e cada banda implica uma obrigação diferente, o que transforma um Número numa ação exigida.

Quais são as cinco estratégias de resposta a riscos?

Evitar, Mitigar, Transferir, Aceitar e Escalar. Transferir move a consequência financeira mas não a perturbação, e Aceitar é uma decisão documentada e não a ausência de uma.

Quem deve ser responsável por um risco no registo de riscos?

Uma pessoa nomeada, nunca uma equipa ou um papel. O responsável é accountable pela resposta existir e manter-se atual, não necessariamente por fazer o trabalho de mitigação, que é atribuído separadamente nas Sub-tarefas.

Com que frequência deve ser revisto um registo de riscos?

Semanalmente para as entradas Altas e Críticas, quinzenalmente para adicionar o que está em falta, mensalmente para reavaliar tudo, e trimestralmente para reportar ao grupo de direção. O modelo contém estas revisões como Tarefas recorrentes para que apareçam no Cronograma automaticamente.

Como crio um registo de riscos no Quire?

Duplicar o Modelo de Registo de Riscos, mudar para a Vista de tabela e ordenar por Pontuação de Risco de forma decrescente. Leia alguns riscos de amostra para aprender a forma de quatro partes de cada entrada, depois elimine as amostras, mantenha os Campos e as Secções e adicione cerca de cinco dos seus próprios.

Existe um modelo de registo de riscos pronto a usar no Quire?

Sim. Visite o projeto de Registo de Riscos e duplique-o para o seu espaço de trabalho para obter os oito Campos personalizados, o fluxo de trabalho de seis etapas, as Secções de categoria, as cinco Tags e as Tarefas de revisão recorrentes já configuradas.