Modello Registro dei Rischi Permalink
Usa questo modello per gestire un registro dei rischi di progetto in Quire: valuta ogni rischio su una matrice 5x5, assegnagli un unico responsabile, tieni le azioni di mitigazione come sub attività e rivedi il tutto con un ritmo fisso.
Puoi visitare il progetto Registro dei Rischi e duplicarlo nel tuo spazio di lavoro, così non devi costruire tutto da zero.
Puoi anche esplorare altri modelli pronti all’uso per velocizzare il tuo flusso di lavoro.
Comprendere i registri dei rischi
Un registro dei rischi è una lista viva di ciò che potrebbe andare storto nel tuo progetto e di ciò che stai facendo per ciascuna cosa. La parola che fa la maggior parte del lavoro qui è viva. Un registro che a novembre appare uguale a com’era ad agosto è un registro che nessuno sta usando, ed è peggio che non averne affatto, perché sembra che il rischio venga gestito.
I rischi sono raggruppati in sezioni per categoria, il che rende visibili i raggruppamenti. Cinque rischi che stanno in una stessa categoria di solito significano un unico problema strutturale piuttosto che cinque problemi separati.
Sei sezioni contengono i rischi veri e propri, coprendo budget e costi, tempistiche e consegna, risorse e persone, tecnico e qualità, fornitori e terze parti, ed esterno, mercato e conformità. Una settima sezione in fondo contiene la cadenza di revisione. Il campo Categoria offre sette opzioni, separando esterno e mercato da conformità e legale, così puoi ancora distinguere questi due aspetti durante il filtraggio.
Il modello arriva con venti rischi di esempio scritti per intero, così puoi vedere la struttura di una buona voce prima di sostituirli con i tuoi.
Valuta i rischi con la matrice 5x5
Valuta la Probabilità da 1 a 5, valuta l’Impatto da 1 a 5, moltiplicali e metti il risultato in Punteggio di rischio. Quel numero è ciò in base a cui ordini, e ordinare in base ad esso è la cosa più utile che farai con il registro.
| ↓ Probabilità / Impatto → | 1 Trascurabile | 2 Minore | 3 Moderato | 4 Maggiore | 5 Grave |
|---|---|---|---|---|---|
| 5 Quasi certo | 5 | 10 | 15 | 20 | 25 |
| 4 Probabile | 4 | 8 | 12 | 16 | 20 |
| 3 Possibile | 3 | 6 | 9 | 12 | 15 |
| 2 Improbabile | 2 | 4 | 6 | 8 | 10 |
| 1 Raro | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Nota: il Punteggio di rischio è un numero che digiti, non una formula. Le formule di Quire non possono moltiplicare due campi Select, quindi il compromesso è una moltiplicazione manuale in cambio del mantenimento delle etichette Probabilità e Impatto leggibili anziché memorizzarle come numeri nudi.
Livelli di rischio
Il punteggio ricade in una di quattro fasce, e ogni fascia ti obbliga a fare qualcosa di diverso. È questo che impedisce alla valutazione di essere un esercizio accademico.
| Fascia | Punteggio | Cosa richiede |
|---|---|---|
| Bassa | 1-4 | Accetta e annota. Rivedi trimestralmente. Nessun piano d’azione necessario. |
| Media | 5-9 | Responsabile con nome e una risposta documentata. Rivedi mensilmente. |
| Alta | 10-14 | Responsabile con nome e un piano di mitigazione finanziato con date. Rivedi settimanalmente. |
| Critica | 15-25 | Escala allo sponsor, riserva contingenza, riferisci al comitato di indirizzo. |
Due errori di valutazione
Tutto ottiene un 4. Se la maggior parte del registro sta in Alta, la scala ha smesso di discriminare e non hai più una lista di priorità. Imponi una distribuzione. Qualcosa deve essere un 1.
Valutare l’impatto sbagliato. Valuta l’impatto sull’obiettivo del progetto, non il dramma generale dell’evento. Il fallimento di un fornitore suona grave, ma se altri due fornitori possono coprirlo, l’impatto sul progetto è Minore.
Leggi il registro nella Vista tabella
La Vista tabella è disponibile solo nei piani Professional, Premium, Enterprise. Maggiori informazioni sono disponibili sulla nostra pagina dei prezzi.
La Vista tabella è dove vive questo modello. Mette ogni campo di valutazione in una colonna così puoi confrontare le voci a colpo d’occhio, cosa che la Vista lista non può fare.
Ordina per Punteggio di rischio decrescente e il registro diventa una lista di lavoro ordinata. Puoi modificare i valori dei campi direttamente nella tabella, il che è ciò che rende una rivalutazione mensile abbastanza rapida da far sì che le persone la facciano davvero.
Campi personalizzati
Otto campi personalizzati portano la valutazione:
| Campo | Tipo | A cosa serve |
|---|---|---|
| ID rischio | Testo | Un riferimento stabile come R-01, così un rischio può essere citato nelle note senza il titolo completo |
| Categoria | Select | Quale parte del progetto è esposta |
| Probabilità | Select | Da 1 Raro a 5 Quasi certo |
| Impatto | Select | Da 1 Trascurabile a 5 Grave |
| Punteggio di rischio | Numero | Probabilità per Impatto, da 1 a 25 |
| Livello di rischio | Select | Il punteggio raggruppato in Bassa, Media, Alta, Critica |
| Strategia di risposta | Select | Evitare, Mitigare, Trasferire, Accettare, Escalare |
| Data di identificazione | Data | Utile per trovare le voci che nessuno ha rivisitato |
Scrivi una voce di rischio
Ogni rischio di esempio nel modello segue la stessa struttura in quattro parti nella sua descrizione. Copiala.
- Descrizione del rischio: cosa potrebbe accadere, con un numero associato ove possibile
- Trigger o segnale d’allarme precoce: il segnale osservabile che indica che questo sta diventando reale
- Conseguenza se si realizza: cosa fa al progetto, che è ciò che giustifica il punteggio di Impatto
- Risposta corrente: la strategia più le azioni specifiche
“La spesa cloud potrebbe salire da 42k a 58k dollari mensilmente” è utilizzabile, perché puoi capire quando sta accadendo. “I costi potrebbero aumentare” non lo è. Il trigger conta altrettanto: senza un segnale osservabile ti affidi al fatto che qualcuno se ne accorga, e accorgersene non è un controllo.
Un responsabile per ciascuno
Assegna esattamente una persona a ogni rischio. Non un team, non un ruolo. La responsabilità condivisa di un rischio produce nessuna responsabilità, e un rischio senza responsabile è il predittore più affidabile di un registro che diventa obsoleto.
Il responsabile non è necessariamente la persona che svolge il lavoro di mitigazione. È la persona responsabile del fatto che la risposta esista, resti corrente e venga escalata quando smette di funzionare.
Mitigazione come sub attività
I passi concreti vivono come sub attività sotto ciascun rischio, con i propri assegnatari e date di scadenza. È questa la linea tra un registro che cambia le cose e uno che si limita a descriverle.
C’è una prova per capire se una risposta è reale: se non può essere scritta come un’attività con un responsabile e una data di scadenza, non è una mitigazione, è un desiderio. “Monitorare la situazione” e “comunicare a stretto contatto con il fornitore” falliscono entrambe.
Strategie di risposta
Ogni rischio ha bisogno di esattamente una Strategia di risposta:
- Evitare: modifica il piano affinché il rischio non possa verificarsi. La più economica quando disponibile, ma di solito costa in termini di ambito.
- Mitigare: riduci la probabilità, l’impatto o entrambi. L’opzione predefinita per la maggior parte dei rischi Alti.
- Trasferire: sposta altrove la conseguenza finanziaria tramite assicurazioni, contratti a prezzo fisso o clausole penali. Sposta il costo, non il disagio, quindi perdi comunque l’ora.
- Accettare: riconoscilo, prevedilo a budget, non fare altro. Valido per i rischi Bassi, ma ha bisogno di una decisione documentata. Accettare è una scelta, non l’assenza di una.
- Escalare: portalo allo sponsor quando esula dalla tua autorità. Porta una raccomandazione e non è scaricare la responsabilità.
Traccia il flusso di risposta
Nel piano Free Subscription puoi avere fino a 5 stati in ogni progetto, e questo modello ne usa 6. Unisci In analisi in Pianificazione risposta dopo aver duplicato, oppure fai l’upgrade del tuo piano di abbonamento per mantenere tutti e sei. Maggiori informazioni sono disponibili sulla nostra pagina dei prezzi.
Un rischio in sé non si completa mai. La tua gestione di esso sì, e i sei stati la tracciano: Identificato, In analisi, Pianificazione risposta, In mitigazione, Monitoraggio e Chiuso.
La Vista bacheca raggruppa tutto per stato e mostra i campi di valutazione su ciascuna scheda. Le sub attività di mitigazione appaiono accanto ai rischi, quindi filtra al livello superiore quando vuoi i rischi da soli.
Chiuso significa che l’esposizione è scomparsa in modo permanente, non che hai smesso di preoccupartene. Se può ancora verificarsi, appartiene a Monitoraggio.
Etichette
Cinque etichette attraversano le categorie e rispondono a domande a cui i campi di valutazione non possono rispondere:
- Trigger scattato: l’allarme precoce si è già attivato, quindi guarda prima questi
- Blocco al lancio: fermerà il rilascio se non risolto
- Escalato allo sponsor: fuori dall’autorità del team
- Contingenza riservata: è accantonato budget per questo
- Da rivalutare: la situazione è cambiata dall’ultima valutazione
Rivedi con una cadenza
La sezione di governance in fondo al registro contiene le revisioni come attività ricorrenti, così arrivano nella pianificazione che qualcuno se ne ricordi o meno.
Quattro ritmi, ciascuno con un compito diverso:
| Ritmo | Cosa succede |
|---|---|
| Settimanalmente | Solo Alte e Critiche, ordinate per punteggio. Circa 30 minuti. |
| Ogni due settimane | Venti minuti alla fine della pianificazione dello sprint per aggiungere ciò che manca. |
| Mensilmente | Rivaluta l’intero registro e chiudi ciò che non si applica più. |
| Trimestralmente | Un report di una pagina per il comitato di indirizzo. |
Alla revisione settimanale, poni tre domande su ciascun rischio:
- Il punteggio è cambiato, e il Livello di rischio ha bisogno di aggiornamento?
- La mitigazione si sta davvero muovendo, o è in corso da tre settimane?
- Il trigger è scattato?
Una revisione che finisce senza alcun campo cambiato da nessuna parte nel registro è una revisione che non è avvenuta.
Suggerimento: quando chiudi un rischio, annota se si è verificato, come l’impatto effettivo si è confrontato con quello previsto e se lo valuteresti allo stesso modo di nuovo. Quest’ultima domanda è la parte che rende più facile il progetto successivo, e saltarla è il motivo per cui parecchi team valutano i rischi al quinto anno non meglio del primo.
Leggi di più sul nostro blog su come valutare un rischio e mantenere vivo il registro.
Domande frequenti
Che cos’è un registro dei rischi?
Un registro dei rischi è una lista viva di ciò che potrebbe andare storto in un progetto e di ciò che stai facendo per ciascuna cosa, con una probabilità, un impatto, un responsabile e una risposta per ogni voce. Se nulla al suo interno è cambiato all’ultima revisione, la revisione non è avvenuta.
Cosa dovrebbe includere un registro dei rischi?
Una descrizione del rischio, una valutazione della probabilità, una valutazione dell’impatto, un punteggio combinato, un responsabile con nome e cognome e una strategia di risposta. Un ID rischio stabile, una categoria e una data di identificazione lo rendono molto più utile.
Come si valutano la probabilità e l’impatto di un rischio?
Valuta ciascuno da 1 a 5 e moltiplica. La probabilità va da Raro a Quasi certo, l’impatto da Trascurabile a Grave. Valuta l’impatto sull’obiettivo del progetto, non il dramma generale dell’evento.
Che cos’è una matrice di rischio 5x5?
Una griglia con probabilità e impatto ciascuno valutato da 1 a 5, che dà punteggi da 1 a 25. Il punteggio viene poi raggruppato in fasce, e ogni fascia comporta un obbligo diverso, che è ciò che trasforma un numero in un’azione richiesta.
Quali sono le cinque strategie di risposta al rischio?
Evitare, Mitigare, Trasferire, Accettare ed Escalare. Trasferire sposta la conseguenza finanziaria ma non il disagio, e Accettare è una decisione documentata anziché l’assenza di una.
Chi dovrebbe essere responsabile di un rischio in un registro dei rischi?
Una singola persona con nome e cognome, mai un team o un ruolo. Il responsabile è responsabile del fatto che la risposta esista e resti corrente, non necessariamente dello svolgimento del lavoro di mitigazione, che viene assegnato separatamente sulle sub attività.
Con quale frequenza si dovrebbe rivedere un registro dei rischi?
Settimanalmente per le voci Alte e Critiche, ogni due settimane per aggiungere ciò che manca, mensilmente per rivalutare tutto e trimestralmente per riferire al comitato di indirizzo. Il modello le contiene come attività ricorrenti così appaiono nella pianificazione da sole.
Come creo un registro dei rischi in Quire?
Duplica il modello Registro dei Rischi, passa alla Vista tabella e ordina per Punteggio di rischio decrescente. Leggi alcuni rischi di esempio per imparare la struttura in quattro parti delle voci, poi elimina gli esempi, mantieni i campi e le sezioni e aggiungi circa cinque rischi tuoi.
Esiste un modello di registro dei rischi già pronto in Quire?
Sì. Visita il progetto Registro dei Rischi e duplicalo nel tuo spazio di lavoro per ottenere gli otto campi personalizzati, il flusso di lavoro in sei fasi, le sezioni di categoria, le cinque etichette e le attività ricorrenti di revisione già impostate.