Modello di Piano di Comunicazione Permalink
Usa questo modello per decidere chi viene informato di cosa riguardo al tuo progetto, attraverso quale canale e con quale frequenza. Il progetto si apre in Vista tabella, dove ogni riga è una comunicazione con il suo pubblico, canale, cadenza e responsabile affiancati.
Puoi visitare il progetto Piano di Comunicazione e duplicarlo nel tuo workspace, così non devi costruire tutto da zero.
Puoi anche esplorare altri modelli pronti all’uso per accelerare il tuo flusso di lavoro.
Capire i piani di comunicazione
La maggior parte dei progetti non va storta sul lavoro. Va storta perché qualcuno lo scopre troppo tardi. Un piano di comunicazione è il documento che stabilisce in anticipo chi viene informato di cosa, attraverso quale canale e con quale frequenza.
Cosa risponde un piano
Sei aspetti, e l’ultimo è quello in cui i piani di solito si assottigliano.
- Obiettivi, formulati come qualcosa di misurabile. “Tenere tutti informati” è un’aspirazione, non un obiettivo.
- Pubblici, suddivisi tra le persone che il lavoro coinvolge e quelle che lo influenzano o lo approvano.
- Messaggi chiave, ossia un messaggio principale più una versione per ciascun pubblico che porta la stessa verità con enfasi diversa.
- Canali, scelti in base al pubblico anziché alle proprie abitudini.
- Frequenza, scritta come una cadenza reale. “Ogni secondo giovedì” è una cadenza. “Regolarmente” no.
- Un responsabile per ogni singola comunicazione.
Qui appartiene anche un percorso di escalation: livelli di gravità, chi viene avvisato e entro quanto tempo.
Piano, strategia o carta
Tre documenti si trovano vicini, e solo uno di essi pianifica qualcosa.
| Documento | Definisce | Lunghezza |
|---|---|---|
| Strategia di comunicazione | Perché questi pubblici contano e cosa vuoi trasmettere | Lunga |
| Piano di comunicazione | Quale canale, in quale giorno, inviato da chi | La matrice |
| Carta di comunicazione | Le decisioni del piano su una pagina, approvate | Una pagina |
Un piccolo progetto ha bisogno solo del piano, perché la sua strategia sta in una frase. Se puoi scriverne solo uno dei tre, scrivi il piano, perché è l’unico con date e nomi.
Dove i piani si inceppano
Cinque fallimenti, e si sommano.
- Tutti sono su ogni aggiornamento. Le persone smettono di leggere quando metà di ciò che arriva non le riguarda. Riduci la lista del pubblico, non il messaggio
- Il piano non ha un responsabile. Un piano che appartiene al team non appartiene a nessuno
- Le riunioni sostituiscono la scrittura. Se lo stesso stato viene ripetuto ad alta voce in tre chiamate, scrivilo una volta e cancella le altre due
- Le cattive notizie aspettano il prossimo aggiornamento programmato. A quel punto qualcuno ha già sentito una versione peggiore
- Nessuno verifica se funziona. Un tasso di apertura del 15% è raramente apatia. Di solito significa che il canale è sbagliato
Costruire il piano in sei fasi
Il modello usa sei sezioni, una per fase, con 41 attività in totale. L’ordine conta, perché ogni fase dipende da quella precedente.
| Fase | Cosa stabilisce |
|---|---|
| 1 · Impostare il piano | Obiettivi, ambito, il responsabile e un sostituto, il percorso di escalation |
| 2 · Mappare il pubblico e gli stakeholder | Chi è coinvolto, chi ha influenza, cosa vuole sapere ogni gruppo |
| 3 · Scrivere i messaggi chiave | Un messaggio principale, poi versioni adattate per ciascun pubblico |
| 4 · Scegliere i canali e impostare la cadenza | Il canale per pubblico, il ritmo delle riunioni, la matrice stessa |
| 5 · Eseguire le comunicazioni | Il lavoro vivo e ricorrente |
| 6 · Misurare e migliorare | Se qualcuno legge, e cosa tagliare |
La fase 5 è quella da tenere d’occhio. Impostare un piano è soddisfacente e finito, mentre eseguirlo non lo è, ed è per questo che la maggior parte dei piani muore lì anziché nella scrittura.
Sei tag attraversano le fasi. Interno ed Esterno dividono il rigore della revisione, Ricorrente segna tutto ciò che è in programma, Visibilità Dirigenza indica ciò che vede la leadership, Richiede Approvazione segna ciò che avrà bisogno di approvazione, e Pronto per le Crisi segna i messaggi scritti prima che tu ne abbia bisogno.
La matrice di comunicazione
La Vista tabella è disponibile solo nei piani Professional, Premium ed Enterprise. Ulteriori informazioni si trovano nella nostra pagina dei prezzi.
Quattro campi personalizzati trasformano la Vista tabella in una griglia chi/cosa/quando/dove, con una riga per comunicazione.
- Pubblico consente più valori contemporaneamente, perché un annuncio spesso serve a più di un gruppo: Sponsor Esecutivi, Team di Progetto Principale, Partner Interfunzionali, Tutti i Dipendenti, Clienti, Partner Esterni
- Canale contiene gli otto luoghi in cui un messaggio può arrivare, dall’email e dalla chat fino a un’assemblea generale, una newsletter, la Bacheca del progetto, un documento condiviso o un colloquio individuale
- Frequenza va da una tantum a trimestrale, più Al bisogno per tutto ciò che è guidato da eventi
- Tipo di Messaggio separa la pianificazione dagli aggiornamenti di stato, annunci, richieste di decisione, escalation, richieste di suggerimenti e reports
Raggruppare la tabella è ciò che trasforma la matrice da registro a strumento di verifica. Raggruppa per Pubblico per vedere se un gruppo riceve tutto. Raggruppa per Canale per trovare il canale che svolge tutto il lavoro. Raggruppa per Assegnatario per trovare la persona che invia ogni aggiornamento.
Apri qualsiasi riga e gli stessi campi si trovano nel pannello dell’attività, così chi è responsabile dell’invio può vedere il pubblico e la cadenza senza aprire la tabella.
Suggerimento: Compila Pubblico prima di Canale. Scegliere prima il canale è il modo in cui un piano finisce per inviare tutto via email, che è il canale più comodo per chi invia anziché quello che il pubblico legge.
Gestire le approvazioni
La funzione Approvazione è disponibile solo nei piani Premium ed Enterprise. Ulteriori informazioni si trovano nella nostra pagina dei prezzi.
Nulla destinato ai clienti dovrebbe uscire sulla base del giudizio di una sola persona. Le approvazioni passano attraverso il flusso di lavoro Approvazione integrato di Quire anziché una casella di controllo, così ogni decisione lascia un registro di chi ha chiesto, chi ha deciso e cosa è cambiato. Tre categorie sono già configurate.
| Categoria | Usala per |
|---|---|
| Approvazione dello Sponsor | Obiettivi, il messaggio principale, la matrice, il pacchetto per la direzione |
| Revisione Editoriale | Tutto ciò che è destinato ai clienti: note di rilascio, annunci di avvio, post di pietre miliari |
| Legale e Conformità | Regole di escalation, dichiarazioni interlocutorie, tutto con esposizione normativa |
Apri un’attività, scegli Richiedi approvazione e seleziona la categoria. L’approvatore può approvare, rifiutare o richiedere modifiche, e lo stato appare in cima all’attività.
Tre attività nella Fase 1 sono già dotate di richieste aperte: una approvata, una in attesa e una con modifiche richieste, così puoi vedere ogni stato prima di avviarlo per davvero.
Nota: I gruppi di approvatori sono aperti per impostazione predefinita, quindi chiunque nel progetto può richiedere o approvare. Va bene per un team piccolo ed è una cattiva idea per tutto ciò che è regolamentato. Imposta approvers reali per categoria nelle impostazioni del progetto prima.
Il tag Richiede Approvazione svolge un ruolo diverso. Segna il lavoro che avrà bisogno di approvazione in seguito, prima che esista alcuna richiesta, così filtrando per esso si vede il carico di approvazioni in arrivo anziché quello già in corso.
Monitorare bozza, revisione e invio
Stati delle comunicazioni
Nel piano Free, puoi avere fino a 5 stati in ogni progetto, e questo modello ne usa 7. Unisci In bozza in In corso e Approvata in In revisione dopo la duplicazione, oppure aggiorna il tuo piano per mantenere tutti e sette. Ulteriori informazioni si trovano nella nostra pagina dei prezzi.
Sette stati, perché una bozza e un messaggio inviato non sono la stessa cosa: Da fare, In corso, In bozza, In revisione, Approvata, Bloccata e Completata.
Apri il progetto nella Vista bacheca e ordina le colonne per Stato per vedere cosa è scritto, cosa è in attesa di un revisore e cosa è pronto per essere inviato.
In bozza → In revisione → Approvata è la parte che vale la pena mantenere. Unire questi tre in un’unica colonna in corso nasconde l’unica domanda che conta prima di un invio: qualcun altro ha letto questo.
Sottoliste delle comunicazioni
Nel piano Free, puoi creare due sottoliste per ogni progetto, e questo modello le usa entrambe. Aggiorna il tuo piano per crearne altre. Ulteriori informazioni si trovano nella nostra pagina dei prezzi.
Due sottoliste attraversano le sei fasi.
- Ritmo Ricorrente raccoglie ogni comunicazione che si ripete. Aprila settimanalmente. Se lo stesso elemento continua a slittare, la cadenza è troppo ambiziosa, non la persona inaffidabile
- Rivolto a Clienti ed Esterni raccoglie tutto ciò che esce dall’organizzazione, ovvero l’insieme che necessita di Revisione Editoriale
Entrambe sono basate su filtri, quindi aggiungendo il tag Ricorrente o Esterno a una nuova attività questa viene archiviata automaticamente.
Cruscotto di salute delle comunicazioni
La Vista cruscotto è disponibile solo nei piani Professional, Premium ed Enterprise. Ulteriori informazioni si trovano nella nostra pagina dei prezzi.
Il Cruscotto Salute delle Comunicazioni risponde alla domanda se il piano viene eseguito, non se è stato scritto. Tre widget lo compongono.
- Distribuzione degli stati delle attività: quante comunicazioni sono ancora in bozza rispetto a quelle approvate e inviate
- Attività in scadenza: cosa è in programma per essere inviato prossimamente, ovvero la vista da aprire il lunedì
- Carico di lavoro dei membri: se l’invio è distribuito nel team o ricade su una sola persona
Il Carico di lavoro dei membri è quello da tenere d’occhio. Un piano di comunicazione in cui un solo nome possiede ogni invio è un piano con un unico punto di fallimento, e la tabella del carico di lavoro lo mostra più velocemente della matrice.
Scrivere la carta di una pagina
Il documento Carta di Comunicazione è il piano condensato in qualcosa che uno sponsor leggerà davvero, con spazi tra parentesi quadre da compilare. Sette brevi sezioni coprono perché il piano esiste, gli obiettivi misurabili, la tabella del pubblico, il messaggio principale, l’escalation, la cadenza delle riunioni e come saprai se ha funzionato.
La tabella di escalation qui sopra è la sezione per cui i team sono più grati in seguito. Fissa i livelli di gravità, chi viene avvisato e la finestra temporale, prima che qualcuno sia sotto pressione. Include anche una dichiarazione interlocutoria per il caso in cui devi dire qualcosa senza conoscere ancora la risposta, il che è meglio del silenzio, perché il silenzio si riempie di voci.
Se la carta supera una pagina, hai iniziato a scrivere un documento di strategia. Tagliane il contenuto.
Leggi di più sul nostro blog su come gestire gli aggiornamenti agli stakeholder senza la riunione di stato.
Inizia il tuo piano
Tutto ciò che è in questa pagina può essere costruito a mano. Il modello è la stessa cosa già assemblata: sei fasi, 41 attività, sette stati, quattro campi, tre categorie di approvazione, sei tag, entrambe le sottoliste e entrambi i documenti, con date di esempio che vanno da luglio a dicembre 2027.
Duplica il progetto Piano di Comunicazione nel tuo workspace, poi cambia cinque cose:
- Cancella gli assegnatari di esempio e riassegna al tuo team.
- Seleziona tutte le attività e trascina il blocco nel tuo calendario reale nella Vista timeline.
- Imposta approvers reali per categoria nelle impostazioni del progetto, così le approvazioni non possono essere saltate.
- Cancella le tre richieste di approvazione di esempio nella Fase 1, poi richiedi di nuovo quando il tuo piano avanza.
- Esegui la Fase 1 correttamente prima di inviare qualsiasi cosa. Le Fasi da 2 a 6 funzionano solo una volta che gli obiettivi e il responsabile sono definiti.
Adattarlo
- Meno di cinque persone? Elimina le Fasi 2 e 4, mantieni un aggiornamento settimanale e vai avanti
- Settore regolamentato? Instrada tutto ciò che è esterno attraverso Legale e Conformità, con un elenco esplicito di approvers
- Distribuito su fusi orari diversi? Sposta il volume verso aggiornamenti scritti sulla Bacheca e riduci le riunioni dal vivo. Prima l’asincrono
- Stai gestendo un incidente? Filtra per Pronto per le Crisi. Quelle attività sono il tuo pacchetto di partenza
Se il tuo piano si trova all’interno di un ciclo Agile più ampio, il modello Agile Scrum copre il backlog e il ritmo degli sprint contro cui gli aggiornamenti di stato fanno riferimento.
Domande Frequenti
Cos’è un piano di comunicazione?
Un piano di comunicazione è il documento che stabilisce in anticipo chi viene informato di cosa riguardo a un progetto, attraverso quale canale e con quale frequenza. Esiste perché la maggior parte dei progetti va storta quando qualcuno lo scopre troppo tardi, non perché il lavoro stesso fosse sbagliato.
Cosa dovrebbe includere un piano di comunicazione?
Obiettivi misurabili, i pubblici, i messaggi chiave, un canale e una cadenza per ciascun pubblico, e un responsabile nominato per ogni comunicazione. Qui appartiene anche un percorso di escalation: livelli di gravità, chi viene avvisato e entro quanto tempo.
Qual è la differenza tra un piano di comunicazione e una strategia di comunicazione?
Una strategia definisce gli obiettivi di alto livello, i pubblici e i messaggi. Un piano è l’esecuzione tattica: quale canale, in quale giorno, inviato da chi. Se puoi scriverne solo uno, scrivi il piano, perché è quello con date e nomi.
Come si crea un piano di comunicazione?
Definisci obiettivi misurabili e nomina un responsabile, mappa i pubblici, scrivi un messaggio principale più versioni adattate, abbina i canali e blocca la cadenza, eseguilo, poi verifica se qualcuno legge. L’ordine conta, perché ogni fase dipende da quella precedente.
Con quale frequenza va aggiornato un piano di comunicazione?
Revisionalo a ogni gate di fase e ogni volta che l’ambito cambia in modo significativo, con un’analisi mensilmente della matrice per tutto ciò che dura più di un trimestre. Una volta al trimestre, fai una revisione vera: monitora il coinvolgimento, conduci un sondaggio breve e taglia ciò che nessuno legge.
Come si costruisce una matrice di comunicazione in Quire?
Rendi ogni comunicazione un’attività, poi aggiungi campi a selezione per Pubblico, Canale, Frequenza e Tipo di Messaggio. La Vista tabella mostra poi una riga per comunicazione, e raggruppare per Pubblico o Canale indica chi riceve troppo e quale canale porta tutto il carico.
Come si decide con quale frequenza comunicare?
Lascia che sia il pubblico a decidere. I dirigenti vogliono generalmente meno volume e più segnale, il team principale ha bisogno di dettagli settimanali o giornalieri, e tutti gli altri si collocano tra mensile e alle pietre miliari. Stabilisci una regola separata per le cattive notizie: entro 24 ore, indipendentemente dal programma.
Quali sono gli errori più comuni in un piano di comunicazione?
Mettere tutti su ogni aggiornamento, lasciare il piano senza un responsabile nominato, lasciare che le riunioni sostituiscano la scrittura, trattenere le cattive notizie fino al prossimo aggiornamento programmato, e non verificare mai se qualcosa funziona.
Esiste un modello di piano di comunicazione già pronto in Quire?
Sì. Visita il progetto Piano di Comunicazione e duplicalo nel tuo workspace per ottenere le sei fasi, 41 attività, sette stati, quattro campi, tre categorie di approvazione e entrambe le sottoliste senza doverle costruire tu stesso.