Шаблон плана коммуникаций Permalink

Используйте этот шаблон, чтобы определить, кто и что узнаёт о вашем проекте, через какой канал и как часто. Проект открывается в табличном виде, где каждая строка — одна коммуникация с аудиторией, каналом, частотой и ответственным рядом.

Вы можете перейти в проект Communication Plan и дублировать его в своё рабочее пространство — вам не нужно строить всё с нуля.

Вы также можете изучить другие готовые шаблоны, чтобы ускорить работу.

Понимание планов коммуникаций

Большинство проектов идёт не так не из-за самой работы. Они идут не так потому, что кто-то узнал слишком поздно. План коммуникаций — это документ, который заранее определяет, кто и что узнаёт, через какой канал и как часто.

На что отвечает план

Шесть вещей, и последняя — та, где планы обычно истончаются.

1. Цели, сформулированные как нечто измеримое. «Держать всех в курсе» — это намерение, а не цель.
2. Аудитории, разделённые на тех, кого затрагивает работа, и тех, кто влияет на неё или утверждает её.
3. Ключевые сообщения: одно основное сообщение плюс версия для каждой аудитории, несущая ту же суть с разным акцентом.
4. Каналы, подобранные под аудиторию, а не под ваши собственные привычки.
5. Частота, записанная как реальное расписание. «Каждый второй четверг» — это расписание. «Регулярно» — нет.
6. Ответственный за каждую отдельную коммуникацию.

Путь эскалации тоже относится сюда: уровни серьёзности, кому сообщают и в какие сроки.

План, стратегия или устав

Три документа лежат рядом, и только один из них что-либо планирует.

Небольшому проекту достаточно одного плана, потому что его стратегия умещается в одном предложении. Если можно написать только одно из трёх — пишите план, потому что только в нём есть даты и имена.

Где планы ломаются

Пять сбоев, и они накапливаются.

• Все получают каждое обновление. Люди перестают читать, когда половина приходящего к ним не имеет отношения. Сокращайте список аудитории, а не сообщение
• У плана нет ответственного. План, принадлежащий команде, не принадлежит никому
• Встречи заменяют написанное. Если один и тот же статус повторяется вслух в трёх звонках — напишите его один раз и отмените два звонка
• Плохие новости ждут следующего запланированного обновления. К тому моменту кто-то уже услышал более плохую версию
• Никто не проверяет, работает ли это. Открываемость в 15% — это редко апатия. Обычно это значит, что канал не подходит

Построение плана в шести фазах

Шаблон использует шесть разделов, по одному на каждую фазу, в которых распределены 41 задача. Порядок важен, потому что каждая фаза зависит от предыдущей.

Фаза 5 — та, за которой нужно следить. Настроить план — это приятно и конечно, а выполнять его — ни то ни другое. Именно поэтому большинство планов умирает там, а не на этапе написания.

Шесть меток пронизывают все фазы. Internal и External разделяют строгость проверки, Recurring отмечает всё, что идёт по расписанию, Exec Visibility указывает, что видит руководство, Needs Sign-off маркирует то, что потребует утверждения, а Crisis Ready — сообщения, написанные до того, как они понадобятся.

Матрица коммуникаций

Табличный вид доступен только в планах Professional, Premium, Enterprise. Дополнительную информацию можно найти на нашей странице тарифов.

Четыре пользовательских поля превращают табличный вид в сетку «кто / что / когда / где» — по одной строке на каждую коммуникацию.

• Аудитория допускает несколько значений одновременно, потому что одно объявление часто адресовано нескольким группам: спонсоры, основная команда проекта, кросс-функциональные партнёры, все сотрудники, клиенты, внешние партнёры
• Канал содержит восемь мест, куда может попасть сообщение: от электронной почты и чата до общего собрания, рассылки, доски проекта, общего документа или личной беседы
• Частота охватывает варианты от единоразового до ежеквартального, а также по мере необходимости для событийных коммуникаций
• Тип сообщения разделяет планирование и обновления статуса, объявления, запросы на принятие решений, эскалации, запросы на обратную связь и отчёты

Группировка таблицы превращает матрицу из записи в инструмент проверки. Группируйте по Аудитории, чтобы увидеть, не получает ли одна группа всё. Группируйте по Каналу, чтобы найти канал, несущий всю нагрузку. Группируйте по Исполнителю, чтобы найти человека, отправляющего каждое обновление.

Откройте любую строку — те же поля отображаются в панели задачи, так что ответственный за отправку видит аудиторию и частоту, не открывая таблицу.

Совет: Заполняйте Аудиторию раньше Канала. Выбор канала в первую очередь — именно так план в итоге отправляет всё по электронной почте, потому что это канал, удобный отправителю, а не тот, который читает аудитория.

Согласование через утверждения

Функция утверждения доступна только в планах Premium и Enterprise. Дополнительную информацию можно найти на нашей странице тарифов.

Ничто, адресованное клиентам, не должно выходить по решению одного человека. Согласование проходит через встроенный рабочий процесс утверждения в Quire, а не через простой флажок, поэтому каждое решение оставляет запись о том, кто запросил, кто решил и что изменилось. Три категории настроены заранее.

Откройте задачу, выберите Запрос на утверждение и укажите категорию. Утверждающий может одобрить, отклонить или запросить изменения, а статус отображается в верхней части задачи.

Три задачи в фазе 1 уже содержат открытые запросы: один одобрен, один ожидает и один с запрошенными изменениями — чтобы вы могли увидеть все состояния до того, как запустите всё по-настоящему.

Примечание: Списки утверждающих открыты по умолчанию, поэтому любой участник проекта может запросить утверждение или утвердить. Для небольшой команды это нормально, а для всего регулируемого — плохая идея. Сначала задайте реальных утверждающих для каждой категории в настройках проекта.

Метка Needs Sign-off выполняет другую функцию. Она отмечает работу, которая потребует утверждения позже, до того как запрос существует, — так что фильтрация по ней показывает предстоящую нагрузку на утверждение, а не ту, что уже в процессе.

Отслеживание черновиков, проверки и отправки

Статусы коммуникаций

В плане Free Subscription в каждом проекте можно иметь до 5 статусов, а этот шаблон использует 7. После дублирования объедините Drafting с In progress и Approved с In Review, либо обновите подписку, чтобы сохранить все семь. Дополнительную информацию можно найти на нашей странице тарифов.

Семь статусов, потому что черновик и отправленное сообщение — не одно и то же: To-do, In progress, Drafting, In Review, Approved, Blocked и Completed.

Откройте проект в виде доски и упорядочьте столбцы по статусу, чтобы видеть, что написано, что ждёт проверяющего и что готово к отправке.

Цепочка Drafting → In Review → Approved — та часть, которую стоит сохранить. Объединение этих трёх в один столбец «в работе» скрывает единственный вопрос, важный перед отправкой: читал ли это кто-нибудь ещё.

Подсписки коммуникаций

В плане Free Subscription для каждого проекта можно создать два подсписка, и этот шаблон уже использует оба. Обновите подписку, чтобы создать больше подсписков. Дополнительную информацию можно найти на нашей странице тарифов.

Два подсписка охватывают все шесть фаз.

• Recurring Rhythm собирает все повторяющиеся коммуникации. Открывайте его еженедельно. Если один и тот же пункт постоянно сдвигается, частота слишком амбициозна — дело не в человеке
• Customer and External Facing собирает всё, что выходит за пределы компании, — именно этот набор требует редакционной проверки

Оба основаны на фильтрах, поэтому новая задача с меткой Recurring или External попадает в нужный список автоматически.

Инфопанель состояния коммуникаций

Вид инфопанели доступен только в планах Professional, Premium, Enterprise. Дополнительную информацию можно найти на нашей странице тарифов.

Инфопанель Comms Health отвечает на вопрос, выполняется ли план, а не просто написан ли он. Три виджета составляют её основу.

• Распределение статусов задач: сколько ещё в черновике, а сколько утверждено и отправлено
• Предстоящие задачи: что должно выйти следующим — это вид, который стоит открывать в понедельник
• Загрузка участников: распределена ли отправка по команде или сосредоточена на одном человеке

Загрузка участников — та часть, за которой нужно следить. План коммуникаций, в котором одно имя владеет каждой отправкой, — это план с единственной точкой отказа, и таблица загрузки показывает это быстрее, чем матрица.

Написание одностраничного устава

Документ Communication Charter — это план, сжатый до того, что куратор действительно прочитает, с заполненными скобками. Семь коротких разделов охватывают причину существования плана, измеримые цели, таблицу аудиторий, основное сообщение, эскалацию, ритм встреч и то, как вы поймёте, что всё работает.

Таблица эскалации выше — тот раздел, за который команды потом благодарны. Она фиксирует уровни серьёзности, кому сообщают и в какие сроки — до того как кто-то окажется под давлением. Здесь же есть промежуточное заявление на случай, когда нужно что-то сказать, не зная ещё ответа, — это лучше молчания, потому что молчание заполняется слухами.

Если устав выходит больше одной страницы, вы начали писать стратегический документ. Сократите его.

Читайте в нашем блоге о том, как проводить обновления для заинтересованных сторон без статусных встреч.

Начало работы с планом

Всё, что описано на этой странице, можно построить вручную. Шаблон — это то же самое, уже собранное: шесть фаз, 41 задача, семь статусов, четыре поля, три категории утверждения, шесть меток, оба подсписка и оба документа с примерными датами с июля по декабрь 2027 года.

Дублируйте проект Communication Plan в своё рабочее пространство, затем измените пять вещей:

1. Очистите примерных исполнителей и переназначьте на свою команду.
2. Выделите все задачи и перетащите блок на реальное расписание в виде временной шкалы.
3. Задайте реальных утверждающих для каждой категории в настройках проекта, чтобы согласование нельзя было пропустить.
4. Очистите три примерных запроса на утверждение в фазе 1, затем создайте запросы заново по мере развития вашего плана.
5. Пройдите фазу 1 должным образом, прежде чем что-либо отправлять. Фазы со 2 по 6 работают только после того, как цели и ответственный определены.

Адаптация шаблона

• Меньше пяти человек? Удалите фазы 2 и 4, оставьте одно еженедельное обновление и двигайтесь дальше
• Регулируемая отрасль? Направляйте всё внешнее через юридический отдел с явным списком утверждающих
• Распределённые часовые пояса? Перекладывайте нагрузку на письменные обновления на доске и сокращайте очные встречи. Сначала асинхронно
• Управление инцидентом? Фильтруйте по Crisis Ready — эти задачи ваш стартовый набор

Если ваш план находится в рамках более широкого цикла Agile, шаблон Agile Scrum охватывает бэклог и ритм спринтов, о которых и сообщают статусные обновления.

Часто задаваемые вопросы

Что такое план коммуникаций?

План коммуникаций — это документ, который заранее определяет, кто и что узнаёт о проекте, через какой канал и как часто. Он нужен потому, что большинство проектов идёт не так не из-за самой работы — а потому что кто-то узнал слишком поздно.

Что должен включать план коммуникаций?

Измеримые цели, аудитории, ключевые сообщения, канал и частоту для каждой аудитории, а также назначенного ответственного за каждую коммуникацию. Путь эскалации тоже должен быть включён: уровни серьёзности, кому сообщают и в какие сроки.

В чём разница между планом коммуникаций и стратегией коммуникаций?

Стратегия задаёт высокоуровневые цели, аудитории и сообщения. План — это тактическое исполнение: какой канал, в какой день, кем отправлено. Если можно написать только одно — пишите план, потому что именно в нём есть даты и имена.

Как создать план коммуникаций?

Определите измеримые цели и назначьте ответственного, составьте карту аудиторий, напишите одно основное сообщение и адаптированные версии, подберите каналы и зафиксируйте частоту, затем выполняйте план и проверяйте, читает ли его кто-нибудь. Порядок важен, потому что каждый шаг зависит от предыдущего.

Как часто следует обновлять план коммуникаций?

Пересматривайте его на каждом этапном рубеже и при существенных изменениях содержания работ — с ежемесячным взглядом на матрицу для всего, что длится больше квартала. Раз в квартал проводите полноценный пересмотр: отслеживайте вовлечённость, проведите опрос и уберите то, что никто не читает.

Как построить матрицу коммуникаций в Quire?

Сделайте каждую коммуникацию задачей, затем добавьте поля выбора для Аудитории, Канала, Частоты и Типа сообщения. Табличный вид тогда показывает по одной строке на коммуникацию, а группировка по аудитории или каналу показывает, кто перегружен сообщениями и какой канал несёт всё.

Как решить, как часто общаться?

Пусть аудитория решает. Руководители обычно хотят меньше объёма и больше сигнала, основная команда нуждается в еженедельных или ежедневных подробностях, а все остальные находятся между ежемесячно и на вехах. Установите отдельное правило для плохих новостей: в течение 24 часов, независимо от планирования.

Каковы самые распространённые ошибки в планах коммуникаций?

Включать всех в каждое обновление, оставлять план без назначенного ответственного, позволять встречам заменять написанное, удерживать плохие новости до следующего запланированного обновления и никогда не проверять, работает ли что-либо из этого.

Есть ли готовый шаблон плана коммуникаций в Quire?

Да. Перейдите в проект Communication Plan и дублируйте его в своё рабочее пространство, чтобы получить шесть фаз, 41 задачу, семь статусов, четыре поля, три категории утверждения и оба подсписка, не строя их самостоятельно.