Modèle de Formule de Communication Permalink
Utilisez ce Modèle pour décider qui reçoit quelles informations concernant votre projet, par quel canal et à quelle fréquence. Le projet s’ouvre en Affichage Tableau, où chaque ligne représente une communication avec son public, son canal, sa cadence et son responsable côte à côte.
Vous pouvez consulter le projet Communication Plan et le Dupliquer dans votre espace de travail, sans avoir à tout construire de zéro.
Vous pouvez également explorer d’autres Modèles prêts à l’emploi pour accélérer votre flux de travail.
Comprendre les formules de communication
La plupart des projets ne déraillent pas à cause du travail lui-même. Ils échouent parce que quelqu’un l’a appris trop tard. Une formule de communication est le Document qui décide à l’avance qui reçoit quelles informations, par quel canal et à quelle fréquence.
Ce à quoi répond une formule
Six éléments, et le dernier est celui où les formules s’amincissent généralement.
- Les objectifs, formulés de manière mesurable. « Tenir tout le monde informé » est un sentiment, pas un objectif.
- Les publics, répartis entre les personnes concernées par le travail et celles qui l’influencent ou l’Approuvent.
- Les Messages clés, c’est-à-dire un Message central plus une version par public portant la même vérité avec un accent différent.
- Les canaux, choisis en fonction du public plutôt que de vos propres habitudes.
- La fréquence, rédigée comme une vraie cadence. « Tous les deux jeudis » est une cadence. « Régulièrement » n’en est pas une.
- Un responsable pour chaque communication.
Un chemin d’escalade a sa place ici aussi : niveaux de gravité, qui est informé et dans quel délai.
Formule, stratégie ou charte
Trois Documents se côtoient, et un seul d’entre eux Planifie quoi que ce soit.
| Document | Définit | Longueur |
|---|---|---|
| Stratégie de communication | Pourquoi ces publics comptent et ce que vous voulez faire passer | Long |
| Formule de communication | Quel canal, quel jour, Envoyé par qui | La matrice |
| Charte de communication | Les décisions de la formule sur une page, validées | Une page |
Un petit projet n’a besoin que de la formule, car sa stratégie tient en une phrase. Si vous ne pouvez en rédiger qu’un des trois, rédigez la formule, car c’est la seule qui contient des dates et des noms.
Là où les formules s’effondrent
Cinq échecs, qui se cumulent.
- Tout le monde est sur chaque mise à jour. Les gens cessent de lire quand la moitié de ce qui arrive ne les concerne pas. Réduisez la liste des destinataires, pas le Message
- La formule n’a pas de responsable. Une formule appartenant à l’équipe n’appartient à personne
- Les réunions remplacent l’écrit. Si le même statut est répété à voix haute dans trois appels, rédigez-le une fois et annulez deux réunions
- Les mauvaises nouvelles attendent la prochaine mise à jour planifiée. À ce moment-là, quelqu’un a déjà entendu une version pire
- Personne ne vérifie si ça fonctionne. Un taux d’ouverture de 15 % est rarement de l’apathie. Cela signifie généralement que le canal est inadapté
Construire la formule en six phases
Le Modèle utilise six sections, une par phase, regroupant 41 Tâches. L’ordre compte, car chaque phase dépend de la précédente.
| Phase | Ce qu’elle établit |
|---|---|
| 1 · Mettre en place la formule | Objectifs, périmètre, le responsable et un remplaçant, le chemin d’escalade |
| 2 · Cartographier les publics et les parties prenantes | Qui est concerné, qui a de l’influence, ce que chaque groupe veut savoir |
| 3 · Rédiger les Messages clés | Un Message central, puis des versions adaptées par public |
| 4 · Choisir les canaux et définir la cadence | Canal par public, le rythme des réunions, la matrice elle-même |
| 5 · Mener les communications | Le travail récurrent et opérationnel |
| 6 · Mesurer et améliorer | Si quelqu’un lit, et ce qu’il faut supprimer |
La phase 5 est celle à surveiller. Mettre en place une formule est satisfaisant et fini, alors que la faire tourner ne l’est ni l’un ni l’autre — c’est pourquoi la plupart des formules s’éteignent là plutôt que pendant la rédaction.
Six étiquettes traversent les phases. Internal et External différencient la rigueur de révision, Recurring marque tout ce qui est planifié, Exec Visibility signale ce que la direction voit, Needs Sign-off marque ce qui nécessitera une Approbation, et Crisis Ready marque les Messages rédigés avant d’en avoir besoin.
La matrice de communication
L’Affichage Tableau n’est disponible que dans les formules Professional, Premium et Enterprise. Plus d’informations sur notre page de tarification.
Quatre Champs personnalisés transforment l’Affichage Tableau en une grille qui/quoi/quand/où, une ligne par communication.
- Public autorise plusieurs valeurs à la fois, car une annonce sert souvent plus d’un groupe : Commanditaires exécutifs, Équipe cœur du projet, Partenaires transversaux, Tous les employés, Clients, Partenaires externes
- Canal regroupe les huit endroits où un Message peut atterrir, de l’e-mail et la Discussion jusqu’à une assemblée générale, une newsletter, le Tableau Kanban du projet, un Document partagé ou un entretien individuel
- Fréquence va du ponctuel au trimestriel, plus Selon les besoins pour tout ce qui est événementiel
- Type de Message distingue la planification des mises à jour de Statut, des annonces, des Demandes de décision, des escalades, des Demandes de Commentaires et des Rapports
Regrouper le Tableau est ce qui transforme la matrice d’un simple registre en un outil de vérification. Regroupez par Public pour voir si un groupe reçoit tout. Regroupez par Canal pour trouver le canal qui porte toute la charge. Regroupez par Attribution pour identifier la personne qui envoie chaque mise à jour.
Ouvrez n’importe quelle ligne et les mêmes Champs se trouvent dans le panneau de Tâche, de sorte que la personne responsable de l’envoi peut voir le public et la cadence sans ouvrir le Tableau.
Conseil : Renseignez Public avant Canal. Choisir le canal en premier est ce qui conduit une formule à tout envoyer par e-mail — le canal le plus facile pour l’expéditeur, pas nécessairement celui que le public lit.
Gérer les validations via les Approbations
La fonctionnalité d’Approbation n’est disponible que dans les formules Premium et Enterprise. Plus d’informations sur notre page de tarification.
Rien de ce qui est destiné aux clients ne devrait partir sur le seul jugement d’une personne. La validation passe par le workflow d’Approbation intégré à Quire plutôt que par une simple case à cocher, de sorte que chaque décision laisse une trace de qui a demandé, qui a décidé et ce qui a été Modifié. Trois catégories sont préconfigurées.
| Catégorie | À utiliser pour |
|---|---|
| Validation du commanditaire | Objectifs, Message central, matrice, dossier de pilotage |
| Révision éditoriale | Tout ce qui est destiné aux clients : notes de version, annonces de lancement, publications de Jalon |
| Juridique et conformité | Règles d’escalade, déclarations provisoires, tout ce qui a une exposition réglementaire |
Ouvrez une Tâche, choisissez Demander une Approbation et sélectionnez la catégorie. L’approbateur peut approuver, rejeter ou Demander des Modifications, et l’état s’affiche en haut de la Tâche.
Trois Tâches de la phase 1 sont livrées avec des Demandes déjà ouvertes — une approuvée, une en attente et une avec des Modifications demandées — pour que vous puissiez voir chaque état avant de le faire fonctionner pour de vrai.
Note : Les listes d’approbateurs sont ouvertes par défaut, donc n’importe qui sur le projet peut demander ou Approuver. C’est acceptable pour une petite équipe et une mauvaise idée pour tout ce qui est réglementé. Définissez de vrais approbateurs par catégorie dans les paramètres du projet en premier lieu.
L’étiquette Needs Sign-off joue un rôle différent. Elle marque le travail qui nécessitera une Approbation ultérieure, avant toute Demande, de sorte que le filtrage par cette étiquette montre la charge d’Approbation à venir plutôt que celle déjà en cours.
Suivre le brouillon, la révision et l’envoi
Statuts de communication
Dans la formule Free, vous pouvez avoir jusqu’à 5 Statuts par projet, et ce Modèle en utilise 7. Fusionnez Drafting avec In progress et Approved avec In Review après la Duplication, ou passez à une formule supérieure pour conserver les sept. Plus d’informations sur notre page de tarification.
Sept Statuts, car un brouillon et un Message Envoyé ne sont pas la même chose : To-do, In progress, Drafting, In Review, Approved, Blocked et Completed.
Ouvrez le projet en vue Tableau Kanban et triez les colonnes par Statut pour voir ce qui est rédigé, ce qui attend un réviseur et ce qui est prêt à partir.
Drafting → In Review → Approved est la partie qui mérite d’être conservée. Fusionner ces trois étapes en une seule colonne en cours masque la seule question qui compte avant un envoi : quelqu’un d’autre a-t-il Lu ceci ?
Sous-listes de communications
Dans la formule Free, vous pouvez Créer deux Sous-listes par projet, et ce Modèle en utilise déjà deux. Passez à une formule supérieure pour en Créer davantage. Plus d’informations sur notre page de tarification.
Deux Sous-listes traversent les six phases.
- Recurring Rhythm regroupe toutes les communications qui se répètent. Consultez-la chaque semaine. Si le même élément ne cesse de glisser, c’est que la cadence est trop ambitieuse plutôt que la personne peu fiable
- Customer and External Facing regroupe tout ce qui sort de l’organisation, soit l’ensemble qui nécessite une révision éditoriale
Les deux sont basées sur des filtres, de sorte qu’étiqueter une nouvelle Tâche Recurring ou External la classe automatiquement.
Tableau de bord de santé des communications
La vue Tableau de bord n’est disponible que dans les formules Professional, Premium et Enterprise. Plus d’informations sur notre page de tarification.
Le Tableau de bord Comms Health permet de savoir si la formule est exécutée, et pas seulement si elle a été rédigée. Trois widgets le composent.
- Répartition du Statut des Tâches : ce qui est encore en cours de rédaction par rapport à ce qui est approuvé et Envoyé
- Tâches à venir : ce qui doit partir prochainement — la vue à ouvrir le lundi matin
- Charge de travail des membres : si les envois sont répartis dans l’équipe ou concentrés sur une seule personne
La charge de travail des membres est celle à surveiller. Une formule de communication où un seul nom possède chaque envoi est une formule avec un point de défaillance unique, et le tableau de charge le révèle plus vite que la matrice.
Rédiger la charte d’une page
Le Document Communication Charter est la formule condensée en quelque chose qu’un commanditaire lira effectivement, avec des espaces entre crochets à compléter. Sept courtes sections couvrent pourquoi la formule existe, les objectifs mesurables, le Tableau des publics, le Message central, l’escalade, la cadence des réunions et la façon dont vous saurez si ça a fonctionné.
Le tableau d’escalade ci-dessus est la section dont les équipes se félicitent le plus par la suite. Il fixe les niveaux de gravité, qui est informé et le délai, avant que quiconque soit sous pression. Il comprend également une déclaration provisoire pour le cas où vous devez dire quelque chose sans connaître encore la réponse — ce qui vaut mieux que le silence, car le silence se remplit de rumeurs.
Si la charte dépasse une page, vous avez commencé à rédiger un Document de stratégie. Réduisez-la.
Pour en savoir plus, consultez notre blog sur la gestion des mises à jour des parties prenantes sans réunion de statut.
Démarrer votre formule
Tout ce qui figure sur cette page peut être construit à la main. Le Modèle, c’est la même chose déjà assemblée : six phases, 41 Tâches, sept Statuts, quatre Champs, trois catégories d’Approbation, six étiquettes, les deux Sous-listes et les deux Documents, avec des dates d’exemple allant de juillet à décembre 2027.
Dupliquez le projet Communication Plan dans votre espace de travail, puis Modifiez cinq choses :
- Supprimez les assignataires d’exemple et réassignez à votre propre équipe.
- Sélectionnez toutes les Tâches et faites glisser le bloc vers votre calendrier réel en vue Chronologie.
- Définissez de vrais approbateurs par catégorie dans les paramètres du projet, pour que la validation ne puisse pas être contournée.
- Supprimez les trois Demandes d’Approbation d’exemple en phase 1, puis relancez-les à mesure que votre propre formule avance.
- Réalisez la phase 1 sérieusement avant d’envoyer quoi que ce soit. Les phases 2 à 6 ne fonctionnent qu’une fois les objectifs et le responsable définis.
L’adapter à votre contexte
- Moins de cinq personnes ? Supprimez les phases 2 et 4, conservez une mise à jour hebdomadaire et passez à la suite
- Secteur réglementé ? Faites passer tout ce qui est externe par Juridique et Conformité, avec une liste d’approbateurs explicite
- Réparti sur plusieurs fuseaux horaires ? Misez sur les mises à jour écrites dans le Tableau Kanban et réduisez les réunions en direct. L’asynchrone d’abord
- Gestion d’un incident ? Filtrez par Crisis Ready. Ces Tâches constituent votre kit de démarrage
Si votre formule s’inscrit dans un cycle Agile plus large, le Modèle Agile Scrum couvre le backlog et le rythme des sprints sur lesquels les mises à jour de Statut rendent compte.
Foire aux questions
Qu’est-ce qu’une formule de communication ?
Une formule de communication est le Document qui décide, à l’avance, qui reçoit quelles informations concernant un projet, par quel canal et à quelle fréquence. Elle existe parce que la plupart des projets déraillent quand quelqu’un l’apprend trop tard, et non parce que le travail lui-même était défaillant.
Que doit contenir une formule de communication ?
Des objectifs mesurables, les publics, les Messages clés, un canal et une cadence par public, et un responsable désigné pour chaque communication. Un chemin d’escalade y a également sa place : niveaux de gravité, qui est informé et dans quel délai.
Quelle est la différence entre une formule de communication et une stratégie de communication ?
Une stratégie définit les objectifs généraux, les publics et les Messages à faire passer. Une formule est l’exécution tactique : quel canal, quel jour, Envoyé par qui. Si vous ne pouvez en rédiger qu’une, rédigez la formule, car c’est celle qui contient des dates et des noms.
Comment Créer une formule de communication ?
Définissez des objectifs mesurables et Nommez un responsable, cartographiez les publics, rédigez un Message central puis des versions adaptées, associez les canaux et Planifiez la cadence, mettez-la en œuvre, puis vérifiez si quelqu’un lit. L’ordre compte, car chaque étape dépend de la précédente.
À quelle fréquence une formule de communication doit-elle être mise à jour ?
Révisez-la à chaque jalon de phase et chaque fois que le périmètre change de manière significative, avec un examen mensuel de la matrice pour tout ce qui dépasse un trimestre. Une fois par trimestre, faites une vraie révision : suivez l’engagement, menez un sondage éclair et supprimez ce que personne ne lit.
Comment construire une matrice de communication dans Quire ?
Faites de chaque communication une Tâche, puis ajoutez des Champs de sélection pour Public, Canal, Fréquence et Type de Message. L’Affichage Tableau affiche alors une ligne par communication, et le regroupement par Public ou par Canal vous indique qui est sursollicité et quel canal porte tout le travail.
Comment décider de la fréquence des communications ?
Laissez le public décider. Les dirigeants veulent généralement moins de volume et plus de signaux, l’équipe cœur a besoin d’un suivi hebdomadaire ou quotidiennement, et tout le monde se situe entre mensuel et aux Jalons. Fixez une règle séparée pour les mauvaises nouvelles : dans les 24 heures, quel que soit le calendrier prévu.
Quelles sont les erreurs les plus courantes dans une formule de communication ?
Mettre tout le monde sur chaque mise à jour, laisser la formule sans responsable désigné, laisser les réunions remplacer l’écrit, retenir les mauvaises nouvelles jusqu’à la prochaine mise à jour planifiée, et ne jamais vérifier si quoi que ce soit fonctionne.
Existe-t-il un Modèle de formule de communication prêt à l’emploi dans Quire ?
Oui. Consultez le projet Communication Plan et Dupliquez-le dans votre espace de travail pour obtenir les six phases, 41 Tâches, sept Statuts, quatre Champs, trois catégories d’Approbation et les deux Sous-listes sans avoir à les construire vous-même.