Modelo de Plano de Comunicação Permalink
Use este modelo para decidir quem fica a saber o quê sobre o seu projeto, através de que canal e com que frequência. O projeto abre em vista de tabela, onde cada linha é uma comunicação com o seu público, canal, cadência e responsável lado a lado.
Pode visitar o projeto de Plano de Comunicação e duplicar para o seu espaço de trabalho, sem precisar de construir tudo do zero.
Pode também explorar mais modelos prontos a usar para acelerar o seu fluxo de trabalho.
Compreender os Planos de Comunicação
A maioria dos projetos não corre mal no trabalho em si. Corre mal porque alguém ficou a saber tarde demais. Um plano de comunicação é o documento que decide antecipadamente quem fica a saber o quê, através de que canal e com que frequência.
O Que um Plano Responde
Seis coisas, e a última é onde os planos costumam ficar incompletos.
- Objetivos, formulados como algo mensurável. “Manter todos informados” é um sentimento, não um objetivo.
- Públicos, divididos entre as pessoas afetadas pelo trabalho e as que o influenciam ou aprovam.
- Mensagens-chave, ou seja, uma mensagem central mais uma versão por público que transmite a mesma verdade com ênfase diferente.
- Canais, escolhidos em função do público e não dos seus próprios hábitos.
- Frequência, escrita como uma cadência real. “Todas as quintas-feiras alternadas” é uma cadência. “Regularmente” não é.
- Um responsável por cada comunicação.
Um caminho de escalada também pertence aqui: níveis de gravidade, quem é notificado e em quanto tempo.
Plano, Estratégia ou Carta
Três documentos ficam próximos entre si, mas apenas um deles agenda alguma coisa.
| Documento | Define | Extensão |
|---|---|---|
| Estratégia de comunicação | Por que estes públicos importam e o que se pretende transmitir | Longo |
| Plano de comunicação | Que canal, em que dia, enviado por quem | A matriz |
| Carta de comunicação | As decisões do plano numa página, aprovadas | Uma página |
Um projeto pequeno só precisa do plano, porque a sua estratégia cabe numa frase. Se só puder escrever um dos três, escreva o plano, porque é o único com datas e nomes.
Onde os Planos Falham
Cinco falhas, e agravam-se mutuamente.
- Toda a gente recebe todas as atualizações. As pessoas param de ler quando metade do que chega não lhes diz respeito. Reduza a lista de público, não a mensagem
- O plano não tem responsável. Um plano que pertence à equipa não pertence a ninguém
- As reuniões substituem a escrita. Se o mesmo estado é repetido em voz alta em três chamadas, escreva uma vez e cancele duas
- As más notícias ficam à espera da próxima atualização agendada. Entretanto, alguém já ouviu uma versão pior
- Ninguém verifica se funciona. Uma taxa de abertura de 15 por cento raramente é apatia. Normalmente significa que o canal está errado
Construir o Plano em Seis Fases
O modelo usa seis Secções, uma por fase, com 41 tarefas no total. A ordem importa, porque cada fase depende da anterior.
| Fase | O que define |
|---|---|
| 1 · Configurar o Plano | Objetivos, âmbito, o responsável e um substituto, o caminho de escalada |
| 2 · Mapear Públicos e Partes Interessadas | Quem é afetado, quem tem influência, o que cada grupo quer saber |
| 3 · Escrever as Mensagens-Chave | Uma mensagem central, depois versões adaptadas por público |
| 4 · Escolher Canais e Definir a Cadência | Canal por público, o ritmo de reuniões, a própria matriz |
| 5 · Executar as Comunicações | O trabalho recorrente e em curso |
| 6 · Medir e Melhorar | Se alguém está a ler e o que eliminar |
A Fase 5 é a que merece atenção. Configurar um plano é satisfatório e finito, enquanto executá-lo não é nenhuma das duas coisas — e é por isso que a maioria dos planos morre aí e não na fase de escrita.
Seis tags atravessam todas as fases. Interno e Externo separam o rigor de revisão, Recorrente marca tudo o que está num cronograma, Visibilidade da Direção assinala o que a liderança vê, Precisa de Aprovação marca o que irá precisar de aprovação, e Pronto para Crise marca as mensagens escritas antes de serem necessárias.
A Matriz de Comunicação
A Vista de tabela está disponível apenas nos planos Professional, Premium e Enterprise. Mais informações na nossa página de preços.
Quatro campos personalizados transformam a Vista de tabela numa grelha de quem / o quê / quando / onde, com uma linha por comunicação.
- Público permite vários valores em simultâneo, porque um anúncio serve frequentemente mais do que um grupo: Patrocinadores Executivos, Equipa Central do Projeto, Parceiros Transversais, Todos os Colaboradores, Clientes, Parceiros Externos
- Canal inclui os oito locais onde uma mensagem pode chegar, desde e-mail e Chat até uma assembleia geral, uma newsletter, o quadro do projeto, um documento partilhado ou uma conversa individual
- Frequência vai desde uma única vez até trimestral, mais Conforme necessário para tudo o que é acionado por eventos
- Tipo de Mensagem separa o planeamento das atualizações de estado, anúncios, pedidos de decisão, escaladas, pedidos de comentários e relatórios
Agrupar a tabela é o que transforma a matriz de um registo numa verificação. Agrupe por Público para ver se um grupo está a receber tudo. Agrupe por Canal para encontrar o canal que está a fazer todo o trabalho. Agrupe por Colaborador para encontrar a pessoa que está a enviar todas as atualizações.
Abra qualquer linha e os mesmos campos aparecem no painel da tarefa, para que a pessoa responsável pelo envio possa ver o público e a cadência sem abrir a tabela.
Sugestão: Preencha o Público antes do Canal. Escolher o canal primeiro é a razão pela qual um plano acaba por enviar tudo por e-mail — o canal mais fácil para quem envia, não o que o público lê.
Gerir Aprovações Antes de Enviar
A funcionalidade de Aprovação está disponível apenas nos planos Premium e Enterprise. Mais informações na nossa página de preços.
Nada direcionado ao cliente deve sair com base no julgamento de uma única pessoa. A Aprovação é gerida através do fluxo de trabalho de Aprovação integrado no Quire, e não através de uma caixa de seleção, para que cada decisão deixe um registo de quem pediu, quem decidiu e o que mudou. Três categorias já estão configuradas.
| Categoria | Para que serve |
|---|---|
| Aprovação do Patrocinador | Objetivos, a mensagem central, a matriz, o pacote de direção |
| Revisão Editorial | Tudo direcionado ao cliente: notas de versão, anúncios de arranque, publicações de marco |
| Jurídico e Conformidade | Regras de escalada, declarações provisórias, tudo com exposição regulatória |
Abra uma tarefa, escolha Pedir aprovação e selecione a categoria. O aprovador pode aprovar, rejeitar ou pedir alterações, e o estado aparece no topo da tarefa.
Três tarefas na Fase 1 já têm pedidos abertos — um aprovado, um a aguardar e um com alterações pedidas — para que possa ver todos os estados antes de usar o sistema a sério.
Nota: Os painéis de Aprovação são abertos por defeito, pelo que qualquer pessoa no projeto pode pedir ou aprovar. Isso é aceitável para uma equipa pequena e uma má ideia para qualquer coisa regulada. Defina aprovadores reais por categoria nas definições do projeto antes de começar.
A tag Precisa de Aprovação tem uma função diferente. Marca o trabalho que irá precisar de aprovação mais tarde, antes de qualquer pedido existir, para que ao filtrar por ela se veja a carga de aprovações que se aproxima e não a que já está em curso.
Acompanhar Rascunho, Revisão e Envio
Estados das Comunicações
No plano de Assinatura Free, pode ter até 5 estados em cada projeto, e este modelo usa 7. Após duplicar, funda Em rascunho com Em progresso e Aprovado com Em revisão, ou faça upgrade do seu plano de assinatura para manter todos os sete. Mais informações na nossa página de preços.
Sete estados, porque um rascunho e uma mensagem enviada não são a mesma coisa: A fazer, Em progresso, Em rascunho, Em revisão, Aprovado, Bloqueado e Concluído.
Abra o projeto na Vista de Quadro e organize as colunas por Estado para ver o que está escrito, o que está à espera de revisão e o que está pronto para enviar.
Em rascunho → Em revisão → Aprovado é a parte que vale a pena manter. Fundir essas três numa única coluna “em progresso” esconde a única questão que importa antes de enviar: alguém mais leu isto?
Sublistas de Comunicação
No plano de Assinatura Free, pode criar duas sublistas por projeto, e este modelo já usa ambas. Faça upgrade do seu plano de assinatura para criar mais sublistas. Mais informações na nossa página de preços.
Duas Sublistas atravessam as seis fases.
- Ritmo Recorrente reúne todas as comunicações que se repetem. Abra-a semanalmente. Se o mesmo item continua a ficar para trás, a cadência é demasiado ambiciosa — não a pessoa
- Direcionado ao Cliente e Externo reúne tudo o que sai da organização, que é o conjunto que precisa de Revisão Editorial
Ambas são baseadas em filtros, pelo que etiquetar uma nova tarefa como Recorrente ou Externo a arquiva automaticamente.
Painel de Saúde das Comunicações
A Vista de Painel está disponível apenas nos planos Professional, Premium e Enterprise. Mais informações na nossa página de preços.
O Painel Saúde das Comunicações responde à questão de se o plano está a ser executado, e não apenas se foi escrito. Três widgets sustentam-no.
- Distribuição do Estado das Tarefas: quanto ainda está em rascunho versus aprovado e enviado
- Tarefas Próximas: o que está prestes a ser enviado — a vista a abrir numa segunda-feira
- Volume de trabalho do Membro: se o envio está distribuído pela equipa ou concentrado numa única pessoa
O Volume de trabalho do Membro é o que merece mais atenção. Um plano de comunicação onde um único nome é responsável por todos os envios é um plano com um ponto único de falha, e a tabela de volume de trabalho mostra isso mais rapidamente do que a matriz.
Escrever a Carta de Uma Página
O documento Carta de Comunicação é o plano condensado em algo que um patrocinador irá efetivamente ler, com espaços entre parênteses retos para preencher. Sete secções curtas cobrem por que o plano existe, os objetivos mensuráveis, a tabela de públicos, a mensagem central, a escalada, a cadência de reuniões e a forma de saber se resultou.
A tabela de escalada acima é a secção pela qual as equipas ficam mais gratas mais tarde. Fixa os níveis de gravidade, quem é notificado e o prazo, antes de alguém estar sob pressão. Inclui também uma declaração provisória para o caso de ter de dizer alguma coisa sem ainda saber a resposta — o que é melhor que o silêncio, porque o silêncio é preenchido com rumores.
Se a Carta ultrapassar uma página, começou a escrever um documento de estratégia. Corte-a.
Leia mais no nosso blogue sobre como gerir atualizações para partes interessadas sem reuniões de estado.
Começar o Seu Plano
Tudo nesta página pode ser construído manualmente. O modelo é a mesma coisa já montada: seis fases, 41 tarefas, sete estados, quatro campos, três categorias de aprovação, seis tags, ambas as sublistas e ambos os documentos, com datas de exemplo de julho a dezembro de 2027.
Duplique o projeto de Plano de Comunicação para o seu espaço de trabalho e depois altere cinco coisas:
- Limpe os colaboradores de exemplo e reatribua à sua própria equipa.
- Selecione todas as tarefas e arraste o bloco para o seu cronograma real na Vista de Linha de Tempo.
- Defina aprovadores reais por categoria nas definições do projeto, para que a aprovação não possa ser ignorada.
- Limpe os três pedidos de aprovação de exemplo na Fase 1 e faça novos pedidos à medida que o seu plano avança.
- Faça a Fase 1 a sério antes de enviar seja o que for. As Fases 2 a 6 só funcionam quando os objetivos e o responsável estão definidos.
Adaptar o Modelo
- Menos de cinco pessoas? Elimine as Fases 2 e 4, mantenha uma atualização semanal e siga em frente
- Setor regulado? Encaminhe tudo o que é externo por Jurídico e Conformidade, com um painel de aprovadores explícito
- Equipa distribuída por fusos horários? Concentre o volume em atualizações escritas no quadro e reduza as reuniões presenciais. Async primeiro
- A gerir um incidente? Filtre por Pronto para Crise. Essas tarefas são o seu ponto de partida
Se o seu plano está inserido num ciclo Agile mais amplo, o modelo Agile Scrum cobre o backlog e o ritmo de sprint sobre os quais as atualizações de estado reportam.
Perguntas Frequentes
O que é um plano de comunicação?
Um plano de comunicação é o documento que decide, antecipadamente, quem fica a saber o quê sobre um projeto, através de que canal e com que frequência. Existe porque a maioria dos projetos corre mal quando alguém fica a saber tarde demais, e não porque o trabalho em si estava errado.
O que deve incluir um plano de comunicação?
Objetivos mensuráveis, os públicos, as mensagens-chave, um canal e cadência por público, e um responsável nomeado para cada comunicação. Um caminho de escalada também pertence aqui: níveis de gravidade, quem é notificado e em quanto tempo.
Qual é a diferença entre um plano de comunicação e uma estratégia de comunicação?
Uma estratégia define os objetivos de alto nível, os públicos e as mensagens. Um plano é a execução tática: que canal, em que dia, enviado por quem. Se só puder escrever um, escreva o plano, porque é o único com datas e nomes.
Como criar um plano de comunicação?
Defina objetivos mensuráveis e nomeie um responsável, mapeie os públicos, escreva uma mensagem central mais versões adaptadas, associe canais e bloqueie a cadência, execute o plano e verifique se alguém está a ler. A ordem importa, porque cada passo depende do anterior.
Com que frequência deve ser atualizado um plano de comunicação?
Reveja-o em cada gate de fase e sempre que o âmbito mude significativamente, com uma análise mensalmente à matriz para tudo o que ultrapasse um trimestre. Uma vez por trimestre, faça uma revisão completa: acompanhe o envolvimento, realize um inquérito rápido e elimine o que ninguém lê.
Como construir uma matriz de comunicação no Quire?
Torne cada comunicação uma tarefa e acrescente campos de seleção para Público, Canal, Frequência e Tipo de Mensagem. A vista de tabela mostra então uma linha por comunicação, e agrupar por Público ou Canal indica quem está a receber demasiadas mensagens e que canal está a fazer todo o trabalho.
Como decidir com que frequência comunicar?
Deixe o público decidir. Os executivos geralmente querem menos volume e mais sinal, a equipa central precisa de detalhe semanalmente ou diariamente, e todos os outros ficam entre mensalmente e nos marcos. Defina uma regra separada para más notícias: nas 24 horas seguintes, independentemente do cronograma.
Quais são os erros mais comuns num plano de comunicação?
Colocar toda a gente em todas as atualizações, deixar o plano sem um responsável nomeado, deixar as reuniões substituir a escrita, reter más notícias até à próxima atualização agendada, e nunca verificar se alguma coisa funciona.
Existe um modelo de plano de comunicação já preparado no Quire?
Sim. Visite o projeto de Plano de Comunicação e duplique-o para o seu espaço de trabalho para obter as seis fases, 41 tarefas, sete estados, quatro campos, três categorias de aprovação e ambas as sublistas sem ter de as construir.