Modelo de Termo de Abertura de Projeto Permalink
Use este modelo para levar um projeto de uma proposta a um termo assinado. O projeto abre no Cronograma com as dependências já configuradas, para que a ordem em que um termo de abertura tem de ser redigido seja visível em vez de presumida.
Pode visitar o projeto Termo de Abertura e duplicá-lo para a sua área de trabalho, sem precisar de construir tudo do zero.
Pode também explorar mais modelos prontos a usar para acelerar o seu fluxo de trabalho.
Compreender os Termos de Abertura de Projeto
O termo de abertura de projeto é o documento breve que transforma uma proposta num projeto aprovado. É redigido durante a iniciação, antes do planeamento detalhado, e o seu objetivo é obter uma decisão em vez de orientar o trabalho.
As Cinco Perguntas
Um termo de abertura responde a cinco perguntas num único lugar.
- Porquê estamos a fazer isto, e o que acontece se não o fizermos?
- O quê vamos entregar, e o que estamos deliberadamente a não entregar?
- Quem executa o trabalho, quem decide, quem precisa de ser informado?
- Quanto custa em dinheiro e pessoas?
- O que pode correr mal, e quem é o responsável por esse risco?
Se não conseguir responder às cinco, ainda não tem um projeto. Tem uma ideia.
Termo de Abertura, Caso de Negócio ou Plano de Projeto
Três documentos são confundidos entre si, e escrever o errado desperdiça duas semanas.
| Documento | Redação | Extensão | Responde a |
|---|---|---|---|
| Caso de negócio | Antes do termo, para grandes investimentos | Longo | Vale a pena financiar isto? |
| Termo de abertura | Na iniciação, para obter aprovação | Algumas páginas | Qual é o projeto e quem é responsável? |
| Plano de projeto | Após a aprovação, para gerir o trabalho | Longo | Quem faz o quê, em que dia? |
O erro mais comum nos termos de abertura é escrever o terceiro por engano: cinquenta páginas de detalhes de calendário que estarão errados dentro de um mês, entregues a um patrocinador que precisava de uma página para tomar uma decisão.
Construir o Termo de Abertura em Seis Secções
O modelo usa seis secções pela ordem em que um termo de abertura é efetivamente redigido. Cada item dentro delas é uma tarefa com um responsável e uma data limite, para que o termo seja trabalho rastreado em vez de um documento que alguém tenciona tratar.
| Secção | O que contém | Concluir antes de |
|---|---|---|
| 1. Finalidade e Justificação de Negócio | Declaração do problema, justificação de negócio, objetivos SMART, alinhamento estratégico | Escrever mais alguma coisa |
| 2. Âmbito e Entregáveis | Incluído no âmbito, explicitamente excluído, pressupostos, dependências | Estimar o orçamento |
| 3. Partes Interessadas e Equipa | Composição da equipa, RACI, patrocinador, plano de comunicação | Pedir a alguém que comprometa tempo |
| 4. Recursos, Orçamento e Riscos | Custo por entregável, esforço, ferramentas, registo de riscos com responsável | Apresentar ao patrocinador |
| 5. Cronograma e Marcos | Fases, portas de controlo, os três marcos | A revisão interna |
| 6. Revisão e Assinatura | Revisão interna, feedback das partes interessadas, assinatura, arranque | Começar a execução |
A ordem é o que importa. Um âmbito redigido antes da finalidade tende a ser uma lista de desejos, e um orçamento estimado antes do âmbito é uma suposição. A lista de fora do âmbito da Secção 2 é a que vale a pena dedicar mais tempo, porque ninguém discute depois o que foi prometido. Discutem o que presumiram.
Cinco etiquetas cruzam as secções: Charter Doc em tudo o que vai para o documento final, depois Stakeholder, Budget e Risk para filtrar por tema, e Milestone nas três datas-chave. Filtre por Risk antes de uma reunião de acompanhamento e terá metade da agenda.
Ler o Termo de Abertura no Cronograma
O Cronograma e as dependências de tarefas estão disponíveis apenas nos planos Professional, Premium e Enterprise. Mais informações na nossa página de preços.
Cada tarefa tem uma data de início e uma data limite, pelo que o Cronograma é a vista predefinida e não um extra. O painel de grelha à esquerda mantém a lista de secções visível enquanto as barras mostram o que se sobrepõe.
Dependências
Oito dependências de tarefas estão configuradas nas seis secções, cobrindo os pares em que uma parte da redação bloqueia genuinamente outra: os objetivos antes do âmbito, o âmbito antes do registo de dependências, a RACI antes das estimativas orçamentais, as portas de fase antes do marco de rascunho, e a assinatura antes da distribuição.
Essa cadeia cumpre duas funções. Torna a ordem de redação obrigatória em vez de indicativa, e faz com que as datas se movam em conjunto: arraste uma barra e tudo a jusante a acompanha, pelo que um atraso de duas semanas no caso de negócio aparece como uma data de arranque deslocada em vez de uma surpresa um mês depois.
Abra qualquer tarefa e os mesmos vínculos aparecem como Predecessores e Sucessores, para que possa ver o que está a bloquear uma tarefa sem sair do painel.
Nota: Vincule apenas os pares que genuinamente se bloqueiam mutuamente. Um termo de abertura em que cada tarefa depende da anterior é uma linha reta, e uma linha reta não diz nada sobre qual atraso realmente importa.
Marcos
Três marcos estão no cronograma em forma de diamante: Rascunho do termo concluído, Termo aprovado pelo patrocinador e Arranque do projeto. São as únicas três datas que o seu patrocinador vai recordar, razão pela qual têm a sua própria sublista para reporte ascendente.
Mova os três para as suas próprias datas antes de qualquer outra coisa. Tudo no modelo depende deles e, como estão ligados por dependências, as tarefas à sua volta também se movem.
Sugestão: Para deslocar o termo inteiro de uma vez, selecione todas as tarefas no Cronograma e arraste o bloco para a sua data de início real. As dependências acompanham.
Custo, Esforço e Funções na Vista de Tabela
A vista de Tabela está disponível apenas nos planos Professional, Premium e Enterprise. Mais informações na nossa página de preços.
A Tabela é onde o termo de abertura se transforma em números. Três campos personalizados fazem o trabalho, e o estado de aprovação integrado fica ao lado deles como uma quarta coluna.
- Função no Termo é um campo de seleção com Patrocinador do Projeto, Gestor de Projeto, Líder de Equipa, Especialista em Matéria e Parte Interessada. Oferece uma RACI leve sem necessidade de manter uma segunda folha de cálculo
- Custo Estimado é um campo monetário com o orçamento por entregável
- Esforço Estimado é um campo de duração em horas, para verificar o plano face à capacidade real da equipa
Some a coluna Custo Estimado e terá a sua linha orçamental sem necessidade de folha de cálculo. Agrupe por Função no Termo e verá se alguém está a carregar silenciosamente todo o termo.
Leia mais no nosso blogue sobre como escolher entre RACI, DACI e RAPID.
Gerir a Assinatura com Aprovações
A funcionalidade de Aprovação está disponível apenas nos planos Premium e Enterprise. Mais informações na nossa página de preços.
A assinatura é gerida através do fluxo de Aprovação integrado do Quire em vez de um campo de estado personalizado, para que uma aprovação apareça nas notificações e no registo de atividade da tarefa em vez de ficar enterrada num fio de e-mail. Três categorias estão configuradas de raiz.
| Categoria | Utilização |
|---|---|
| Aprovação do Patrocinador | Justificação de negócio, registo de riscos, assinatura final |
| Aprovação Orçamental | Estimativas de custo e esforço, tudo o que as Finanças têm de aprovar |
| Revisão pelas Partes Interessadas | Declaração do problema, RACI, dependências, o termo final |
Para pedir uma aprovação, abra a tarefa, escolha Pedir aprovação e selecione a categoria. O aprovador pode aprovar, rejeitar ou pedir alterações, e o estado fica visível na própria tarefa.
O modelo inclui pedidos já colocados em nove tarefas para que possa ver todos os estados que o fluxo de trabalho produz. Limpe-os após duplicar e volte a pedi-los à medida que o seu termo avança.
Nota: As listas de aprovadores estão abertas por defeito, pelo que qualquer membro do projeto pode pedir ou aprovar. Defina solicitantes e aprovadores por categoria nas definições do projeto se o termo precisar de uma cadeia restrita.
Acompanhar o Progresso
A Coluna Bloqueado
No plano Free de Assinatura, pode ter até 5 estados em cada projeto, e este modelo já usa todos os 5. Atualize o seu plano de Assinatura para criar mais estados. Mais informações na nossa página de preços.
Cinco estados conduzem um item do termo desde não redigido até aprovado: A fazer, Bloqueado, Em curso, Em revisão e Concluído. Abra o projeto na vista de quadro e ordene as colunas por Estado para ver onde o termo está parado.
Bloqueado é o estado que vale a pena usar com honestidade. Destina-se a trabalho em espera de alguém fora do seu controlo, e um item que aí fique mais de alguns dias deixou de ser um atraso e tornou-se um risco. Mova-o para o registo de riscos e atribua-lhe um responsável.
Em revisão é quase tão importante, porque a maior parte de um termo fica nesse estado durante uma ou duas semanas. Redigido mas não aprovado é um estado real, e colapsá-lo em A fazer ou Concluído esconde onde o termo realmente está.
Painel de Saúde do Termo
A vista de Painel está disponível apenas nos planos Professional, Premium e Enterprise. Mais informações na nossa página de preços.
O Painel Saúde do Termo responde em linha à pergunta que um patrocinador faz: isto está pronto? Três widgets respondem por ele.
- Aprovações e Pedidos: o que está à espera de uma decisão e de quem é essa decisão
- Distribuição do Estado das Tarefas: quanto do termo ainda está por redigir versus em revisão
- Tarefas Bloqueadas: o que está parado e o que está à sua espera, lado a lado
O widget de Tarefas Bloqueadas emparelha cada item parado com o que está à sua espera, o que o torna a vista ideal para colocar no ecrã numa reunião de acompanhamento.
Sublistas do Termo
No plano Free de Assinatura, pode criar duas sublistas para cada projeto, e este modelo já usa ambas. Atualize o seu plano de Assinatura para criar mais sublistas. Mais informações na nossa página de preços.
Duas sublistas cruzam as seis secções.
- Marcos Principais contém as três datas, para quando reporta para cima
- Conteúdo do Termo contém cada tarefa cujo resultado é incluído no documento final. Trabalhe essa lista e o documento de uma página escreve-se a si próprio
Ambas são baseadas em filtros, pelo que se mantêm atualizadas automaticamente à medida que as etiquetas e os estados mudam.
Iniciar o Seu Termo de Abertura
Tudo o que está nesta página pode ser construído manualmente. O modelo é a mesma coisa já montada: seis secções, cinco estados, três campos personalizados, três categorias de aprovação, oito dependências, três marcos e ambas as sublistas, preenchidas com datas de exemplo de março a junho de 2027.
Duplique o projeto Termo de Abertura para a sua área de trabalho e altere cinco coisas:
- Mude o nome do projeto, substituindo Project Charter pelo nome real do projeto.
- Selecione todas as tarefas no Cronograma e arraste o bloco para a sua data de início real. As dependências acompanham.
- Reatribua os responsáveis de exemplo à sua própria equipa.
- Limpe os pedidos de aprovação de exemplo e volte a pedi-los à medida que o seu termo avança.
- Elimine as secções de que não precisa. Um projeto interno de duas semanas não precisa de um registo de riscos.
Adaptação
- Menos de um mês? Mantenha as secções 1, 2 e 6. Elimine as restantes
- Regulamentado ou de elevado orçamento? Mantenha tudo e adicione uma tarefa de conformidade na Secção 4
- Trabalho de agência ou com cliente? Mude o nome da Secção 3 para Cliente e Equipa, adicione o aprovador do cliente à RACI e coloque marcos de pagamento na Secção 5
- Ferramentas internas? A lista de fora do âmbito da Secção 2 é onde recusa o alargamento do âmbito, por isso seja específico aí
Reveja o termo em cada porta de controlo de fase. Os termos ficam desatualizados, e dez minutos de revisão em cada porta poupam duas semanas de confusão mais tarde. Depois de o termo estar assinado, o modelo de Registo RAID assume os riscos, pressupostos, problemas e dependências que registou na Secção 4.
Perguntas Frequentes
O que é um termo de abertura de projeto?
O termo de abertura de projeto é o documento breve que transforma uma proposta num projeto aprovado. Indica por que razão o trabalho é importante, o que será ou não entregue, quem é responsável, quanto custa e o que pode correr mal.
O que deve conter um termo de abertura de projeto?
Finalidade e justificação de negócio, âmbito e entregáveis, partes interessadas e equipa, recursos, orçamento e riscos, e o cronograma com os seus marcos. A ordem importa: um âmbito redigido antes da finalidade tende a ser uma lista de desejos, e um orçamento estimado antes do âmbito é uma suposição.
Qual é a diferença entre um termo de abertura de projeto e um caso de negócio?
Um caso de negócio argumenta que o investimento vale a pena e inclui o retorno projetado e uma análise de risco mais completa. Um termo de abertura pressupõe que esse argumento foi ganho e define o projeto que se segue. Para investimentos pequenos a médios, um termo de abertura por si só é geralmente suficiente.
Qual é a diferença entre um termo de abertura de projeto e um plano de projeto?
O termo de abertura vem primeiro, é breve e é redigido para quem aprova o projeto. O plano vem após a aprovação, é longo e é redigido para as pessoas que executam o trabalho.
Quem redige e quem aprova um termo de abertura de projeto?
O gestor de projeto geralmente redige-o e o patrocinador é o seu dono. A aprovação normalmente vem de três direções: o patrocinador para o caso de negócio e os riscos, as Finanças para o custo e esforço, e as partes interessadas afetadas para o âmbito e a RACI.
Qual deve ser a extensão de um termo de abertura de projeto?
Algumas páginas. O verdadeiro critério é se o patrocinador o lê antes da reunião em vez de durante ela. Se uma secção estiver longa, normalmente significa que detalhes do plano de projeto migraram para ela.
Como criar um termo de abertura de projeto no Quire?
Crie seis secções pela ordem em que um termo é redigido, torne cada item uma tarefa com um responsável e uma data limite, e adicione campos para função, custo e esforço. Vincule as tarefas que genuinamente se bloqueiam mutuamente para que o Cronograma desenhe o caminho crítico, e depois use Aprovações para a assinatura final.
Como é que as dependências de tarefas ajudam num termo de abertura de projeto?
Tornam a ordem de redação obrigatória em vez de indicativa e mantêm as datas honestas. Arraste uma barra no Cronograma e tudo a jusante move-se com ela, pelo que um atraso cedo aparece imediatamente como uma data de arranque deslocada.
Existe um modelo de termo de abertura de projeto pronto no Quire?
Sim. Visite o projeto Termo de Abertura e duplique-o para a sua área de trabalho para obter as seis secções, os cinco estados, os três campos personalizados, as três categorias de aprovação, as oito dependências e os três marcos sem ter de os construir.