Modelo de Termo de Abertura de Projeto Permalink

Use este modelo para levar um projeto de uma proposta a um termo assinado. O projeto abre no Cronograma com as dependências já configuradas, para que a ordem em que um termo de abertura precisa ser redigido seja visível em vez de presumida.

Você pode visitar o projeto Termo de Abertura e duplicá-lo para o seu workspace, sem precisar construir tudo do zero.

Você também pode explorar mais modelos prontos para usar para acelerar seu fluxo de trabalho.

Entendendo os Termos de Abertura de Projeto

O termo de abertura de projeto é o documento breve que transforma uma proposta em um projeto aprovado. É redigido durante a iniciação, antes do planejamento detalhado, e seu objetivo é obter uma decisão em vez de orientar o trabalho.

As Cinco Perguntas

Um termo de abertura responde a cinco perguntas em um único lugar.

1. Por que estamos fazendo isso, e o que acontece se não fizermos?
2. O que vamos entregar, e o que estamos deliberadamente não entregando?
3. Quem executa o trabalho, quem decide, quem precisa ser informado?
4. Quanto custa em dinheiro e pessoas?
5. O que pode dar errado, e quem é responsável por esse risco?

Se você não consegue responder às cinco, ainda não tem um projeto. Tem uma ideia.

Termo de Abertura, Caso de Negócio ou Plano de Projeto

Três documentos são confundidos entre si, e escrever o errado desperdiça duas semanas.

O erro mais comum nos termos de abertura é escrever o terceiro por engano: cinquenta páginas de detalhes de calendário que estarão errados em um mês, entregues a um patrocinador que precisava de uma página para tomar uma decisão.

Construindo o Termo de Abertura em Seis Seções

O modelo usa seis seções na ordem em que um termo de abertura é efetivamente redigido. Cada item dentro delas é uma tarefa com um responsável e uma data limite, para que o termo seja trabalho rastreado em vez de um documento que alguém pretende resolver a qualquer momento.

A ordem é o que importa. Um escopo redigido antes da finalidade tende a ser uma lista de desejos, e um orçamento estimado antes do escopo é um chute. A lista de fora do escopo da Seção 2 é a que vale a pena dedicar mais tempo, porque ninguém discute depois o que foi prometido. Discutem o que presumiram.

Cinco etiquetas cruzam as seções: Charter Doc em tudo o que vai para o documento final, depois Stakeholder, Budget e Risk para filtrar por tema, e Milestone nas três datas-chave. Filtre por Risk antes de uma reunião de acompanhamento e você terá metade da pauta.

Lendo o Termo de Abertura no Cronograma

O Cronograma e as dependências de tarefas estão disponíveis apenas nos planos Professional, Premium e Enterprise. Mais informações na nossa página de preços.

Cada tarefa tem uma data de início e uma data limite, portanto o Cronograma é a visualização padrão e não um extra. O painel de grade à esquerda mantém a lista de seções visível enquanto as barras mostram o que se sobrepõe.

Dependências

Oito dependências de tarefas estão configuradas nas seis seções, cobrindo os pares em que uma parte da redação genuinamente bloqueia outra: os objetivos antes do escopo, o escopo antes do registro de dependências, a RACI antes das estimativas orçamentárias, os gates de fase antes do marco do rascunho, e a assinatura antes da distribuição.

Essa cadeia cumpre duas funções. Torna a ordem de redação obrigatória em vez de indicativa, e faz com que as datas se movam juntas: arraste uma barra e tudo downstream a acompanha, de modo que um atraso de duas semanas no caso de negócio aparece como uma data de início deslocada em vez de uma surpresa um mês depois.

Abra qualquer tarefa e os mesmos vínculos aparecem como Predecessores e Sucessores, para que você possa ver o que está bloqueando uma tarefa sem sair do painel.

Observação: Vincule apenas os pares que genuinamente se bloqueiam mutuamente. Um termo de abertura em que cada tarefa depende da anterior é uma linha reta, e uma linha reta não diz nada sobre qual atraso realmente importa.

Marcos

Três marcos ficam no cronograma em forma de diamante: Rascunho do termo concluído, Termo aprovado pelo patrocinador e Início do projeto. São as únicas três datas que seu patrocinador vai lembrar, razão pela qual têm sua própria sublista para reporte ascendente.

Mova os três para suas próprias datas antes de qualquer outra coisa. Tudo no modelo depende deles e, como estão vinculados por dependências, as tarefas ao redor também se movem.

Dica: Para deslocar o termo inteiro de uma vez, selecione todas as tarefas no Cronograma e arraste o bloco para sua data de início real. As dependências acompanham.

Custo, Esforço e Funções na Vista de Tabela

A Vista de Tabela está disponível apenas nos planos Professional, Premium e Enterprise. Mais informações na nossa página de preços.

A Tabela é onde o termo de abertura se transforma em números. Três campos personalizados fazem o trabalho, e o estado de aprovação integrado fica ao lado deles como uma quarta coluna.

• Função no Termo é um campo de seleção com Patrocinador do Projeto, Gerente de Projeto, Líder de Equipe, Especialista no Assunto e Parte Interessada. Oferece uma RACI leve sem precisar manter uma segunda planilha
• Custo Estimado é um campo monetário com o orçamento por entregável
• Esforço Estimado é um campo de duração em horas, para verificar o plano em relação à capacidade real que sua equipe tem disponível

Some a coluna Custo Estimado e você terá sua linha orçamentária sem precisar de planilha. Agrupe por Função no Termo e verá se alguém está carregando silenciosamente o termo inteiro.

Leia mais em nosso blog sobre como escolher entre RACI, DACI e RAPID.

Gerenciando a Assinatura com Aprovações

A funcionalidade de Aprovação está disponível apenas nos planos Premium e Enterprise. Mais informações na nossa página de preços.

A assinatura é gerenciada pelo fluxo de Aprovação integrado do Quire em vez de um campo de estado personalizado, para que uma aprovação apareça nas notificações e no feed de atividade da tarefa em vez de ficar enterrada em um fio de e-mail. Três categorias estão configuradas de fábrica.

Para solicitar uma aprovação, abra a tarefa, escolha Solicitar aprovação e selecione a categoria. O aprovador pode aprovar, rejeitar ou solicitar alterações, e o estado fica visível na própria tarefa.

O modelo vem com pedidos já colocados em nove tarefas para que você possa ver todos os estados que o fluxo de trabalho produz. Limpe-os após duplicar e faça novos pedidos conforme seu termo avança.

Observação: As listas de aprovadores estão abertas por padrão, portanto qualquer membro do projeto pode solicitar ou aprovar. Defina solicitantes e aprovadores por categoria nas configurações do projeto se o termo precisar de uma cadeia restrita.

Acompanhando o Progresso

A Coluna Bloqueada

No plano Free Subscription, você pode ter até 5 estados em cada projeto, e este modelo já usa todos os 5. Atualize seu plano de Assinatura para criar mais estados. Mais informações na nossa página de preços.

Cinco estados conduzem um item do termo desde não redigido até aprovado: A fazer, Bloqueado, Em andamento, Em revisão e Concluído. Abra o projeto na Vista de Quadro e ordene as colunas por Estado para ver onde o termo está parado.

Bloqueado é o estado que vale a pena usar com honestidade. Destina-se a trabalho aguardando alguém fora do seu controle, e um item que fica lá por mais de alguns dias deixou de ser um atraso e se tornou um risco. Mova-o para o registro de riscos e atribua-lhe um responsável.

Em revisão é quase tão importante, porque a maior parte de um termo fica nesse estado por uma ou duas semanas. Redigido mas não aprovado é um estado real, e colapsá-lo em A fazer ou Concluído esconde onde o termo realmente está.

Painel de Saúde do Termo

A Vista de Painel está disponível apenas nos planos Professional, Premium e Enterprise. Mais informações na nossa página de preços.

O Painel Saúde do Termo responde em linha à pergunta que um patrocinador faz: isso está pronto? Três widgets respondem por ele.

• Aprovações e Pedidos: o que está aguardando uma decisão e de quem é essa decisão
• Distribuição do Estado das Tarefas: quanto do termo ainda está por redigir versus em revisão
• Tarefas Bloqueadas: o que está parado e o que está aguardando, lado a lado

O widget de Tarefas Bloqueadas emparelha cada item parado com o que está aguardando, o que o torna a visualização ideal para colocar na tela em uma reunião de acompanhamento.

Sublistas do Termo

No plano Free Subscription, você pode criar duas sublistas para cada projeto, e este modelo já usa ambas. Atualize seu plano de Assinatura para criar mais sublistas. Mais informações na nossa página de preços.

Duas sublistas cruzam as seis seções.

• Marcos Principais contém as três datas, para quando você reporta para cima
• Conteúdo do Termo contém cada tarefa cujo resultado é incluído no documento final. Trabalhe essa lista e o documento de uma página se escreve sozinho

Ambas são baseadas em filtros, portanto se mantêm atualizadas automaticamente conforme as etiquetas e os estados mudam.

Iniciando Seu Termo de Abertura

Tudo nesta página pode ser construído manualmente. O modelo é a mesma coisa já montada: seis seções, cinco estados, três campos personalizados, três categorias de aprovação, oito dependências, três marcos e ambas as sublistas, preenchidas com datas de exemplo de março a junho de 2027.

Duplique o projeto Termo de Abertura para o seu workspace e altere cinco coisas:

1. Renomeie o projeto, substituindo Project Charter pelo nome real do projeto.
2. Selecione todas as tarefas no Cronograma e arraste o bloco para sua data de início real. As dependências se movem com ele.
3. Reatribua os responsáveis de exemplo à sua própria equipe.
4. Limpe os pedidos de aprovação de exemplo e faça novos pedidos conforme seu termo avança.
5. Exclua as seções de que você não precisa. Um projeto interno de duas semanas não precisa de um registro de riscos.

Adaptação

• Menos de um mês? Mantenha as seções 1, 2 e 6. Exclua as demais
• Regulamentado ou de alto orçamento? Mantenha tudo e adicione uma tarefa de conformidade na Seção 4
• Trabalho de agência ou com cliente? Renomeie a Seção 3 para Cliente e Equipe, adicione o aprovador do cliente à RACI e coloque marcos de pagamento na Seção 5
• Ferramentas internas? A lista de fora do escopo da Seção 2 é onde você recusa o alargamento do escopo, por isso seja específico aí

Revise o termo em cada gate de fase. Os termos ficam desatualizados, e dez minutos de revisão em cada gate poupam duas semanas de confusão depois. Depois que o termo estiver assinado, o modelo de Registro RAID assume os riscos, premissas, problemas e dependências que você registrou na Seção 4.

Perguntas Frequentes

O que é um termo de abertura de projeto?

O termo de abertura de projeto é o documento breve que transforma uma proposta em um projeto aprovado. Ele indica por que o trabalho é importante, o que será ou não entregue, quem é responsável, quanto custa e o que pode dar errado.

O que deve conter um termo de abertura de projeto?

Finalidade e justificativa de negócio, escopo e entregáveis, partes interessadas e equipe, recursos, orçamento e riscos, e o cronograma com seus marcos. A ordem importa: um escopo redigido antes da finalidade tende a ser uma lista de desejos, e um orçamento estimado antes do escopo é um chute.

Qual é a diferença entre um termo de abertura de projeto e um caso de negócio?

Um caso de negócio argumenta que o investimento vale a pena e inclui o retorno projetado e uma análise de risco mais completa. Um termo de abertura pressupõe que esse argumento foi ganho e define o projeto que vai seguir. Para investimentos pequenos a médios, um termo de abertura sozinho geralmente é suficiente.

Qual é a diferença entre um termo de abertura de projeto e um plano de projeto?

O termo de abertura vem primeiro, é breve e é redigido para quem aprova o projeto. O plano vem após a aprovação, é longo e é redigido para as pessoas que executam o trabalho.

Quem redige e quem aprova um termo de abertura de projeto?

O gerente de projeto geralmente o redige e o patrocinador é o seu dono. A aprovação normalmente vem de três direções: o patrocinador para o caso de negócio e os riscos, as Finanças para o custo e esforço, e as partes interessadas afetadas para o escopo e a RACI.

Qual deve ser a extensão de um termo de abertura de projeto?

Algumas páginas. O verdadeiro critério é se o patrocinador o lê antes da reunião em vez de durante ela. Se uma seção estiver longa, geralmente significa que detalhes do plano de projeto migraram para ela.

Como criar um termo de abertura de projeto no Quire?

Crie seis seções na ordem em que um termo é redigido, torne cada item uma tarefa com um responsável e uma data limite, e adicione campos para função, custo e esforço. Vincule as tarefas que genuinamente se bloqueiam mutuamente para que o Cronograma desenhe o caminho crítico, e depois use Aprovações para a assinatura final.

Como as dependências de tarefas ajudam em um termo de abertura de projeto?

Elas tornam a ordem de redação obrigatória em vez de indicativa e mantêm as datas honestas. Arraste uma barra no Cronograma e tudo downstream se move com ela, de modo que um atraso no início aparece imediatamente como uma data de início deslocada.

Existe um modelo de termo de abertura de projeto pronto no Quire?

Sim. Visite o projeto Termo de Abertura e duplique-o para o seu workspace para obter as seis seções, os cinco estados, os três campos personalizados, as três categorias de aprovação, as oito dependências e os três marcos sem precisar construí-los.