Modelo de Registro de Riscos Permalink

Use este Modelo para gerenciar um registro de riscos de projeto no Quire: avalie cada risco numa matriz 5x5, atribua um responsável, organize as ações de mitigação como Subtarefas e revise tudo com uma cadência regular.

Você pode visitar o projeto de Registro de Riscos e Duplicar para o seu espaço de trabalho, sem precisar construir tudo do zero.

Você também pode explorar mais Modelos prontos para usar para acelerar seu fluxo de trabalho.

Entender os Registros de Riscos

Um registro de riscos é uma lista viva do que pode dar errado no seu projeto e do que está sendo feito em relação a cada situação. A palavra que faz todo o trabalho é viva. Um registro que tem a mesma aparência em novembro que tinha em agosto é um registro que ninguém está usando, e é pior do que não ter nenhum, porque parece que os riscos estão sendo gerenciados.

Os riscos são agrupados em Seções por categoria, o que torna os agrupamentos visíveis. Cinco riscos numa mesma categoria geralmente indicam um problema estrutural e não cinco problemas separados.

Seis seções contêm os riscos propriamente ditos, abrangendo orçamento e custos, cronograma e entrega, recursos e pessoas, técnica e qualidade, fornecedores e terceiros, e externo, mercado e conformidade. Uma sétima seção no final contém a cadência de revisão. O campo Categoria oferece sete opções, distinguindo o externo e mercado da conformidade e jurídico, para que você possa diferenciá-los ao filtrar.

O modelo inclui vinte riscos de amostra escritos por completo, para que você possa ver a forma de uma boa entrada antes de substituí-los pelos seus próprios.

Avaliar Riscos com a Matriz 5x5

Avalie a Probabilidade de 1 a 5, avalie o Impacto de 1 a 5, multiplique-os e coloque o resultado na Pontuação de Risco. Esse Número é pelo qual você ordena, e ordenar por ele é a coisa mais útil que você fará com o registro.

Nota: A Pontuação de Risco é um Número que você digita, não uma Fórmula. As fórmulas do Quire não conseguem multiplicar dois campos de seleção, portanto a contrapartida é uma multiplicação manual em troca de manter os rótulos de Probabilidade e Impacto legíveis em vez de armazená-los como números simples.

Níveis de Risco

A pontuação se enquadra em uma de quatro faixas, e cada faixa obriga você a fazer algo diferente. É isso que impede que a avaliação seja um exercício acadêmico.

Dois Erros de Avaliação

Tudo avaliado com 4. Se a maior parte do registro se situa em Alto, a escala deixou de discriminar e você não tem mais uma lista de Prioridade. Force uma distribuição. Algo tem de ser um 1.

Avaliar o impacto errado. Avalie o impacto no objetivo do projeto, não o drama geral do evento. Um fornecedor falindo parece severo, mas se dois outros fornecedores conseguem cobrir a situação, o impacto no projeto é Menor.

Consultar o Registro na Exibição de Tabela

A Exibição de tabela está disponível apenas nos planos Professional, Premium e Enterprise. Mais informações podem ser encontradas na nossa página de preços.

A Exibição de tabela é onde este modelo vive. Ela coloca cada campo de avaliação numa coluna para que você possa comparar entradas de relance, o que a exibição de lista não permite.

Ordene por Pontuação de Risco de forma decrescente e o registro se transforma numa lista de trabalho ordenada. Você pode editar os valores dos campos diretamente na tabela, o que torna uma reavaliação mensal rápida o suficiente para que as pessoas realmente a façam.

Campos Personalizados

Oito Campos personalizados sustentam a avaliação:

Escrever uma Entrada de Risco

Cada risco de amostra no modelo segue a mesma forma de quatro partes na sua descrição. Copie-a.

1. Descrição do risco: o que pode acontecer, com um número associado sempre que possível
2. Gatilho ou sinal de alerta precoce: o sinal observável de que o risco está se tornando real
3. Consequência se realizado: o que faz ao projeto, que é o que justifica a pontuação de Impacto
4. Resposta atual: a estratégia mais as ações concretas

“Os custos de cloud podem subir de US$ 42 mil para US$ 58 mil mensalmente” é funcional, porque você consegue perceber quando está acontecendo. “Os custos podem aumentar” não é. O gatilho é igualmente importante: sem um sinal observável você está dependendo de alguém notar, e notar não é um controle.

Um Responsável por Risco

Atribua exatamente uma pessoa a cada risco. Não uma equipe, não um papel. A responsabilidade compartilhada de um risco não produz responsabilidade alguma, e um risco sem dono é o preditor mais confiável de um registro que fica desatualizado.

O responsável não é necessariamente a pessoa que faz o trabalho de mitigação. É a pessoa responsável pela resposta existir, manter-se atual e ser escalada quando parar de funcionar.

Mitigação como Subtarefas

Os passos concretos vivem como Subtarefas em cada risco, com seus próprios responsáveis e Datas limite. Esta é a linha entre um registro que muda as coisas e um que apenas as descreve.

Há um teste para saber se uma resposta é real: se não pode ser escrita como uma Tarefa com um responsável e uma Data limite, não é uma mitigação, é um desejo. “Monitorar a situação” e “comunicar de perto com o fornecedor” falham nesse teste.

Estratégias de Resposta

Cada risco precisa de exatamente uma Estratégia de Resposta:

• Evitar: alterar o plano para que o risco não possa ocorrer. A opção mais econômica quando disponível, mas normalmente tem um custo em escopo.
• Mitigar: reduzir a probabilidade, o impacto, ou ambos. O caminho padrão para a maioria dos riscos Altos.
• Transferir: mover a consequência financeira para outra parte por meio de seguros, contratos de preço fixo ou cláusulas de penalidade. Move o custo, não a perturbação, portanto o tempo ainda se perde.
• Aceitar: reconhecê-lo, orçá-lo, não fazer mais nada. Válido para riscos Baixos, mas requer uma decisão documentada. Aceitar é uma escolha, não a ausência de uma.
• Escalar: passá-lo ao patrocinador quando está fora da sua autoridade. Inclua uma recomendação e não é transferir responsabilidade.

Acompanhar o Fluxo de Trabalho de Resposta

No plano de assinatura Free, você pode ter até 5 status em cada projeto, e este modelo usa 6. Após duplicar, una Em Análise com Planejando Resposta, ou atualize seu plano de assinatura para manter todos os seis. Mais informações podem ser encontradas na nossa página de preços.

Um risco em si nunca se conclui. A forma como você o gerencia é que se conclui, e os seis status acompanham isso: Identificado, Em Análise, Planejando Resposta, Mitigando, Monitorando e Fechado.

A exibição de quadro agrupa tudo por status e mostra os campos de avaliação em cada cartão. As Subtarefas de mitigação aparecem junto aos riscos, então filtre para o nível superior quando quiser ver apenas os riscos.

Fechado significa que a exposição desapareceu permanentemente, não que você parou de se preocupar. Se ainda pode ocorrer, pertence a Monitorando.

Tags

Cinco Tags cortam transversalmente as categorias e respondem a perguntas que os campos de avaliação não conseguem:

• Gatilho Acionado: o sinal de alerta precoce já foi ativado, então analise esses primeiro
• Bloqueador de Lançamento: impedirá o lançamento se não for resolvido
• Escalado ao Patrocinador: fora da autoridade da equipe
• Contingência Reservada: orçamento reservado para este risco
• Necessita de Reavaliação: a situação mudou desde a última avaliação

Revisar com uma Cadência

A Seção de governança no final do registro contém as revisões como Tarefas recorrentes, para que apareçam no Cronograma independentemente de alguém se lembrar delas.

Quatro ritmos, cada um com uma função diferente:

Na revisão semanal, faça três perguntas a cada risco:

1. A pontuação mudou e o Nível de Risco precisa ser atualizado?
2. A mitigação está efetivamente avançando, ou está em andamento há três semanas?
3. O gatilho foi acionado?

Uma revisão que termina sem nenhum campo alterado em qualquer parte do registro é uma revisão que não aconteceu.

Dica: Quando fechar um risco, registre se ele ocorreu, como o impacto real se comparou ao previsto e se você o avaliaria da mesma forma novamente. Essa última pergunta é a parte que torna o próximo projeto mais fácil, e ignorá-la é a razão pela qual muitas equipes avaliam os riscos tão mal no ano cinco quanto no ano um.

Leia mais no nosso blog sobre como avaliar um risco e manter o registro vivo.

Perguntas Frequentes

O que é um registro de riscos?

Um registro de riscos é uma lista viva do que pode dar errado num projeto e do que está sendo feito em relação a cada situação, com uma probabilidade, um impacto, um responsável e uma resposta para cada entrada. Se nada mudou na última revisão, a revisão não aconteceu.

O que deve incluir um registro de riscos?

Uma descrição do risco, uma avaliação de probabilidade, uma avaliação de impacto, uma pontuação combinada, um responsável nomeado e uma estratégia de resposta. Um ID de risco estável, uma categoria e uma data de identificação tornam-no substancialmente mais útil.

Como se avalia a probabilidade e o impacto de um risco?

Avalie cada um de 1 a 5 e multiplique. A probabilidade vai de Raro a Quase Certo, o impacto de Negligenciável a Severo. Avalie o impacto no objetivo do projeto, não o drama geral do evento.

O que é uma matriz de risco 5x5?

Uma grade com probabilidade e impacto avaliados de 1 a 5, resultando em pontuações de 1 a 25. A pontuação é então agrupada em faixas, e cada faixa implica uma obrigação diferente, o que transforma um Número numa ação exigida.

Quais são as cinco estratégias de resposta a riscos?

Evitar, Mitigar, Transferir, Aceitar e Escalar. Transferir move a consequência financeira mas não a perturbação, e Aceitar é uma decisão documentada e não a ausência de uma.

Quem deve ser responsável por um risco no registro de riscos?

Uma pessoa nomeada, nunca uma equipe ou um papel. O responsável é accountable pela resposta existir e manter-se atual, não necessariamente por fazer o trabalho de mitigação, que é atribuído separadamente nas Subtarefas.

Com que frequência deve ser revisado um registro de riscos?

Semanalmente para as entradas Altas e Críticas, quinzenalmente para adicionar o que está faltando, mensalmente para reavaliar tudo, e trimestralmente para reportar ao grupo de direção. O modelo contém essas revisões como Tarefas recorrentes para que apareçam no Cronograma automaticamente.

Como crio um registro de riscos no Quire?

Duplicar o Modelo de Registro de Riscos, mudar para a Exibição de tabela e ordenar por Pontuação de Risco de forma decrescente. Leia alguns riscos de amostra para aprender a forma de quatro partes de cada entrada, depois exclua as amostras, mantenha os Campos e as Seções e adicione cerca de cinco dos seus próprios.

Existe um modelo de registro de riscos pronto para usar no Quire?

Sim. Visite o projeto de Registro de Riscos e duplique-o para o seu espaço de trabalho para obter os oito Campos personalizados, o fluxo de trabalho de seis etapas, as Seções de categoria, as cinco Tags e as Tarefas de revisão recorrentes já configuradas.