Modelo de Gestão de Projeto de Capital Permalink

Use este modelo para gerenciar um portfólio de projetos de capital no Quire: cada prédio, máquina, sistema ou terreno que a empresa está comprando ou construindo, com orçamento aprovado, comprometido e gasto lado a lado. O projeto abre na exibição de Tabela, onde cada linha é um projeto de capital e uma fórmula sinaliza os que já estão excedentes.

Você pode visitar o projeto de Gestão de Projeto de Capital e duplicá-lo para o seu espaço de trabalho, para não precisar construir tudo do zero.

Você também pode explorar mais modelos prontos para uso para agilizar seu fluxo de trabalho.

Entenda os Projetos de Capital

Um projeto de capital compra ou constrói um ativo que vai permanecer no balanço patrimonial por anos: uma extensão de armazém, uma linha de usinagem, um sistema ERP, um lote de terreno. Três coisas decorrem disso. O dinheiro é autorizado uma única vez, em bloco, por alguém sênior. Ele é gasto ao longo de um a três anos por meio de fornecedores e contratados. E a pergunta que importa raramente é quanto você já pagou, mas sim quanto você já prometeu.

Aprovado, Comprometido e Gasto

Três números descrevem o estado financeiro de um projeto de capital, e eles se movem em velocidades diferentes.

Comprometido é o número a observar. Um projeto que assinou contratos acima do seu orçamento já está excedente, mesmo que as faturas ainda não tenham chegado. Gasto até o Momento atrasa em relação à realidade em semanas ou meses, motivo pelo qual um portfólio gerido apenas pelo gasto só descobre um estouro no ponto em que nada mais pode ser feito a respeito.

Portfólio, Não Projeto

Um projeto de capital é um plano de projeto. Dez deles são um portfólio, e as perguntas mudam: quanto da autorização deste ano já está comprometido, quais projetos estão em dificuldade e quais pedidos do próximo ano ainda estão aguardando o conselho. Essas são perguntas de tabela, então o modelo é construído como uma única tabela.

Organize o Portfólio

Cada tarefa raiz é um projeto de capital. Suas subtarefas são as fases do ciclo de vida, do business case ao encerramento. Três seções dividem o portfólio por tempo.

O exemplo é de uma fabricante de médio porte. Uma expansão de armazém, uma substituição de HVAC, uma linha de usinagem CNC, uma migração de ERP e uma atualização do sistema de combate a incêndio estão em andamento. Um sistema de painéis solares, uma eletrificação de frota e uma compra de terreno aguardam no pipeline. Uma repavimentação de estacionamento está encerrada.

Fases como Subtarefas

Cada projeto carrega a mesma espinha dorsal de fases como subtarefas: business case, aprovação de financiamento, design, aquisição, execução, comissionamento e encerramento. Os nomes se ajustam conforme o ativo. A fase de execução da migração de ERP é Construir, configurar e migrar dados, o projeto de combate a incêndio é comissionado com uma inspeção da seguradora, e o sistema de painéis solares precisa de uma submissão de concessão antes que qualquer coisa seja comprada.

O encerramento é a fase que as equipes pulam e a que mais importa para as finanças. É onde o ativo é capitalizado, passando de construção em andamento para um ativo depreciável, e onde as lições que melhorariam o próximo business case são registradas.

A Descrição do Projeto

A descrição de cada projeto contém o escopo em uma linha, depois o business case e o patrocinador. A expansão do armazém diz: armazenamento excedente custa US$ 18 mil por mês, retorno em menos de quatro anos, patrocinador VP de Operações. Quando o mesmo projeto surge para um pedido de mudança um ano depois, é esse parágrafo que é relido.

Dica: Coloque também as ordens de mudança na descrição, como faz o projeto de HVAC. Uma nota de uma linha dizendo o que mudou, em quanto, e se as finanças já aprovaram poupa o próximo leitor de ter que reconstruir isso a partir de comentários.

Acompanhe o Dinheiro na Exibição de Tabela

A exibição de Tabela está disponível apenas nos planos Professional, Premium e Enterprise. Mais informações podem ser encontradas em nossa página de preços.

Nove campos personalizados sustentam o portfólio, e a exibição de Tabela os coloca ao lado de cada projeto.

Você digita três dos valores financeiros. Os outros três são fórmulas e recalculam sozinhas. Edite um valor diretamente na tabela quando uma ordem de compra é assinada, e a linha se atualiza antes mesmo de você sair da célula.

A Fórmula de Saúde do Orçamento

Saúde do Orçamento é a coluna pela qual você ordena, e é uma única linha.

{Committed} > {Approved Budget} ? "🔴 Over-committed" : ({Committed} > {Approved Budget} * 0.9 ? "🟡 Watch" : "🟢 On track")

Abaixo de 90% comprometido é verde. Entre 90 e 100 é Observar, que é a faixa em que a próxima ordem de mudança faz o projeto ultrapassar o limite. Acima de 100 é Excedente.

A substituição de HVAC mostra por que a fórmula se baseia no Comprometido em vez do Gasto. Aprovado em US$ 680.000, já gastou US$ 410.000, o que parece ser 60% concluído e confortável. Mas os contratos assinados somam US$ 705.000, então já está US$ 25.000 acima antes mesmo de a maioria das faturas ter chegado, e a linha está vermelha.

Nota: O limite de 90% é uma convenção, não uma regra. Reduza-o para 0,95 em um portfólio de projetos pequenos e previsíveis. Amplie-o para construção, onde ordens de mudança são normais. Edite o 0.9 na fórmula e cada linha é reavaliada.

Totais de Coluna e Agrupamento

O modelo vem com Soma ativada nas colunas de dinheiro, então a linha inferior da tabela é a posição do portfólio. Orçamento Aprovado é o seu total de CapEx autorizado. Comprometido é quanto disso já está reservado. A diferença entre eles é o que ainda está livre para ser contratado. Gasto (%) calcula a média em vez de somar, porque somar porcentagens não faz sentido, e Saúde do Orçamento não carrega nenhum cálculo porque é texto. Você pode mudar o cálculo por coluna passando o mouse sobre essa linha inferior.

Agrupe a tabela para fazer as perguntas do portfólio.

• Agrupe por Fonte de Financiamento para ver quanto do ano depende de uma concessão ou título de dívida que ainda não foi fechado. Cada grupo tem seus próprios totais
• Agrupe por Tipo de Ativo para ver a distribuição entre prédios, equipamentos e sistemas
• Os projetos do pipeline não carregam Orçamento Aprovado até passarem pelo portão, então os totais só contam dinheiro autorizado

Execute o Ciclo de Vida como Estados

No plano de assinatura Free, você pode ter até 5 estados em cada projeto, e este modelo usa 10. Faça upgrade do seu plano de assinatura para manter todos os dez, ou combine os portões em Business Case, Aprovado, Execução, Encerrado e Cancelado depois de duplicar. Mais informações podem ser encontradas em nossa página de preços.

Dez estados conduzem o portfólio, e oito deles são portões em sequência.

Duas saídas laterais ficam fora da sequência. Em Espera é para um projeto aguardando algo externo a ele, como a compra de terreno do exemplo aguardando uma previsão de crescimento. Cancelado é para um projeto que não vai prosseguir.

Abra o projeto na exibição de Quadro e reorganize as colunas por Estado. O portfólio se lê como um pipeline da esquerda para a direita, e uma coluna que se enche sem esvaziar é o portão onde os projetos travam.

As subtarefas de fase usam os mesmos estados, seguindo uma regra. Uma fase concluída é Encerrada, a fase atual carrega o mesmo estado do seu projeto-mãe, e as fases futuras permanecem Não iniciadas. O estado de um projeto e sua fase aberta sempre coincidem, e a fase carrega as datas.

Nota: Encerrado e Cancelado ficam ambos em 100% de progresso, então o filtro Tarefas ativas os oculta. A seção Encerrados parece vazia até você mudar o filtro para Todas as tarefas.

Marque a Justificativa

Todo pedido de capital tem um motivo, e o motivo é a tag: Crescimento, Substituição, Segurança & Conformidade ou Economia de Custo. Um projeto pode carregar duas. A linha CNC é Crescimento e Economia de Custo. A substituição de HVAC é Substituição e Segurança & Conformidade.

Tipo de Ativo diz o que você está comprando. A tag diz por quê. Quando o capital fica apertado, Segurança & Conformidade e Substituição são defendidos de forma diferente de Crescimento, e filtrar por tag é como você vê o que um corte atingiria.

Uma quinta tag, Requer Aprovação do Conselho, marca qualquer coisa acima do limite de aprovação do conselho, para que não passe despercebida pela assinatura de um gestor. Filtre por ela antes da reunião do conselho e você terá o pacote pronto.

Veja o Cronograma na Exibição de Cronograma

A exibição de Cronograma está disponível apenas nos planos Professional, Premium e Enterprise. Mais informações podem ser encontradas em nossa página de preços.

Todo projeto carrega uma data de início e uma data limite, e o portfólio de exemplo vai do final de 2025 até 2027. Mude para a exibição de Cronograma e ajuste a escala para Ano para ver o portfólio inteiro como barras, uma por projeto.

Recolha as fases e cada barra vira um projeto. Expanda uma e as fases se empilham abaixo dela, então uma data de comissionamento que ultrapassou a data limite do projeto-mãe aparece como uma barra saltando para fora. Colora as barras por estado e os portões se leem diretamente no gráfico. Os projetos do pipeline têm data limite, mas ainda não têm data de início, então o cronograma marca com hachuras o período até o prazo em vez de desenhar uma barra sólida.

Mantenha os Números Confiáveis

Uma tabela de portfólio é exatamente tão boa quanto a última vez que alguém digitou um número nela. Três hábitos a mantêm verdadeira.

Depois, realize uma revisão mensal do portfólio ordenada por Saúde do Orçamento. Linhas vermelhas primeiro: há um pedido de mudança em andamento, e quem é o responsável. Linhas amarelas em seguida: qual é a próxima ordem de mudança, e se ela faz o projeto ultrapassar o limite. Depois o pipeline: quais pedidos ainda estão aguardando uma decisão, e quando ela é esperada.

Mudanças de Orçamento

Orçamento Aprovado só muda por meio de um pedido formal de mudança de orçamento, nunca digitando um número maior para transformar uma linha vermelha em verde. O projeto de HVAC mostra a forma disso. Uma ordem de mudança para reforçar a estrutura do telhado fez o Comprometido ultrapassar em US$ 25.000, então uma subtarefa Urgente, Enviar pedido de mudança de orçamento (+US$ 25 mil), fica no projeto com um responsável e uma data limite, e a descrição registra a mudança e o fato de que as finanças ainda não aprovaram. Até que aprovem, a linha permanece vermelha. Esse é o ponto. Vermelho é o estado honesto, e é o que inicia a conversa.

Assim que o pedido for aprovado, aumente o Orçamento Aprovado pelo valor sancionado e a Saúde do Orçamento recalcula. Mantenha a subtarefa do pedido de mudança após o encerramento. Ela é o registro de por que o custo final difere do business case, que é o que o próximo business case precisa aprender.

Adaptando-o

• Planejar por ano fiscal? Renomeie as três seções para AF2026, AF2027 e AF2028. Os campos e estados não se importam
• Planejar por local ou unidade de negócio? Renomeie-as para isso
• As finanças acompanham a previsão na conclusão? Adicione um campo de dinheiro Previsão e aponte a fórmula de Saúde do Orçamento para ele em vez do Comprometido
• Reportando a um conselho? Filtre por Requer Aprovação do Conselho e ordene por Orçamento Aprovado. Esse é o pacote

Leia mais em nosso blog sobre quando um conjunto de projetos se torna um portfólio, e o que muda quando isso acontece.

Comece Seu Portfólio

Tudo nesta página pode ser construído manualmente. O modelo é a mesma coisa já montada: três seções, nove projetos de exemplo com 59 subtarefas de fase, nove campos personalizados incluindo as três fórmulas, dez estados, cinco tags e o documento de instruções.

Duplique o projeto de Gestão de Projeto de Capital para o seu espaço de trabalho, depois mude cinco coisas:

1. Exclua os nove projetos de exemplo e adicione os seus, uma tarefa raiz por projeto de capital. Duplique um exemplo primeiro e mantenha suas subtarefas de fase como a espinha dorsal para os seus.
2. Dê a cada projeto o código usado pelo seu sistema financeiro, para que a tabela concilie com o livro-razão.
3. Preencha Orçamento Aprovado somente quando um projeto for financiado, e defina seu estado como Aprovado ao mesmo tempo.
4. Reatribua dos membros de exemplo para os seus próprios gerentes de projeto, um por projeto.
5. Defina o limite de Saúde do Orçamento de acordo com a tolerância do seu portfólio, depois deixe-o como está para que as cores signifiquem a mesma coisa mês a mês.

Aponte sua equipe para o documento Como usar este modelo. Ele mantém as definições de campo e a regra de estado dentro do projeto, para quem não ler este guia.

Se o business case de um projeto ainda precisar ser escrito, o modelo de Termo de Abertura do Projeto cobre isso. Para os riscos de uma construção de grande porte, combine o portfólio com o modelo de Registro de Riscos.

Perguntas Frequentes

O que é gestão de projeto de capital?

Gestão de projeto de capital é o planejamento, o financiamento, a execução e o encerramento de projetos que criam ou melhoram um ativo de longa duração, como um prédio, uma linha de produção ou um sistema de TI. O dinheiro é autorizado uma única vez, gasto por meio de fornecedores ao longo de anos, e o ativo é capitalizado no final, motivo pelo qual o gasto comprometido e o encerramento importam mais do que em projetos comuns.

Qual é a diferença entre comprometido e gasto?

Comprometido é o valor de ordens de compra e contratos assinados, pagos ou não. Gasto são as faturas já quitadas. Comprometido conta a verdade sobre o orçamento, porque um projeto que assinou contratos acima do que foi aprovado já está excedente, mesmo que o gasto ainda pareça confortável.

Quais são as fases de um projeto de capital?

Business case, aprovação de financiamento, design, aquisição, execução, comissionamento e encerramento, nessa ordem. O modelo do Quire usa esses portões como estados, com Em Espera e Cancelado como saídas laterais, de modo que o portfólio se lê como um pipeline na exibição de Quadro.

Como gerencio um portfólio de projetos de capital?

Coloque cada projeto em uma única tabela com os mesmos campos em cada linha: um código de projeto, tipo de ativo, fonte de financiamento e os valores de aprovado, comprometido e gasto. Divida-o em seções de ativo, pipeline e encerrado, depois revise mensalmente ordenando por saúde do orçamento.

Como faço o acompanhamento de um orçamento de capital no Quire?

Adicione campos de Dinheiro para Orçamento Aprovado, Comprometido e Gasto até o Momento, depois campos de Fórmula para Orçamento Restante, Gasto (%) e Saúde do Orçamento. A exibição de Tabela coloca todos os seis ao lado de cada projeto, e as fórmulas recalculam à medida que você digita os valores comprometido e gasto.

O que significa excedente em um projeto de capital?

Contratos e ordens de compra assinados ultrapassam o orçamento aprovado. É uma afirmação mais forte do que estar acima do orçamento em gasto, porque um contrato precisa ser pago ou renegociado. A fórmula de Saúde do Orçamento do modelo fica vermelha no momento em que o Comprometido ultrapassa o Orçamento Aprovado.

Como lido com uma mudança de orçamento em um projeto de capital?

Abra um pedido formal de mudança de orçamento como uma subtarefa urgente com um responsável e uma data limite, registre a mudança na descrição do projeto, e deixe a linha vermelha até que o patrocinador aprove. Só então aumente o Orçamento Aprovado. Mantenha a subtarefa depois disso como o registro de por que o custo final difere do business case.

Com que frequência um portfólio de projetos de capital deve ser revisado?

Atualize o Comprometido no dia em que um contrato é assinado e o Gasto até o Momento no fechamento de fim de mês, depois revise todo o portfólio mensalmente, ordenado por Saúde do Orçamento com as linhas vermelhas primeiro. Revise o pipeline em relação ao plano fiscal a cada trimestre.

Existe um modelo pronto de gestão de projeto de capital no Quire?

Sim. Visite o projeto de Gestão de Projeto de Capital e duplique-o para o seu espaço de trabalho para obter as três seções, nove projetos de exemplo com subtarefas de fase, nove campos personalizados incluindo três fórmulas, dez estados e cinco tags sem precisar construí-los você mesmo.