Plantilla de gestión de proyectos de capital Permalink

Usa esta plantilla para gestionar una cartera de proyectos de capital en Quire: cada edificio, máquina, sistema o terreno que la empresa esté comprando o construyendo, con el presupuesto aprobado, comprometido y gastado uno al lado del otro. El proyecto se abre en Vista de tabla, donde una fila es un proyecto de capital y una fórmula marca los que ya están sobrecomprometidos.

Puedes visitar el proyecto de gestión de proyectos de capital y duplicarlo en tu espacio de trabajo, para no tener que construir todo desde cero.

También puedes explorar más plantillas listas para usar para acelerar tu flujo de trabajo.

Entender los proyectos de capital

Un proyecto de capital compra o construye un activo que permanecerá en el balance durante años: una ampliación de almacén, una línea de mecanizado, un sistema ERP, un terreno. De ahí se derivan tres cosas. El dinero se autoriza de una sola vez, por alguien de alto nivel. Se gasta durante uno a tres años a través de proveedores y contratistas. Y la pregunta que importa rara vez es cuánto se ha pagado, sino cuánto se ha prometido.

Aprobado, comprometido y gastado

Tres números describen el estado financiero de un proyecto de capital, y se mueven a ritmos diferentes.

Comprometido es el número que hay que vigilar. Un proyecto que ha firmado contratos por más de su presupuesto ya está por encima, aunque las facturas todavía no hayan llegado. Gastado hasta la fecha va por detrás de la realidad semanas o meses, razón por la cual una cartera gestionada solo con el gasto se entera de un sobrecosto en el momento en que ya no se puede hacer nada al respecto.

Cartera, no proyecto

Un proyecto de capital es un plan de proyecto. Diez de ellos son una cartera, y las preguntas cambian: cuánto de la autorización de este año ya está reservado, qué proyectos tienen problemas y cuáles solicitudes del próximo año siguen esperando al consejo. Esas son preguntas de cuadro, por lo que la plantilla se construye como un único cuadro.

Organizar la cartera

Cada tarea raíz es un proyecto de capital. Sus subtareas son las fases del ciclo de vida, desde el caso de negocio hasta el cierre. Tres secciones dividen la cartera por tiempo.

El ejemplo es un fabricante mediano. Una expansión de almacén, un reemplazo de HVAC, una línea de mecanizado CNC, una migración de ERP y una actualización de supresión de incendios están en curso. Una instalación solar, una electrificación de flota y una compra de terreno esperan en la cartera pendiente. Un repavimentado de estacionamiento está cerrado.

Fases como subtareas

Cada proyecto lleva el mismo esqueleto de fases como subtareas: caso de negocio, aprobación de financiación, diseño, adquisiciones, ejecución, puesta en marcha y cierre. Los nombres se ajustan según el activo. La fase de ejecución de la migración de ERP es Construir, configurar y migrar datos, el proyecto de supresión de incendios se pone en marcha con una inspección de la aseguradora, y la instalación solar necesita presentar una solicitud de subvención antes de comprar nada.

El cierre es la fase que los equipos se saltan y la que más le importa a finanzas. Es donde el activo se capitaliza, pasando de construcción en curso a un activo depreciable, y donde se anotan las lecciones que mejorarían el próximo caso de negocio.

La descripción del proyecto

La descripción de cada proyecto contiene el alcance en una línea, luego el caso de negocio y el patrocinador. La expansión de almacén dice: el almacenamiento excedente cuesta 18.000 $ al mes, se recupera la inversión en menos de cuatro años, patrocinador VP de Operaciones. Cuando el mismo proyecto vuelve a plantear una solicitud de cambio un año después, es ese párrafo el que se vuelve a leer.

Consejo: Pon también las órdenes de cambio en la descripción, como hace el proyecto de HVAC. Una nota de una línea que diga qué cambió, en cuánto, y si finanzas lo ha aprobado, evita que el siguiente lector tenga que reconstruirlo a partir de los comentarios.

Seguir el dinero en la Vista de tabla

La Vista de tabla solo está disponible en los planes Professional, Premium y Enterprise. Puedes encontrar más información en nuestra página de precios.

Nueve campos personalizados llevan la cartera, y la Vista de tabla los pone junto a cada proyecto.

Escribes tres de las cifras monetarias. Las otras tres son fórmulas y se recalculan solas. Edita un valor directamente en la tabla cuando se firme una orden de compra, y la fila se actualiza antes de que salgas de la celda.

La fórmula de salud del presupuesto

Salud del presupuesto es la columna por la que se ordena, y es una sola línea.

{Committed} > {Approved Budget} ? "🔴 Sobrecomprometido" : ({Committed} > {Approved Budget} * 0.9 ? "🟡 Vigilar" : "🟢 En curso")

Por debajo del 90 por ciento comprometido es verde. Entre 90 y 100 es Vigilar, que es la banda donde la próxima orden de cambio desborda el proyecto. Por encima de 100 es Sobrecomprometido.

El reemplazo de HVAC muestra por qué la fórmula se basa en lo comprometido en lugar de en lo gastado. Aprobado con 680.000 $, ha gastado 410.000 $, lo que se lee como un 60 por ciento avanzado y cómodo. Pero los contratos firmados suman 705.000 $, así que ya está 25.000 $ por encima antes de que hayan llegado la mayoría de las facturas, y la fila está en rojo.

Nota: El umbral del 90 por ciento es una convención, no una regla. Ajústalo a 0,95 para una cartera de proyectos pequeños y predecibles. Relájalo para construcción, donde las órdenes de cambio son normales. Edita el 0.9 en la fórmula y cada fila se recalifica.

Totales de columna y agrupación

La plantilla viene con Suma activada bajo las columnas de dinero, así que la fila inferior de la tabla es la posición de la cartera. Presupuesto aprobado es tu CapEx total autorizado. Comprometido es cuánto de eso ya está reservado. La diferencia entre ambos es lo que todavía está libre para contratar. Gastado (%) promedia en su lugar, porque sumar porcentajes no significa nada, y salud del presupuesto no lleva cálculo porque es texto. Puedes cambiar el cálculo por columna pasando el cursor sobre esa fila inferior.

Agrupa la tabla para plantear las preguntas de la cartera.

• Agrupa por Fuente de financiación para ver cuánto del año depende de una subvención o un bono que aún no se ha cerrado. Cada grupo tiene sus propios totales
• Agrupa por Tipo de activo para ver la mezcla entre edificios, equipos y sistemas
• Los proyectos pendientes no llevan presupuesto aprobado hasta que pasan esa puerta, así que los totales solo cuentan el dinero autorizado

Gestionar el ciclo de vida como estados

En el plan de suscripción Free puedes tener hasta 5 estados en cada proyecto, y esta plantilla usa 10. Actualiza tu plan de suscripción para conservar los diez, o fusiona las puertas en Caso de negocio, Aprobado, Ejecución, Cerrado y Cancelado después de duplicar. Puedes encontrar más información en nuestra página de precios.

Diez estados gestionan la cartera, y ocho de ellos son puertas en orden.

Dos salidas laterales están fuera de la secuencia. En espera es para un proyecto que espera algo externo a él, como la compra de terreno del ejemplo que espera una previsión de crecimiento. Cancelado es para uno que no seguirá adelante.

Abre el proyecto en la vista de tablero y reorganiza las columnas por estado. La cartera se lee como un flujo de izquierda a derecha, y una columna que se llena sin vaciarse es la puerta donde los proyectos se estancan.

Las subtareas de fase usan los mismos estados, siguiendo una regla. Una fase terminada está Cerrada, la fase actual lleva el mismo estado que su tarea principal, y las fases futuras permanecen Sin iniciar. El estado de un proyecto y su fase abierta siempre coinciden, y la fase lleva las fechas.

Nota: Cerrado y Cancelado están ambos al 100 por ciento de progreso, así que el filtro Tareas activas los oculta. La sección Cerrados parece vacía hasta que cambias el filtro a Todas las tareas.

Etiquetar la justificación

Toda solicitud de capital tiene un motivo, y el motivo es la etiqueta: Crecimiento, Reemplazo, Seguridad y cumplimiento o Ahorro de costos. Un proyecto puede llevar dos. La línea CNC es Crecimiento y Ahorro de costos. El reemplazo de HVAC es Reemplazo y Seguridad y cumplimiento.

Tipo de activo dice qué se está comprando. La etiqueta dice por qué. Cuando el capital se restringe, Seguridad y cumplimiento y Reemplazo se defienden de forma distinta a Crecimiento, y filtrar por etiqueta es cómo se ve a qué afectaría un recorte.

Una quinta etiqueta, Necesita aprobación del consejo, marca todo lo que supera el umbral de aprobación del consejo para que no pueda pasar con la firma de un gerente. Fíltrala antes de que se reúna el consejo y tendrás el paquete listo.

Ver el calendario en la vista de cronología

La vista de cronología solo está disponible en los planes Professional, Premium y Enterprise. Puedes encontrar más información en nuestra página de precios.

Cada proyecto lleva una fecha de inicio y una fecha de vencimiento, y la cartera de ejemplo va desde finales de 2025 hasta 2027. Cambia a la vista de cronología y ajusta la escala a Año para ver toda la cartera como barras, una por proyecto.

Colapsa las fases y cada barra es un proyecto. Expande una y las fases se apilan debajo, de modo que una fecha de puesta en marcha que se ha retrasado más allá de la fecha de vencimiento de la tarea principal aparece como una barra que sobresale. Colorea las barras por estado y las puertas se leen directamente en el gráfico. Los proyectos pendientes tienen fecha de vencimiento pero todavía no fecha de inicio, así que la cronología sombrea el tramo previo a su plazo en lugar de dibujar una barra sólida.

Mantener los números honestos

Un cuadro de cartera es exactamente tan bueno como la última vez que alguien escribió un número en él. Tres hábitos lo mantienen fiel.

Luego celebra una revisión mensual de la cartera ordenada por salud del presupuesto. Primero las filas rojas: hay una solicitud de cambio en curso, y quién la gestiona. Luego las filas amarillas: cuál es la próxima orden de cambio, y si hará que el proyecto se desborde. Después la cartera pendiente: qué solicitudes siguen esperando una decisión, y cuándo vence.

Cambios de presupuesto

Presupuesto aprobado cambia solo mediante una solicitud formal de cambio de presupuesto, nunca escribiendo un número mayor para poner en verde una fila roja. El proyecto de HVAC muestra el patrón. Una orden de cambio para reforzar el remate del techo llevó lo comprometido 25.000 $ por encima, así que una subtarea Urgente, Enviar solicitud de cambio de presupuesto (+25 mil $), está en el proyecto con un responsable y una fecha de vencimiento, y la descripción registra el cambio y que finanzas todavía no lo ha aprobado. Hasta que lo haga, la fila permanece en rojo. Ese es el punto. El rojo es el estado honesto, y es lo que inicia la conversación.

Una vez aprobada la solicitud, aumenta el presupuesto aprobado en la cantidad sancionada y la salud del presupuesto se recalcula. Conserva la subtarea de la solicitud de cambio después del cierre. Es el registro de por qué el costo final difiere del caso de negocio, que es lo que el próximo caso de negocio necesita aprender.

Adaptarla

• ¿Planificar por año fiscal? Renombra las tres secciones como FY2026, FY2027 y FY2028. A los campos y estados no les importa
• ¿Planificar por sede o unidad de negocio? Renómbralas en su lugar
• ¿Finanzas hace seguimiento de la previsión al finalizar? Añade un campo de dinero Previsión y apunta la fórmula de salud del presupuesto a él en lugar de a comprometido
• ¿Informar a un consejo? Filtra por Necesita aprobación del consejo y ordena por presupuesto aprobado. Ese es el paquete

Lee más en nuestro blog sobre cuándo un conjunto de proyectos se convierte en una cartera, y qué cambia cuando eso ocurre.

Iniciar tu cartera

Todo lo de esta página se puede construir a mano. La plantilla es lo mismo ya montado: tres secciones, nueve proyectos de ejemplo con 59 subtareas de fase, nueve campos personalizados incluyendo las tres fórmulas, diez estados, cinco etiquetas y el documento de cómo hacerlo.

Duplica el proyecto de gestión de proyectos de capital en tu espacio de trabajo, luego cambia cinco cosas:

1. Elimina los nueve proyectos de ejemplo y añade los tuyos, una tarea raíz por proyecto de capital. Duplica primero un ejemplo y conserva sus subtareas de fase como esqueleto para el tuyo.
2. Da a cada proyecto el código que usa tu sistema de finanzas, para que el cuadro concuerde con el libro mayor.
3. Completa Presupuesto aprobado solo cuando un proyecto esté financiado, y establece su estado en Aprobado al mismo tiempo.
4. Reasigna de los miembros de ejemplo a tus propios gerentes de proyecto, uno por proyecto.
5. Ajusta el umbral de salud del presupuesto a la tolerancia de tu cartera, y luego déjalo así para que los colores signifiquen lo mismo mes a mes.

Dirige a tu equipo al documento Cómo usar esta plantilla. Mantiene las definiciones de los campos y la regla de estado dentro del proyecto, para cualquiera que no lea esta guía.

Si el caso de negocio de un proyecto todavía necesita redactarse, la plantilla de Carta de proyecto lo cubre. Para los riesgos de una obra grande, combina la cartera con la plantilla de Registro de riesgos.

Preguntas frecuentes

¿Qué es la gestión de proyectos de capital?

La gestión de proyectos de capital es la planificación, financiación, ejecución y cierre de proyectos que crean o mejoran un activo de larga duración, como un edificio, una línea de producción o un sistema de TI. El dinero se autoriza una sola vez, se gasta a través de proveedores durante años, y el activo se capitaliza al final, razón por la cual el gasto comprometido y el cierre importan más que en los proyectos ordinarios.

¿Cuál es la diferencia entre comprometido y gastado?

Comprometido es el valor de las órdenes de compra y contratos firmados, pagados o no. Gastado son las facturas que ya se han liquidado. Comprometido dice la verdad sobre el presupuesto, porque un proyecto que ha firmado contratos por más de lo aprobado ya está por encima, aunque el gasto todavía parezca cómodo.

¿Cuáles son las etapas de un proyecto de capital?

Caso de negocio, aprobación de financiación, diseño, adquisiciones, ejecución, puesta en marcha y cierre, en ese orden. La plantilla de Quire usa estas puertas como estados, con En espera y Cancelado como salidas laterales, de modo que la cartera se lee como un flujo en la vista de tablero.

¿Cómo gestiono una cartera de proyectos de capital?

Pon cada proyecto en un solo cuadro con los mismos campos en cada fila: un código de proyecto, tipo de activo, fuente de financiación, y las cifras de aprobado, comprometido y gastado. Divídela en secciones de activos, pendientes y cerrados, luego revísala mensualmente ordenada por salud del presupuesto.

¿Cómo hago seguimiento de un presupuesto de capital en Quire?

Añade campos de Dinero para Presupuesto aprobado, Comprometido y Gastado hasta la fecha, luego campos de Fórmula para presupuesto restante, gastado (%) y salud del presupuesto. La Vista de tabla pone las seis cifras junto a cada proyecto, y las fórmulas se recalculan a medida que escribes las cifras comprometidas y gastadas.

¿Qué significa sobrecomprometido en un proyecto de capital?

Los contratos y órdenes de compra firmados superan el presupuesto aprobado. Es una afirmación más fuerte que estar por encima del presupuesto en gasto, porque un contrato hay que pagarlo o renegociarlo. La fórmula de salud del presupuesto de la plantilla se pone roja en el momento en que lo comprometido supera el presupuesto aprobado.

¿Cómo gestiono un cambio de presupuesto en un proyecto de capital?

Plantea una solicitud formal de cambio de presupuesto como una subtarea urgente con un responsable y una fecha de vencimiento, anota el cambio en la descripción del proyecto, y deja la fila en rojo hasta que el patrocinador la apruebe. Solo entonces aumenta el presupuesto aprobado. Conserva la subtarea después como el registro de por qué el costo final difiere del caso de negocio.

¿Con qué frecuencia se debe revisar una cartera de proyectos de capital?

Actualiza lo comprometido el día en que se firma un contrato y lo gastado hasta la fecha en el cierre de fin de mes, luego revisa toda la cartera mensualmente, ordenada por salud del presupuesto con las filas rojas primero. Revisa la cartera pendiente frente al plan fiscal cada trimestre.

¿Existe una plantilla de gestión de proyectos de capital ya lista en Quire?

Sí. Visita el proyecto de gestión de proyectos de capital y duplícalo en tu espacio de trabajo para obtener las tres secciones, nueve proyectos de ejemplo con subtareas de fase, nueve campos personalizados incluyendo tres fórmulas, diez estados y cinco etiquetas sin tener que construirlos tú mismo.