Plantilla de Acta de Constitución de Proyecto Permalink
Usa esta plantilla para llevar un proyecto desde una propuesta hasta un acta firmada. El proyecto se abre en la Vista de la línea del tiempo con las dependencias ya configuradas, de modo que el orden en que debe redactarse un acta es visible en lugar de supuesto.
Puedes visitar el proyecto Acta de Constitución de Proyecto y duplicarlo en tu espacio de trabajo, sin necesidad de construir todo desde cero.
También puedes explorar más plantillas listas para usar para agilizar tu flujo de trabajo.
Comprender las actas de constitución de proyecto
Un acta de constitución de proyecto es el documento breve que convierte una propuesta en un proyecto aprobado. Se redacta durante la iniciación, antes de la planificación detallada, y su función es obtener una decisión, no guiar el trabajo.
Las cinco preguntas
Un acta responde cinco preguntas en un solo lugar.
- ¿Por qué hacemos esto y qué pasa si no lo hacemos?
- ¿Qué entregaremos y qué no entregaremos deliberadamente?
- ¿Quién hace el trabajo, quién decide, quién debe ser informado?
- ¿Cuánto cuesta en dinero y personas?
- ¿Qué podría salir mal y quién es responsable de ese riesgo?
Si no puedes responder las cinco, todavía no tienes un proyecto. Tienes una idea.
Acta, caso de negocio o plan de proyecto
Tres documentos se confunden entre sí, y redactar el equivocado supone perder dos semanas.
| Documento | Se redacta | Extensión | Responde |
|---|---|---|---|
| Caso de negocio | Antes del acta, para grandes inversiones | Larga | ¿Vale la pena financiar esto? |
| Acta de constitución de proyecto | En la iniciación, para obtener la aprobación | Pocas páginas | ¿Qué es el proyecto y quién es responsable? |
| Plan de proyecto | Después de la aprobación, para ejecutar el trabajo | Larga | ¿Quién hace qué y en qué día? |
El error más común en las actas es redactar el tercero por equivocación: cincuenta páginas de detalles de Horario que estarán equivocados en un mes, entregadas a un patrocinador que necesitaba una página para tomar una decisión.
Construir el acta en seis secciones
La plantilla usa seis secciones en el orden en que realmente se redacta un acta. Cada elemento dentro de ellas es una tarea con un responsable y una Fecha de vencimiento, de modo que el acta es un trabajo rastreado en lugar de un Documento que alguien tiene pendiente de atender.
| Sección | Qué contiene | Termínala antes de |
|---|---|---|
| 1. Propósito y caso de negocio | Declaración del problema, caso de negocio, objetivos SMART, alineación estratégica | Escribir cualquier otra cosa |
| 2. Alcance y entregables | Dentro del alcance, fuera del alcance, supuestos, dependencias | Estimar el presupuesto |
| 3. Partes interesadas y equipo | Lista del equipo, RACI, patrocinador, plan de comunicación | Pedir a alguien que comprometa su tiempo |
| 4. Recursos, presupuesto y riesgos | Costo por entregable, esfuerzo, herramientas, registro de riesgos | Presentarlo al patrocinador |
| 5. Cronología e hitos | Fases, puertas de control, los tres hitos | La revisión interna |
| 6. Revisión y firma | Revisión interna, comentarios de las partes interesadas, firma, inicio | Comenzar la ejecución |
El orden es lo que importa. El alcance redactado antes del propósito tiende a ser una lista de deseos, y el presupuesto estimado antes del alcance es una suposición. La lista de fuera del alcance de la Sección 2 es la que vale la pena desarrollar con más detalle, porque nadie discute después sobre lo que prometiste. Discuten sobre lo que asumieron.
Cinco etiquetas atraviesan las secciones: Charter Doc en todo lo que termina en el documento final, y Stakeholder, Budget y Risk para filtrar por área de interés, y Milestone en las tres fechas clave. Filtra por Risk antes de una reunión de seguimiento y tendrás la mitad de tu agenda lista.
Leer el acta en la Vista de la línea del tiempo
La Vista de la línea del tiempo y las dependencias de tareas solo están disponibles en los planes Professional, Premium y Enterprise. Más información en nuestra página de precios.
Cada tarea tiene una fecha de inicio y una Fecha de vencimiento, por lo que la Vista de la línea del tiempo es el punto de partida, no una función secundaria. El panel de cuadrícula de la izquierda mantiene la lista de secciones a la vista mientras las barras muestran qué se superpone con qué.
Dependencias
Ocho dependencias de tareas están configuradas a lo largo de las seis secciones, cubriendo los pares donde una parte de la redacción bloquea genuinamente a otra: los objetivos antes del alcance, el alcance antes del registro de dependencias, la RACI antes de las estimaciones de presupuesto, las puertas de fase antes del hito del borrador, y la firma antes de la distribución.
Esa cadena cumple dos funciones. Hace que el orden de redacción sea obligatorio en lugar de sugerido, y significa que las fechas se mueven juntas: arrastra una barra y todo lo que viene después la sigue, de modo que un retraso de dos semanas en el caso de negocio aparece como una fecha de inicio desplazada en lugar de una sorpresa un mes después.
Abre cualquier tarea y los mismos vínculos aparecen como Antecesores y Sucesores, para que puedas ver qué está bloqueando una tarea sin salir del panel.
Nota: Vincula solo los pares que se bloquean genuinamente entre sí. Un acta donde cada tarea depende de la anterior es una línea recta, y una línea recta no te dice nada sobre qué retraso importa realmente.
Hitos
Tres hitos aparecen en la cronología como diamantes: Borrador del acta completo, Acta aprobada por el patrocinador y Inicio del proyecto. Esas son las únicas tres fechas que tu patrocinador recordará, por eso tienen su propia sublista para los informes ascendentes.
Mueve los tres a tus propias fechas antes que cualquier otra cosa. Todo en la plantilla depende de ellos, y como están vinculados por dependencias, las tareas a su alrededor también se mueven.
Consejo: Para desplazar todo el acta a la vez, selecciona todas las tareas en la Vista de la línea del tiempo y arrastra el bloque a tu fecha de inicio real. Las dependencias se mueven con él.
Costo, esfuerzo y roles en la Vista de tabla
La Vista de tabla solo está disponible en los planes Professional, Premium y Enterprise. Más información en nuestra página de precios.
La Vista de tabla es donde el acta se convierte en números. Tres campos personalizados hacen el trabajo, y el estado de aprobación integrado se sitúa junto a ellos como una cuarta columna.
- Rol del Acta es un campo de selección con Patrocinador del proyecto, Director del proyecto, Líder del equipo, Experto en la materia y Parte interesada. Ofrece una RACI ligera sin mantener una segunda hoja de cálculo
- Costo Estimado es un campo de dinero que contiene el presupuesto por entregable
- Esfuerzo Estimado es un campo de duración que contiene las horas, para que puedas comparar el plan con la capacidad real disponible de tu equipo
Suma la columna Costo Estimado y tendrás tu línea de presupuesto sin necesidad de una hoja de cálculo. Agrupa por Rol del Acta y podrás ver si una sola persona está cargando silenciosamente con todo el acta.
Lee más en nuestro blog sobre cómo elegir entre RACI, DACI y RAPID.
Gestionar la firma mediante Aprobaciones
La función de Aprobación solo está disponible en los planes Premium y Enterprise. Más información en nuestra página de precios.
La firma se gestiona a través del flujo de trabajo de Aprobación integrado de Quire, en lugar de un campo de estado personalizado, de modo que una aprobación aparece en las notificaciones y en el historial de actividad de la tarea en lugar de quedar enterrada en un hilo de correo electrónico. Vienen configuradas tres categorías.
| Categoría | Para qué usarla |
|---|---|
| Aprobación del patrocinador | Caso de negocio, registro de riesgos, firma final |
| Aprobación del presupuesto | Estimaciones de costo y esfuerzo, todo lo que Finanzas debe autorizar |
| Revisión de partes interesadas | Declaración del problema, RACI, dependencias, el acta final |
Para solicitar una, abre la tarea, elige Solicitar aprobación y selecciona la categoría. El aprobador puede aprobar, rechazar o solicitar cambios, y el estado aparece en la propia tarea.
La plantilla viene con solicitudes ya asignadas a nueve tareas para que puedas ver cada estado que produce el flujo de trabajo. Elimínalas después de duplicar y vuelve a solicitarlas a medida que avance tu propio acta.
Nota: Los grupos de aprobadores están abiertos por defecto, por lo que cualquier persona del proyecto puede solicitar o aprobar. Configura los solicitantes y aprobadores por categoría en los ajustes del proyecto si un acta requiere una cadena restringida.
Seguir el progreso
La columna Bloqueado
En el plan Free de Subcripción, puedes tener hasta 5 estados en cada proyecto, y esta plantilla ya los usa todos. Actualiza tu plan de Subcripción para crear más estados. Más información en nuestra página de precios.
Cinco estados llevan un elemento del acta desde no redactado hasta aprobado: Pendiente, Bloqueado, En progreso, En revisión y Completado. Abre el proyecto en la Vista del tablero y ordena las columnas por Estado para ver dónde está atascado el acta.
Bloqueado es el que vale la pena usar con honestidad. Es para el trabajo que espera a alguien fuera de tu control, y un elemento que permanece ahí más de unos pocos días ha dejado de ser un retraso y se ha convertido en un riesgo. Llévalo al registro de riesgos y asígnale un responsable.
En revisión importa casi tanto, porque la mayor parte de un acta vive ahí durante una o dos semanas. Redactado pero no aprobado es un estado real, y colapsarlo en Pendiente o Completado oculta dónde está realmente el acta.
Panel de control de salud del acta
La Vista del panel de control solo está disponible en los planes Professional, Premium y Enterprise. Más información en nuestra página de precios.
El panel de control Salud del acta responde en una sola línea la pregunta que hace un patrocinador: ¿está listo? Tres widgets lo sostienen.
- Aprobaciones y solicitudes: qué está esperando una decisión y de quién es esa decisión
- Distribución del estado de las tareas: cuánto del acta sigue sin redactar frente a lo que está en revisión
- Tareas bloqueadas: qué está atascado y en qué está esperando, lado a lado
El widget de Tareas bloqueadas empareja cada elemento atascado con lo que está esperando, que es la vista que vale la pena mostrar en pantalla en una reunión de seguimiento.
Sublistas del acta
En el plan Free de Subcripción, puedes crear dos sublistas para cada proyecto, y esta plantilla ya usa ambas. Actualiza tu plan de Subcripción para crear más sublistas. Más información en nuestra página de precios.
Dos sublistas atraviesan las seis secciones.
- Hitos clave contiene las tres fechas, para cuando informas hacia arriba
- Contenido del acta contiene cada tarea cuyo resultado se escribe en el documento final. Trabaja esa lista y el documento de una página se escribe solo
Ambas son basadas en filtros, por lo que se mantienen actualizadas automáticamente a medida que cambian las etiquetas y los estados.
Inicia tu acta
Todo lo que aparece en esta página puede construirse a mano. La plantilla es lo mismo ya ensamblado: seis secciones, cinco estados, tres campos personalizados, tres categorías de aprobación, ocho dependencias, tres hitos y ambas sublistas, rellenas con fechas de ejemplo que van de marzo a junio de 2027.
Duplica el proyecto Acta de Constitución de Proyecto en tu espacio de trabajo y luego cambia cinco cosas:
- Renombra el proyecto, reemplazando Project Charter por el nombre real del proyecto.
- Selecciona todas las tareas en la Vista de la línea del tiempo y arrastra el bloque a tu fecha de inicio real. Las dependencias se mueven con él.
- Reasigna los responsables de ejemplo a tu propio equipo.
- Elimina las solicitudes de aprobación de ejemplo y vuelve a solicitarlas a medida que avance tu acta.
- Elimina las secciones que no necesitas. Un proyecto interno de dos semanas no necesita un registro de riesgos.
Cómo adaptarla
- ¿Menos de un mes? Conserva las secciones 1, 2 y 6. Elimina el resto
- ¿Regulado o de alto presupuesto? Conserva todo y agrega una tarea de cumplimiento bajo la Sección 4
- ¿Trabajo de agencia o con clientes? Renombra la Sección 3 a Cliente y equipo, agrega el aprobador del cliente a la RACI y coloca los hitos de pago en la Sección 5
- ¿Herramientas internas? La lista de fuera del alcance de la Sección 2 es donde rechazas el crecimiento descontrolado de funcionalidades, así que sé específico ahí
Revisa el acta en cada puerta de fase. Las actas se quedan obsoletas, y diez minutos de revisión en cada puerta evitan dos semanas de confusión después. Una vez firmada el acta, la plantilla de registro RAID recoge los riesgos, supuestos, problemas y dependencias que registraste en la Sección 4.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un acta de constitución de proyecto?
Un acta de constitución de proyecto es el documento breve que convierte una propuesta en un proyecto aprobado. Establece por qué el trabajo importa, qué se entregará y qué no, quién es responsable, cuánto cuesta y qué podría salir mal.
¿Qué debe incluir un acta de constitución de proyecto?
Propósito y caso de negocio, alcance y entregables, partes interesadas y equipo, recursos, presupuesto y riesgos, y la cronología con sus hitos. El orden importa: el alcance redactado antes del propósito tiende a ser una lista de deseos, y el presupuesto estimado antes del alcance es una suposición.
¿Cuál es la diferencia entre un acta de constitución de proyecto y un caso de negocio?
Un caso de negocio argumenta que la inversión vale la pena e incluye el retorno proyectado y un análisis de riesgo más completo. Un acta asume que ese argumento está ganado y define el proyecto que le sigue. Para inversiones pequeñas a medianas, generalmente basta con el acta.
¿Cuál es la diferencia entre un acta de constitución de proyecto y un plan de proyecto?
El acta va primero, es breve y está escrita para quien aprueba el proyecto. El plan viene después de la aprobación, es extenso y está escrito para las personas que realizan el trabajo.
¿Quién redacta y quién aprueba un acta de constitución de proyecto?
Generalmente el director del proyecto la redacta y el patrocinador es su dueño. La aprobación normalmente proviene de tres direcciones: el patrocinador para el caso de negocio y los riesgos, Finanzas para el costo y el esfuerzo, y las partes interesadas afectadas para el alcance y la RACI.
¿Cuánto debe tener un acta de constitución de proyecto?
Pocas páginas. La prueba real es si el patrocinador la lee antes de la reunión en lugar de durante ella. Si una sección se está extendiendo, generalmente significa que detalles del plan del proyecto han migrado hacia ella.
¿Cómo creo un acta de constitución de proyecto en Quire?
Crea seis secciones en el orden en que se redacta un acta, convierte cada elemento en una tarea con un responsable y una fecha de vencimiento, y agrega campos para el rol, el costo y el esfuerzo. Vincula las tareas que se bloquean genuinamente entre sí para que la Vista de la línea del tiempo dibuje la ruta crítica y luego usa Aprobaciones para la firma.
¿Cómo ayudan las dependencias de tareas en un acta de constitución de proyecto?
Hacen que el orden de redacción sea obligatorio en lugar de sugerido y mantienen las fechas honestas. Arrastra una barra en la Vista de la línea del tiempo y todo lo que viene después se mueve con ella, de modo que un retraso temprano aparece de inmediato como una fecha de inicio desplazada.
¿Hay una plantilla de acta de constitución de proyecto lista para usar en Quire?
Sí. Visita el proyecto Acta de Constitución de Proyecto y duplícalo en tu espacio de trabajo para obtener las seis secciones, cinco estados, tres campos personalizados, tres categorías de aprobación, ocho dependencias y tres hitos sin tener que construirlos tú mismo.