Шаблон устава проекта Permalink

Используйте этот шаблон, чтобы провести проект от предложения до подписанного устава. Проект открывается в режиме временной шкалы с уже настроенными зависимостями, поэтому порядок, в котором должен быть написан устав, виден явно, а не подразумевается по умолчанию.

Вы можете перейти в проект «Устав проекта» и продублировать его в своё рабочее пространство, чтобы не строить всё с нуля.

Вы также можете изучить другие готовые шаблоны для ускорения рабочего процесса.

Понимание устава проекта

Устав проекта — это краткий документ, который превращает предложение в утверждённый проект. Он составляется на этапе инициации, до начала детального планирования, и его задача — получить решение, а не руководить выполнением работ.

Пять вопросов

Устав отвечает на пять вопросов в одном месте.

1. Зачем мы это делаем и что произойдёт, если мы не сделаем?
2. Что мы будем создавать, а что намеренно останется за рамками?
3. Кто выполняет работу, кто принимает решения, кого нужно держать в курсе?
4. Сколько это стоит в деньгах и людях?
5. Что может пойти не так и кто несёт за это ответственность?

Если вы не можете ответить на все пять вопросов, у вас пока нет проекта. Есть идея.

Устав, бизнес-кейс или план проекта

Три документа часто путают между собой, и составление не того из них стоит двух потерянных недель.

Самый распространённый провал устава — это написание третьего документа по ошибке: пятьдесят страниц деталей расписания, которые устареют в течение месяца, переданные спонсору, которому для принятия решения была нужна одна страница.

Создание устава в шести разделах

Шаблон использует шесть разделов в том порядке, в котором устав действительно пишется. Каждый пункт внутри них — это задача с ответственным и датой выполнения, поэтому устав является отслеживаемой работой, а не документом, до которого кто-то когда-нибудь доберётся.

Порядок — это главное. Содержание, написанное раньше цели, превращается в список пожеланий, а бюджет, оценённый раньше содержания, — в догадку. Список того, что выходит за рамки проекта в Разделе 2, — это тот, на который стоит потратить дополнительное время, потому что никто не спорит потом о том, что вы обещали. Спорят о том, что они предполагали.

Пять тегов пронизывают все разделы: Charter Doc — для всего, что попадает в итоговый документ, затем Stakeholder, Budget и Risk для фильтрации по теме, и Milestone — на три ключевые даты. Отфильтруйте по Risk перед совещанием управляющего комитета, и половина повестки готова.

Просмотр устава на временной шкале

Режим временной шкалы и зависимости задач доступны только в планах Professional, Premium, Enterprise. Подробнее — на странице тарифов.

Каждая задача имеет дату начала и дату выполнения, поэтому режим временной шкалы является основным, а не дополнительным. Левая панель сетки сохраняет список разделов в поле зрения, пока блоки показывают пересечения.

Зависимости

Восемь зависимостей задач настроены по всем шести разделам и охватывают пары, где одна часть написания реально блокирует другую: цели — до содержания, содержание — до журнала зависимостей, матрица RACI — до оценки бюджета, контрольные точки фаз — до вехи черновика, подписание — до распространения.

Эта цепочка решает две задачи. Она делает порядок написания обязательным, а не рекомендательным, и означает, что даты сдвигаются вместе: перетащите один блок — всё, что находится ниже по цепочке, последует за ним, и двухнедельная задержка в бизнес-обосновании отобразится как сдвинутая дата старта, а не обнаружится как неожиданность через месяц.

Откройте любую задачу, и те же связи отображаются как Предшественники и Последователи, так что вы можете увидеть, что блокирует задачу, не покидая панель.

Примечание: Связывайте только те пары, которые реально блокируют друг друга. Устав, в котором каждая задача зависит от предыдущей, — это прямая линия, а прямая линия ничего не говорит о том, какая задержка действительно имеет значение.

Вехи

Три вехи отображаются на временной шкале в виде ромбов: Черновик устава готов, Устав утверждён спонсором и Старт проекта. Это единственные три даты, которые ваш спонсор действительно запомнит, поэтому у них есть собственный подсписок для отчётности перед руководством.

Прежде всего перенесите все три вехи на ваши реальные даты. Всё в шаблоне опирается на них, и поскольку они связаны зависимостями, задачи вокруг них тоже сдвинутся.

Совет: Чтобы сдвинуть весь устав сразу, выделите все задачи в режиме временной шкалы и перетащите блок на вашу реальную дату начала. Зависимости переместятся вместе с ним.

Затраты, трудозатраты и роли в режиме таблицы

Режим таблицы доступен только в планах Professional, Premium, Enterprise. Подробнее — на странице тарифов.

Режим таблицы — это место, где устав превращается в цифры. Три пользовательских поля выполняют работу, а встроенный статус утверждения стоит рядом с ними в виде четвёртого столбца.

• Роль в уставе — это поле выбора с вариантами: спонсор проекта, руководитель проекта, тимлид, профильный эксперт и заинтересованная сторона. Оно даёт облегчённую матрицу RACI без необходимости поддерживать отдельную таблицу.
• Оценка затрат — денежное поле с бюджетом по каждому результату.
• Оценка трудозатрат — поле продолжительности в часах, позволяющее сверить план с реально доступной ёмкостью команды.

Просуммируйте столбец «Оценка затрат» — и бюджетная строка готова без единой таблицы. Сгруппируйте по Роли в уставе — и сразу видно, не тянет ли один человек весь устав в одиночку.

Подробнее в нашем блоге: выбор между RACI, DACI и RAPID.

Организация подписания через утверждения

Функция утверждения доступна только в планах Premium и Enterprise. Подробнее — на странице тарифов.

Подписание проходит через встроенный рабочий процесс Утверждения Quire, а не через пользовательское поле статуса, поэтому утверждение появляется в уведомлениях и в ленте активности задачи, а не теряется в переписке по электронной почте. Настроены три категории.

Чтобы запросить утверждение, откройте задачу, выберите Запросить утверждение и укажите категорию. Утверждающий может утвердить, отклонить или запросить изменения, и статус отображается в самой задаче.

Шаблон поставляется с уже настроенными запросами на девяти задачах, чтобы вы могли увидеть все состояния рабочего процесса. После дублирования очистите их и заново запрашивайте по мере продвижения вашего устава.

Примечание: По умолчанию списки утверждающих открыты, и любой участник проекта может запрашивать или давать утверждения. Если устав требует закрытой цепочки, настройте ответственных и утверждающих по каждой категории в настройках проекта.

Отслеживание прогресса

Столбец «Заблокировано»

В плане Free Subscription в каждом проекте может быть до 5 статусов, и данный шаблон уже использует все 5. Перейдите на более высокий план подписки, чтобы создавать дополнительные статусы. Подробнее — на странице тарифов.

Пять статусов ведут пункт устава от «не написано» до «утверждено»: К выполнению, Заблокировано, В работе, На проверке и Завершено. Откройте проект в режиме доски и упорядочьте столбцы по статусу, чтобы увидеть, где устав застрял.

Заблокировано — это статус, который стоит использовать честно. Он предназначен для работы, ожидающей кого-то вне вашего контроля, и пункт, который находится там больше нескольких дней, перестал быть задержкой и превратился в риск. Перенесите его в реестр рисков и назначьте ответственного.

На проверке имеет почти такое же значение, поскольку большая часть устава проводит там неделю или две. «Написано, но не утверждено» — это реальное состояние, и объединение его с «К выполнению» или «Завершено» скрывает, где устав находится на самом деле.

Инфопанель состояния устава

Режим инфопанели доступен только в планах Professional, Premium, Enterprise. Подробнее — на странице тарифов.

Инфопанель Состояние устава отвечает на вопрос спонсора в одну строку: готово ли это. Три виджета обеспечивают это.

• Утверждения и запросы: что ожидает решения и чьего именно
• Распределение статусов задач: сколько устава ещё не написано, а сколько — на проверке
• Заблокированные задачи: что застряло и что это ожидает — рядом в одном виде

Виджет «Заблокированные задачи» сопоставляет каждый застрявший пункт с тем, чего он ожидает, — именно этот вид стоит показывать на экране во время совещания управляющего комитета.

Подсписки устава

В плане Free Subscription для каждого проекта можно создать два подсписка, и данный шаблон уже использует оба. Перейдите на более высокий план подписки, чтобы создавать дополнительные подсписки. Подробнее — на странице тарифов.

Два подсписка охватывают все шесть разделов.

• Ключевые вехи содержит три даты — для отчётности перед руководством
• Содержание устава содержит каждую задачу, результат которой попадает в итоговый документ. Работайте с этим списком — и одностраничник напишется сам собой

Оба подсписка основаны на фильтрах, поэтому они автоматически обновляются по мере изменения тегов и статусов.

Начните работу над уставом

Всё, что описано на этой странице, можно собрать вручную. Шаблон — это то же самое, уже готовое в сборе: шесть разделов, пять статусов, три пользовательских поля, три категории утверждений, восемь зависимостей, три вехи и оба подсписка, заполненных примерными датами с марта по июнь 2027 года.

Продублируйте проект «Устав проекта» в своё рабочее пространство и измените пять вещей:

1. Переименуйте проект, заменив Project Charter на реальное название проекта.
2. Выделите все задачи в режиме временной шкалы и перетащите блок на вашу реальную дату начала. Зависимости сдвинутся вместе с ним.
3. Переназначьте примерных ответственных на участников вашей команды.
4. Очистите примерные запросы утверждений и заново запрашивайте их по мере продвижения устава.
5. Удалите разделы, которые вам не нужны. Внутренний двухнедельный проект не требует реестра рисков.

Адаптация шаблона

• Меньше месяца? Оставьте разделы 1, 2 и 6. Удалите остальные.
• Регулируемая сфера или крупный бюджет? Сохраните всё и добавьте задачу по соблюдению требований в Раздел 4.
• Агентство или работа с клиентом? Переименуйте Раздел 3 в «Клиент и команда», добавьте утверждающего со стороны клиента в матрицу RACI и включите вехи оплаты в Раздел 5.
• Внутренние инструменты? Список того, что выходит за рамки, в Разделе 2 — это место, где вы отстаиваете границы от расползания требований, поэтому будьте там конкретны.

Пересматривайте устав на каждой контрольной точке фазы. Уставы устаревают, и десять минут проверки на каждой контрольной точке сэкономят две недели путаницы позже. После подписания устава шаблон журнала RAID принимает риски, допущения, проблемы и зависимости, зафиксированные в Разделе 4.

Часто задаваемые вопросы

Что такое устав проекта?

Устав проекта — это краткий документ, который превращает предложение в утверждённый проект. В нём указывается, зачем нужна работа, что будет и что не будет сделано, кто несёт ответственность, сколько это стоит и что может пойти не так.

Что должен включать устав проекта?

Цель и бизнес-обоснование, содержание и результаты, заинтересованные стороны и команду, ресурсы, бюджет и риски, а также временную шкалу с вехами. Порядок важен: содержание, написанное раньше цели, превращается в список пожеланий, а бюджет, оценённый раньше содержания, — в догадку.

В чём разница между уставом проекта и бизнес-кейсом?

Бизнес-кейс доказывает, что инвестиции оправданы, и содержит прогнозируемую отдачу и развёрнутый анализ рисков. Устав предполагает, что этот аргумент принят, и определяет проект, который следует за ним. Для небольших и средних инвестиций устава, как правило, достаточно.

В чём разница между уставом проекта и планом проекта?

Устав составляется первым, он краткий и написан для того, кто утверждает проект. План появляется после утверждения, он объёмный и написан для тех, кто выполняет работу.

Кто пишет устав проекта и кто его утверждает?

Обычно устав пишет руководитель проекта, а владеет им спонсор. Утверждение, как правило, приходит с трёх сторон: спонсор — по бизнес-обоснованию и рискам, Финансы — по затратам и трудозатратам, затронутые заинтересованные стороны — по содержанию и матрице RACI.

Каким должен быть объём устава проекта?

Несколько страниц. Реальный критерий — читает ли спонсор его до совещания, а не во время него. Если раздел разрастается, в него обычно перекочевали детали из плана проекта.

Как создать устав проекта в Quire?

Создайте шесть разделов в порядке написания устава, сделайте каждый пункт задачей с ответственным и датой выполнения, добавьте поля для роли, затрат и трудозатрат. Свяжите задачи, которые реально блокируют друг друга, зависимостями, чтобы временная шкала показывала критический путь, а затем используйте Утверждения для подписания.

Чем помогают зависимости задач в уставе проекта?

Они делают порядок написания обязательным, а не рекомендательным, и сохраняют честность дат. Перетащите один блок на временной шкале — всё, что находится ниже, сдвинется вместе с ним, и ранняя задержка сразу же отобразится как сдвинутая дата старта.

Есть ли в Quire готовый шаблон устава проекта?

Да. Перейдите в проект «Устав проекта» и продублируйте его в своё рабочее пространство, чтобы получить шесть разделов, пять статусов, три пользовательских поля, три категории утверждений, восемь зависимостей и три вехи, не строя их самостоятельно.