Proje Tüzüğü Şablonu Permalink

Bu şablonu bir projeyi öneri aşamasından imzalı tüzüğe taşımak için kullanın. Proje, bağımlılıklar önceden yapılandırılmış halde Zaman Çizelgesi görünümünde açılır; böylece tüzüğün yazılması gereken sıra varsayılan değil, görünür olur.

Proje Tüzüğü projesini ziyaret edebilir ve çalışma alanınıza çoğaltabilirsiniz; böylece her şeyi sıfırdan oluşturmanıza gerek kalmaz.

Ayrıca iş akışınızı hızlandırmak için daha fazla kullanıma hazır şablonu keşfedebilirsiniz.

Proje Tüzüklerini Anlama

Proje tüzüğü, bir öneriyi onaylanmış bir projeye dönüştüren kısa belgedir. Başlatma aşamasında, ayrıntılı planlama başlamadan önce yazılır ve amacı çalışmaya rehberlik etmek değil, bir karar almaktır.

Beş Soru

Bir tüzük, tek bir yerde beş soruyu yanıtlar.

1. Neden yapıyoruz bunu ve yapmazsak ne olur?
2. Ne teslim edeceğiz ve kasıtlı olarak neyi teslim etmeyeceğiz?
3. Kim işi yapıyor, kim karar veriyor, kimin bilgilendirilmesi gerekiyor?
4. Para ve insan kaynağı açısından maliyeti nedir?
5. Neler ters gidebilir ve bu riski kim üstlenir?

Beş soruyu da yanıtlayamıyorsanız henüz bir projeniz yok demektir. Bir fikriniz var.

Tüzük, İş Gerekçesi ya da Proje Planı

Birbiriyle karıştırılan üç belge vardır ve yanlışını yazmak iki hafta kaybettirir.

En yaygın tüzük hatası yanlışlıkla üçüncüyü yazmaktır: bir ay içinde yanlış olacak program ayrıntılarıyla dolu elli sayfalık belge, karar vermek için tek bir sayfaya ihtiyaç duyan sponsora sunulur.

Tüzüğü Altı Bölümde Oluşturma

Şablon, tüzüğün gerçekte yazıldığı sırayla altı bölüm kullanır. İçlerindeki her öğe, sahibi ve bitiş tarihi olan bir görevdir; böylece tüzük, birinin üstüne düşeceği bir belge değil, izlenen bir çalışma parçası olur.

Sıralama asıl önemli olan noktadır. Amaçtan önce yazılan kapsam bir dilek listesi olma eğilimindedir; kapsamdan önce tahmini bütçe ise bir tahmindir. Bölüm 2’nin kapsam dışı listesi, üzerine ekstra zaman harcamaya değer olandır; çünkü kimse sonradan söz verdiklerinizi tartışmaz. Varsaydıklarını tartışırlar.

Beş etiket bölümler genelinde kesişir: son belgede yer alan her şeye Tüzük Belge, ardından endişeye göre filtrelemek için Paydaş, Bütçe ve Risk, üç önemli tarihe ise Kilometre Taşı etiketi. Bir yönlendirme toplantısından önce Risk etiketine göre filtreleyin, gündemin yarısı hazır demektir.

Tüzüğü Zaman Çizelgesi Görünümünde Okuma

Zaman Çizelgesi görünümü ve görev bağımlılıkları yalnızca Professional, Premium, Enterprise planlarında kullanılabilir. Daha fazla bilgiyi fiyatlandırma sayfamızda bulabilirsiniz.

Her görev bir başlangıç ve bitiş tarihi taşır; bu nedenle Zaman Çizelgesi görünümü sonradan düşünülen bir şey değil, varsayılandır. Soldaki ızgara bölmesi, çubuklar neyin neyle örtüştüğünü gösterirken bölüm listesini görünürde tutar.

Bağımlılıklar

Bir yazma parçasının diğerini gerçekten engellediği çiftleri kapsayan sekiz görev bağımlılığı, altı bölüm genelinde yapılandırılmıştır: kapsamdan önce hedefler, bağımlılık günlüğünden önce kapsam, bütçe tahminlerinden önce RACI, taslak kilometre taşından önce aşama kapıları ve dağıtımdan önce onay.

Bu zincir iki işlev görür. Yazma sırasını tavsiye niteliğinde değil, zorunlu hale getirir ve tarihlerin birlikte hareket etmesini sağlar: bir çubuğu sürükleyin, aşağıdaki her şey takip eder; böylece iş gerekçesindeki iki haftalık kayma, bir ay sonra sürpriz olarak ortaya çıkmak yerine öne alınmış başlangıç tarihi olarak görünür.

Herhangi bir görevi açın, aynı bağlantılar Öncekiler ve Sonrakiler olarak görünür; böylece paneli terk etmeden bir görevi neyin engellediğini görebilirsiniz.

Not: Yalnızca birbirini gerçekten engelleyen çiftleri bağlantı kurun. Her görevin bir öncekine bağlı olduğu bir tüzük düz bir çizgidir ve düz bir çizgi hangi gecikmenin gerçekten önemli olduğu konusunda hiçbir şey söylemez.

Kilometre Taşları

Üç kilometre taşı zaman çizelgesinde elmas şeklinde yer alır: Tüzük taslağı tamamlandı, Tüzük sponsor tarafından onaylandı ve Proje başlangıcı. Bunlar sponsorunuzun hatırlayacağı tek üç tarihtir; bu nedenle yukarıya raporlama için kendi alt listelerini alırlar.

Başka bir şey yapmadan önce üçünü de kendi tarihlerinize taşıyın. Şablondaki her şey bunlara bağlıdır ve bağımlılıklarla bağlı oldukları için çevrelerindeki görevler de hareket eder.

İpucu: Tüzüğün tamamını aynı anda kaydırmak için Zaman Çizelgesi görünümünde tüm görevleri seçin ve bloğu gerçek başlangıç tarihinize sürükleyin. Bağımlılıklar da beraberinde gelir.

Tablo Görünümünde Maliyet, Efor ve Roller

Tablo görünümü yalnızca Professional, Premium, Enterprise planlarında kullanılabilir. Daha fazla bilgiyi fiyatlandırma sayfamızda bulabilirsiniz.

Tablo görünümü, tüzüğün rakamlara dönüştüğü yerdir. Üç özel alan işi yapar ve yerleşik onay durumu yanlarında dördüncü sütun olarak yer alır.

• Tüzük Rolü, Proje Sponsoru, Proje Yöneticisi, Ekip Lideri, Konu Uzmanı ve Paydaş seçeneklerine sahip bir seçim alanıdır. İkinci bir elektronik tablo tutmadan hafif bir RACI sağlar
• Tahmini Maliyet, teslim edilebilir başına bütçeyi tutan bir para alanıdır
• Tahmini Efor, saat cinsinden değer tutan bir süre alanıdır; böylece planı ekibinizin gerçekte ne kadar kapasitesi olduğuyla karşılaştırabilirsiniz

Tahmini Maliyet sütununu toplayın ve elektronik tablo olmadan bütçe kalemine ulaşın. Tüzük Rolüne göre gruplandırın ve bir kişinin tüzüğü sessizce tek başına taşıyıp taşımadığını görün.

Blogumuzdan RACI, DACI ve RAPID arasında seçim yapma konusunu daha fazla okuyun.

Onaylarla İmzalama Sürecini Yönetme

Onay özelliği yalnızca Premium ve Enterprise planlarında kullanılabilir. Daha fazla bilgiyi fiyatlandırma sayfamızda bulabilirsiniz.

İmzalama, özel bir durum alanı yerine Quire’ın yerleşik Onay iş akışı üzerinden yürütülür; böylece bir onay e-posta zincirinde kaybolmak yerine bildirimlerde ve görevin etkinlik akışında görünür. Üç kategori önceden yapılandırılmış olarak gelir.

Bir onay talep etmek için görevi açın, Onay talep et‘i seçin ve kategoriyi belirleyin. Onaylayan onaylayabilir, reddedebilir veya değişiklik talep edebilir; durum görevin üzerinde görünür.

Şablon, iş akışının ürettiği her durumu görebilmeniz için dokuz görevde önceden hazırlanmış talepler içerir. Çoğalttıktan sonra bunları temizleyin, ardından kendi tüzüğünüz ilerledikçe yeniden talep edin.

Not: Onay listeleri varsayılan olarak açıktır; bu nedenle projedeki herkes talep edebilir veya onaylayabilir. Tüzüğün kilitli bir zincire ihtiyaç duyması durumunda proje ayarlarında kategori başına talep edenleri ve onaylayanları belirleyin.

İlerlemeyi Takip Etme

Engellendi Sütunu

Free Subscription planında her projede en fazla 5 durum kullanabilirsiniz ve bu şablon zaten 5’in tamamını kullanmaktadır. Daha fazla durum oluşturmak için abonelik planınızı yükseltin. Daha fazla bilgiyi fiyatlandırma sayfamızda bulabilirsiniz.

Beş durum, bir tüzük öğesini yazılmamıştan onaylanmışa taşır: Yapılacak, Engellendi, Devam ediyor, İncelemede ve Tamamlandı. Projeyi Pano görünümünde açın ve tüzüğün nerede takıldığını görmek için sütunları Duruma göre sıralayın.

Engellendi, dürüstçe kullanılmaya değer olandır. Kontrolünüz dışındaki birini bekleyen çalışmalar için kullanılır ve birkaç günden fazla orada kalan bir öğe, gecikme olmaktan çıkıp risk haline gelmiştir. Risk kaydına taşıyın ve bir sahip atayın.

İncelemede neredeyse aynı derecede önemlidir, çünkü tüzüğün büyük bölümü bir ya da iki hafta orada geçirir. Yazılmış ama onaylanmamış gerçek bir durumdur ve bunu Yapılacak veya Tamamlandı içine sıkıştırmak tüzüğün gerçekte nerede olduğunu gizler.

Tüzük Sağlığı Dashboard’u

Dashboard görünümü yalnızca Professional, Premium, Enterprise planlarında kullanılabilir. Daha fazla bilgiyi fiyatlandırma sayfamızda bulabilirsiniz.

Tüzük Sağlığı dashboard’u, bir sponsorun tek satırda sorduğu soruyu yanıtlar: bu hazır mı? Üç widget bunu taşır.

• Onaylar ve Talepler: neyin bir karar beklediği ve kimin kararı olduğu
• Görev Durum Dağılımı: tüzüğün ne kadarının hâlâ yazılmamış, ne kadarının incelemede olduğu
• Engellenen Görevler: neyin takıldığı ve neyi beklediği, yan yana

Engellenen Görevler widget’ı, takılan her öğeyi beklediği şeyle eşleştirir; bu, bir yönlendirme toplantısında ekrana almaya değer görünümdür.

Tüzük Alt Listeleri

Free Subscription planında her proje için iki alt liste oluşturabilirsiniz ve bu şablon zaten her ikisini de kullanmaktadır. Daha fazla alt liste oluşturmak için abonelik planınızı yükseltin. Daha fazla bilgiyi fiyatlandırma sayfamızda bulabilirsiniz.

İki alt liste altı bölüm genelinde kesişir.

• Temel Kilometre Taşları, yukarıya raporlama yaptığınızda kullanmak üzere üç tarihi tutar
• Tüzük İçeriği, çıktısı nihai belgeye yazılan her görevi tutar. O listeyi işleyin ve tek sayfalık özet kendiliğinden oluşur

Her ikisi de filtre tabanlıdır; bu nedenle etiketler ve durumlar değiştikçe güncel kalırlar.

Tüzüğünüze Başlayın

Bu sayfadaki her şey elle oluşturulabilir. Şablon, aynı şeyin zaten bir araya getirilmiş halidir: Mart’tan Haziran 2027’ye kadar uzanan örnek tarihlerle dolu altı bölüm, beş durum, üç özel alan, üç onay kategorisi, sekiz bağımlılık, üç kilometre taşı ve her iki alt liste.

Proje Tüzüğü projesini çalışma alanınıza çoğaltın, ardından beş şeyi değiştirin:

1. Projeyi yeniden adlandırın; Proje Tüzüğü yerine gerçek proje adını koyun.
2. Zaman Çizelgesi görünümünde tüm görevleri seçin ve bloğu gerçek başlangıç tarihinize sürükleyin. Bağımlılıklar beraberinde gelir.
3. Örnek sahipleri kendi ekibinize yeniden atayın.
4. Örnek onay taleplerini temizleyin, ardından tüzüğünüz ilerledikçe yeniden talep edin.
5. İhtiyaç duymadığınız bölümleri silin. İki haftalık dahili bir proje için risk kaydına gerek yoktur.

Uyarlama

• Bir aydan kısa mı? 1, 2 ve 6. bölümleri tutun. Geri kalanları silin
• Düzenlenmiş veya yüksek bütçeli mi? Her şeyi tutun ve Bölüm 4’e bir uyumluluk görevi ekleyin
• Ajans veya müşteri işi mi? Bölüm 3’ü Müşteri ve Ekip olarak yeniden adlandırın, müşterinin onaylayanını RACI’ye ekleyin ve Bölüm 5’e ödeme kilometre taşları koyun
• Dahili araç mı? Bölüm 2’nin kapsam dışı listesi, özellik genişlemesine karşı durduğunuz yerdir; bu yüzden orada spesifik olun

Her aşama kapısında tüzüğü yeniden gözden geçirin. Tüzükler eskir ve her kapıda on dakikalık inceleme sonraki iki haftanın karışıklığını önler. Tüzük imzalandıktan sonra, Bölüm 4’te kayıt altına aldığınız riskler, varsayımlar, sorunlar ve bağımlılıkları RAID Günlüğü şablonu devralır.

Sıkça Sorulan Sorular

Proje tüzüğü nedir?

Proje tüzüğü, bir öneriyi onaylanmış bir projeye dönüştüren kısa belgedir. Çalışmanın neden önemli olduğunu, neyin teslim edilip neyin edilmeyeceğini, kimin sorumlu olduğunu, maliyetini ve neyin ters gidebileceğini ortaya koyar.

Proje tüzüğü neleri kapsamalıdır?

Amaç ve iş gerekçesi, kapsam ve teslim edilebilirler, paydaşlar ve ekip, kaynaklar, bütçe ve riskler; ve kilometre taşlarıyla birlikte zaman çizelgesi. Sıralama önemlidir: amaçtan önce yazılan kapsam bir dilek listesi olma eğilimindedir, kapsamdan önce tahmini bütçe ise bir tahmindir.

Proje tüzüğü ile iş gerekçesi arasındaki fark nedir?

Bir iş gerekçesi, yatırımın yapılmaya değer olduğunu savunur ve tahmini getiriyi ve daha kapsamlı bir risk analizini içerir. Tüzük, bu argümanın kazanıldığını varsayar ve ardından gelen projeyi tanımlar. Küçük ile orta ölçekli yatırımlar için genellikle tek başına bir tüzük yeterlidir.

Proje tüzüğü ile proje planı arasındaki fark nedir?

Tüzük önce gelir, kısadır ve projeyi onaylayan kişi için yazılır. Plan ise onaydan sonra gelir, uzundur ve işi yapan kişiler için yazılır.

Proje tüzüğünü kim yazar ve kim onaylar?

Tüzüğü genellikle proje yöneticisi yazar ve sponsor sahiplenir. Onay tipik olarak üç yönden gelir: sponsor iş gerekçesi ve riskler için, Finans maliyet ve efor için, etkilenen paydaşlar ise kapsam ve RACI için.

Proje tüzüğü ne kadar uzun olmalıdır?

Birkaç sayfa. Asıl ölçüt, sponsorun tüzüğü toplantı sırasında değil, toplantıdan önce okuyup okumadığıdır. Bir bölüm uzuyorsa genellikle proje planından ayrıntılar içine taşınmış demektir.

Quire’da proje tüzüğünü nasıl oluştururum?

Tüzüğün yazıldığı sırayla altı bölüm oluşturun, her öğeyi sahibi ve bitiş tarihi olan bir görev yapın, rol, maliyet ve efor için alanlar ekleyin. Birbirini gerçekten engelleyen görevleri birbirine bağlayarak Zaman Çizelgesi görünümünün kritik yolu çizmesini sağlayın, ardından onay için Onaylar özelliğini kullanın.

Görev bağımlılıkları proje tüzüğüne nasıl yardımcı olur?

Yazma sırasını tavsiye niteliğinde değil, zorunlu hale getirir ve tarihleri dürüst tutar. Zaman Çizelgesi görünümünde bir çubuğu sürükleyin ve aşağıdaki her şey beraberinde hareket eder; böylece erken bir kayma, başlangıç tarihinin hemen görünür biçimde öne alınması olarak yansır.

Quire’da kullanıma hazır bir proje tüzüğü şablonu var mı?

Evet. Proje Tüzüğü projesini ziyaret edin ve kendiniz oluşturmak zorunda kalmadan altı bölüm, beş durum, üç özel alan, üç onay kategorisi, sekiz bağımlılık ve üç kilometre taşını almak için çalışma alanınıza çoğaltın.