Шаблон командного мозгового штурма Permalink

Используйте этот шаблон, чтобы провести командный мозговой штурм в Quire — от первой сырой идеи до конкретного действия с ответственным и сроком.

Посетите проект Team Brainstorm и продублируйте его в своё рабочее пространство — так вам не придётся строить всё с нуля.

Также вы можете ознакомиться с другими готовыми шаблонами для ускорения рабочих процессов.

Что такое командный мозговой штурм

Командный мозговой штурм — это структурированная сессия, в которой группа генерирует как можно больше идей вокруг одного фокусного вопроса, а затем сужает их до тех немногих, которые стоит реализовать. Самое сложное — как правило, не придумать идеи. Проблема в том, что происходит после окончания сессии.

Мозговой штурм состоит из двух фаз, которые никогда не должны пересекаться:

• Дивергенция: генерация идей. Никаких оценок, редактирования, споров. Цель — объём.
• Конвергенция: группировка, отбор, оценка и выбор. Именно здесь определяется качество.

Этот шаблон разбивает работу на шесть разделов, по одному на каждый этап:

1. Подготовка к штурму: фокусный вопрос, техника, список участников, контекст
2. Сбор идей: каждая идея становится задачей на доске
3. Группировка идей по теме: кластеризация похожих идей и объединение дубликатов
4. Оценка и расстановка приоритетов: оценка, голосование и продвижение победителей
5. Идеи в действие: один ответственный и один срок для каждой одобренной идеи
6. Подведение итогов и отслеживание результатов: резюме, контроль и закрытие цикла

Шаблон предварительно загружен с одним проработанным примером — улучшение адаптации новых сотрудников, — чтобы вы могли увидеть, как идея проходит путь от сырой карточки до задачи с ответственным, прежде чем подставить свою тему.

Техники мозгового штурма

Выбирайте одну технику на сессию и сообщайте команде, какую именно, до её начала.

Совет: Метод 6-3-5 — это вариант брейнрайтинга с таймером. Шесть участников записывают по три идеи за пять минут, затем передают лист дальше. Пять раундов дают 108 идей примерно за полчаса.

Читайте подробнее в нашем блоге о техниках совместного мозгового штурма.

Подготовка к штурму

Подготовка определяет качество сессии ещё до того, как все соберутся. Выполните задачи в разделе 1️⃣ Подготовка к штурму за несколько дней до встречи.

Фокусный вопрос

Один штурм — один вопрос. Чёткий вопрос даёт людям точку опоры.

• ✅ Как улучшить адаптацию новых сотрудников?
• ❌ Давайте поговорим об адаптации.

Откройте задачу Сформулировать фокусный вопрос, запишите вопрос в описании задачи, чтобы все работали с одной формулировкой, и назначьте задачу тому, кто ведёт сессию.

Участники и контекст

Приглашайте людей, которые видят проблему под разными углами, а не только команду, которая ею владеет. Тот, кто обрабатывает обращения в поддержку, знает то, чего не знает автор документации по адаптации.

Поделитесь контекстом как минимум за день до сессии, чтобы никто не тратил первые десять минут на вникание:

1. Добавьте нужные ссылки, документы и данные в задачу Поделиться контекстом заранее.
2. Прикрепите вспомогательные файлы через вложения.
3. Сошлитесь на связанные задачи или проекты с помощью символа # быстрой ссылки.

Продолжительность сессии

Держитесь в рамках от 15 до 45 минут с жёстким завершением. Временно́е давление рождает больше идей, чем открытое совещание, а длинная сессия, как правило, превращается в дебаты.

Установите дату выполнения для каждой подготовительной задачи, чтобы вся подготовка была завершена до сессии, а не во время неё.

Сбор идей на доске

Каждая идея становится задачей в разделе 2️⃣ Сбор идей. Во время сессии переключитесь на вид Доска, чтобы команда наблюдала, как идеи накапливаются в реальном времени.

1. Выберите раздел и нажмите Enter, или нажмите значок Добавить задачу под ним.
2. Введите идею и снова нажмите Enter, чтобы продолжить.
3. На этом этапе не редактируйте, не оценивайте и не обсуждайте ничего.

Статусы идей

В плане Free в каждом проекте может быть до 5 статусов, а этот шаблон использует 6. После дублирования объедините «Требует проверки» с «Новая идея» или обновите план подписки, чтобы сохранить все шесть. Подробнее на нашей странице тарифов.

Шаблон поставляется с шестью статусами, которые одновременно служат колонками доски:

• Новая идея: всё начинается здесь
• Требует проверки: заслуживает внимания, но решение ещё не принято
• Одобрено: команда договорилась двигаться дальше
• В работе: кто-то активно занимается этим
• Готово: реализовано
• Отложено: пока отложено, но не удалено

Перетащите карточку между колонками, чтобы изменить её статус. Статус «Отложено» важнее, чем кажется. Удалённая идея воспринимается как отказ, тогда как отложенная может вернуться в следующем квартале, когда ограничение, из-за которого её убрали, исчезнет.

Совет: Используйте Peekaboo для отложенной идеи, чтобы скрыть её и автоматически вернуть на выбранную дату.

Асинхронный сбор

Мозговой штурм не обязательно должен проходить в одном совещании. Для удалённых команд, распределённых по часовым поясам, откройте доску на два-три дня вместо того, чтобы планировать звонок.

1. Поделитесь ссылкой на проект со всеми участниками.
2. Попросите каждого добавлять свои идеи как задачи в любое удобное время.
3. Используйте комментарии, чтобы развивать чужую идею вместо добавления почти идентичной карточки.

Развёрнутые мысли лучше помещать в описание задачи, чтобы название карточки оставалось коротким и легко читалось на доске.

Группировка и расстановка приоритетов

Когда идеи собраны, задача меняется: от генерации — к выбору. Разделы 3️⃣ Группировка идей по теме и 4️⃣ Оценка и расстановка приоритетов охватывают этот этап.

Тематические метки

Метки группируют идеи, относящиеся к одной и той же проблеме. В шаблоне их шесть:

• Культура и команда
• Процессы и операции
• Инструменты и системы
• Коммуникации
• Быстрая победа: мало усилий, можно выпустить на этой неделе
• Требует исследования: перспективно, но пока непонятен объём

Воспользуйтесь множественным выделением карточек, чтобы пометить целый кластер за одно действие. Затем сгруппируйте доску по метке с помощью горизонтальных полос (swimlanes), чтобы видеть все темы рядом.

Полоса с наибольшим количеством идей заслуживает отдельного внимания. Тема, притянувшая значительно больше идей, чем остальные, как правило, указывает на настоящую проблему — даже если ни одна отдельная идея в ней особо не выделяется.

Дублирующиеся идеи

Два человека могут сформулировать одну и ту же идею по-разному. Оставьте более чёткую формулировку, а дубликат либо удалите, либо перенесите его дополнительные детали в описание оставленной карточки.

Оценка и голосование

Два простых способа сузить список:

• Влияние против трудозатрат: в шаблоне есть два пользовательских поля — Влияние и Трудозатраты, — каждое из которых является полем выбора со значениями «Высокие», «Средние» и «Низкие». Заполните их совместно, затем переключитесь на табличный вид, чтобы сравнить все идеи рядом. В приоритете — высокое влияние при низких трудозатратах.
• Точечное голосование: добавьте пользовательское поле Число с названием «Голоса», дайте каждому участнику три голоса и фиксируйте результаты на карточке. Сортировка по полю «Голоса» в табличном виде даст ранжированный список мгновенно.

Ни один из методов не требует точности. Они нужны, чтобы разрешать спорные ситуации и выявлять разногласия заранее, а не для создания оценки, которую потом придётся отстаивать.

Подсписки приоритетных идей

Переведите победившие идеи в статус «Одобрено», затем добавьте их в подсписки ⭐ Приоритетные идеи (подсписки). Подсписок — это представление тех же задач, а не их копия, поэтому ничего не дублируется и правки отображаются в обоих местах.

Совет: Установите предварительный фильтр на подсписке, чтобы каждая идея, получившая статус «Одобрено», добавлялась туда автоматически.

Идеи в действие

Одобренная идея — всё ещё просто идея. Раздел 5️⃣ Идеи в действие — это место, где она превращается в работу, за которую кто-то несёт ответственность.

Ответственные и сроки

Каждой одобренной идее — один ответственный и один реальный срок. Не команда, не двое. Одно имя.

1. Создайте задачу в разделе 5️⃣ Идеи в действие, назвав её как конкретный следующий шаг. Составить чек-лист адаптации на 30-60-90 дней — это следующий шаг. Улучшить адаптацию — нет.
2. Назначьте ровно одного человека.
3. Установите дату выполнения.
4. Задайте приоритет, чтобы команда знала, какое действие стоит первым.
5. Сошлитесь на исходную карточку идеи с помощью символа # быстрой ссылки, чтобы любой мог проследить задачу до обсуждения.

Подсписки принятых к исполнению

Добавьте эти задачи в подсписки 🚀 Принятые к исполнению. В нём собрано всё, к чему обязалась команда, — с ответственными и сроками, — и он достаточно краткий, чтобы просматривать его на стендапе.

Используйте фильтры на этом подсписке, чтобы перед следующей командной встречей проверить, что просрочено или истекает на этой неделе.

Подведение итогов и отслеживание результатов

Раздел 6️⃣ Подведение итогов и отслеживание результатов закрывает цикл. Большинство команд пропускают этот шаг — именно поэтому у мозговых штурмов складывается репутация бесполезных мероприятий.

1. Опубликуйте краткое резюме принятых решений и распределения ответственности. Документ или канал в чате сделает его доступным для поиска в будущем.
2. Добавьте контрольную встречу в повестку следующего командного совещания.
3. Переведите нереализуемые идеи в статус «Отложено», а не удаляйте их.
4. Отпразднуйте идеи, которые были реализованы, и дайте ссылку на карточку, с которой они начались.

Читайте подробнее в нашем блоге о стилях совместной работы и когда применять каждый из них.

Часто задаваемые вопросы

Что такое командный мозговой штурм?

Командный мозговой штурм — это структурированная сессия, в которой группа генерирует как можно больше идей вокруг одного фокусного вопроса, а затем сужает их до тех немногих, которые стоит реализовать. Он состоит из двух фаз, которые никогда не должны пересекаться: дивергентной — для генерации идей без оценок, и конвергентной — для группировки, отбора и выбора.

Как провести командную сессию мозгового штурма в Quire?

Продублируйте шаблон Team Brainstorm и последовательно пройдите шесть разделов: подготовьте сессию, соберите идеи на доске, сгруппируйте по темам, оцените и проголосуйте, назначьте ответственных и сроки, затем опубликуйте резюме. Во время сессии переключитесь на вид Доска, чтобы команда наблюдала за появлением идей в реальном времени.

Каковы пять шагов сессии мозгового штурма?

Подготовка, генерация, группировка, расстановка приоритетов и действие. Этот шаблон разбивает последний шаг на два: распределение работы и закрытие цикла с помощью резюме, — потому что команды, как правило, пропускают второй.

Что такое метод брейнрайтинга 6-3-5?

Шесть участников записывают по три идеи за пять минут, затем передают лист следующему, кто опирается на написанное и добавляет ещё три. Пять раундов дают 108 идей примерно за 30 минут, и поскольку все пишут одновременно, самый громкий участник не может задать направление.

Какая техника мозгового штурма лучше всего подходит для удалённых команд?

Брейнрайтинг — потому что он не требует улавливать паузу в разговоре, чтобы высказаться. Для команд в разных часовых поясах асинхронный сбор идей работает ещё лучше: поделитесь ссылкой на проект, оставьте доску открытой на два-три дня и позвольте людям добавлять идеи в любое удобное время.

Как организовать идеи мозгового штурма по темам в Quire?

Пометьте каждую идею тематической меткой, используя метки шаблона: «Культура и команда», «Процессы и операции», «Инструменты и системы» и «Коммуникации». Затем сгруппируйте доску по метке с помощью горизонтальных полос (swimlanes), чтобы видеть все темы рядом. Полоса с наибольшим количеством идей, как правило, указывает на настоящую проблему.

Как расставить приоритеты идей после мозгового штурма?

Оцените идеи с помощью пользовательских полей «Влияние» и «Трудозатраты» и сравните их в табличном виде, или проведите точечное голосование, фиксируя три голоса каждого участника в числовом поле «Голоса». Переведите победителей в статус «Одобрено» и добавьте их в подсписки приоритетных идей.

Как превратить идеи мозгового штурма в задачи в Quire?

Создайте задачу для каждой одобренной идеи, назвав её как конкретный следующий шаг, с одним ответственным и одной датой выполнения. Добавьте эти задачи в подсписки «Принятые к исполнению», чтобы весь набор обязательств был достаточно кратким для просмотра на стендапе.

Есть ли готовый шаблон командного мозгового штурма в Quire?

Да. Посетите проект Team Brainstorm и продублируйте его в своё рабочее пространство — вы получите шесть разделов, шесть статусов доски, тематические метки, поля оценки «Влияние» и «Трудозатраты», а также оба подсписка, уже настроенных и готовых к работе.