Шаблон ежедневного стендапа Permalink

Используйте этот шаблон для проведения 15-минутного ежедневного стендапа в Quire. Проект открывается в режиме Доски, поэтому вы разбираете работу задача за задачей, а не по кругу от человека к человеку, и блокеры всегда имеют место для приземления.

Вы можете открыть проект Daily Standup Meeting и дублировать его в своё рабочее пространство — тогда вам не придётся строить всё с нуля.

Также можно просмотреть другие готовые шаблоны, чтобы ускорить рабочий процесс.

Как устроен ежедневный стендап

Ежедневный стендап — это короткая сверка, на которой команда синхронизируется и снимает блокеры. Это не статус-отчёт ведущему встречи.

Таймбокс 15 минут

Пятнадцать минут — это потолок. Десять-двенадцать — норма для команды менее десяти человек.

Стендапы выходят за 15 минут по двум причинам:

• Обход по кругу от человека к человеку превращает каждое обновление в индивидуальный отчёт, адресованный ведущему встречи
• Решение блокеров прямо на месте заставляет всех остальных ждать, пока двое разбираются с проблемой, касающейся только их

Два навыка, предотвращающих это, и составляют суть всего, что описано далее: идите по Доске задача за задачей и отправляйте блокеры на парковку с владельцем и датой.

Три строки

Каждый участник даёт три короткие реплики — и не больше.

• Сделано со вчера: что сдано или сдвинулось, а не как прошёл день. «Был на встречах, потом работал над отчётом» — команде не на что реагировать. «Черновик отчёта готов, передан юристам» — другое дело
• Фокус сегодня: одна-две вещи, а не всё, чего вы можете коснуться. Именно здесь команда замечает, что двое собираются делать одно и то же
• Блокеры и вопросы: что мешает, кто может это устранить и когда это нужно. «Немного застрял» — не блокер. «Нужны данные за Q3 от Катерины из финансов до четверга» — блокер

Подробнее читайте в нашем блоге о том, как проводить ежедневный стендап, не выходя за 15 минут.

Настройка стендапа в Quire

Разделы встречи

Шаблон использует четыре раздела, чтобы встреча, работа и дальнейшие действия не перемешивались.

• Стендап: повторяющаяся задача встречи и её три строки
• Асинхронные обновления (необязательно): по одной задаче на человека, для команд, не работающих в одном часовом поясе
• Текущая работа: задачи, которые вы разбираете во время встречи
• Парковка: блокеры и дальнейшие действия, возникшие на стендапе

Удалите раздел Асинхронные обновления, если все в команде работают в одни и те же часы.

Повторяющаяся задача стендапа

Сама встреча — это задача, поэтому она появляется в проекте каждый рабочий день без чьего-либо участия.

1. Добавьте задачу с названием встречи, например Ежедневный стендап (15 мин), в раздел Стендап.
2. Добавьте три подзадачи к ней: Сделано со вчера, Фокус сегодня и Блокеры и вопросы. Поместите инструкцию по каждой строке в описание подзадачи, чтобы формат был виден во время встречи.
3. Поставьте метку Standup на задачу, чтобы потом собирать все её экземпляры.

4. Настройте повтор задачи еженедельно с понедельника по пятницу.

   

Правило повтора дублирует подзадачи вместе с задачей, поэтому каждый день начинается с чистого набора трёх строк, а не с вчерашних заметок.

Примечание: после дублирования шаблона в своё рабочее пространство откройте задачу стендапа и убедитесь, что правило повтора перенеслось корректно.

Текущая работа и парковка

Одно правило не даёт этим двум разделам превратиться в копии друг друга.

• Текущая работа содержит собственную работу команды, которую кто-то на стендапе может завершить
• Парковка содержит то, чего вы ждёте извне команды, а также дальнейшие действия, возникшие на встрече

Зависимости между задачами доступны только в планах Professional, Premium, Enterprise. Подробнее — на нашей странице тарифов.

Если задача в разделе Текущая работа застряла на чём-то внешнем, пометьте её меткой At risk и вынесите внешний элемент в Парковку отдельной задачей. Две задачи, две разные функции, никакого пересечения. Свяжите их зависимостью между задачами, чтобы связь была видна с обеих сторон.

Элементы парковки также содержат настраиваемое поле Заблокировано с (пользовательские поля). Дата выполнения говорит, когда кто-то надеялся завершить. Заблокировано с говорит, как долго это реально стоит — именно это число подскажет, когда нужно прекращать выбивать и эскалировать.

Проведение стендапа

Движение по Доске

Режим Доски открывается по умолчанию при открытии проекта, поэтому стендап можно начать без переключения вкладок. Разбирайте раздел Текущая работа задача за задачей.

Вы можете перегруппировать колонки Доски по статусу, приоритету, исполнителю, метке, дате или разделу. Группировка по Разделу превращает четыре раздела в колонки, помещая Текущую работу и Парковку рядом.

В плане Free Subscription можно иметь до 5 статусов в каждом проекте, а шаблон уже использует 4. Перейдите на более высокий тарифный план, чтобы создавать дополнительные статусы. Подробнее — на нашей странице тарифов.

При группировке по Статусу четыре статуса шаблона становятся колонками: К выполнению, В работе, На проверке и Завершено. Если команда работает по другим этапам, вы можете добавить собственные колонки статусов или переименовать существующие.

Движение по Доске вместо обхода по кругу даёт два эффекта:

• Внимание сосредоточено на работе, а не на индивидуальных показателях
• Сразу видно, когда две задачи застряли на одном и том же

Swimlane-дорожки по исполнителям

Если команде важно видеть, кто чем владеет, добавьте swimlane-дорожки на Доску. Каждый человек получает строку, а колонки статусов остаются на месте — так можно разбирать работу задача за задачей, не теряя из виду владельцев.

1. Откройте проект в режиме Доски.

2. Установите группировку дорожек по Исполнителю.

   

Сохранённые фильтры

Настройте нужный вид один раз, затем сохраните его как фильтр — и стендап будет начинаться одним кликом, а не пятью. Фильтр по метке At risk показывает, какие из ваших задач ожидают кого-то другого.

Примечание: сохранённые фильтры персональны, другие участники ваши не увидят. Чтобы создать вид, который вся команда открывает на стендапе, используйте то же меню со звёздочкой для создания подсписка из фильтра.

Парковка блокеров

Всё, что требует более 30 секунд обсуждения, уходит на парковку. Не решайте это, пока остальная команда ждёт.

Перенос задачи в раздел Парковка описан выше. Пока встреча ещё идёт, сделайте три вещи:

1. Назначьте её тому, кто может её устранить.
2. Установите дату выполнения, чтобы было ясно, когда это нужно.
3. Пометьте её меткой Blocker, чтобы она появилась в подсписке критических блокеров до следующего стендапа.

Те, кто должен это решить, обсуждают отдельно после стендапа. Остальные получают своё время обратно.

Асинхронный стендап

Живой или асинхронный

Живой стендап подходит команде, работающей в одном часовом поясе: быстрый обмен информацией и снятие блокеров в режиме реального времени. Асинхронный — для распределённых команд: скорость ответа уступает письменной записи недели.

Асинхронный формат требует одной дополнительной договорённости: заранее решите, что происходит, когда блокер срочный и не может ждать, пока следующий человек выйдет онлайн. Некоторые команды совмещают оба формата: ежедневные письменные обновления и один живой звонок в неделю.

Обновления в карточках задач

Раздел Асинхронные обновления содержит по одной задаче на человека, а описание каждой задачи — формат трёх строк и дедлайн публикации. Каждый участник публикует своё актуальное обновление комментарием к собственной задаче до этого времени, чтобы обновления накапливались, а не перезаписывались.

1. Назначьте по одной задаче-обновлению каждому участнику команды, переименуйте по имени и удалите лишние.
2. Публикуйте ежедневное обновление комментарием из трёх строк: Сдвинулось, Дальше и Заблокировано.

3. Введите @, чтобы упомянуть того, кто может снять блокер, и #, чтобы сослаться на задачу, которой касается обновление.

   

Вот как выглядит хорошее обновление:

Сдвинулось: дизайн лендинга готов и на проверке.
Дальше: начинаю вёрстку раздела с ценами.
Заблокировано: жду данные за Q3 от @Katherine Newman из финансов, прежде чем финализировать цены — в идеале до четверга.

Последняя строка — самая важная. Она называет, что нужно, кто может предоставить и когда. Катерина увидит это в начале своего дня и опубликует данные в задаче. Сравните с «немного завис на ценообразовании» — никто не может на это реагировать.

Чат-канал и напоминания

Два инструмента упрощают поддержание асинхронных стендапов.

• Создайте чат-канал для ежедневного треда, чтобы обсуждение обновления происходило там, а не в самой задаче

  

• Установите каждой задаче-обновлению срок по времени дедлайна. Напоминания — это личная настройка аккаунта, поэтому каждый выбирает, за сколько до срока получать оповещение

Отслеживание и анализ

Подсписки стендапа

В плане Free Subscription можно создать два подсписка для каждого проекта, и шаблон уже использует оба. Перейдите на более высокий тарифный план, чтобы создавать больше подсписков. Подробнее — на нашей странице тарифов.

Два подсписка ведут отчётность — никому ничего писать не нужно.

• Критические блокеры собирают всё, помеченное меткой Blocker, где бы это ни находилось в проекте. Откройте подсписок до начала стендапа — и вы уже знаете, что застряло, до того как кто-то откроет рот

  

• Ежедневные стендапы собирают каждый экземпляр повторяющейся задачи встречи. Поскольку задача повторяется, неделя превращается в архив без чьих-либо усилий

  

Режим Инфопанели

Режим Инфопанели доступен только в планах Professional, Premium, Enterprise. Подробнее — на нашей странице тарифов.

Если стендапы раз за разом поднимают одни и те же проблемы, инфопанель покажет закономерность в масштабе недель, а не дней. Для этого проекта подойдут три виджета:

• Заблокированные задачи: сколько работы ожидает чего-то и как долго
• Загрузка участников: равномерно ли распределена работа по команде или сосредоточена у одного человека
• Распределение задач по статусу: те же статусы, что вы разбираете каждое утро, показанные как доля от целого — накопление в одной колонке сразу бросается в глаза

Подробнее о режиме Инфопанели и типах виджетов.

Проведите первый стендап

Всё описанное на этой странице можно построить вручную. Шаблон — это то же самое, только уже собранное: задача стендапа с правилом повтора и тремя подзадачами, четыре раздела, метки «Blocker» и «At risk», четыре статуса и оба подсписка.

Дублируйте проект Daily Standup Meeting в своё рабочее пространство, затем измените четыре вещи:

1. Откройте задачу Ежедневный стендап (15 мин) и убедитесь, что правило повтора перенеслось: с понедельника по пятницу.
2. Замените образцы задач в разделе Текущая работа реальной работой команды. Они взяты из небольшого запуска продукта — переименуйте их под то, что вы выпускаете.
3. Оставьте раздел Асинхронные обновления только если команда охватывает разные часовые пояса. Назначьте по одной задаче-обновлению на человека и удалите лишние.
4. Направьте команду к документу Как использовать этот шаблон. Раздел «Сценарий стендапа» содержит повестку и асинхронный формат прямо в проекте — для тех, кто не читал это руководство.

Если вы работаете по Scrum, стендап вписывается в более широкий спринтовый цикл. Смотрите шаблон Agile Scrum для бэклогов, спринтов и их таймлайнов.

Часто задаваемые вопросы

Что такое ежедневный стендап?

Ежедневный стендап — это короткая командная сверка, обычно не более 15 минут, на которой каждый рассказывает, что сдвинулось с места, над чем работает дальше и что его блокирует. Цель — синхронизация и снятие блокеров, а не отчёт перед руководителем.

Как долго должен длиться ежедневный стендап?

Максимум — пятнадцать минут, норма для команды менее десяти человек — десять-двенадцать. Если ваш затягивается, причина обычно в обходе по кругу вместо движения задача за задачей, или в решении блокеров на месте вместо их парковки.

Как настроить ежедневный стендап в Quire?

Создайте задачу для встречи, добавьте к ней три подзадачи для трёх строк обновления и настройте повтор с понедельника по пятницу. Разместите реальную работу команды в разделе Текущая работа, блокеры — в разделе Парковка, затем создайте подсписки для сбора блокеров и прошедших стендапов.

На какие три вопроса должен отвечать ежедневный стендап?

Сделано со вчера, фокус сегодня и блокеры и вопросы. Третий пункт требует трёх конкретных вещей: что мешает, кто может это устранить и когда это нужно.

Как не дать ежедневному стендапу превратиться в статус-митинг?

Идите по Доске задача за задачей, а не по кругу от человека к человеку, и паркуйте каждый блокер вместо того, чтобы решать его на месте. Эти два навыка сами удерживают таймбокс.

Как проводить асинхронный ежедневный стендап в Quire?

Дайте каждому участнику задачу в разделе Асинхронные обновления и пусть каждый ежедневно публикует комментарий из трёх строк: что сдвинулось, что дальше и что заблокировано. Упоминайте того, кто может снять блокер, через @, чтобы он увидел сообщение в начале своего дня.

Как отслеживать блокеры из ежедневного стендапа в Quire?

Размещайте каждый блокер в разделе Парковка с владельцем, датой выполнения и меткой Blocker, затем связывайте его с удерживаемой работой через зависимость. Подсписок, отфильтрованный по этой метке, собирает все блокеры проекта в одном месте.

Есть ли готовый шаблон ежедневного стендапа в Quire?

Да. Откройте проект Daily Standup Meeting и дублируйте его в своё рабочее пространство — повторяющаяся задача, четыре раздела, метки и оба подсписка уже готовы без необходимости строить их самостоятельно.