Modelo de Reunião Diária de Standup Permalink
Use este modelo para conduzir uma reunião diária de standup de 15 minutos no Quire. O projeto abre na vista de Quadro, para que percorra o trabalho tarefa a tarefa em vez de passar pela sala pessoa a pessoa, e os bloqueadores têm um lugar onde ficar.
Pode visitar o projeto de Reunião Diária de Standup e duplicá-lo para o seu espaço de trabalho, sem precisar de construir tudo de raiz.
Pode também explorar mais modelos prontos a usar para acelerar o seu fluxo de trabalho.
Compreender os Standups Diários
Um standup diário é um check-in rápido em que a equipa se alinha e desbloqueia. Não é um relatório de estado para quem conduz a reunião.
O Temporizador de 15 Minutos
Quinze minutos é o limite máximo. Dez a doze é o normal para uma equipa de menos de dez pessoas.
| Parte | Tempo | O que acontece |
|---|---|---|
| Abertura | 30 segundos | O quadro está visível, percorre-se tarefa a tarefa, os bloqueadores ficam estacionados |
| Atualizações | 8 a 10 minutos | Percorre-se o trabalho atual uma tarefa de cada vez, três linhas por pessoa |
| Área de estacionamento | Conforme surgem | Regista-se o bloqueador e quem o vai limpar, e avança-se |
| Encerramento | 60 segundos | Confirma-se quem vai a seguir com quem e termina-se a reunião |
Os standups prolongam-se além dos 15 minutos por dois motivos:
- Passar pela sala pessoa a pessoa transforma cada atualização num relatório individual, dirigido a quem conduz a reunião
- Resolver bloqueadores em direto faz toda a gente esperar enquanto duas pessoas resolvem um problema que só diz respeito a elas
Os dois hábitos que evitam isto são o que o resto desta página configura: percorrer o quadro tarefa a tarefa e enviar os bloqueadores para a área de estacionamento com um responsável e uma data.
As Três Linhas
Cada pessoa dá três linhas curtas, e não mais.
- Feito desde ontem: o que foi concluído ou avançou, não como passou o dia. Dizer à equipa “estive em reuniões e depois trabalhei no relatório” não lhes dá nada em que possam agir. “O rascunho do relatório está pronto e com o jurídico” já diz algo
- Foco hoje: uma ou duas coisas, não tudo o que pode vir a tocar. É aqui que a equipa apanha duas pessoas prestes a construir a mesma coisa
- Bloqueadores e pedidos: o que está no caminho, quem o pode limpar e quando precisa disso. Dizer à equipa “estou um pouco bloqueado” não é um bloqueador. “Preciso dos valores do Q3 da Catarina nas finanças até quinta-feira” já é
Leia mais no nosso blogue sobre como conduzir um standup diário que não ultrapasse os 15 minutos.
Configurar o Standup no Quire
Secções da Reunião
O modelo usa quatro secções para separar a reunião, o trabalho e os seguimentos.
- O standup: a tarefa de reunião recorrente e as suas três linhas
- Atualizações assíncronas (opcional): uma tarefa por pessoa, para equipas que não partilham o mesmo horário
- Trabalho atual: as tarefas que percorre durante a reunião
- Área de estacionamento: bloqueadores e seguimentos que surgiram num standup
Elimine a secção Atualizações assíncronas se toda a equipa trabalha no mesmo horário.
A Tarefa de Standup Recorrente
A reunião em si é uma tarefa, pelo que aparece no projeto todos os dias úteis sem que ninguém a agende.
- Adicione uma tarefa com o nome da reunião, como Standup diário (15 min), na secção O standup.
- Adicione três sub-tarefas: Feito desde ontem, Foco hoje e Bloqueadores e pedidos. Coloque as instruções de cada linha na descrição da sub-tarefa para que o formato fique visível durante a reunião.
- Coloque uma Tag Standup na tarefa para poder reunir cada instância mais tarde.
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Defina a tarefa para se repetir semanalmente de segunda a sexta.
A regra de repetição duplica as sub-tarefas juntamente com a tarefa, por isso cada dia começa com um conjunto limpo de três linhas em vez das notas do dia anterior.
Nota: Após duplicar o modelo para o seu espaço de trabalho, abra a tarefa do standup e confirme que a regra de repetição foi copiada corretamente.
Trabalho Atual e Área de Estacionamento
Uma regra evita que estas duas secções se tornem cópias uma da outra.
- Trabalho atual contém o trabalho da própria equipa, que alguém no standup pode concluir
- Área de estacionamento contém o que está à espera de algo exterior à equipa, mais os seguimentos que surgiram numa reunião
As dependências de tarefas só estão disponíveis nos planos Professional, Premium e Enterprise. Pode encontrar mais informações na nossa página de preços.
Se uma tarefa em Trabalho atual estiver bloqueada em algo externo, coloque-lhe a tag Em risco e coloque o item externo em Área de estacionamento como tarefa própria. Duas tarefas, duas funções distintas, sem sobreposição. Ligue-as com uma dependência de tarefa para que a ligação apareça em ambas.
Os itens da área de estacionamento têm também um campo personalizado Bloqueado desde. Uma data limite diz quando alguém esperava terminar. Bloqueado desde diz há quanto tempo está efetivamente parado, que é o número que indica quando deve parar de insistir e escalar.
Conduzir o Standup
Percorrer o Quadro
A vista de Quadro é a que aparece ao abrir o projeto, para que o standup possa começar sem ninguém mudar de separador. Percorra o Trabalho atual uma tarefa de cada vez.
Pode reorganizar as colunas do quadro para agrupar as tarefas por Estado, Prioridade, Colaborador, Tag, Data ou Secção. Agrupar por Secção transforma as quatro secções em colunas, colocando Trabalho atual e Área de estacionamento lado a lado.
No plano Free, pode ter até 5 estados em cada projeto, e este modelo já usa 4. Atualize o seu plano de assinatura para criar mais estados. Pode encontrar mais informações na nossa página de preços.
Agrupado por Estado, os quatro estados do modelo tornam-se as colunas: A fazer, Em curso, Em revisão e Concluído. Se a equipa trabalha em fases diferentes, pode adicionar colunas de estado próprias ou renomear estas.
Percorrer o quadro em vez da sala faz duas coisas:
- Mantém a atenção no trabalho em vez do desempenho individual
- Torna óbvio quando duas tarefas estão bloqueadas pela mesma coisa
Swimlanes por Colaborador
Se a equipa ainda quiser ver quem é responsável pelo quê, adicione swimlanes ao quadro. Cada pessoa tem uma linha e as colunas de estado mantêm-se, permitindo percorrer o trabalho tarefa a tarefa sem perder o rasto de quem é responsável pelo quê.
- Abra o projeto na vista de Quadro.
-
Defina o agrupamento de swimlanes como Colaborador.
Filtros Guardados
Configure a vista pretendida uma vez e guarde-a como filtro para que o standup comece com um clique em vez de cinco. Filtrar pela tag Em risco mostra quais das suas próprias tarefas estão à espera de outra pessoa.
Nota: Os filtros guardados são pessoais e os outros membros não verão os seus. Para uma vista que toda a equipa abre durante o standup, use o mesmo menu de estrela para criar uma sublista a partir do filtro.
Estacionar Bloqueadores
Tudo o que precisar de mais de 30 segundos de discussão vai para a área de estacionamento. Não resolva enquanto o resto da equipa espera.
Mover a tarefa para Área de estacionamento está descrito acima. Faça estas três ações enquanto a reunião ainda decorre:
- Atribua-a a quem a pode limpar.
- Defina uma data limite para que fique claro quando é necessária.
- Coloque-lhe a tag Bloqueador para que apareça na sublista de Bloqueadores Críticos antes do próximo standup.
As pessoas que precisam de resolver o bloqueador discutem-no separadamente após o standup. Todos os outros recuperam o seu tempo.
Conduzir um Standup Assíncrono
Em Direto ou Assíncrono
Um standup em direto é adequado para uma equipa que partilha o mesmo fuso horário. Permite troca rápida de ideias e desbloqueamento no momento. O assíncrono é adequado para equipas distribuídas por fusos horários e troca a rapidez de resposta por um registo escrito da semana.
O assíncrono requer um acordo extra: decidir antecipadamente o que acontece quando um bloqueador é urgente e não pode aguardar que a pessoa seguinte fique online. Algumas equipas fazem os dois: atualizações escritas diariamente e uma chamada ao vivo por semana.
Atualizações nos Cartões de Tarefa
A secção Atualizações assíncronas tem uma tarefa por pessoa, e a descrição de cada tarefa inclui o formato de três linhas e o prazo de publicação. Cada pessoa publica a sua atualização real como comentário na própria tarefa até essa hora, para que as atualizações se acumulem em vez de se sobrescreverem.
- Atribua uma tarefa de atualização a cada membro da equipa, renomeie-a com o nome da pessoa e elimine as que sobram.
- Publique a atualização diária como comentário usando três linhas: Avançou, A seguir e Bloqueado.
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Escreva @ para mencionar quem pode limpar um bloqueador e # para referenciar a tarefa sobre a qual incide a atualização.
Eis um exemplo de uma boa atualização:
Avançou: o design da página de destino está concluído e em revisão.
A seguir: a começar o layout da secção de preços.
Bloqueado: à espera dos valores do Q3 de @Katherine Newman nas finanças antes de os preços poderem ser finais, idealmente até quinta-feira.
A última linha é a que importa. Diz o que é necessário, quem o pode fornecer e quando. A Katherine vê-a ao começar o dia e publica os valores na tarefa. Compare com “um pouco bloqueado nos preços.” Ninguém pode agir com base nisso.
Canal de Chat e Lembretes
Duas funcionalidades facilitam a manutenção dos standups assíncronos.
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Crie um canal de Chat para o tópico diário, para que a conversa sobre uma atualização tenha um lugar próprio que não seja a tarefa em si
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Dê a cada tarefa de atualização uma hora limite para o prazo. Os lembretes são uma definição pessoal de conta, pelo que cada pessoa escolhe com quanto tempo de antecedência quer ser avisada
Acompanhar e Rever
Sublistas do Standup
No plano Free, pode criar duas sublistas por projeto, e este modelo já usa ambas. Atualize o seu plano de assinatura para criar mais sublistas. Pode encontrar mais informações na nossa página de preços.
Duas sublistas fazem os relatórios para que ninguém os tenha de escrever.
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Bloqueadores Críticos reúne tudo o que tem a tag Bloqueador, onde quer que esteja no projeto. Abra-a antes de o standup começar e já sabe o que está bloqueado antes de alguém falar
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Standups Diários reúne cada instância da tarefa de reunião recorrente. Como a tarefa se repete, isto transforma a semana num registo sem que ninguém escreva atas
Vista de Painel
A vista de Painel só está disponível nos planos Professional, Premium e Enterprise. Pode encontrar mais informações na nossa página de preços.
Se os seus standups continuam a levantar os mesmos problemas, um painel mostra o padrão ao longo de semanas em vez de dias. Três widgets são adequados para este projeto:
- Tarefas Bloqueadas: quanto trabalho está à espera de algo, e há quanto tempo
- Carga de Trabalho por Membro: se o trabalho está distribuído pela equipa ou concentrado numa pessoa
- Distribuição do Estado das Tarefas: os mesmos estados que percorre cada manhã, apresentados como proporção do total, para que um acúmulo numa coluna seja imediatamente visível
Saiba mais sobre a vista de Painel e os seus tipos de widget.
Começar o Primeiro Standup
Tudo o que está nesta página pode ser construído manualmente. O modelo é a mesma coisa já montada: a tarefa de standup com a sua regra de repetição e três sub-tarefas, as quatro secções, as tags Bloqueador e Em risco, os quatro estados e ambas as sublistas.
Duplique o projeto de Reunião Diária de Standup para o seu espaço de trabalho e altere quatro coisas:
- Abra Standup diário (15 min) e confirme que a regra de repetição sobreviveu à cópia: segunda a sexta.
- Substitua as tarefas de exemplo em Trabalho atual pelo trabalho real da equipa. Vêm de um lançamento de produto pequeno, por isso renomeie-as para o que está a desenvolver.
- Mantenha Atualizações assíncronas só se a equipa abrange fusos horários diferentes. Atribua uma tarefa de atualização por pessoa e elimine as que sobram.
- Aponte a equipa para o documento Como usar este modelo. A secção de guia do standup mantém a agenda e o formato assíncrono dentro do projeto, para quem não leu este guia.
Se utilizar Scrum, o standup encaixa dentro de um ciclo de sprint mais amplo. Consulte o modelo Agile Scrum para backlogs, sprints e cronogramas de sprint.
Perguntas Frequentes
O que é uma reunião diária de standup?
Um standup diário é um check-in rápido da equipa, normalmente de 15 minutos ou menos, em que cada pessoa partilha o que avançou, o que vai trabalhar a seguir e o que a está a bloquear. O objetivo é alinhamento e desbloqueamento, não reportar a um gestor.
Quanto tempo deve durar uma reunião diária de standup?
Quinze minutos é o máximo, e dez a doze é o normal para uma equipa de menos de dez pessoas. Se o seu standup se prolonga, a causa é geralmente passar pessoa a pessoa em vez de tarefa a tarefa, ou resolver bloqueadores em direto em vez de os estacionar.
Como configuro um standup diário no Quire?
Crie uma tarefa para a reunião, adicione três sub-tarefas para as três linhas da atualização e defina-a para se repetir de segunda a sexta. Coloque o trabalho da equipa numa secção Trabalho atual e os bloqueadores numa secção Área de estacionamento, depois crie sublistas para reunir bloqueadores e standups anteriores.
Que três perguntas deve um standup diário responder?
Feito desde ontem, foco hoje e bloqueadores e pedidos. A terceira precisa de três especificidades: o que está no caminho, quem o pode limpar e quando precisa disso.
Como evito que um standup diário se transforme numa reunião de estado?
Percorra o quadro tarefa a tarefa em vez de passar pela sala pessoa a pessoa, e estacione cada bloqueador em vez de o resolver em direto. Esses dois hábitos mantêm o temporizador por si sós.
Como conduzir um standup diário assíncrono no Quire?
Dê a cada pessoa uma tarefa na secção Atualizações assíncronas e peça-lhe que publique um comentário diário usando três linhas: o que avançou, o que vem a seguir e o que está bloqueado. Mencione a pessoa que pode limpar o bloqueador com @ para que a veja quando começar o dia.
Como acompanho os bloqueadores de um standup diário no Quire?
Coloque cada bloqueador na secção Área de estacionamento com um responsável, uma data limite e a tag Bloqueador, depois ligue-o ao trabalho que está a reter com uma dependência. Uma sublista filtrada por essa tag dá-lhe todos os bloqueadores do projeto num único lugar.
Existe um modelo pronto de standup diário no Quire?
Sim. Visite o projeto de Reunião Diária de Standup e duplique-o para o seu espaço de trabalho para obter a tarefa recorrente, as quatro secções, as tags e ambas as sublistas sem as ter de construir de raiz.