Template GTD no Quire Permalink
Use este template para configurar o sistema Getting Things Done (GTD) no Quire para capturar, organizar e agir sobre as suas tarefas.
Pode visitar o projeto GTD e duplicar para o seu espaço de trabalho, sem precisar de construir tudo de raiz.
Pode também explorar mais templates prontos a usar para acelerar o seu fluxo de trabalho.
Compreender o GTD
GTD (Getting Things Done) é uma metodologia de produtividade criada por David Allen. A ideia é que o cérebro serve para ter ideias, não para as guardar. Quando tentamos manter tudo na cabeça, acumula-se uma sobrecarga mental que dificulta a concentração. O GTD oferece um sistema para registar tudo em algum lugar, de modo a que nada precise de ficar retido na memória.
O método assenta em cinco passos:
- Capturar: reunir tudo o que está a ocupar a atenção num único lugar
- Clarificar: decidir o que é cada item e o que fazer com ele
- Organizar: colocar cada coisa no lugar certo
- Rever: manter o sistema atualizado e atual
-
Comprometer-se: escolher o que fazer e agir
Leia mais no nosso blogue sobre como configurar o método GTD no Quire.
Configure o Seu Sistema GTD no Quire
Capturar
Use As Minhas Tarefas como caixa de entrada. O separador Lista em As Minhas Tarefas é um espaço pessoal, não associado a nenhum projeto. Funciona como uma caixa de entrada universal.
- Adicionar tarefa à medida que surgem, sem filtrar nem organizar
- Mantenha a entrada breve. Vai processá-la mais tarde
-
O objetivo é tirar tudo da cabeça e colocá-lo num único lugar
Clarificar e Processar
Para cada item na sua caixa de entrada, siga estes passos por ordem.
1. O que é?
Antes de decidir o que fazer, compreenda o que o item realmente é.
2. É acionável?
Se não for acionável, escolha uma opção:
- Elimine-o de As Minhas Tarefas
- Guarde-o como referência e registe os detalhes na descrição da tarefa
- Coloque-o em Someday/Maybe: use o Peekaboo para o ocultar e definir uma data para reaparecer
Se for acionável, avance para o passo 3.
3. Qual é a próxima ação concreta?
Defina a próxima ação como um passo físico concreto que pode realmente executar. “Tratar da declaração de impostos” não é específico o suficiente. “Ligar ao contabilista para pedir a lista dos documentos necessários” já é.
Renomeie a tarefa em As Minhas Tarefas para refletir esta ação específica antes de continuar.
4. Pode ser feito em 2 minutos ou menos?
Se sim, faça-o agora e conclua a tarefa no Quire. Configurar e acompanhar uma tarefa para algo tão pequeno demora mais tempo do que simplesmente terminá-la.
5. Deve fazê-lo você ou delegar?
- Delegar: mova a tarefa para o projeto certo, atribua-a ao Colaborador certo e defina uma data limite como lembrete de seguimento. Esta é a sua lista Waiting For.
- Fazer você mesmo, data específica: defina uma data limite na tarefa.
- Fazer você mesmo, sem data específica: esta é uma Próxima Ação. Mova-a para o projeto certo.
6. É uma ação ou um projeto?
Se para o concluir são necessárias mais do que uma ação, é um projeto. Crie um novo projeto no Quire e adicione a primeira próxima ação como uma tarefa dentro dele.
Organizar
Após clarificar cada item, coloque-o na lista certa.
Lista de Projetos
No GTD, um projeto é qualquer resultado que exige mais do que uma ação para ser concluído. Não tem de ser grande. “Renovar a licença comercial” é um projeto GTD. Assim como “integrar o novo designer.”
Cada projeto GTD torna-se um projeto no Quire. Durante a revisão semanal, percorra os projetos na barra lateral para confirmar que cada um ainda tem uma próxima ação a avançar.
Próximas Ações
Tarefas prontas para serem executadas, ordenadas por contexto. Adicione uma tag de contexto a cada tarefa para indicar onde ou como pode ser realizada.
Contextos comuns:
- @trabalho: tarefas que requerem estar no trabalho
- @casa: tarefas que só podem ser feitas em casa
- @recados: tarefas que requerem sair
- @chamadas: tarefas que requerem uma chamada telefónica
- @computador: tarefas que requerem um computador, independentemente da localização
- @foco-profundo: tarefas que precisam de um período de concentração ininterrupta
- @vitórias-rápidas: tarefas pequenas para resolver quando só tem alguns minutos livres
- @admin: manutenção de rotina, como arquivar, responder ou tratar de papelada
Use sub-listas com pré-filtros para criar uma vista para cada contexto. Uma sub-lista filtrada por @trabalho mostra automaticamente apenas o que pode realizar no escritório.
Waiting For
Tarefas que delegou ou que aguardam a conclusão por parte de outra pessoa. Mova a tarefa para o projeto certo, atribua-a ao Colaborador relevante e defina uma data limite como lembrete de seguimento.
Calendário
Tarefas com data fixa: reuniões, prazos e eventos com hora marcada. Defina uma data limite na tarefa. Mude para a Vista de cronograma para ver as tarefas agendadas dispostas por data, ou use a Vista de Calendário para as consultar por dia, semana ou mês.
Someday/Maybe
Coisas que talvez queira fazer mais tarde mas nas quais ainda não está pronto para agir. Use o Peekaboo para ocultar a tarefa e definir uma data para reaparecer quando estiver pronto para a revisitar.
Leia mais no nosso blogue sobre como o Peekaboo apoia a metodologia GTD.
Referência
Informação que pode precisar mais tarde mas que não requer nenhuma ação. Guarde a tarefa em As Minhas Tarefas e registe os detalhes na descrição da tarefa. Adicione uma tag “Referência” para que estes itens sejam fáceis de encontrar.
Rever e Comprometer-se
Rever
As revisões regulares mantêm o sistema GTD atualizado. Sem elas, as listas acumulam itens obsoletos e deixa de confiar no que está nelas.
Revisão diária
No início ou no fim de cada dia:
- Verifique As Minhas Tarefas para identificar itens da caixa de entrada por processar.
- Use filtros para ver as tarefas de hoje e os itens em atraso. Confirme que não há compromissos inadiáveis que tenha falhado.
- Percorra a sua sub-lista de Próximas Ações para o contexto atual e escolha o que fazer hoje.
Revisão semanal
A revisão semanal é o passo que impede o sistema de se desintegrar. Reserve 30–60 minutos uma vez por semana.
- As Minhas Tarefas: processe a sua caixa de entrada até zero.
- Organização → separador Lista → Vista de Quadro: verifique que cada projeto tem pelo menos uma tarefa em A Fazer ou Em Progresso. Se não tiver, abra o projeto e adicione uma próxima ação.
- Organização → separador Lista → Filtros: filtre por Data, definido como até hoje, para identificar itens em atraso. Para tarefas atribuídas a outros, faça seguimento ou feche-as (Waiting For). Para tarefas atribuídas a si, reagende ou elimine se já não forem relevantes.
- Organização → separador Lista → Filtros: filtre por Data, definido como Próxima Semana. Confirme que os compromissos que se aproximam têm tarefas configuradas.
- As Minhas Tarefas → Peekaboo: verifique os seus itens Someday/Maybe. Decida se algum está pronto para ser ativado.
Comprometer-se
Quando estiver pronto para trabalhar, o GTD reduz o que fazer usando quatro critérios, por esta ordem.
- Contexto: abra a sub-lista do seu contexto atual (por exemplo, @trabalho ou @computador). Isto limita a lista apenas ao que é possível onde está neste momento.
- Hora: use filtros para ordenar por data limite. As tarefas com prazo hoje ou em atraso aparecem primeiro. Ignore o que precisar de mais tempo do que tem disponível.
- Energia: percorra as tarefas restantes. Algumas requerem pensamento focado; outras são rápidas e de rotina. Adapte o trabalho ao seu estado mental atual.
- Prioridade: de entre as tarefas que se enquadram nos três primeiros critérios, escolha a mais importante e comece. Atualize o estado da tarefa à medida que avança.
Perguntas Frequentes
O que é o GTD?
GTD (Getting Things Done) é uma metodologia de produtividade criada por David Allen. A ideia central é que o cérebro serve para ter ideias, não para as guardar. Ao capturar tudo num sistema de confiança e seguir um processo claro para decidir o que fazer com cada item, liberta a mente para se concentrar no trabalho imediato.
Como configuro o GTD no Quire?
Use As Minhas Tarefas como caixa de entrada para capturar tudo. Processe cada item decidindo se é acionável. Depois organize-o movendo-o para o projeto certo, definindo uma data limite, designando um Colaborador e adicionando uma tag de contexto. Reveja as suas listas diária e semanalmente para manter o sistema atualizado.
Como capturo tarefas no Quire para o GTD?
Use As Minhas Tarefas como caixa de entrada. Adicione cada tarefa, ideia ou afazer ao separador Lista em As Minhas Tarefas assim que surgir. Não filtre nem organize nesta fase. Processe e mova as tarefas para os projetos certos durante o passo Clarificar.
O que é a lista Someday/Maybe no GTD e como a uso no Quire?
Someday/Maybe destina-se a coisas que quer fazer eventualmente, mas não agora. Use o Peekaboo para ocultar essas tarefas e definir uma data para reaparecerem. Assim, as suas listas ativas mantêm-se organizadas sem perder a ideia.
O que é a lista Waiting For no GTD e como a uso no Quire?
Waiting For acompanha as tarefas que delegou ou que aguardam a conclusão por parte de outra pessoa. Mova a tarefa para o projeto certo, atribua-a ao Colaborador relevante e defina uma data limite como lembrete de seguimento. A tarefa aparece como em atraso se não tiver feito o acompanhamento até essa data.
Como uso contextos no Quire para o GTD?
Crie tags para cada contexto (como @casa, @trabalho, @recados, @chamadas, @computador) e adicione-as às tarefas durante o passo Organizar. Quando estiver pronto para trabalhar, filtre pela tag de contexto relevante para ver apenas o que pode realizar nesse momento.
Como faço a revisão semanal no Quire?
Comece em As Minhas Tarefas e processe a sua caixa de entrada até zero. Vá à sua organização, abra o separador Lista e mude para a Vista de Quadro para verificar que cada projeto tem pelo menos uma próxima ação ativa. Filtre por Data, definido como até hoje, para identificar os itens Waiting For em atraso que precisam de seguimento. Filtre por Data, definido como Próxima Semana, para rever os compromissos que se aproximam. Termine em As Minhas Tarefas verificando os seus itens Peekaboo para decidir se alguma tarefa do Someday/Maybe está pronta para ser ativada.
Existe um template GTD já pronto no Quire?
Sim. Visite o projeto GTD e duplique-o para o seu espaço de trabalho para começar sem construir a estrutura de raiz.