Modello GTD Permalink
Usa questo modello per impostare il sistema Getting Things Done (GTD) in Quire per catturare, organizzare e portare avanti le tue attività.
Puoi visitare il progetto GTD e duplicarlo nel tuo spazio di lavoro, così non devi costruire tutto da zero.
Puoi anche esplorare altri modelli pronti all’uso per velocizzare il tuo flusso di lavoro.
Capire il GTD
GTD (Getting Things Done) è una metodologia di produttività creata da David Allen. L’idea è che il cervello serve per avere idee, non per trattenerle. Quando si cerca di tenere tutto a mente, il carico mentale aumenta e diventa più difficile concentrarsi. Il GTD offre un sistema in cui collocare tutto, così nulla deve restare nella testa.
Il metodo si articola in cinque fasi:
- Cattura: raccogli in un unico posto tutto ciò che richiede la tua attenzione
- Chiarisci: decidi cosa rappresenta ogni voce e cosa farne
- Organizza: mettila nel posto giusto
- Rivedi: mantieni il sistema aggiornato e Corrente
-
Agisci: scegli su cosa lavorare e fallo
Per saperne di più leggi il nostro blog su come impostare il metodo GTD in Quire.
Configura il Tuo Sistema GTD in Quire
Cattura
Usa Le mie attività come casella di posta. La scheda Lista in Le mie attività è uno spazio personale, non collegato ad alcun progetto. Funziona come casella di posta universale.
- Aggiungi le attività man mano che emergono, senza filtrare o organizzare
- Tieni la voce breve. La elaborerai in seguito
-
L’obiettivo è trasferire tutto fuori dalla testa in un unico posto
Chiarisci ed Elabora
Per ogni voce nella tua casella di posta, segui questi passi nell’ordine indicato.
1. Cos’è?
Prima di decidere cosa fare, capisci cosa rappresenta effettivamente la voce.
2. È realizzabile?
Se non è realizzabile, scegli una delle opzioni:
- Eliminala da Le mie attività
- Conservala come riferimento e memorizza i dettagli nella descrizione dell’attività
- Mettila in Qualche Giorno/Forse: usa Peekaboo per nasconderla e imposta una data in cui riapparirà
Se è realizzabile, continua al passo 3.
3. Qual è la prossima azione concreta?
Definisci la prossima azione come un passo fisico concreto che puoi effettivamente compiere. “Gestire la dichiarazione dei redditi” non è sufficientemente specifico. “Chiamare il commercialista per richiedere l’elenco dei documenti necessari” lo è.
Rinomina l’attività in Le mie attività per riflettere questa azione specifica prima di procedere.
4. Può essere completata in 2 minuti o meno?
Se sì, falla subito e completa l’attività in Quire. Impostare e tracciare un’attività per qualcosa di così piccolo richiede più tempo che finirla direttamente.
5. Devi farlo tu o delegarlo?
- Delegalo: sposta l’attività nel progetto giusto, assegnala alla persona giusta e imposta una data di scadenza come promemoria di follow-up. Questa è la tua lista In attesa.
- Fallo tu, con una data specifica: imposta una data di scadenza sull’attività.
- Fallo tu, senza una data specifica: questa è una Prossima Azione. Spostala nel progetto giusto.
6. È una singola azione o un progetto?
Se completarla richiede più di un’azione, è un progetto. Crea un nuovo progetto in Quire e aggiungi la prima prossima azione come attività al suo interno.
Organizza
Dopo aver chiarito ogni voce, collocala nella lista giusta.
Lista dei Progetti
Nel GTD, un progetto è qualsiasi risultato che richiede più di un’azione per essere completato. Non deve essere necessariamente grande. “Rinnovare la licenza commerciale” è un progetto GTD. Lo è anche “inserire il nuovo designer.”
Ogni progetto GTD diventa un progetto Quire. Durante la revisione settimanale, scorri i progetti nella barra laterale per confermare che ognuno abbia ancora una prossima azione che lo faccia avanzare.
Prossime Azioni
Attività pronte per essere svolte, ordinate per contesto. Aggiungi un’etichetta di contesto a ogni attività per indicare dove o come può essere svolta.
Contesti comuni:
- @lavoro: attività che richiedono di essere in ufficio
- @casa: attività che possono essere svolte solo a casa
- @commissioni: attività che richiedono di uscire
- @chiamate: attività che richiedono una telefonata
- @computer: attività che richiedono un computer, indipendentemente dalla posizione
- @concentrazione-profonda: attività che necessitano di un periodo di concentrazione ininterrotta
- @vittorie-rapide: attività brevi da sbrigare quando si hanno solo pochi minuti liberi
- @amministrazione: manutenzione di routine, come archiviazione, risposte o pratiche burocratiche
Usa le sottoliste con i pre-filtri per creare una vista per ogni contesto. Una Sottolista filtrata per @lavoro mostra automaticamente solo ciò su cui puoi agire in ufficio.
In Attesa
Attività che hai delegato o per cui stai aspettando che qualcun altro le completi. Sposta l’attività nel progetto giusto, assegnala alla persona pertinente e imposta una data di scadenza come promemoria di follow-up.
Calendario
Attività con una data fissa: riunioni, scadenze ed eventi urgenti. Imposta una data di scadenza sull’attività.
La vista Sequenza Temporale e la vista Calendario sono disponibili solo nei piani Professional, Premium, Enterprise. Ulteriori informazioni sono disponibili nella nostra pagina dei prezzi.
Passa alla vista Sequenza Temporale per vedere le attività pianificate disposte per data, oppure usa la vista Calendario per sfogliarle per giorno, settimana o mese.
Qualche Giorno/Forse
Cose che potresti voler fare in futuro ma su cui non sei ancora pronto ad agire ora.
Peekaboo è disponibile nei piani Professional, Premium ed Enterprise. Ulteriori informazioni sono disponibili nella nostra pagina dei prezzi.
Usa Peekaboo per nascondere l’attività e impostare una data in cui riapparirà quando sei pronto a riesaminarla.
Per saperne di più leggi il nostro blog su come Peekaboo supporta la metodologia GTD.
Riferimento
Informazioni che potrebbero servirti in seguito ma che non richiedono alcuna azione. Conserva l’attività in Le mie attività e memorizza i dettagli nella descrizione dell’attività. Aggiungi un’etichetta “Riferimento” così queste voci sono facili da trovare.
Rivedi e Agisci
Rivedi
Le revisioni regolari mantengono il sistema GTD Corrente. Senza di esse, le tue liste si riempiono di voci obsolete e smetti di fidarti di ciò che contengono.
Revisione quotidiana
All’inizio o alla fine di ogni giornata:
- Controlla Le mie attività per eventuali voci della casella di posta non elaborate.
- Usa i filtri per vedere le attività di oggi e quelle Scadute. Verifica di non aver mancato impegni fissi.
- Scorri la Sottolista Prossime Azioni per il tuo contesto Corrente e scegli cosa fare oggi.
Revisione settimanale
La revisione settimanale è il passo che impedisce al sistema di sgretolarsi. Riserva 30-60 minuti una volta alla settimana.
- Le mie attività: svuota la casella di posta fino a zero.
- Organizzazione → scheda Lista → vista Bacheca: verifica che ogni progetto abbia almeno un’attività in Da fare o In corso. In caso contrario, apri il progetto e aggiungi una prossima azione.
- Organizzazione → scheda Lista → Filtri: filtra per Data, impostata su fino a oggi, per individuare le voci Scadute. Per le attività assegnate ad altri, fai un follow-up o chiudile (In attesa). Per le attività assegnate a te, ripianificale o eliminale se non sono più rilevanti.
- Organizzazione → scheda Lista → Filtri: filtra per Data, impostata su La prossima settimana. Verifica che gli impegni imminenti abbiano le attività configurate.
- Le mie attività → Peekaboo: controlla le voci Qualche Giorno/Forse. Decidi se alcune sono pronte per essere attivate.
Agisci
Quando sei pronto a lavorare, il GTD restringe il campo su cosa fare usando quattro criteri, in quest’ordine.
- Contesto: apri la sottolista per il tuo contesto Corrente (ad es. @lavoro o @computer). Questo limita la lista solo a ciò che è possibile dove ti trovi in questo momento.
- Ora: usa i filtri per ordinare per data di scadenza. Le attività con scadenza oggi o Scadute vengono prima. Salta tutto ciò che richiede più tempo di quanto ne hai.
- Energia: scorri le attività rimanenti. Alcune richiedono pensiero concentrato; altre sono rapide e di routine. Abbina il lavoro al tuo stato mentale attuale.
- Priorità: tra le attività che soddisfano i primi tre criteri, scegli quella più importante e inizia. Aggiorna lo stato dell’attività man mano che avanzi.
Domande Frequenti
Cos’è il GTD?
GTD (Getting Things Done) è una metodologia di produttività creata da David Allen. L’idea centrale è che il cervello serve per avere idee, non per trattenerle. Catturando tutto in un sistema affidabile e seguendo un processo chiaro per decidere cosa fare con ogni voce, liberi la mente per concentrarsi sul lavoro da svolgere.
Come si imposta il GTD in Quire?
Usa Le mie attività come casella di posta per catturare tutto. Elabora ogni voce decidendo se è realizzabile. Poi organizzala spostandola nel progetto giusto, impostando una data di scadenza, assegnando un responsabile ed etichettandola con un contesto. Rivedi le tue liste ogni giorno e settimanalmente per mantenere il sistema Corrente.
Come si catturano le attività in Quire per il GTD?
Usa Le mie attività come casella di posta. Aggiungi ogni attività, idea o cosa da fare alla scheda Lista in Le mie attività non appena emerge. Non filtrare o organizzare in questa fase. Elabora e sposta le attività nei progetti giusti durante la fase Chiarisci.
Cos’è la lista Qualche Giorno/Forse nel GTD e come si usa in Quire?
Qualche Giorno/Forse è per le cose che vuoi fare prima o poi ma non ora. Usa Peekaboo per nascondere queste attività e impostare una data in cui riappariranno. Questo mantiene le tue liste attive pulite senza perdere l’idea.
Cos’è la lista In Attesa in GTD e come si usa in Quire?
In attesa traccia le attività che hai delegato o per cui stai aspettando che qualcun altro le completi. Sposta l’attività nel progetto giusto, assegnala alla persona pertinente e imposta una data di scadenza come promemoria di follow-up. L’attività appare come Scaduta se non hai verificato entro quella data.
Come si usano i contesti in Quire per il GTD?
Crea etichette per ogni contesto (come @casa, @lavoro, @commissioni, @chiamate, @computer) e aggiungile alle attività durante la fase Organizza. Quando sei pronto a lavorare, filtra per l’etichetta di contesto pertinente per vedere solo ciò su cui puoi agire adesso.
Come si fa la revisione settimanale in Quire?
Inizia in Le mie attività e svuota la casella di posta fino a zero. Vai alla tua organizzazione, apri la scheda Lista e passa alla vista Bacheca per verificare che ogni progetto abbia almeno una prossima azione attiva. Filtra per Data, impostata su fino a oggi, per individuare le voci In attesa Scadute che necessitano di follow-up. Filtra per Data, impostata su La prossima settimana, per rivedere gli impegni imminenti. Termina in Le mie attività controllando le voci Peekaboo per decidere se eventuali attività Qualche Giorno/Forse sono pronte per essere attivate.
C’è un modello GTD già pronto in Quire?
Sì. Visita il progetto GTD e duplicalo nel tuo spazio di lavoro per iniziare senza dover costruire la struttura da zero.