Modelo de Gestão de Projetos de Capital Permalink

Use este modelo para gerir uma carteira de projetos de capital no Quire: todos os edifícios, máquinas, sistemas ou terrenos que a empresa esteja a comprar ou a construir, com orçamento aprovado, comprometido e gasto lado a lado. O projeto abre na Vista de Tabela, onde cada linha é um projeto de capital e uma fórmula assinala os que já estão sobre-comprometidos.

Pode visitar o projeto de Gestão de Projetos de Capital e duplicá-lo para o seu espaço de trabalho, para não precisar de construir tudo do zero.

Pode também explorar mais modelos prontos a usar para acelerar o seu fluxo de trabalho.

Compreender os Projetos de Capital

Um projeto de capital compra ou constrói um ativo que ficará no balanço durante anos: uma extensão de armazém, uma linha de maquinação, um sistema ERP, um terreno. Daqui decorrem três coisas. O dinheiro é autorizado de uma só vez, em bloco, por alguém sénior. É gasto ao longo de um a três anos através de fornecedores e empreiteiros. E a pergunta que importa raramente é quanto já se pagou, mas sim quanto já se prometeu.

Aprovado, Comprometido e Gasto

Três números descrevem o estado financeiro de um projeto de capital, e movem-se a velocidades diferentes.

O Comprometido é o número a vigiar. Um projeto que assinou contratos acima do seu orçamento já está acima do orçamento, mesmo que as faturas ainda não tenham chegado. O Gasto até à Data atrasa-se em relação à realidade por semanas ou meses, razão pela qual uma carteira gerida apenas pelo gasto só toma conhecimento de um desvio no momento em que já nada se pode fazer quanto a isso.

Carteira, Não Projeto

Um único projeto de capital é um plano de projeto. Dez deles são uma carteira, e as perguntas mudam: quanto da autorização deste ano já está reservado, quais os projetos com problemas, e quais dos pedidos do próximo ano ainda aguardam a aprovação do quadro. São perguntas de tabela, por isso o modelo é construído como uma única tabela.

Organizar a Carteira

Cada tarefa raiz é um projeto de capital. As suas sub-tarefas são as fases do ciclo de vida, do caso de negócio ao encerramento. Três secções dividem a carteira por tempo.

O exemplo é o de um fabricante de média dimensão. Uma expansão de armazém, uma substituição de AVAC, uma linha de maquinação CNC, uma migração de ERP e uma modernização de supressão de incêndios estão em curso. Um parque solar, uma eletrificação de frota e uma compra de terreno aguardam no pipeline. Uma repavimentação de parque de estacionamento está encerrada.

Fases como Sub-tarefas

Todos os projetos têm a mesma estrutura de fases como sub-tarefas: caso de negócio, aprovação de financiamento, design, aquisição, execução, comissionamento e encerramento. Os nomes ajustam-se ao ativo. A fase de execução da migração de ERP é Desenvolver, configurar e migrar dados, o projeto de supressão de incêndios é comissionado com uma inspeção de seguradora, e o parque solar precisa de uma candidatura a subsídio antes de qualquer compra.

O encerramento é a fase que as equipas ignoram e a que mais preocupa as finanças. É onde o ativo é capitalizado, passando de construção em curso a ativo depreciável, e onde se registam as lições que melhorariam o próximo caso de negócio.

A Descrição do Projeto

A descrição de cada projeto contém o âmbito numa linha, seguido do caso de negócio e do patrocinador. A expansão de armazém lê-se assim: o armazenamento de excesso custa 18 mil dólares por mês, retorno em menos de quatro anos, patrocinador VP de Operações. Quando o mesmo projeto surge para um pedido de alteração um ano depois, é esse o parágrafo que se volta a ler.

Dica: Coloque também as ordens de alteração na descrição, como faz o projeto de AVAC. Uma nota de uma linha a dizer o que mudou, em quanto, e se as finanças já deram o aval, poupa ao próximo leitor o trabalho de reconstruir tudo a partir de comentários.

Acompanhar o Dinheiro na Vista de Tabela

A vista de tabela só está disponível nos planos Professional, Premium e Enterprise. Mais informações na nossa página de preços.

Nove campos personalizados sustentam a carteira, e a Vista de Tabela coloca-os ao lado de cada projeto.

Introduz três dos valores monetários. Os outros três são fórmulas e recalculam automaticamente. Edite um valor diretamente na tabela quando uma ordem de compra é assinada, e a linha atualiza-se antes de sair da célula.

A Fórmula da Saúde do Orçamento

Saúde do Orçamento é a coluna pela qual se ordena, e é apenas uma linha.

{Comprometido} > {Orçamento Aprovado} ? "🔴 Sobre-comprometido" : ({Comprometido} > {Orçamento Aprovado} * 0.9 ? "🟡 Observar" : "🟢 Dentro do previsto")

Abaixo de 90 por cento comprometido é verde. Entre 90 e 100 é Observar, a faixa em que a próxima ordem de alteração faz o projeto ultrapassar o limite. Acima de 100 é Sobre-comprometido.

A substituição de AVAC mostra por que motivo a fórmula se baseia no Comprometido em vez do Gasto. Aprovado em 680.000 dólares, gastou 410.000 dólares, o que se lê como 60 por cento concluído e confortável. Mas os contratos assinados totalizam 705.000 dólares, pelo que já está 25.000 dólares acima antes de a maioria das faturas ter chegado, e a linha está vermelha.

Nota: O limiar de 90 por cento é uma convenção, não uma regra. Aperte-o para 0,95 numa carteira de projetos pequenos e previsíveis. Alargue-o para construção, onde as ordens de alteração são normais. Edite o 0.9 na fórmula e todas as linhas são reclassificadas.

Totais de Coluna e Agrupamento

O modelo vem com a Soma ativada nas colunas de dinheiro, pelo que a linha inferior da tabela é a posição da carteira. Orçamento Aprovado é o seu total de CapEx autorizado. Comprometido é quanto disso já está reservado. A diferença entre ambos é o que ainda está livre para ser contratado. Gasto (%) faz a média em vez de somar, porque somar percentagens não significa nada, e a Saúde do Orçamento não tem qualquer cálculo por ser texto. Pode alterar o cálculo por coluna passando o rato sobre essa linha inferior.

Agrupe a tabela para responder às perguntas da carteira.

• Agrupe por Fonte de Financiamento para ver quanto do ano depende de um subsídio ou de uma obrigação ainda não fechada. Cada grupo tem os seus próprios totais
• Agrupe por Tipo de Ativo para a distribuição entre edifícios, equipamento e sistemas
• Os projetos em pipeline não têm Orçamento Aprovado até passarem a etapa, pelo que os totais só contam sempre dinheiro autorizado

Executar o Ciclo de Vida como Estados

No plano de subscrição Free, pode ter até 5 estados em cada projeto, e este modelo usa 10. Atualize o seu plano de subscrição para manter todos os dez, ou combine as etapas em Caso de Negócio, Aprovado, Execução, Encerrado e Cancelado depois de duplicar. Mais informações na nossa página de preços.

Dez estados gerem a carteira, e oito deles são etapas por ordem.

Duas saídas laterais ficam fora da sequência. Em Espera é para um projeto que aguarda algo fora do seu controlo, como a compra de terreno de exemplo à espera de uma previsão de crescimento. Cancelado é para um que não avançará.

Abra o projeto na Vista de Quadro e reorganize as colunas por Estado. A carteira lê-se como um pipeline da esquerda para a direita, e uma coluna que enche sem esvaziar é a etapa onde os projetos ficam bloqueados.

As sub-tarefas de fase usam os mesmos estados, seguindo uma regra. Uma fase concluída está Encerrada, a fase atual tem o mesmo estado que a sua tarefa principal, e as fases futuras permanecem Não iniciadas. O estado de um projeto e a sua fase em curso concordam sempre, e a fase carrega as datas.

Nota: Encerrado e Cancelado situam-se ambos nos 100 por cento de progresso, pelo que o filtro Tarefas ativas os oculta. A secção de Encerrados parece vazia até mudar o filtro para Todas as tarefas.

Etiquetar a Justificação

Todo pedido de capital tem um motivo, e o motivo é a tag: Crescimento, Substituição, Segurança & Conformidade ou Poupança de Custos. Um projeto pode ter duas. A linha CNC é Crescimento e Poupança de Custos. A substituição de AVAC é Substituição e Segurança & Conformidade.

Tipo de Ativo indica o que se está a comprar. A tag indica o porquê. Quando o capital fica apertado, Segurança & Conformidade e Substituição são defendidos de forma diferente de Crescimento, e filtrar por tag é como se vê o que um corte afetaria.

Uma quinta tag, Requer Aprovação do Quadro, assinala tudo o que esteja acima do limiar de aprovação do quadro, para que não passe despercebido apenas com a assinatura de um gestor. Filtre por ela antes da reunião do quadro e tem o dossiê pronto.

Ver o Cronograma na Vista de Cronograma

A vista de cronograma só está disponível nos planos Professional, Premium e Enterprise. Mais informações na nossa página de preços.

Todos os projetos têm uma data de início e uma data limite, e a carteira de exemplo decorre desde o final de 2025 até 2027. Mude para a Vista de Cronograma e defina a escala para Ano para ver toda a carteira como barras, uma por projeto.

Recolha as fases e cada barra é um projeto. Expanda uma e as fases empilham-se por baixo, de modo que uma data de comissionamento que tenha ultrapassado a data limite da tarefa principal aparece como uma barra a sobressair. Colora as barras por estado e as etapas leem-se diretamente no gráfico. Os projetos em pipeline têm data limite mas ainda não têm data de início, pelo que o cronograma tracejar a aproximação ao prazo em vez de desenhar uma barra sólida.

Manter os Números Honestos

Uma tabela de carteira é tão boa quanto a última vez que alguém introduziu um número nela. Três hábitos mantêm-na fiel.

Depois faça uma revisão mensal da carteira ordenada por Saúde do Orçamento. Primeiro as linhas vermelhas: há um pedido de alteração em curso, e quem é responsável por ele. Depois as linhas amarelas: qual é a próxima ordem de alteração, e se fará o projeto ultrapassar o limite. Depois o pipeline: quais os pedidos ainda a aguardar uma decisão, e quando é o prazo.

Alterações de Orçamento

O Orçamento Aprovado só muda através de um pedido formal de alteração de orçamento, nunca escrevendo um número maior para tornar uma linha vermelha em verde. O projeto de AVAC mostra a forma. Uma ordem de alteração para reforçar a estrutura do telhado empurrou o Comprometido 25.000 dólares acima, pelo que uma sub-tarefa Urgente, Submeter pedido de alteração de orçamento (+25 mil dólares), fica no projeto com um responsável e uma data limite, e a descrição regista a alteração e o facto de as finanças ainda não terem dado o aval. Até que o façam, a linha permanece vermelha. É esse o propósito. O vermelho é o estado honesto, e é o que dá início à conversa.

Assim que o pedido é aprovado, aumente o Orçamento Aprovado pelo valor sancionado e a Saúde do Orçamento recalcula. Mantenha a sub-tarefa do pedido de alteração após o encerramento. É o registo de por que motivo o custo final difere do caso de negócio, que é o que o próximo caso de negócio precisa de aprender.

Adaptar o Modelo

• Planear por ano fiscal? Renomeie as três secções para FY2026, FY2027 e FY2028. Os campos e estados são indiferentes
• Planear por local ou unidade de negócio? Renomeie-as para isso
• As finanças acompanham a previsão à conclusão? Adicione um campo de dinheiro Previsão e aponte a fórmula da Saúde do Orçamento para ele em vez do Comprometido
• A reportar a um quadro? Filtre por Requer Aprovação do Quadro e ordene por Orçamento Aprovado. Esse é o dossiê

Leia mais no nosso blogue sobre quando um conjunto de projetos se torna uma carteira, e o que muda quando isso acontece.

Iniciar a Sua Carteira

Tudo nesta página pode ser construído manualmente. O modelo é a mesma coisa já montada: três secções, nove projetos de exemplo com 59 sub-tarefas de fase, nove campos personalizados incluindo as três fórmulas, dez estados, cinco tags e o documento de instruções.

Duplique o projeto de Gestão de Projetos de Capital para o seu espaço de trabalho e depois altere cinco coisas:

1. Elimine os nove projetos de exemplo e adicione os seus próprios, uma tarefa raiz por projeto de capital. Duplique primeiro um exemplo e mantenha as suas sub-tarefas de fase como a estrutura para os seus.
2. Dê a cada projeto o código que o seu sistema financeiro utiliza, para que a tabela reconcilie com o livro contabilístico.
3. Preencha o Orçamento Aprovado apenas quando um projeto é financiado, e defina o seu estado como Aprovado na mesma altura.
4. Reatribua dos membros de exemplo para os seus próprios gestores de projeto, um por projeto.
5. Defina o limiar da Saúde do Orçamento de acordo com a tolerância da sua carteira, e depois deixe-o intacto para que as cores mantenham o mesmo significado de mês para mês.

Direcione a sua equipa para o documento Como usar este modelo. Ele mantém as definições dos campos e a regra de estados dentro do projeto, para quem não ler este guia.

Se o caso de negócio de um projeto ainda precisar de ser escrito, o modelo de Carta de Projeto trata disso. Para os riscos numa grande construção, combine a carteira com o modelo de Registo de Riscos.

Perguntas Frequentes

O que é a gestão de projetos de capital?

A gestão de projetos de capital é o planeamento, financiamento, execução e encerramento de projetos que criam ou melhoram um ativo de longa duração, como um edifício, uma linha de produção ou um sistema de TI. O dinheiro é autorizado de uma só vez, gasto através de fornecedores ao longo de anos, e o ativo é capitalizado no final, razão pela qual o gasto comprometido e o encerramento importam mais do que em projetos comuns.

Qual é a diferença entre comprometido e gasto?

Comprometido é o valor das ordens de compra e contratos assinados, pagos ou não. Gasto são as faturas que já foram liquidadas. Comprometido revela a verdade sobre o orçamento, porque um projeto que assinou contratos acima do que foi aprovado já está acima do orçamento, mesmo que o gasto ainda pareça confortável.

Quais são as fases de um projeto de capital?

Caso de negócio, aprovação de financiamento, design, aquisição, execução, comissionamento e encerramento, por essa ordem. O modelo do Quire usa estas etapas como estados, com Em Espera e Cancelado como saídas laterais, de modo que a carteira se lê como um pipeline na vista de Quadro.

Como faço a gestão de uma carteira de projetos de capital?

Coloque todos os projetos numa única tabela com os mesmos campos em cada linha: um código de projeto, tipo de ativo, fonte de financiamento, e os valores aprovado, comprometido e gasto. Divida-a em secções ativas, pipeline e encerradas, depois reveja mensalmente ordenando por saúde do orçamento.

Como faço o acompanhamento de um orçamento de capital no Quire?

Adicione campos de Dinheiro para Orçamento Aprovado, Comprometido e Gasto até à Data, depois campos de Fórmula para Orçamento Restante, Gasto (%) e Saúde do Orçamento. A Vista de Tabela coloca todos os seis ao lado de cada projeto, e as fórmulas recalculam à medida que introduz os valores comprometidos e gastos.

O que significa sobre-comprometido num projeto de capital?

Contratos e ordens de compra assinados excedem o orçamento aprovado. É uma afirmação mais forte do que estar acima do orçamento em gasto, porque um contrato tem de ser pago ou renegociado. A fórmula de Saúde do Orçamento do modelo fica vermelha no momento em que o Comprometido ultrapassa o Orçamento Aprovado.

Como lido com uma alteração de orçamento num projeto de capital?

Levante um pedido formal de alteração de orçamento como sub-tarefa urgente com um responsável e uma data limite, registe a alteração na descrição do projeto, e deixe a linha vermelha até que o patrocinador dê o seu aval. Só então aumente o Orçamento Aprovado. Mantenha a sub-tarefa depois como o registo de por que motivo o custo final difere do caso de negócio.

Com que frequência deve ser revista uma carteira de projetos de capital?

Atualize o Comprometido no dia em que um contrato é assinado e o Gasto até à Data no fecho de final de mês, depois reveja toda a carteira mensalmente, ordenada por Saúde do Orçamento com as linhas vermelhas primeiro. Reveja o pipeline face ao plano fiscal a cada trimestre.

Existe um modelo pronto de gestão de projetos de capital no Quire?

Sim. Visite o projeto de Gestão de Projetos de Capital e duplique-o para o seu espaço de trabalho para obter as três secções, nove projetos de exemplo com sub-tarefas de fase, nove campos personalizados incluindo três fórmulas, dez estados e cinco tags sem os ter de construir você mesmo.