Modelo de Plano de Comunicação Permalink
Use este modelo para decidir quem fica sabendo o quê sobre o seu projeto, por qual canal e com qual frequência. O projeto abre na Exibição de tabela, onde cada linha é uma comunicação com seu público, canal, cadência e responsável lado a lado.
Você pode visitar o projeto de Plano de Comunicação e duplicar para o seu espaço de trabalho, sem precisar construir tudo do zero.
Você também pode explorar mais modelos prontos para usar para acelerar seu fluxo de trabalho.
Entender os Planos de Comunicação
A maioria dos projetos não dá errado no trabalho em si. Dá errado porque alguém ficou sabendo tarde demais. Um plano de comunicação é o documento que decide antecipadamente quem fica sabendo o quê, por qual canal e com qual frequência.
O Que um Plano Responde
Seis coisas, e a última é onde os planos costumam ficar incompletos.
- Objetivos, formulados como algo que você pode medir. “Manter todos informados” é um sentimento, não um objetivo.
- Públicos, divididos entre as pessoas afetadas pelo trabalho e as que o influenciam ou aprovam.
- Mensagens-chave, ou seja, uma mensagem central mais uma versão por público que transmite a mesma verdade com ênfase diferente.
- Canais, escolhidos de acordo com o público e não com seus próprios hábitos.
- Frequência, escrita como uma cadência real. “Toda quinta-feira alternada” é uma cadência. “Regularmente” não é.
- Um responsável por cada comunicação.
Um caminho de escalada também pertence aqui: níveis de gravidade, quem é notificado e em quanto tempo.
Plano, Estratégia ou Carta
Três documentos ficam próximos entre si, mas apenas um deles agenda alguma coisa.
| Documento | Define | Extensão |
|---|---|---|
| Estratégia de comunicação | Por que esses públicos importam e o que você quer transmitir | Longo |
| Plano de comunicação | Qual canal, em qual dia, enviado por quem | A matriz |
| Carta de comunicação | As decisões do plano em uma página, aprovadas | Uma página |
Um projeto pequeno precisa apenas do plano, porque sua estratégia cabe em uma frase. Se você só puder escrever um dos três, escreva o plano, porque é o único com datas e nomes.
Onde os Planos Falham
Cinco falhas, e elas se agravam mutuamente.
- Todo mundo recebe todas as atualizações. As pessoas param de ler quando metade do que chega não se aplica a elas. Reduza a lista de público, não a mensagem
- O plano não tem responsável. Um plano que pertence à equipe não pertence a ninguém
- As reuniões substituem a escrita. Se o mesmo estado é repetido em voz alta em três chamadas, escreva uma vez e cancele duas
- As más notícias ficam aguardando a próxima atualização agendada. Nesse meio tempo, alguém já ouviu uma versão pior
- Ninguém verifica se funciona. Uma taxa de abertura de 15 por cento raramente é apatia. Normalmente significa que o canal está errado
Construir o Plano em Seis Fases
O modelo usa seis seções, uma por fase, com 41 tarefas no total. A ordem importa, porque cada fase depende da anterior.
| Fase | O que define |
|---|---|
| 1 · Configurar o Plano | Objetivos, escopo, o responsável e um substituto, o caminho de escalada |
| 2 · Mapear Públicos e Partes Interessadas | Quem é afetado, quem tem influência, o que cada grupo quer saber |
| 3 · Escrever as Mensagens-Chave | Uma mensagem central, depois versões adaptadas por público |
| 4 · Escolher Canais e Definir a Cadência | Canal por público, o ritmo de reuniões, a própria matriz |
| 5 · Executar as Comunicações | O trabalho recorrente e em andamento |
| 6 · Medir e Melhorar | Se alguém está lendo e o que eliminar |
A Fase 5 é a que merece atenção. Configurar um plano é satisfatório e finito, enquanto executá-lo não é nenhuma das duas coisas — e é por isso que a maioria dos planos morre aí e não na fase de escrita.
Seis tags atravessam todas as fases. Interno e Externo separam o rigor de revisão, Recorrente marca tudo que está em um cronograma, Visibilidade da Diretoria sinaliza o que a liderança vê, Precisa de Aprovação marca o que vai precisar de aprovação, e Pronto para Crise marca as mensagens escritas antes de serem necessárias.
A Matriz de Comunicação
A Exibição de tabela está disponível apenas nos planos Professional, Premium e Enterprise. Mais informações podem ser encontradas em nossa página de preços.
Quatro campos personalizados transformam a Exibição de tabela em uma grade de quem / o quê / quando / onde, com uma linha por comunicação.
- Público permite vários valores ao mesmo tempo, porque um anúncio frequentemente atende mais de um grupo: Patrocinadores Executivos, Equipe Central do Projeto, Parceiros Multifuncionais, Todos os Colaboradores, Clientes, Parceiros Externos
- Canal inclui os oito lugares onde uma mensagem pode chegar, desde e-mail e bate-papo até uma assembleia geral, uma newsletter, o quadro do projeto, um documento compartilhado ou uma conversa individual
- Frequência vai de uma única vez até trimestral, mais Conforme necessário para tudo que é acionado por eventos
- Tipo de Mensagem separa o planejamento das atualizações de estado, anúncios, pedidos de decisão, escaladas, pedidos de comentários e relatórios
Agrupar a tabela é o que transforma a matriz de um registro em uma verificação. Agrupe por Público para ver se um grupo está recebendo tudo. Agrupe por Canal para encontrar o canal que está fazendo todo o trabalho. Agrupe por Responsável para encontrar a pessoa enviando todas as atualizações.
Abra qualquer linha e os mesmos campos aparecem no painel da tarefa, para que a pessoa responsável pelo envio possa ver o público e a cadência sem abrir a tabela.
Dica: Preencha o Público antes do Canal. Escolher o canal primeiro é a razão pela qual um plano acaba enviando tudo por e-mail — o canal mais fácil para quem envia, não o que o público lê.
Gerenciar Aprovações Antes de Enviar
O recurso de Aprovação está disponível apenas nos planos Premium e Enterprise. Mais informações podem ser encontradas em nossa página de preços.
Nada voltado ao cliente deve ser enviado com base no julgamento de uma única pessoa. A aprovação é gerenciada pelo fluxo de trabalho de Aprovação integrado ao Quire, e não por uma caixa de seleção, para que cada decisão deixe um registro de quem pediu, quem decidiu e o que mudou. Três categorias já estão configuradas.
| Categoria | Para que serve |
|---|---|
| Aprovação do Patrocinador | Objetivos, a mensagem central, a matriz, o pacote de direcionamento |
| Revisão Editorial | Tudo voltado ao cliente: notas de versão, anúncios de kickoff, publicações de marco |
| Jurídico e Conformidade | Regras de escalada, declarações provisórias, tudo com exposição regulatória |
Abra uma tarefa, escolha Pedir aprovação e selecione a categoria. O aprovador pode aprovar, rejeitar ou solicitar alterações, e o estado aparece no topo da tarefa.
Três tarefas na Fase 1 já têm pedidos abertos — um aprovado, um aguardando e um com alterações solicitadas — para que você possa ver todos os estados antes de usar o sistema de verdade.
Nota: Os painéis de Aprovação são abertos por padrão, então qualquer pessoa no projeto pode pedir ou aprovar. Isso é aceitável para uma equipe pequena e uma má ideia para qualquer coisa regulada. Defina aprovadores reais por categoria nas configurações do projeto antes de começar.
A tag Precisa de Aprovação tem uma função diferente. Ela marca o trabalho que vai precisar de aprovação mais tarde, antes de qualquer pedido existir, para que ao filtrar por ela você veja a carga de aprovações que se aproxima e não a que já está em andamento.
Acompanhar Rascunho, Revisão e Envio
Estados das Comunicações
No plano de Assinatura Free, você pode ter até 5 estados em cada projeto, e este modelo usa 7. Após duplicar, una Em rascunho com Em andamento e Aprovado com Em revisão, ou faça upgrade do seu plano de assinatura para manter todos os sete. Mais informações podem ser encontradas em nossa página de preços.
Sete estados, porque um rascunho e uma mensagem enviada não são a mesma coisa: A fazer, Em andamento, Em rascunho, Em revisão, Aprovado, Bloqueado e Concluído.
Abra o projeto na Exibição de Quadro e organize as colunas por Estado para ver o que está escrito, o que está aguardando revisão e o que está pronto para enviar.
Em rascunho → Em revisão → Aprovado é a parte que vale a pena manter. Unir essas três em uma única coluna “em andamento” esconde a única pergunta que importa antes de enviar: mais alguém leu isso?
Sublistas de Comunicação
No plano de Assinatura Free, você pode criar duas sublistas por projeto, e este modelo já usa ambas. Faça upgrade do seu plano de assinatura para criar mais sublistas. Mais informações podem ser encontradas em nossa página de preços.
Duas Sublistas atravessam as seis fases.
- Ritmo Recorrente reúne todas as comunicações que se repetem. Abra-a semanalmente. Se o mesmo item continua atrasando, a cadência é ambiciosa demais — não a pessoa
- Voltado ao Cliente e Externo reúne tudo que sai da organização, que é o conjunto que precisa de Revisão Editorial
Ambas são baseadas em filtros, então marcar uma nova tarefa como Recorrente ou Externo a arquiva automaticamente.
Painel de Saúde das Comunicações
A Exibição de Painel está disponível apenas nos planos Professional, Premium e Enterprise. Mais informações podem ser encontradas em nossa página de preços.
O Painel Saúde das Comunicações responde se o plano está sendo executado, e não apenas se foi escrito. Três widgets o sustentam.
- Distribuição do Estado das Tarefas: quanto ainda está em rascunho versus aprovado e enviado
- Tarefas Próximas: o que está prestes a ser enviado — a exibição a abrir numa segunda-feira
- Carga de trabalho do membro: se o envio está distribuído pela equipe ou concentrado em uma única pessoa
A Carga de trabalho do membro é a que merece mais atenção. Um plano de comunicação onde um único nome é responsável por todos os envios é um plano com um ponto único de falha, e a tabela de carga de trabalho mostra isso mais rapidamente do que a matriz.
Escrever a Carta de Uma Página
O documento Carta de Comunicação é o plano condensado em algo que um patrocinador vai realmente ler, com espaços entre colchetes para preencher. Sete seções curtas cobrem por que o plano existe, os objetivos mensuráveis, a tabela de públicos, a mensagem central, a escalada, a cadência de reuniões e como você vai saber se funcionou.
A tabela de escalada acima é a seção pela qual as equipes ficam mais gratas depois. Ela fixa os níveis de gravidade, quem é notificado e o prazo, antes de alguém estar sob pressão. Inclui também uma declaração provisória para o caso de você ter que dizer algo sem ainda saber a resposta — o que é melhor que o silêncio, porque o silêncio é preenchido com rumores.
Se a Carta ultrapassar uma página, você começou a escrever um documento de estratégia. Corte-a.
Leia mais em nosso blog sobre como gerenciar atualizações para partes interessadas sem reuniões de estado.
Começar o Seu Plano
Tudo nesta página pode ser construído manualmente. O modelo é a mesma coisa já montada: seis fases, 41 tarefas, sete estados, quatro campos, três categorias de aprovação, seis tags, ambas as sublistas e ambos os documentos, com datas de exemplo de julho a dezembro de 2027.
Duplique o projeto de Plano de Comunicação para o seu espaço de trabalho e depois mude cinco coisas:
- Limpe os responsáveis de exemplo e reatribua à sua própria equipe.
- Selecione todas as tarefas e arraste o bloco para o seu cronograma real na Exibição de Linha do Tempo.
- Defina aprovadores reais por categoria nas configurações do projeto, para que a aprovação não possa ser ignorada.
- Limpe os três pedidos de aprovação de exemplo na Fase 1 e faça novos pedidos à medida que seu plano avança.
- Faça a Fase 1 a sério antes de enviar qualquer coisa. As Fases 2 a 6 só funcionam quando os objetivos e o responsável estão definidos.
Adaptar o Modelo
- Menos de cinco pessoas? Elimine as Fases 2 e 4, mantenha uma atualização semanal e siga em frente
- Setor regulado? Encaminhe tudo que é externo por Jurídico e Conformidade, com um painel de aprovadores explícito
- Equipe distribuída por fusos horários? Concentre o volume em atualizações escritas no quadro e reduza as reuniões presenciais. Async primeiro
- Gerenciando um incidente? Filtre por Pronto para Crise. Essas tarefas são o seu ponto de partida
Se o seu plano está inserido em um ciclo Agile mais amplo, o modelo Agile Scrum cobre o backlog e o ritmo de sprint sobre os quais as atualizações de estado se reportam.
Perguntas Frequentes
O que é um plano de comunicação?
Um plano de comunicação é o documento que decide, antecipadamente, quem fica sabendo o quê sobre um projeto, por qual canal e com qual frequência. Ele existe porque a maioria dos projetos dá errado quando alguém fica sabendo tarde demais, e não porque o trabalho em si estava errado.
O que deve incluir um plano de comunicação?
Objetivos mensuráveis, os públicos, as mensagens-chave, um canal e cadência por público, e um responsável nomeado para cada comunicação. Um caminho de escalada também pertence aqui: níveis de gravidade, quem é notificado e em quanto tempo.
Qual é a diferença entre um plano de comunicação e uma estratégia de comunicação?
Uma estratégia define os objetivos de alto nível, os públicos e as mensagens. Um plano é a execução tática: qual canal, em qual dia, enviado por quem. Se você só puder escrever um, escreva o plano, porque é o único com datas e nomes.
Como criar um plano de comunicação?
Defina objetivos mensuráveis e nomeie um responsável, mapeie os públicos, escreva uma mensagem central mais versões adaptadas, associe canais e bloqueie a cadência, execute o plano e verifique se alguém está lendo. A ordem importa, porque cada etapa depende da anterior.
Com que frequência deve ser atualizado um plano de comunicação?
Revise-o em cada gate de fase e sempre que o escopo mudar de forma significativa, com uma análise mensalmente da matriz para tudo que ultrapasse um trimestre. Uma vez por trimestre, faça uma revisão completa: acompanhe o engajamento, realize uma pesquisa rápida e elimine o que ninguém lê.
Como construir uma matriz de comunicação no Quire?
Torne cada comunicação uma tarefa e adicione campos de seleção para Público, Canal, Frequência e Tipo de Mensagem. A Exibição de tabela mostra então uma linha por comunicação, e agrupar por Público ou Canal indica quem está recebendo mensagens demais e qual canal está fazendo todo o trabalho.
Como decidir com que frequência comunicar?
Deixe o público decidir. Os executivos geralmente querem menos volume e mais sinal, a equipe central precisa de detalhes semanalmente ou diariamente, e todos os outros ficam entre mensalmente e nos marcos. Defina uma regra separada para más notícias: em até 24 horas, independentemente do cronograma.
Quais são os erros mais comuns em um plano de comunicação?
Colocar todo mundo em todas as atualizações, deixar o plano sem um responsável nomeado, deixar as reuniões substituírem a escrita, reter más notícias até a próxima atualização agendada, e nunca verificar se algo funciona.
Existe um modelo de plano de comunicação pronto no Quire?
Sim. Visite o projeto de Plano de Comunicação e duplique-o para o seu espaço de trabalho para obter as seis fases, 41 tarefas, sete estados, quatro campos, três categorias de aprovação e ambas as sublistas sem precisar construí-las você mesmo.