溝通計劃模板 Permalink

使用此模板，預先決定你的專案中誰需要聽到什麼、透過哪個頻道，以及多久一次。專案以表格檢視模式開啟，每一列即是一項溝通，其受眾、頻道、發送頻率與負責人並排呈現。

你可以前往溝通計劃專案並將其複製到你的工作區，省去從零開始建構的工夫。

你也可以探索更多現成可用的模板，加速你的工作流程。

了解溝通計劃

大多數專案出問題，並非出在工作本身，而是因為某人得知消息太晚。溝通計劃是一份文件，預先決定誰需要聽到什麼、透過哪個頻道，以及多久一次。

計劃要回答的問題

六件事，而計劃通常在最後一件事上開始薄弱。

1. 目標，要具體可衡量。「讓所有人都知情」是一種願景，不是目標。
2. 受眾，區分受工作影響的人，以及具有影響力或需要核准的人。
3. 關鍵訊息，包含一則核心訊息，以及針對每個受眾調整後的版本，傳達相同內容但側重點不同。
4. 頻道，依據受眾的習慣選擇，而非依照自己的偏好。
5. 發送頻率，要寫成真實的週期。「每隔一個星期四」是一個週期，「定期」不是。
6. 每一項溝通都要有明確的負責人。

升級處理路徑也屬於這裡：嚴重程度分級、通知對象，以及需在多長時間內完成。

計劃、策略與 Communication Charter

三份文件性質相近，但只有一份有排程。

小型專案只需要計劃，因為其策略一句話就能說清楚。如果只能寫三份中的一份，寫計劃，因為它是唯一有日期與名稱的那份。

計劃常見的失敗點

五種失敗模式，且會互相加劇。

• 每個人都在每一則更新上。 當收到的內容有一半與自己無關，人們就會停止閱讀。精簡受眾清單，而非訊息本身。
• 計劃沒有負責人。 由整個團隊共同負責，等於沒有人負責。
• 用會議取代文字。 如果相同的狀態在三個通話中重複說明，寫下來一次，取消兩場會議。
• 壞消息等到下一次排程更新才發出。 到那時，某人已聽到更糟的版本。
• 沒有人確認計劃是否發揮效果。 15% 的開信率很少代表冷漠，通常意味著頻道選錯了。

以六個階段建立計劃

此模板使用六個區段，每個區段對應一個階段，共包含 41 個任務。順序至關重要，因為每個階段都依賴前一個階段的成果。

第 5 階段是最需要注意的。建立計劃令人滿足且有明確終點，但執行計劃兩者皆非，這正是大多數計劃在執行而非撰寫階段消亡的原因。

六個標籤橫跨各個階段。Internal 與 External 區分審查的嚴格程度，Recurring 標記所有定期發送的項目，Exec Visibility 標記高層主管會看到的內容，Needs Sign-off 標記需要核准的項目，Crisis Ready 標記在需要之前就預先寫好的訊息。

溝通矩陣

表格檢視模式僅適用於 Professional、Premium、Enterprise 方案。更多資訊請參閱我們的定價頁面。

四個自訂欄位將表格檢視模式轉化為「誰 / 什麼 / 何時 / 在哪裡」的網格，每一列對應一項溝通。

• 受眾允許多選，因為一則公告往往適用於多個群組：Executive Sponsors、Core Project Team、Cross-functional Partners、All Employees、Customers、External Partners
• 頻道包含訊息可送達的八個地點，從電子郵件、聊天群組，到全員大會、電子報、專案看板、共用文件或一對一
• 發送頻率涵蓋從單次到每季，以及按需發送
• 訊息類型用來區分規劃中的事項與狀態更新、公告、決策請求、升級處理、意見與回饋及報告

對表格進行分組，才能讓矩陣從記錄變成檢核工具。依受眾分組，可查看是否有群組收到過多訊息。依頻道分組，可找出承擔所有工作的頻道。依負責人分組，可找出一個人負責發送每一則更新的狀況。

開啟任意一列，相同的欄位也會顯示在任務面板中，讓負責發送的人無需開啟表格，也能看到受眾與發送週期。

提示： 先填寫受眾，再選頻道。先選頻道容易讓計劃最終把所有東西都用電子郵件發送，因為那是發送者最熟悉的頻道，而非受眾最常閱讀的頻道。

透過核准流程完成簽核

核准功能僅適用於 Premium 與 Enterprise 方案。更多資訊請參閱我們的定價頁面。

任何面向客戶的內容都不應由單一人員自行決定是否發出。簽核流程透過 Quire 內建的核准工作流程進行，而非勾選核取方塊，因此每一項決策都留有記錄，清楚記載誰提出請求、誰做出決定，以及什麼內容被變更。系統預設了三個分類。

開啟任務，選擇請求核准，然後選取分類。核准者可以核准、拒絕或請求變更，狀態會顯示在任務頂端。

第 1 階段的三個任務已預設附上請求，分別是一個已核准、一個等待中，以及一個被請求變更，讓你在實際使用前就能看到每一種狀態。

注意： 核准名單預設為開放，因此專案中的任何人都可以提出請求或進行核准。對於小型團隊而言這沒問題，但對於受監管的流程則不適合。請先在專案設定中為每個分類設定實際的核准者。

Needs Sign-off 標籤的作用不同。它標記尚未提出請求、但之後將需要核准的工作，因此透過篩選此標籤，可以預先看到即將到來的核准負擔，而非已在進行中的那些。

追蹤草稿、審查與已發送狀態

溝通狀態

在 Free 訂閲方案中，每個專案最多可建立 5 個狀態，而此模板使用了 7 個。複製後可將 Drafting 合併至 In progress，將 Approved 合併至 In Review，或升級訂閲方案以保留全部七個狀態。更多資訊請參閱我們的定價頁面。

七個狀態，因為草稿和已發送的訊息本質上不同：To-do、In progress、Drafting、In Review、Approved、Blocked 與 Completed。

在看板中開啟專案，並依狀態排列欄位，即可一眼看出哪些內容已完成撰寫、哪些正在等待審查，以及哪些已通過核准可以發送。

Drafting → In Review → Approved 這三個狀態值得保留。將這三個欄位合併成單一的進行中欄位，會隱藏發送前最關鍵的一個問題：是否有其他人看過這份內容。

溝通子清單

在 Free 訂閲方案中，每個專案最多可建立兩個子清單，而此模板已使用了兩個。如需建立更多子清單，請升級訂閲方案。更多資訊請參閱我們的定價頁面。

兩個子清單橫跨六個階段。

• Recurring Rhythm 彙集所有定期重複的溝通項目。每週開啟一次。如果同一個項目持續延遲，問題通常出在週期設定得太密集，而非負責人不可靠。
• Customer and External Facing 彙集所有對外發送的內容，也就是需要經過 Editorial Review 的那些。

兩個子清單都是基於篩選條件自動建立，因此為新任務加上 Recurring 或 External 標籤後，它會自動歸入對應的子清單。

溝通健康儀表板

儀表板檢視模式僅適用於 Professional、Premium、Enterprise 方案。更多資訊請參閱我們的定價頁面。

Comms Health 儀表板回答的是計劃是否正在執行，而非計劃是否已被撰寫。三個小工具撐起這個儀表板。

• 任務狀態分佈：還有多少內容仍在草稿階段，相較於已核准與已發送的比例
• 即將到來的任務：下一批即將發出的內容，這是每週一早上應該開啟的檢視
• 團隊成員工作量：發送工作是否分散在整個團隊，還是全部落在同一個人身上

團隊成員工作量是最需要注意的那個。一份溝通計劃若只有一個人的名稱出現在每一項發送任務上，就是一份有單點失敗風險的計劃，而工作量表格能比矩陣更快揭露這個問題。

撰寫單頁 Communication Charter

Communication Charter 文件是溝通計劃的濃縮版，精簡至贊助者真的會閱讀的篇幅，並以括號標示需填寫的空白。七個簡短的區段涵蓋計劃的存在原因、可衡量的目標、受眾表格、核心訊息、升級處理、會議週期，以及如何得知計劃是否發揮效果。

上方的升級處理表格，是團隊事後最感謝的那個區段。它在任何人面臨壓力之前，就確立了嚴重程度分級、通知對象與時間窗口。它還包含一份說明聲明的範本，用於當你必須回應卻尚未知道答案的情況，這遠勝於沉默，因為沉默會被謠言填滿。

如果 Communication Charter 寫超過一頁，代表你已經開始寫策略文件了，請刪減回來。

在我們的部落格閱讀更多關於不開狀態會議也能更新利害關係人的內容。

開始建立你的計劃

本頁的所有內容都可以手動建立。模板就是已組裝好的版本：六個階段、41 個任務、七種狀態、四個欄位、三個核准分類、六個標籤、兩個子清單與兩份文件，並附有 2027 年 7 月至 12 月的範例日期。

複製溝通計劃專案到你的工作區，然後變更五件事：

1. 清除範例負責人，並重新指派給你自己的團隊成員。
2. 選取所有任務，在時間軸檢視中將整個區塊拖曳至你的實際行程安排。
3. 在專案設定中為每個分類設定實際的核准者，確保簽核流程不會被略過。
4. 清除第 1 階段的三個範例核准請求，待你自己的計劃推進後再重新提出請求。
5. 在發送任何內容前，先完整執行第 1 階段。第 2 至第 6 階段只有在目標與負責人確立後才能有效運作。

依情境調整

• 團隊人數少於五人？ 刪除第 2 和第 4 階段，保留一個每週更新，繼續前進。
• 受監管的產業？ 將所有對外內容路由至 Legal and Compliance，並設定明確的核准者名單。
• 跨時區團隊？ 將大量資訊改為發布於看板上的文字更新，減少線上會議。異步優先。
• 處理突發事件？ 依 Crisis Ready 篩選。那些任務就是你的起始工具包。

如果你的溝通計劃位於更大型的敏捷開發週期中，敏捷 Scrum 模板涵蓋了狀態更新所對應的待辦清單與衝刺節奏。

常見問題

什麼是溝通計劃？

溝通計劃是一份文件，預先決定專案中誰需要聽到什麼、透過哪個頻道，以及多久一次。它的存在是因為大多數專案出問題，是因為某人得知消息太晚，而非工作本身出了問題。

溝通計劃應包含哪些內容？

可衡量的目標、受眾、關鍵訊息、每個受眾對應的頻道與發送週期，以及每一項溝通的指定負責人。升級處理路徑也屬於計劃的一部分：嚴重程度分級、通知對象，以及需在多長時間內完成。

溝通計劃和溝通策略有什麼分別？

策略設定高階目標、受眾與你希望傳達的訊息。計劃則是戰術層面的執行：哪個頻道、哪一天、由誰發送。如果只能寫其中一份，寫計劃，因為它是有日期與名稱的那份。

如何建立溝通計劃？

設定可衡量的目標並指定負責人，盤點受眾，撰寫一則核心訊息並為每個受眾調整版本，選定頻道並鎖定發送週期，執行計劃，最後確認是否有人在閱讀。順序至關重要，因為每個步驟都依賴前一個步驟的結果。

溝通計劃應多久更新一次？

在每個階段關口及範疇出現重大變更時審查，執行超過一季的專案則每月檢視一次矩陣。每季進行一次完整審查：追蹤參與率、進行問卷調查，並刪除沒人閱讀的內容。

如何在 Quire 中建立溝通矩陣？

將每一項溝通設定為一個任務，然後為受眾、頻道、發送頻率與訊息類型新增選擇欄位。表格檢視模式會以每列顯示一項溝通，依受眾或頻道分組則可看出誰收到過多訊息，以及哪個頻道承擔了所有工作。

如何決定溝通頻率？

讓受眾決定。高層主管通常希望訊息量少但信號強，核心團隊需要每週或每日的詳情，其他人則介於每月與專案里程碑節點之間。為壞消息設定獨立規則：無論行程安排為何，必須在 24 小時內發出。

溝通計劃最常見的錯誤有哪些？

將所有人加入每則更新、計劃沒有指定負責人、用會議取代文字、把壞消息拖到下一次已排程的更新才發出，以及永不檢視計劃是否發揮效果。

Quire 有現成的溝通計劃模板嗎？

有。前往溝通計劃專案並將其複製到你的工作區，即可獲得六個階段、41 個任務、七種狀態、四個欄位、三個核准分類與兩個子清單，無需自己從頭建構。